Деловые переговоры и их отличие от деловой беседы. Особенности подготовки и проведения

Ведущему совещание следует владеть техникой вступительного слова, которое занимает обычно 3-4 минуты. За это время ведущий должен сообщить:

— цель совещания;

— повестку дня;

— возможные решения и условия их принятия;

— порядок ведения и оформления протокола.

Затем следует решить, в какой последовательности будут обсуждаться вопросы повестки дня. Обычно считают, что они должны быть рассмотрены по степени своей важности и сложности. Этот подход считается наиболее целесообразным.

Однако психологи утверждают, что первым следует обсуждать вопрос интересный и недискуссионный. На него, как правило, уходит немного времени, но при этом у участников совещания возникает благоприятный психологический настрой: успешно покончив с одним вопросом, они готовы так же быстро и эффективно решить остальные.

Ведущий совещание обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Связи с общественностью (PR-коммуникации): цели и задачи. Модель организации PR. Основные направления PR-деятельности. Классификация функций PR

 

Паблик рилейшнз – это особая функция управления, призванная устанавливать и поддерживать взаимосвязи, взаимопонимание, взаимопризнание и сотрудничество между организацией и ее публикой; осуществлять управление процессом разрешения проблем или спорных вопросов; помогать руководству в изучении общественного мнения и реагировании на него; определять и подчеркивать ответственность руководства в вопросах служения общественным интересам; помогать руководству эффективно изменяться в соответствии с требованиями времени; выступать системой заблаговременного предупреждения, помогая предвидеть тенденции развития; в качестве своих основных средств использовать научные методы, основанные на этических нормах общения. 

Cодержательным стержнем PR-деятельности является коммуникация. Структурно PR-деятельность можно представить следующей схемой.  
 

Рассмотрим основные элементы структуры PR как деятельности.

В общем плане субъектами паблик рилейшнз являются PR-агентства, PR-подразделения в организациях, PR-мены и другие лица или специализированные подразделения, которые занимаются организацией и проведением PR-деятельности. 

Объектом любой деятельности является та часть окружающей действительности (в том числе и социальной), которая подвергается целенаправленному воздействию со стороны субъекта с помощью определенных средств. Применительно к PR ее объектом может быть либообщественное мнение, либо общественность.

Следует отметить, что любая деятельность имеет цели, задачи, функции и роли. PR-деятельность не исключение, поэтому необходимо их рассмотреть. Чтобы дать однозначную формулировку цели PR-деятельности, ниже приведены несколько определений уважаемых теоретиков и практиков паблик рилейшнз:

Цель PR согласно С. Блэку - согласие субъекта с его общественностью, т.е. установление равноправного двустороннего общения для выявления представлений или интересов обоих участников взаимодействия и достижение взаимопонимания, основанного на правде, знании и полной информированности.

Цель PR, по мнению М. Шишкиной, - формирование системы коммуникаций социального субъекта с его общественностью, обеспечивающей оптимизацию социальных взаимодействий со значимыми для него сегментами среды.

Цель PR согласно Э. Кондратьеву и Р. Абрамову - влияние на поведение групп людей по отношению друг к другу.

Как одни авторы целью PR считают гармонизацию отношений организации с общественностью, так другие сводят цель PR к созданию благоприятного имиджа или созданию систем коммуникаций фирм с их целевыми аудиториями. Различия во взглядах на цели PR обусловлены тем, что авторы делают акцент на функциональных аспектах PR.

Цели PR-деятельности изменяются в зависимости субъекта PR. В политической сфере целью является увеличение круга избирателей политического деятеля или партии. Цель паблик рилейшнз в бизнесе сводится к созданию условий для увеличения прибыли. В гражданском обществе – достижение взаимопонимания некоммерческих организаций и общественности. 

По сути, направления пиар-деятельности по выполняемым обязанностям могут быть разделены в общем на пять составляющих - правительственные отношения, финансовые, общественные отношения и связи со СМИ. От принадлежности к этим направлениям зависят целиPR-деятельности, из которых вытекают определенные задачи. Наряду с задачами существуют функции PR-специалистов. Поэтому цели этой деятельности следует рассматривать в единстве с задачами и функциями. 

