Формальные и неформальные группы и управление ими

 

Введение

Группы формируются в результате деятельности определенных организационных  структур и разделения труда в  организации. Так, процесс интеграции членов организации в группы может  происходить в подразделениях в  ходе совместной деятельности в соответствии с технологическими цепочками, т.е. появление групп может быть реакцией на внедренный технологический процесс, предполагающий постоянные пространственные контакты определенных членов организации, их взаимозависимость и совместное достижение общих целей.

Группы могут возникать и  тогда, когда некоторые члены  организации видят себя как группу, осознают границы своей группы по отношению к другим структурным  единицам и социальным общностям  внутри организации.

Группы могут формироваться  в результате заранее спланированных действий руководства организации  как некоторая часть формальной структуры. Но иногда возникают неформальные структуры организации как следствие  непланируемых социальных процессов. В связи с этим важно определить природу и особенности функционирования формальных и неформальных групп  в организации.

 

Формальные группы.

 Под формальными будем понимать группы в организации, сознательно созданные для достижения коллективных целей организации. Данные группы осуществляют формальные функции, такие, как выполнение конкретных работ, генерирование идей, поддержание связей и т.д., что содействует достижению целей организации. Ясно, что достижение каждой цели требует создания определенной структурной единицы (в отдельных случаях нескольких структурных единиц), действующей достаточно автономно, причем, согласно требованиям кооперации и осуществления совместной трудовой деятельности, эта структурная единица должна быть формально связана с другими структурными единицами организации.

При создании формальных групп члены  организации объединяются искусственно в соответствии с порученными  им официальными ролевыми предписаниями  и заранее спланированной структурой организации. Наиболее существенными  чертами формальной группы являются наличие поставленной высшим руководством организации перед группой задачи, а также формально закрепленной, максимально стандартизованной  системы поведенческих норм, санкций, ролевых требований, т.е. формальной роли. По мнению Д. Джексона, каждая формальная роль содержит описание процедур и  процессов работы и набор предписаний, выражающих требования руководства  организации или ее подразделений. При этом в качестве признаков  формальных статусов и ролей выступают: формально описанные полномочия в рамках иерархической структуры  организации; формальное название должности  и ее место среди других должностей организации; поощрения, награды и  наказания, которые могут быть применены  к данному субъекту в соответствии с его статусом; поощрения, награды  и наказания, которые данный работник может применять по отношению  к другим работникам организации  в соответствии со своим местом в ее иерархической структуре; физическая локализация данного работника внутри организации и степень его доступа к информации.

Формальные группы имеют тенденцию  к сохранению относительной устойчивости, хотя их состав может изменяться. Это  объясняется безличностью формальной структуры — в группах существуют только статусы независимо от индивидов, занимающих эти статусы. Конечно, в  организации могут создаваться  и временные формальные группы для  реализации конкретной задачи. Формальные группы могут быть классифицированы по многим основаниям, например по различию в членстве, по выполняемым задачам, по позициям внутри организационной  структуры.

 

Неформальные группы.

Как уже отмечалось, в формальной структуре любой организации  существуют неформальные группы. Эти  группы основаны преимущественно на межличностных отношениях, удовлетворении (или неудовлетворении) психологических  и социальных потребностей, не связанных  с формальными целями и задачами. В этом случае члены социальных групп  в организации ориентированы  не на социальные статусы и роли, а на первичные групповые отношения. В таких группах развивается  взаимозависимость, ее члены постоянно  оказывают влияние на поведение  друг друга и способствуют удовлетворению личных потребностей, например в общении, в других социальных мотивациях, которые  отсутствуют в чисто рабочих  ситуациях, особенно в условиях промышленных предприятий или в профитных  фирмах.

Членство в неформальной группе может быть прекращено через формальную структуру, в частности путем  перевода работника в другую, пространственно  удаленную часть организации  или перехода по вертикали на другой управленческий уровень. В некоторых  случаях неформальная группа может  одновременно быть формальной или частью формальной группы (актив отдела, управления, сектора или даже организации  в целом). Положение неформальной группы в организации показано на рис. 37.

