Деловые совещания

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение 
высшего профессионального образования 
Дальневосточный федеральный университет 
(ДВФУ) 
Школа экономики и менеджмента 
Кафедра мировой экономики

 

 

 

 

 

 

 

Менеджмент

Деловые совещания

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

Введение………………………………………………………………….………3

1.Основные правила ведения делового совещания………….………….……4-7

2.Два стиля проведения деловых  совещаний………………….……………….8

3.Стиль руководства……………………...…….…………………………..…9-11

4.Деловой этикет…………………………………………………………..…12-13

Заключение……………………………………………………….………………14

Список литературы……………….………………………………………….…..15

 

Введение

Кроме деловых бесед  и  коммерческих  переговоров  в  предпринимательской практике  широко  распространены  деловые  совещания,  которые  представляют собой способ открытого  коллективного  обсуждения  тех  или  иных  вопросов. Формы  такого  обсуждения  очень  разнообразны.  Это  съезды,   конференции, симпозиумы, собрания, заседания,  семинары.  Решения,  принимаемые  на  этих мероприятиях,  обычно  эффективнее  тех,  что   принимаются   узким   кругом управленцев. Суть делового совещания заключается  в  том,  чтобы  обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых  разных мнений.

Актуальность  выбранной темы: Деловое совещание -  один  из  самых  ответственных  видов  деятельности руководителя и важный фактор, влияющий на организацию  режима  работы  всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна.  Они необходимы  для ускорения процесса принятия  решений  и  повышения  их  обоснованности,  для эффективного  обмена  мнениями  и  опытом,  для  более  быстрого   доведения конкретных задач  до  исполнителя,  но  самое  главное,  для  эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

Целью работы является: изучить методы и правила проведения деловых совещаний, для улучшения их эффективности.

 

1.Основные правила ведения делового совещания.

    Прежде  всего,  каждый  руководитель  до  проведения  совещания   должен определить основные цели, которые он  собирается  достичь  с  помощью  этого метода работы. Совещания  могут  проводиться  для  решения  производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости  интенсивной  работы  (о чем могут  свидетельствовать  частые  совещания),  проявления  руководителем собственных       качеств       (организованности,       коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка  цели  наполовину  гарантирует успех совещания.

   Во-вторых, руководитель  должен  определить  вид  совещания,  которое  он планирует  проводить.  Это  может  быть  информационное  или  инструктивное, оперативное,  проблемное совещание.

   Информационное  или инструктивное совещание  служит для передачи  служебной информации. Их целесообразно использовать в случае  отсутствия  времени  для письменных  распоряжений   или   при   желании   руководителя   эмоционально воздействовать  на  подчиненных.  Если  позволяет  время,  информацию  лучше предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается  меньше времени.  Кроме  того,  прочитанная  информация   усваивается   лучше,   чем воспринятая на слух.

Целью оперативных совещаний  является  получение  руководством  информации  о текущем  состоянии  дел,  принятие  оперативных  решений   и   контроль   их использования.

    Проблемные  совещания - это совещания, направленные  на поиск оптимальных решений,  вынесение  на  обсуждение  хозяйственных   проблем,   рассмотрение  перспективных вопросов развития, обсуждение  инновационных проектов.

    Следующим  шагом в проведении совещания  является выбор времени.

Психологами было замечено, что совещания, проводимые  строго  по  графику  с заранее указанной  датой и часом,  являются  более  продуктивными.  При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня.

    Внеплановые  совещания   рекомендуется  проводить   как  можно  реже.  Они  отрывают сотрудников от основной  работы, резко  снижают  культуру  служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков.

   Независимо от плановости  проведения совещания руководителем   должно  быть выполнено  основное  правило  по   подготовке   мероприятий   такого   типа: ознакомить  заранее   всех   участников   с   целями,   задачами,   перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих.  Невыполнение  этого  правила ведет  к  снижению  эффективности  совещания,  нарушению  взаимоотношений  в коллективе.

   Одним из самых сложных  и важных вопросов в подготовке  совещания  является планирование   собственного   выступления   руководителя.   Делая   наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за  две  минуты можно пересказать  не  более  одной  страницы  машинописного  текста.  Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как  правило,  хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр  за  40  минут  выступления. Лучше преподносить цифровую информацию  в  письменном  виде:  в  таблицах  и графиках.

