Формальні та неформальні відносини і виникнення формальних і неформальних груп у фінансових службах

ТЕМА 3

 ФОРМАЛЬНІ  ТА НЕФОРМАЛЬНІ ВІДНОСИНИ І  ВИНИКНЕННЯ ФОРМАЛЬНИХ І НЕФОРМАЛЬНИХ  ГРУП У ФІНАНСОВИХ СЛУЖБАХ

 

3.1. Різні види відносин та їх вплив на формування груп всередині фінансових служб.

3.2. Необхідність і методи  управління різними групами працівників.

3.1. Різні види відносин та їх вплив на формування груп всередині фінансових служб.

 

Група — це сукупність людей, об'єднаних за певним принципом для досягнення конкретних цілей.

Групи можуть бути формальними  і неформальними. За ознакою виконання  формальною групою суспільно-значущої роботи виділяють таке поняття, як «трудовий колектив».

Колектив — це стійке об'єднання людей, які прагнуть до загальної мети, що характеризується груповою згуртованістю.

Елементами колективу є: члени колективу, що володіють певними особистими рисами та особливостями; цілі; засоби досягнення цілей; механізми здійснення внутрішніх і зовнішніх контактів, підтримки згуртованості.

Організаційні можливості колективу: колективний підхід є ознакою сильного і рішучого стилю управління; колективом краще вирішуються великі або міждисциплінарні задачі, зокрема такі, котрі не можуть бути вирішені простою сумою зусиль членів групи; колектив — діючий регулятор поведінки робітників; колективна діяльність зменшує стресові ситуації; у колективі виробляється більше ідей і зростає інноваційна здатність групи; як правило, у колективі більш успішно вирішуються проблеми, що виникають у зв'язку з нечітким розподілом обов'язків і низьким особистим внеском; колектив дозволяє швидко інтегрувати нових робітників і стабілізувати культуру підприємства.

До ознак колективу  належать: наявність загальної цілі у членів колективу; психологічне визнання членами групи один одного та ототожнення себе з нею; особиста практична взаємодія людей у процесі досягнення їхньої спільної мети; сталість взаємодії протягом усього часу існування групи.

Кожен колектив виробляє свою систему соціального контролю — сукупність засобів впливу на своїх членів через переконання, розпорядження, заборони, визнання заслуг та ін., за допомогою яких їхня поведінка приводиться у відповідність зі сформованими цінностями і стандартами.

Процес створення  трудового колективу являє собою послідовну зміну дій керівників вищої і середньої ланки, спрямованих на формуванню персоналу підприємства.

Процес створення  трудового колективу складається з наступних етапів: встановлення конкретних цілей; складання графіку робіт; узгодження різних видів робіт (проведення експерименту); організаційна робота з розподілу повноважень; обговорення проблем, проведення дискусій; аналіз ходу і результатів роботи; забезпечення зворотного зв'язку.

В процесі свого розвитку трудові колективи проходять  через ряд послідовних етапів (стадій): формування (зародження) колективу, становлення, зрілість, старіння колективу.

Формальна структура трудового  колективу являє собою систему  офіційної співпідпорядкованості  працівників. Вона визначає рівні влади, задачі і спеціалізацію працівників.

Серед формальних груп виділяють: команди (супідрядні групи керівника-лідера і його співробітників), робочі групи (створюються з метою і на час виконання певних задач), комітети (спеціальні і постійні групи, яким делеговані окремі повноваження щодо управління, координації діяльності і т. п.).

Неформальні групи формуються спонтанно для задоволення тих  індивідуальних потреб працівників, які  по тим чи іншим причинам не задовольняються  у межах формальної групи (потреби  в причетності; у розумінні причин прийнятих рішень; у захисті; в участі; у спілкуванні; в інформації).

 

Особливості неформальних груп: величина, як правило, не перевищує 7-8 осіб; індивіди спілкуються один з одним  безпосередньо; відносини людей  побудовані на єдності інтересів  і відносній стабільності зв'язків у межах групи і поза нею; у випадку виникнення стійких відмінностей в оцінці явищ, ворожості, навіть просто байдужості, а також нових сильних зв'язків із зовнішнім середовищем група може самоліквідуватися; неформальні групи неоднорідні, вони мають свою структуру, у якій є лідер; неформальні групи постійно контролюють поведінку кожного свого члена.

Неформальні групи поділяються  на: групи інтересів (формуються для  реалізації певного загального інтересу), дружні групи (формуються на основі особистих симпатій).

