Деловые переговоры: организация и проведение

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

 «Сибирский государственный  технологический университет»

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: «Менеджмент»

Тема: «Деловые переговоры: организация и проведение»

 

 

 

 

Выполнила:

Студентка III к. ХТФ ЗДО

Ларина Я.Е.

Специальность 080100.62

Группа 2

Шифр 1108232

               

 

Красноярск, 2013

Содержание

Введение 3

1. Технология переговоров 4

1.1 Общая характеристика переговоров, их основные стадии 4

1.2 Основные этапы переговоров, способы подачи позиции 8

2. Психология переговоров 14

2.1 Подходы  и типы поведения на переговорахере 14

гововой совещание 14

2.2 Практические  рекомендации по ведению переговоров 22

Заключение 25

Библиографический список 27

 

 

 

 

Введение

 

Актуальность темы исследования состоит  в том, что деловые переговоры – одна из наиболее сложных форм социального взаимодействия, процесс  напряженного поиска совместного решения  нелегкой проблемной ситуации. Любые  переговоры предусматривают наличие  трех стадий: подготовка переговоров; собственно переговоры; завершение переговоров  и анализ результатов.

Каждая их этих стадий имеет  свои особенности, выдвигает определенные требования к участникам переговорного  процесса.

Переговоры начинаются задолго  до того, как стороны сядут за переговорный стол. Это предполагает необходимость продуманной подготовительной работы, которая включает большое  количество разнообразных факторов, способных повлиять на итог переговоров, поэтому организаторы переговоров  должны побеспокоиться о балансе  всех факторов, направить свои усилия на психологическую, организационную, содержательную и тактическую подготовку.

Цель данной работы –  дать понятие переговорам и раскрыть их сущность. В связи с поставленной целью, можно выделить следующие  задачи:

1. Описать процесс подготовки переговоров;
2. Рассмотреть психологическую подготовку к переговорам; 
3. Изучить организационную подготовку;
4. Рассмотреть содержательную подготовку;
5. Разобрать тактическую подготовку к переговорам.

 

1. Технология переговоров

1. Общая характеристика переговоров, их основные стадии

 

Для того чтобы вести переговоры, необходимо понять, что они из себя представляют. Переговоры – это  вид совместной с партнером деятельности, как правило, направленной на решение  проблемы. Они всегда предполагают, по крайней мере, двух участников, интересы которых частично совпадают, а частично - расходятся. В иных случаях имеем дело совсем с другими видами взаимодействия. При полном совпадении интересов сторон обсуждение не требуется, участники просто переходят к сотрудничеству. При полном их расхождении наблюдается в наиболее явном виде конкуренция, состязание, противоборство, конфронтация.

Переговоры - это факт повседневной жизни, основное средство получить от других людей то, чего вы хотите.

В наше время все чаще приходится прибегать к переговорам: ведь конфликт является, образно говоря, развивающейся индустрией. Каждый человек  хочет участвовать в принятии решений, которые его затрагивают; все меньше и меньше людей соглашаются  с навязанными кем-то решениями. Хотя переговоры происходят каждый день, вести их как следует нелегко. Люди оказываются перед дилеммой. Они видят лишь две возможности  ведения переговоров - быть податливым или жестким. Вторая стандартная стратегия в переговорах предусматривает средний подход - между мягким и жестким, но включает в себя попытку сделки между стремлением достичь желаемого и ладить с людьми.

Есть третий путь ведения  переговоров, предусматривающий позицию, основанную не на слабости или твердости, а скорее объединяющий и то и другое. Метод принципиальных переговоров, разработанный в рамках Гарвардского проекта по переговорам, состоит в том, чтобы решать проблемы на основе их качественных свойств, то есть, исходя из сути дела, а не торговаться по поводу того, на что может пойти или нет каждая из сторон. Метод означает жесткий подход к рассмотрению существа дела, но предусматривает мягкий подход к отношениям между участниками переговоров. Он не прибегает к трюкам и не использует фактор положения. Принципиальные переговоры показывают, как достичь того, что вам полагается по праву, и остаться при этом в рамках приличий. Этот метод дает возможность быть справедливым, одновременно предохраняя от тех, кто мог бы воспользоваться вашей честностью. Метод принципиальных переговоров входит постепенно и в нашу жизнь, соседствуя с остальными методами и постепенно вытесняя их.