   От оратора  требуется,  чтобы  суть  дела  излагалась  по  памяти  или  с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при  свободном  изложении достигает  95%,  а  при  чтении  всего  35%.  Выступающий  должен  исключить излишнюю растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее  ритм.

Приемлемым считается темп 240  слогов  в  минуту.  Особое  внимание  поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему  назначению паузы   бывают   разных   видов   и   продолжительности.   Так,   существуют эмоциональные  паузы, необходимые выступающему, когда он  сильно  взволнован, для того,  чтобы успокоиться,  дырявые -  если  не  знает,  что сказать, люфтпаузы - для выдоха  и вдоха,  драматические -  подчеркнуть молчанием трагичность положения,  грамматические  -  делаются  на  знаках  препинания, мобилизационные -  придают  вес  сообщению,  педагогические  -  для  лучшего усвоения материала.

    Большое  значение  имеет  и  правильность  самого  изложения  материала. Грамотность,  логичность,  эмоциональная  окраска  -  все это обязательное условие любого   служебного   контакта.   Нужно   следить   за   правильным употреблением слов,  их   произношением,   ударением   (договор,   эксперт, обеспечение,  одновременно,  созвонимся,  валовой,  оптовый   и   др.).   Не рекомендуется использовать  обороты,  содержащие  лишние  слова:  "абсолютно новый"    вместо    "новый",    "предварительное    планирование"     вместо "планирование",  "сотрудничать  вместе"  вместо  "сотрудничать",  "каждый  в отдельности"  вместо  "каждый"  и  т.п.  Большую   осторожность   необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное  или  параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным  повторениям. Так, например, "промышленная индустрия" - слово "индустрия"  и заключает в себе понятие промышленной; "форсировать строительство ускоренными темпами" - "форсировать" и означает "вести ускоренными темпами".  Необходимо  также помнить, что безличные конструкции часто прикрывают  нежелание выступающего брать  на  себя  ответственность,  самостоятельно  думать   ("представляется целесообразным" - "я считаю целесообразным", "думается, что..." - "я  думаю, что...), а употребление словесных  "красивостей",  преувеличение  говорит  о стремлении  к  перестраховке  и  показушничеству  ("высказывать  критику"  - "высказывать пожелания", "что-то  сделать"  -  "достигнуть  целей,  рубежей, горизонтов").

Большое значение при проведении делового совещания играет тон  разговора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются не  на содержание высказывания, а на тон  выступающего.  Эмоциональное  возбуждение оратора передается и слушателям.  Психолог  П.  Вацлавек  определил,  что  впроцессе решения любой проблемы межличностные отношения играют  доминирующую роль. Если отношения между людьми нарушены, то даже наилучшие  аргументы  не приводят  к  положительному  результату.  Этот  феномен   принято   называть "моделью айсберга".  Если  все  параметры,  влияющие  на  решение  проблемы, принять за "большую  льдину"  -  100%,  то  "часть  над  водой"  (10-20%)  - занимает предметная область, а "в воде" (80-90%) - область  взаимоотношений. Во избежание действия данного феномена, а  также  просто  для  его  снижения одним из правил в учебных  материалах  Образовательного  института  компании "Фольксваген" является ориентация на цель переговоров, беседы, совещания,  а не на проблему, на распознавание и выработку  общих  интересов,  терпение  и искренность.

Проанализировав   не   эффективно   проведенные    деловые    беседы, совещания, заседания, переговоры, психологи,  в   качестве   основных   причин, мешающих продуктивному общению, выделяют следующие:

а) использование обидных, некорректных слов, различных колкостей;

б) попытки интерпретировать  слова  другого человека  (например:  "Ты молчишь, потому что тебе нечего сказать");

в) использование различного рода метафор (например: "Ты краснеешь,  как помидор", а в ответ: "А  ты ни с чем лучше не мог меня сравнить");

г) использование слов  "всегда",  "никогда"; 

д)  приписывание  другому невысказанных  им  мыслей  (например:  "Ты думаешь...");

е)  использование прямых указаний.

Систематизировав  весь  материал,  необходимый  для  проведения   совещания, проанализировав все  нюансы эффективности  своего  выступления,  руководитель должен определить стиль предстоящего мероприятия.

2.Два стиля проведения деловых совещаний.

   Ведущий совещания  обычно  выбирает  один  из  двух  основных  стилей  его  ведения: дипломатический или  авторитарный.