Суть взаимодействия субъекта управле¬ния в лице фирмы или организации с многочисленными объектами управления в лице различных целевых аудиторий — от собственно потребителей до многообразных финансовых институтов, институ¬тов посредников и поставщиков и представителей органов власти.

Приведенная модель PR представляет собой комплексную систему, состоящую из конкретного множества элементов, действий, явлений, объединенных определенными взаимосвязями и закономерностями.

 

Рис. 2Основные направления PR-деятельности организации

Формирование, поддержание, усиление, корректировка имиджа фирмы.

Разработка системы приемов и методов, направленных на улучшение взаимопонимания между фирмой и ее целевыми аудиториями, обеспечение поддержки деятельности фирмы со стороны различных целевых аудиторий.

Реализация мер, направленных на устранение коммуникативных барьеров, препятствующих распространению информации о фирме, и лишних помех, возникающих в процессе коммуникации фирмы и ее целевых аудиторий (например, вредные слухи, устойчивые отрицательные стереотипы и т.д.).

Разработка системы коммуникативных мер по преодолению последствий кризисных и конфликтных ситуаций.

Постоянное отслеживание коммуникационной среды внутри фирмы, разработка мер по ее контролю и оптимизации.

Паблисити (создание рекламной известности).

Поддержание постоянных отношений со СМИ – двусторонних, обоюдополезных, доброжелательных – с целью управления информацией и конструирования новостей.

 

Рис. 3. Классификация PR приемов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Знаки внимания в общении: комплимент, похвала, поддержка. Цели, сущность  и особенности их применения

 

Если мы проанализируем хотя бы один свой прошедший день, то наверняка обнаружим, что в процессе общения с людьми нами были допущены какие-то просчеты или что-то получилось не так, как хотелось, хотя в стратегическом плане все было вроде бы предварительно продумано.

Не менее важную роль в установлении позитивных или негативных отношений в общении играютзнаки внимания, такие как комплимент, похвала, поддержка.

Комплименты - это слова, содержащие небольшое преувеличение достоинств, которые желает видеть в себе собеседник.

Разумеется, каждому из нас приятно слышать комплименты в свой адрес. При этом мы осознаем, что сказанное - пусть и небольшое, но все же преувеличение. Почему же нам так хочется это слышать? По своей сути комплимент содержит в себе психологический механизм внушения.

Если человеку часто повторять: "Вы же умница" или "Вы же великолепно с этим справляетесь", хотя на саном деле это не совсем так, то через некоторое время он действительно поверит в свои способности и будет стремиться реализовать имеющийся потенциал.

В эффекте внушения происходит как бы заочное удовлетворение мечты, желания, потребности человека в совершенствовании какой-то своей черты. Фактически потребность при этом не будет полностью удовлетворяться, но реальным будет ощущение ее удовлетворения, появление на этой почве положительных эмоций.

Комплимент отличается от лести именно тем, что содержит небольшое преувеличение. Льстец сильно преувеличивает достоинства собеседника.

Похвала — оценочное суждение, в котором человека сравнивают с другими, причем это сравнение в его пользу. Хвалят обычно человека всегда «к месту». Но бывает, вас хвалят, а вам от этого становилось тошно. Как правило, такие неадекватные эмоции возникают в трех случаях: либо когда вас хвалят за то, что вы на самом деле считаете недостойным одобрения, либо вас хвалит человек, который не пользуется вашим уважением, которого вы считаете недостаточно компетентным, чтобы оценивать вас, либо когда вас хвалят, так очевидно сравнивая с другими, пусть и в вашу пользу, что возникает ощущение, что не вас хвалят, а ругают другого. Похвала, или, другими словами, положительная оценка, всегда включает в себя и оценку отрицательную, хотя это относится и не к вам, а к кому-то другому. «Вы лучше кого-то» всегда означает и «кто-то хуже вас» и возводит вас таким образом «на пьедестал», в позицию «над другим». Что происходит при этом с вашей самоценностью? Повышается она? Внешне — да, но позиция «на пьедестале» на самом деле — позиция слабого человека, часто она выступает как защита в ситуации, когда все другие способы воздействия на ситуацию уже не работают, да и стоять «на пьедестале» неудобно, тяжело и несвободно.