Обычно считается, что  переговоры нужны только для того, чтобы договориться. Переговоры нужны  для того, чтобы совместно с  партнером обсудить проблему, которая  представляет взаимный интерес, и принять  совместное решение. Однако переговоры порой используются и с иными  целями. В этом смысле переговоры могут  выполнять разные функции, что необходимо учитывать, общаясь с партнером. Например, стороны заинтересованы в  обмене взглядами, точками зрения, но не готовы по каким-либо причинам на совместные действия или решения, считая их, допустим, невыгодными или преждевременными. В этом случае функция переговоров  будет информационная. В общем, это еще и не переговоры, а скорее предпереговоры.

Близкой к информационной является функция, связанная с налаживанием новых связей и отношений - коммуникативная. Здесь основная задача также заключается в обмене точками зрения и информацией. Поэтому можно говорить о единой информационно-коммуникативной функции. Независимо от характера, типа и т.д. конкретных переговоров эта функция обязательно в той или иной степени присутствует на любых переговорах.

К числу других существенных функций переговоров относятся регулирование, контроль, координация действий. Эти функции, в отличие от информационно-коммуникативной, реализуются, как правило, при наличии хорошо налаженных отношений партнеров, обычно в тех случаях, когда уже имеются договоренности и переговоры ведутся по поводу выполнения достигнутых ранее совместных решений.

В переговорной практике возможны и такие ситуации, когда одна из сторон (или несколько) идут на переговоры, не собираясь фактически не только ничего решать, но и даже обмениваться мнениями. Например, переговоры той  или иной стороне нужны лишь для  отвлечения внимания партнера. Так, если речь идет о торговых переговорах, то один из участников может начать их только для того, чтобы заинтересовать другое, более выгодное, по его представлениям, лицо.

Торговые переговоры известны издревле. Однако первоначальное понимание  успешной торговой сделки было близко к тому, чтобы «надуть» партнера. Часто вызывал уважение тот, кто  смог избавиться от плохого товара, получив при этом изрядную сумму  денег. Иное понимание успешных торговых переговоров существует и сейчас. Успешные переговоры – это, прежде всего, взаимовыгодные решения. Функции  переговоров сосуществуют друг с  другом и часто на переговорах  реализуются одновременно, имея большую  или меньшую значимость. Некоторые  из них, такие как информационно-коммуникативная  функция, присутствуют на всех переговорах, другие появляются временами, поэтому  в целом можно говорить об иерархии функции переговоров. И все же сегодня к переговорам обычно прибегают тогда, когда в одностороннем  порядке решить проблему либо невозможно, либо это связано слишком с  большими затратами.

Часто на практике тот факт, что переговоры предполагают совместную деятельность участников со смешанными интересами, просто игнорируется, особенно если стороны не обладают достаточным опытом их ведения и ведут себя так, как будто партнера не существует, ориентируясь только на свои интересы и пытаясь только их реализовать на переговорах.

Следствием того, что переговоры представляют собой совместную деятельность, является необходимость учитывать  не только интересы партнера, но и его  видение проблемы, его отношение  к переговорам и многое другое. Иными словами, встает задача правильно  составить представление о противоположной  стороне. Это представление формируется  еще до начала непосредственно переговорного  процесса и уточняется в ходе ведения  переговоров. Но даже когда стороны  пришли к решению и переговоры формально закончились, взаимодействие продолжается. Оно связано с выполнением  достигнутых договоренностей. На этом этапе формируется представление  о надежности партнера, о том, насколько  строго он следует подписанным им документам.

Исходя из вышесказанного, в процессе переговоров можно  выделить три основные стадии:

• подготовка к переговорам;
• процесс их ведения;
• анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.