    Дипломатический  стиль  предполагает   учет   мнений   всех   участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой. При этом неизбежны компромиссы.

При   авторитарном   стиле   руководства   некоторые   участники   стремятся «протащить» свои проекты, действуют напористо. При таком  ведении  совещания руководитель   уверенно   держит   бразды   правления,   подает    множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое  мнение  категорично, не допуская возражений.

Авторитарное  ведение  совещание  допустимо,  если  по  каким-либо  причинам нельзя обратиться к помощи  партнеров.  Это  возможно  в  том  случае,  если необходимо как можно быстрее принять  решение.

   Психологи   утверждают,  что  оба  стиля   поведения  –  дипломатический и авторитарный  – могут приводить к успеху.  Однако  авторитарное  ведение совещания следует отнести к нежелательным исключениям, особенно если  с его участниками придется  работать  и дальше.  Поэтому есть  смысл   подробно рассмотреть  лишь  дипломатический  стиль  ведения  делового  совещания  как наиболее  предпочтительный  в  условиях,   когда   административно-командная система осталась в прошлом.

 

 

 

 

 

 

3.Стиль руководства.

Выделяют следующие  стили поведения руководителя на совещании:

1.  Диктаторский  -  когда  руководитель  ведет   совещание   и   фактически  единственный пользуется правом  голоса. Примером такого совещания  может  быть ознакомление с  приказом, новым направлением в  работе.

2.  Автократический  -  руководитель  задает  вопросы   поочередно   каждому участнику и выслушивает их ответы. Регулярное  использование данного стиля способствует выработке устойчивой неприязни к руководителю.

3. Псевдодискуссионный  - сначала руководитель или кто-либо  по его  поручению делает сообщение, потом проводятся прения,  в  которых  участвуют  несколько работников по выбору руководителя.

4. Дискуссионный характеризуется  свободным  обменом  мнениями  и  выработкой общего решения.

5.  При  свободном   стиле  проведения  совещания   руководитель   четко   не формулирует повестку дня и решения не принимаются.

Хотелось бы отметить, что систематическое использование  какого-либо  одного стиля   проведения   совещания    негативно    влияет    на    межличностные  взаимоотношения сотрудников, статус руководителя и эффективность работы.

Следующий аспект, без  рассмотрения  которого  невозможно  быть  хорошим руководителем, - это  искусство слушать. Психологи  определяют  слушание  как важнейшее  средство  общения.  В  деловых  кругах  и  в  организациях  часто допускаются  ошибки  и  промахи,  причины  которых  заключаются  в  неумении слушать рекомендации, предложения, указания.

Непонимание намерений  и  желаний  собеседника  влечет  за  собой  потерю драгоценного  времени,  повышает  эмоциональную   напряженность,   осложняет дальнейшее развитие деловых отношений.

Существует ряд условий, которые должен соблюдать хороший  слушатель. 

Во-первых, не отвлекаться  на посторонние мысли. А  так  как  скорость  мышления примерно в четыре раза больше скорости  речи,  то  необходимо  очень  жестко использовать  "свободное  время"  на  критический   анализ   и   выводы   из услышанного.

Во-вторых, нельзя обдумывать последующий вопрос,  а  тем  более не  следует  говорить   контраргументы.   Это   одна   из  наиболее   часто встречающихся ошибок, которая нередко очень дорого обходится слушающим. 

В-третьих,  следует  сконцентрироваться  на  сущности  предмета,   а   не   на второстепенном. Особенно сложно следить за выступлением,  стержнем  проблемы неподготовленных  ораторов   из-за   путаницы   в   терминах   и   понятиях, бессистемности изложения и большого количества второстепенных  и  маловажных фактов.

Следует отметить, что  многие люди с большим нетерпением  ожидают  паузы  в разговоре,  чтобы  вставить  свое  слово.  Каждый  из  руководителей должен помнить: если  мы  не  даем  участнику совещания высказаться,  то  у него создается впечатление, что его лишили права голоса.  Отговорка о нехватке времени, чтобы до  конца выслушать сотрудников,  может  обернуться  против самого руководителя. Сэкономленные на молчании  участников  совещания  10-15 минут, позднее могут вынудить провести еще 2-3 разговора, беседы по тому  же вопросу из-за ошибок, недоверия или несогласия.