Автор работы: Пользователь скрыл имя, 04 Июня 2013 в 14:36, реферат
Они необходимы для ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.
Целью работы является: изучить методы и правила проведения деловых совещаний, для улучшения их эффективности.
Введение………………………………………………………………….………3
1.Основные правила ведения делового совещания………….………….……4-7
2.Два стиля проведения деловых совещаний………………….……………….8
3.Стиль руководства……………………...…….…………………………..…9-11
4.Деловой этикет…………………………………………………………..…12-13
Заключение……………………………………………………….………………14
Список литературы……………….………………………………………….…..15
Одним из основных правил ведущего совещания, оратора или просто выступающего является наблюдение за реакцией слушающих. Можно ли сказать по внешнему виду, интересна тема разговора для человека или нет? Как определить, говорит ли выступающий правду? Как проявится внешний момент, когда человек начнет сомневаться в правильности своей позиции? На все эти вопросы современная психология дает ответы. Мы же приведем несколько правил теории мимики и жестов, которыми должен владеть каждый.
Исследования, проведенные Ниренбергом и Калеро по изучению жеста соединения, сцепления пальцев обеих рук, показали, что этот жест обозначает разочарование или желание скрыть свое отрицательное отношение к предмету разговора или человеку. С помощью потирания ладоней друг о друга человек невербально показывает ожидание положительного результата. Раскрытие рук, поворачивание открытых ладоней в сторону слушающих свидетельствует об искренности выступающего. Психологи утверждают, что наблюдая за положением ладоней человека, можно судить о его честности в данный момент беседы. Если же человек теряет интерес, но из вежливости хочет выглядеть заинтересованным, то он подпирает голову рукой, опускает ее на основание ладони. Настоящий интерес проявляется, когда рука находится под щекой, но не служит опорой для головы. Существует немало других жестов, с помощью которых можно распознать намерения и желания человека.
Приглашать партнеров или сотрудников на деловое совещание желательно путем рассылки письменных приглашений. Простое оповещение через секретаря по телефону допустимо лишь для очень коротких, сугубо формальных собраний. Письменное приглашение помогает сделать совещание максимально результативным: оно дает возможность заранее выработать позиции по данной проблеме, продумать аргументы в пользу своего мнения.
В письменном приглашении указывается продолжительность мероприятия (это позволяет приглашаемым скоординировать свой деловой распорядок) и состав участников (это дает возможность заранее подготовиться к дискуссии с тем или иным оппонентом).
Таким образом, письменные приглашения обеспечивают более продуманное, всестороннее и глубокое обсуждение поставленных вопросов, делают дискуссию более острой. А острота дискуссии - залог правильности принимаемого решения, ведь в споре рождается истина.
Но деловой спор не должен перерастать в жаркую схватку. «Там, где страсти кипят, истина испаряется». Чтобы острое, но конструктивное обсуждение не превратилось в неконструктивный межличностный конфликт в стиле: «А ты кто такой?!», следует позаботиться о порядке размещения участников. Руководителю рекомендуется не позволять участникам совещания рассаживаться по своему усмотрению.
Если количество участников делового совещания превышает 6 человек, то порядок рассадки устанавливается при помощи специальных карточек.
Во избежание конфликтов
важно соблюдать следующие
• Не должны сидеть друг против друга соперники, конкуренты, представители враждующих группировок. Людей, находящихся в плохих отношениях следует рассаживать как можно дальше друг от друга.
• Скученность - серьезный фактор возникновения конфликтов. Поэтому участникам совещания не стоит сидеть плечом к плечу; стол должен быть большим, помещение - просторным.
• Руководителю лучше находиться в центре и иметь возможность смотреть в глаза, если не всем, то хотя бы большей части участников. Сидя в торце длинного узкого стола, руководителю трудно контролировать сидящих на противоположном конце.
Открывать совещание следует точно в назначенное время, не дожидаясь опаздывающих. Начинать лучше с приятной информации, положительной оценки, чтобы задать соответствующий эмоциональный тон.
При проведении деловых совещаний критика необходима и полезна, когда налицо явные упущения, злоупотребления, серьезные ошибки. Критиковать бывает полезно и в профилактических целях - когда неудач и провалов еще нет, но в работе намечаются опасные тенденции. Главная задача критики - выработка оптимального решения, а не поиск врага в собственном коллективе.
Нельзя подвергать критике личность провинившегося в целом - только конкретную ошибку, конкретный недостаток деятельности. При этом критикующий обязательно должен выразить уверенность в том, что коллега, допустивший промах, исправит его. Критиковать можно только квалифицированно, аргументировано, объясняя, как можно избежать повторения подобных ошибок.
Подводя, итоги совещания и формулируя решение, руководитель должен с благодарностью упомянуть об аргументах проигравшей группы или сотрудника, отметив, что они помогли выработать правильное решение.
Деловое совещание - процесс сложный, и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Следует обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Таким образом, можно повысить эффективность своей работы, продуктивность использования каждой минуты рабочего времени.