Неформальні групи можуть виконувати: конструктивні функції (допомагають гуманізувати роботу, пристосувати організацію роботи до потреб і чекань людей); деструктивні функції (можуть вступати в конфлікт із цілями підприємства, відволікати увагу та енергію робітників, сприяти розвитку конфліктів і знижувати ефективність роботи в цілому).

До основних характеристик  групи належать: склад (залежить від виду групи і може бути визначений сукупністю тих чи інших характеристик, параметрів); структура (може бути визначена з позицій реалізації відносин «влада — підпорядкованість», переваг, міжособистісних відносин, розподілу праці, комунікацій у процесі загальної роботи і т. її.); процеси (це процеси комунікації, інтеракції (статус, роль, положення членів групи), перцепції (сприйняття членами групи інших членів і інших груп), атракції (привабливість), а також організаційні процеси — створення групи, формування, лідерство, організація загальної діяльності, прийняття рішень); цінності; система норм, санкцій (це елементи групової культури, правила належної з погляду групи поведінки для кожного статусного рівня, а в деяких випадках — і для кожного члена групи).

Найефективнішою групою є  та, чий розмір відповідає її задачам, яка є різнорідною за складом, чиї норми сприяють досягненню цілей підприємства і створенню духу колективізму, де існує здоровий рівень конфліктності, гарне виконання як цільових, так і підтримуючих ролей і де члени групи, які мають високий статус, не домінують.

Людина потребує спілкування з собі подібними і тому більшість з нас активно шукає взаємодії з іншими людьми. Саме тому сьогодні люди, як правило, працюють у складі групи, з'єднаної за якимсь принципом, наприклад спільності території, професії, соціальних умов, випадкових обставин, в яких вони опинилися. Головне тут — включеність в певну систему між особових відносин. В рамках груп можуть утворюватися коаліції — підгрупи, прагнучі зробити вплив на групову поведінку. Група може виступати як управляюча, керована або самокерована структура з різним ступенем згуртованості її членів.

На сьогоднішній день існує  багато підходів до визначення груп, оскільки це достатньо гнучке і схильне до впливу обставин явище. Проте широко використовується загальний погляд на групу як відносно відособлене об'єднання невеликої кількості людей, що знаходяться в достатньо стійкій взаємодії і здійснюючих спільні дії протягом довгого проміжку часу. Взаємодія членів групи базується на загальному інтересі і може бути пов'язана з досягненням спільної мети .

Інші визначення є більш  обмеженими, вужчими і характеризують лише окремі аспекти груп:

• група - це дві особи  або більше, які взаємодіють одна з одною так, що кожна особа  впливає на інших і одночасно  перебуває під впливом інших осіб;

• група - це певна кількість  працівників (з адміністрації, або  така, що не належить до управлінського персоналу), яка дотримується певних норм і прагне задовольняти свої потреби  досягненням групової мети.

Слід звернути увагу на характерні ознаки будь-яких груп: наявність  спільної мети, взаємний вплив членів групи один на одного та на поведінку  групи в цілому. Ще однією ознакою  групи можна вважати наявність певної культури, вираженої в загальних цінностях, символіці, нормах і правилах поведінки.

Група змінює людину, оскільки їй доводиться вчитися жити і працювати  в оточенні інших людей, пристосовувати до них свої бажання, прагнення, інтереси. У свою чергу, людина також намагається впливати на неї, робити її більш «зручною» для себе.

Результат такої взаємодії  залежить від сили обох сторін. Сильна особа може підпорядкувати собі групу, у тому числі і в результаті конфлікту з нею; слаба, навпаки, сама їй підкоряється і розчиняється усередині групи.

Всі групи можна класифікувати за певними ознаками:

1. За статусом:

а) офіційні - оформлені юридично і діють в рамках правового простору;

б) неофіційні - базуються  на бажанні людей співробітничати  один з одним.

2. За характером внутрішніх  зв′язків:

а) формальні групи - це такі групи, що створюються за наказом  керівництва для виконання конкретних виробничих або управлінських функцій. В основу формування таких груп покладено  розподіл праці по вертикалі (рівні менеджменту) та по горизонталі (підрозділи, відділи, служби на одному управлінському рівні);

б) неформальні групи - це такі групи, створення та функціонування яких не передбачалося. Вони виникають спонтанно.

3. За строком існування:

а) тимчасові - призначені для  вирішення разової задачі;

б) постійні.