 

 

 

 

 

2. Основные  этапы переговоров, способы подачи позиции

 

Переговоры - это менеджмент в действии. Исходный пункт любых управленческих действий - это определение цели. Если речь идет об управлении организациями, мы не можем ограничиться вопросом: «Чего мы хотим достичь?», но должны поставить и такой вопрос: «В чем состоит проблема, которая должна быть решена для того, чтобы цели нашей организации могли быть достигнуты наилучшим образом?» При этом нельзя ограничиваться поверхностным размышлением и надеждой на память. Здесь не обойтись без записей. Если над подготовкой к переговорам работает группа, то ключевую проблему можно написать на доске, чтобы каждый сотрудник постоянно имел запись ее перед глазами. Ошибается тот, кто в качестве цели переговоров ставит безоговорочное принятие своей точки зрения. Он должен помнить, что его решение - это лишь один из вариантов достижения цели, но не сама цель. Сегодня это может быть единственно возможным и разумным путем к цели, все остальные могут быть неприемлемыми. Тем не менее это только путь, сама же цель остается где-то впереди.

Вторая ступень практического  менеджмента - это планирование. Упрощая, можно было бы сказать: идет поиск лучшего пути и его обстоятельное изучение. Планы зависят от цели и средств. При этом средства - это не только финансовые фонды или материальные вспомогательные ресурсы, но и - как бы это ни резало слух - люди, которые реализуют принятые решения, опираясь на свой творческий потенциал и возможности. Предметом изучения должны быть и обстоятельства, сопутствующие выбранному варианту решения. Нет ли правовых противопоказаний? Есть ли прецеденты? Какие возможные последствия? Не выходим ли мы за рамки уже имеющихся решений? Использовалась ли информация, имеющая вероятностный характер?

Хорошо подготовлен тот, кто задумался над следующими вопросами:

• насколько цель партнера по переговорам отличается от вашей собственной;
• насколько пути, которые может выбрать партнер, отличаются от вашего варианта;
• из каких параметров собственного плана (сроки, средства, люди) может исходить партнер;
• насколько широк его временной горизонт, располагает ли партнер информацией, которой нет у вас, или наоборот;
• какими могут быть его представления об организационном обеспечении своего варианта решения.

Только тогда, когда потенциальный  клиент видит преимущества, которые  могут быть ему предоставлены  и отвечают его «эгоистическим»  устремлениям, можно сказать, что, успех  достигнут, приобретя нового партнера.

Предложенный ниже вопросник - хороший советчик.

1. Какого «сторонника» я могу привести с собой?
2. Что у вас общего?
3. Какие у него увлечения?
4. Какие излюбленные темы?
5. Какие политические убеждения?
6. Что за психологический тип?
7. Какие у него особенности?
8. Каково его отношение ко мне, к моей фирме?
9. Есть ли у него табу?
10. В каком он находится положении (независим, испытывает давление со стороны, заинтересован)?
11. Какова моя тактика?
12. Какой может быть его тактика?

Дополнить этот список можно  и другими вопросами.

Целью творческого ведения  переговоров является «раскрытие»  партнера, обеспечение условий, удобных  для него, снимающих его скованность. Конечно, при этом большую роль играют психологические и даже конституциональные свойства партнера. Любые переговоры, один из участников которых находится  под давлением или испытывает четко выраженное чувство недовольства, имеют весьма малые шансы на успех. И наоборот, чем лучше удается  настроиться на партнера по переговорам, изучить его потребности, сильные  и слабые стороны, вкусы и страхи, тем больше шансов на плодотворное общение.

Готовясь к переговорам, надо иметь ввиду, что уже на этой стадии происходит установление рабочих  отношений с партнером. Стороны, как правило, вступают в переговоры, обсуждая, например, повестку дня и  процедурные вопросы. Первые чисто  технические сбои здесь могут  негативно сказаться на дальнейшем ходе переговоров. Поэтому не стоит  с пренебрежением относится к  подобным мелочам. Характер отношений  с партнером по переговорам также  оказывает значительное влияние  на результат.

Рассматривая непосредственно  процесс ведения переговоров, многие исследователи отмечали, что он - в зависимости от задач, которые решают его участники - может быть подразбит на несколько этапов. Даже в тех случаях, когда партнеры совершенно искренне стремятся найти совместное решение обсуждаемой проблемы, на пути к конечному результату им надо пройти эти этапы. В противном случае существует опасность либо завершить переговоры неудачным решением, либо вообще упустить возможность выйти на договоренность.