Поэтому каждый из нас больше нуждается не в похвалах, а в поддержке. В Толковом словаре написано: «Поддержка — придержать, не дать упасть». Под поддержкой мы понимаем знак внимания, оказанный человеку в ситуации, когда он объективно неуспешен, сделанный в виде прямого речевого высказывания и касающийся той области, в которой у него в данный момент затруднения. Поддержка исключает сравнение с кем-либо, кроме себя самого (для того чтобы не дать упасть, вовсе не нужно оценивать человека).

Если похвала, положительная оценка обращена не к самому человеку, а к результатам его деятельности, то, поддерживая человека, вы обращаетесь к его личности, независимо от его промахов и успехов, ошибок и достижений. Для оказания поддержки определяющим становится безусловное принятие другого человека. Поддержать можно каждого человека, для этого надо всего лишь видеть его сильные стороны. Только безусловное принятие другого как конструктивной личности и безусловное принятие себя самого дает человеку возможность искренне реагировать на самые разные поступки.

Именно эти, первые сказанные вами слова, обращенные к конструктивному началу его личности, к тому, что у него есть хорошего, повышают его самоценность. Указание на то хорошее, что есть в самом человеке, именно эта его внутренняя сила и может стать источником его самоуважения и исправления допущенных жизненных ошибок.

Особенно важно уметь правильно взаимодействовать с людьми руководителю, ибо работа с людьми — это основной стержень управленческой деятельности.

Как вы психологически поощряете, «поглаживаете» своих подчиненных? В один из типичных рабочих дней проведите анализ своих «поглаживаний». Утром нарисуйте на листе бумаги два круга, на них вы будете отмечать различные «поглаживания», т. е. те единицы признания (или непризнания), приемы эмоционального стимулирования, которые вы даете окружающим. Они могут быть позитивными (когда выражается признание, приязнь) и негативными (когда выражается осуждение, неприязнь), условными (когда «поглаживание» дается за то, что человек делает) и безусловными (когда «поглаживание» дается за то, что этот человек есть, существует рядом с вами).

 

 

4.Перечислите приёмы, которые помогут  сделать презентацию более эффективной

 

Презентация помогает специалисту, автору, учителю, студенту, школьнику, получить благоприятные условия во время доклада и привлечь внимание аудитории для достижения цели презентации. Если для студентов и школьников это этап обучения и получения важных навыков делать доклады и сообщения, то для специалистов – важнейший элемент информационной культуры и квалификации, необходимый в профессиональной деятельности.

Пять основных признаков эффективной презентации: 

1.    Увлекательность. Презентация должна с самого начала увлечь аудиторию и удерживать ее внимание до ее логического завершения.

2.    Содержательность. Презентация должна содержать значительные сведения для лиц, которым она предназначена.

3.    Запоминаемость. Презентация эффективна, когда она действует и после ее завершения, а аудитория продолжает размышлять о предмете ее содержания.

4.    Активизация. Презентация эффективна, когда побуждает людей к действию в направлении, желательном для презентатора.

5.    Сбалансированность. Презентация эффективна, когда в ней соблюдено равновесие всех ее элементов: эстетическая привлекательность, грамотная композиция, стиль, длительность, структурированность, понятность.

Цель презентации – убедить аудиторию своим сообщением. Убедить, чтобы она действовала в нужном докладчику направлении. Люди должны ответить на сообщение, которое принесла им презентация. Во мнениях, поведении и убеждениях людей должны произойти изменения.

Нужно искать “точку входа” в душу аудитории, то есть сделать акцент на точке зрения или действии, которое люди охотно воспримут. Убеждение должно происходить на благоприятном и благожелательном уровне и вызвать согласие с их стороны. Презентация не должна выполняться слишком напористо и назидательно, что может вызвать отторжение аудитории.