4. За розмірами:

а) малі - члени таких груп підтримують між собою не просто безпосередні, але ще і емоційно забарвлені дружні контакти;

б) великі – вони продуктивніші  за малі, але в них менше згоди  між учасниками і менше конформізму, частіше спостерігається нерівність і труднощі в налагодженні контактів.

Формальні групи - це такі утворення  в межах організації, які створюються  за рішенням керівництва для виконання певних виробничих або управлінських функцій. Вони мають формально призначеного керівника, певну формальну структуру ролей, посад і позицій усередині групи, а також формально закріплені за ними функції і задачі.

Керівництво створює групи  через виробничу необхідність, коли здійснює розподіл праці по горизонталі (підрозділи) та по вертикалі (рівні управління). Взагалі велика організація може складатися буквально з сотень або навіть тисяч груп. Первинною функцією формальних груп є виконання певних завдань і досягнення конкретних цілей.

Об’єднання робітників в групи дозволяє вирішити низку задач:

1) максимально використовувати  творчий потенціал;

2) залучати робітників до процесу управління;

3) підвищувати почуття їх відповідальності в цілому;

4) підвищувати кваліфікацію.

В організації існує три  основні типи формальних груп:

► групи керівників (командні групи);

► цільові виробничі групи;

► комітети.

1. Група керівників складається  з керівника і його безпосередніх  підлеглих, які, у свою чергу, також можуть бути керівниками. Президент компанії і старші віце-президенти – ось типова група керівників.

 

2. Цільова виробнича група. Вона зазвичай складається з осіб, разом працюючих над одним і тим же завданням. Хоча у них є загальний керівник, ці групи відрізняються від командної групи тим, що у них значно більше самостійності в плануванні і здійсненні своєї праці. Такі групи є вузькоспеціалізованими, щодо них застосовують окремі елементи цільового стимулювання.

3. Комітет – це група,  якій організація делегує повноваження  для виконання конкретного завдання (детальніше буде розглянутий нижче).

Особливості формальної групи:

1. Вона раціональна, тобто  в основі її лежить принцип  доцільності, свідомого руху до відомої мети;

2. Вона безособова, тобто  розрахована на індивідів, відносини між якими встановлюються за складеною програмою.

У формальній групі передбачені  тільки службові зв'язки між індивідами, і вона підкоряється лише функціональній меті. Формальні групи можуть бути сформовані для виконання регулярної функції, як, наприклад, бухгалтерія, а можуть бути створені для вирішення певної цільової задачі, наприклад комісія по розробці якого-небудь проекту.

Всі командні і робочі групи, а також комітети повинні ефективно працювати – як єдиний злагоджений колектив. Немає необхідності доводити, що ефективне управління кожною формальною групою усередині організації має вирішальне значення.. Чим краще розуміє керівник, що таке група і які існують чинники її ефективності, і чим краще він володіє мистецтвом ефективного управління групою, тим більше вірогідності, що він зможе підвищити продуктивність праці підрозділу і організації в цілому.

Неформальна група – це спонтанно створена група людей, які вступають в регулярну  взаємодію для досягнення певної мети,. Як і у формальних групах, ця мета є причиною існуванні такої неформальної групи. Важливо зрозуміти, що у великій організації існує не одна неформальна група. Для утворення таких груп особливо сприятливе трудове середовище. Завдяки формальній структурі організації і її задачам, одні і ті ж люди звичайно збираються разом щодня, іноді протягом багатьох літ. Саме завдяки цій інтенсивній соціальній взаємодії виникають неформальні групи.

До основних ознак неформальних груп відносять:

1. Вони складаються з  членів формальної групи.

2. Такі групи більш  соціальні ніж професійні.

3. Неформальні групи спроможні  впливати на перебіг будь-яких  подій більш ніж формальні  як в позитивному так і в негативному напрямках.

4. Їм властива психологічна  спорідненість, спільність інтересів,  що не стосуються основної  діяльності.

У неформальних груп багато спільного з формальними, вони в  деякому сенсі організовані так  само, як і формальні групи –  у них є ієрархія, лідери і задачі. В спонтанно виниклих групах також  є неписані правила, звані нормами, які служать для членів організації еталонами поведінки. Ці норми підкріплюються системою заохочень і санкцій. Специфіка в тому, що формальна група створена по наперед продуманому плану. Неформальна ж швидше є спонтанною реакцією на незадоволені індивідуальні потреби.