Члены неформальной группы обычно выдвигают  собственного лидера, который имеет  неформальную власть только в пределах данной группы. Как правило, неформальный лидер отражает установки и ценности членов группы, помогает разрешать  конфликты, ведет группу к достижению целей, устанавливает связи вне  группы и использует их, что способствует адаптации группы в условиях организации. Неформальный лидер часто меняется в зависимости от ситуации. В некоторых  случаях неформальный лидер одновременно выполняет функции формального  лидера. Однако такая ситуация не характерна для организации, поскольку неформальный лидер, получивший формальный статус, обычно теряет неформальный авторитет, будучи вынужден применять к членам группы формальные санкции. Например, неформальный лидер в отделе назначен начальником отдела. До этого назначения он часто общался со своими сотрудниками на уровне первичных связей, помогал им, вместе с ними проводил свободное время. После назначения на должность начальника отдела он получил новые ролевые полномочия и должен выполнять новые ролевые требования, в частности официальный контроль за поведением сотрудников отдела, что с неизбежностью отдаляет лидера от исполнителей и наносит ущерб его неформальному авторитету.

Неформальные группы весьма значимы  для успешной деятельности организации, поэтому даже предпринимаются попытки  искусственного создания таких групп . Естественные группы, состоящие из трех — шести работников, которые  в ходе взаимодействий развили высокий  уровень близости и привязанности  друг к другу, должны поддерживаться руководством организации. В противном  случае естественная неформальная структура  либо не будет развиваться, либо будет  развиваться в формах, нежелательных  организации, мешающих достижению целей-заданий. Естественная группа может быть искусственно «выращена» и превратиться в «семейную» группу из 8—30 членов. Далее процесс  развития и укрепления чувства привязанности  в течение 6—12 месяцев должен привести к формированию одной организованной группы, состоящей из объединенных разветвленной сетью коммуникаций в масштабе организации семейных групп, каждая из которых включает несколько  естественных групп. Такую организованную труппу можно рассматривать как  общественную организацию, все члены  которой связаны общими намерениями .

Итак, группы в организации могут  быть как формальными, так и неформальными; неформальные группы не являются частью формальной организационной структуры; их могут возглавлять работники, которые имеют лишь небольшую власть (или вообще не имеют формальной власти) в организационной структуре. Однако такие группы могут быть очень сильными и полезными при выполнении заданий.

Все группы оказывают давление на своих членов, чтобы заставить  их соответствовать нормам группы, к которым относятся: нормы поведения, одежда, речь, производительность труда, отношение к технике безопасности, производству, сверхурочной работе, целям  организации, руководству и т.п. Это  способствует «социализации» членов групп  в организации.

 

 

 

 

Формальные и  неформальные группы в организациях

Человек нуждается в общении  с себе подобными. Большинство из нас, порой бессознательно, активно  ищет взаимодействия с другими людьми. Во многих случаях наши контакты с  другими людьми кратковременны и  незначительны. Однако, если двое или  более людей проводят достаточно много времени в непосредственной близости друг к другу, они постепенно начинают психологически осознавать и  взаимовлияние друг на друга. Время, требующееся для такого осознания, и степень осознания очень  сильно зависят от ситуации и от характера взаимосвязи людей. Однако, результат такого осознания практически  всегда один и тот же. Осознание  того, что о них думают и чего-то ждут от них другие, заставляет людей  некоторым образом менять свое поведение, адаптируясь или противстоя ожиданиям  других людей и подтверждая тем  самым существование социальных взаимоотношений. Именно эти процессы и порождают возникновение устойчивых групп людей.

Каждый из нас принадлежит  одновременно ко многим группам. Мы - члены  нескольких семейных групп: своей непосредственной семьи, семей бабушек и дедушек, двоюродных сестер и братьев, родственников  жены/мужа и т.д.

Большинство людей принадлежит  также к нескольким группам друзей - кругу людей, которые довольно регулярно  видятся друг с другом. Некоторые  группы, с которыми нам приходится взаимодействовать, оказываются недолговечными, и их миссия проста. Когда цель группы достигнута, или когда члены группы утрачивают к ней интерес, группа распадается. Другие группы могут существовать в течение многих лет и оказывать  существенное влияние на своих членов или даже на внешнее окружение.

Формальные и  неформальные группы

По определению Марвина  Шоу, "группа - это два лица или  более, которые взаимодействуют  друг с другом таким образом, что  каждое лицо оказывает влияние на других и одновременно находится  под влиянием других лиц".

Исходя из этого определения, можно считать, что организация  любого размера состоит из одной  или нескольких групп. Руководство  может создавать группы по своей  воле, когда производит разделение по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления). В каждом из многочисленных отделов большой  организации может существовать десяток уровней управления. Таким  образом, большая организация может  состоять буквально из сотен или  даже тысяч малых групп.

Эти группы, созданные по воле руководства для организации  производственного процесса, называются формальными группами. Как бы малы они ни были, это - формальные организации, чьей первейшей функцией по отношению  к организации в целом, является выполнение конкретных задач и достижение определенных целей. Условно можно  такие формальные группы можно разделить  на три типа: группы руководителей, производственные группы и комитеты.

Командная (соподчиненная) группа руководителя состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, которые, в свою очередь, также могут  быть руководителями (других подразделений). Генеральный директор компании и  директора ключевых направлений - вот  типичная командная группа.

Второй тип формальной группы - это рабочая (целевая) группа. Она обычно состоит из людей вместе работающих над одним и тем  же заданием. Хотя у них есть общий  руководитель, эти группы отличаются от командных тем, что имеют значительно  большую самостоятельность в  планировании и осуществлении своего труда.

Третий условный тип в  нашей классификации комитет - это  группа внутри организации, которой  делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса  заданий. Иногда комитеты называют советами, целевыми группами, комиссиями или  командами. Ключевое отличие – групповое  принятие решений и осуществления  действий, что отличает комитет от других организационных структур.

Нет необходимости доказывать, что эффективное управление каждой формальной группой внутри организации  имеет решающее значение. Эти взаимозависимые  группы представляют собой блоки, образующие организацию как целостную систему.

Как уже отмечалось ранее, управленческая структура, как  и организация в целом, состоит  не только из официальных подразделений (должностей) и заранее предписанных связей между ними, но и совокупности  неофициальных   группировок,   лидирующих личностей, их неформальных контактов. Только с учетом их роли можно получить представление о полной структуре управления.

Большой вклад в  изучение проблем функционирования групп внесли так называемые хоторнские эксперименты.

Группа - два лица или более, которые взаимодействуют друг с другом таким образом, что каждое лицо влияет на другое и испытывает на себе его влияние.

Организация и ее подразделения тоже являются группами. Члены группы разрабатывают приемлемые для них правила, установки, ценности и ожидания в вопросах, связанных  с пониманием поведенческой нормы, т.е. стандартов поведения. Чем в  большей степени работник организации  ценит принадлежность к группе, тем  адекватнее его поведение. 

 

Формальные и  неформальные группы 

Формальные  группы - это группы, созданные по воле руководства.

Разновидностями формальных групп являются: группы руководителей, рабочие (целевые) группы, комитеты и команды.

Группа  руководителей состоит из руководителя и его непосредственных подчиненных, находящихся в зоне его контроля (президент и вице-президенты).

Рабочая (целевая) группа - сотрудники, работающие над выполнением одного задания.

Комитет - группа внутри организации, которой делегированы полномочия для выполнения какого-либо задания или комплекса заданий. Иногда комитеты называют советами, комиссиями, целевыми группами. Выделяют постоянные и специальные комитеты.

Комитеты рекомендуется  создавать в следующих случаях:

1. Когда решение  проблемы требует большого опыта  в какой-либо области.

2. Предполагаемое  решение окажется непопулярным  в организации (в этом случае  руководитель может себя обезопасить).

3. Когда необходимо  узнать мнение подчиненных.

Команда – коллектив сотрудников организации или структурного подразделения, работающих как  единое целое, проявляющих максимум инициативы и ответственности.

Характеристики  «команды» и «группы» различны, так  как: