Деловое общение

ВВЕДЕНИЕ

Управленческая деятельность связана  с необходимостью постоянной координации  деятельности подразделений организации  и отдельных ее членов для достижения общих целей. Данная координация  может осуществляться посредством  разнообразных форм, а, прежде всего — при помощи разнообразных контактов членов организации — в процессе коммуникации. Практически все, что совершается в организации, имеет прямую или косвенную связь с коммуникативными процессами, таким образом, они являются значимым средством обеспечения целостности и функционирования организации.

Управление в любой организации  реализовывается через людей, сотрудников. Одним из значимых инструментов управления в руках руководителя (менеджера) является имеющаяся в его ведении  информация. Используя и передавая те или иные данные, а также получая обратно информацию, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Значимую роль играет способность менеджера передавать информацию таким образом, чтобы формировалось наиболее адекватное восприятие данной информации коммуникантами-получателями. Современным менеджерам необходимо осознавать важность данной проблемы и принимать активное участие в ее разрешении.

В процессе коммуникации происходит передача информации от одного субъекта другому. В качестве субъектов  могут выступать отдельные личности, группы и даже целые организации.

Коммуникационный процесс предъявляет  определенные требования к каждому  из участников управленческого взаимодействия. Так, каждый из участников коммуникации должен обладать всеми или хотя бы некоторыми специальными способностями, а именно: видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных знаний, умений и навыков, а также наличия определенной степени взаимного понимания.

Коммуникация (от лат. communicatio — «общее», «разделяемое всеми») в широком смысле — обмен информацией между индивидами посредством общей системы символов.

Различают механистический и деятельностный подход к коммуникации.

Коммуникация — в механистическом  подходе — однонаправленный процесс кодирования и передачи информации от источника и приема информации получателем сообщения.

Коммуникация — в деятельностном подходе — совместная деятельность участников коммуникации (коммуникантов), в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на вещи и действия с ними.

Для раскрытия содержания деятельности руководителя (менеджера) необходимо рассмотреть  понятие коммуникации с позиции  следующих аспектов.

С одной стороны, коммуникация —  это общественное явление, процесс, который имеет место в организационной системе на всех иерархических уровнях и во всех организационных структурах (они не обязательно должны быть связаны непосредственно с руководителем).

С другой стороны, коммуникация представляет собой естественную практику взаимодействия руководителя с отдельными подчиненными, группами подчиненных и отдельными подразделениями организации.

И, наконец, коммуникация — это  особая, специфическая функция управления, которая является объектом целенаправленного регулирования со стороны руководителя, компонент его управленческой деятельности.

Представленные позиции понятия  коммуникации включают в себя два  понятийных аспекта: нормативно-организационный  и субъектно-психологический.

Нормативно-организационный подход связан с объективными организационными формами коммуникации, представлениями о ее оптимальной реализации и объединен системой эффективного коммуникационного процесса.

Субъектно-психологический подход к коммуникации в организации  направлен на раскрытие психологических характеристик участников коммуникации (коммуникантов). Он выявляет значимые черты коммуникационного процесса, в том числе и те, которые являются для него барьерами.

Психологическая специфика коммуникации как функции управления многозначна  и раскрывается с различных сторон:

1) коммуникативное поведение руководителя (менеджера);

2) коммуникативные явления в  работе руководителя (менеджера);

3) коммуникативные процессы, связанные  с деятельностью руководителя (менеджера).

Основная цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Коммуникации в широком смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. Отсюда, коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Коммуникации в социальном контексте  — это процесс обмена информацией  и передачи сведений между двумя  людьми или в группе людей.

Все виды управленческой деятельности в рамках коммуникации основаны на обмене информацией. Коммуникация и информация — различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

Информация (лат. informatio — разъяснение, изложение, осведомленность) — одно из наиболее общих понятий науки, обозначающее некоторые сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Коммуникативные аспекты, цели и функции

 

1.1Основные аспекты коммуникации

 

Коммуникацию можно рассматривать  как форму деятельности, осуществляемую людьми, которая проявляется в  обмене информацией, взаимовлиянии, взаимопереживании  и взаимопонимании партнеров. Она  характеризует общение как двухстороннюю деятельность людей, предполагающую взаимосвязь между ними, сопереживание и обмен эмоциями. Коммуникация может решать разные задачи: обмен информацией, выражение отношения людей друг к другу, взаимное влияние, сострадание и взаимное понимание. Такая многофункциональность общения позволяет выделить следующие аспекты коммуникации:

информационный, при котором общение  рассматривается как вид личностной коммуникации, осуществляющей обмен  информацией между коммуникантами;

интерактивный, где общение анализируется как взаимодействие индивидов в процессе их кооперации;

гносеологический, когда человек  выступает как субъект и объект социокультурного познания;

аксиологический, предполагающий изучение общения как процесса обмена ценностями;

нормативный, выявляющий место и роль общения в процессе нормативного регулирования поведения индивидов, а также процесс передачи и закрепления стереотипов поведения;

семиотический, в котором общение  выступает как специфическая  знаковая система и как посредник  в функционировании различных знаковых систем;

практический, где процесс общения  рассматривается в качестве обмена результатами деятельности, способностями, умениями и навыками.

Содержательный характер взаимодействия людей определяется предметом их общения. На основе этого критерия различают такие виды общения, как межличностное, деловое, профессиональное, научное, политическое, информационное, межкультурное и т.д. Соответственно способы взаимодействия зависят непосредственно от целей, которые преследуются при общении, от особенностей его организации, эмоционального настроя партнеров, уровня их культуры.

Выявление перечисленных аспектов коммуникативного акта происходит с  помощью как вербальных, так и  невербальных средств. Эти средства благодаря своей стратификационной и ситуативной вариативности способны передать не только текст самого сообщения, но и информацию о его отправителе (его социальном статусе, территориальной принадлежности, возрасте, образовании, самооценке). В зависимости от соответствующей комбинации вербальных и невербальных средств, выбранных норм речевого этикета и поведения становится ясно и отношение отправителя к адресату. При этом нужно учитывать, что если вербальную информацию контролировать достаточно легко, то невербальные средства плохо поддаются контролю. Поэтому самая удачно составленная речь, призванная побудить адресата к какому-то нужному для отправителя информации действию, может привести к провалу коммуникации при неудачном использовании или плохом контроле невербальных и паравербальных средств.

 

1.2 Цели и функции коммуникаций в организации

 

Взаимодействуя друг с другом, включаясь  в процесс общения, люди обычно преследуют конкретные цели. К основным целям  коммуникации обычно относятся следующие:

обеспечение эффективного обмена информацией (прием и передача) между субъектами и объектами управления;

совершенствование межличностных  отношений в процессе обмена информацией;

создание информационных каналов  для обмена информацией между  отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий;

регулирование и рационализация информационных потоков в рамках организации  и за ее пределами;

формирование умений и навыков  для успешной социокультурной деятельности;

формирование отношения к себе, к другим людям, к обществу в целом;

обмен деятельностью, инновационными приемами, средствами, технологиями;

изменение мотивации поведения;

обмен эмоциями.

Коммуникации в организации  или в группе выполняют ряд  значимых функций:

информативную функцию — передачу сведений, предоставление необходимой  информации для принятия решений;

мотивационную функцию — побуждает  сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждение, внушение, просьбы, приказы и т.д.;

контрольную функцию — отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

экспрессивную функцию способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и  позволяет удовлетворять социальные потребности.

 

1.3  Содержание коммуникативной функции

 

Коммуникативная функция в организации специфична и включает ряд основополагающих установок, таких как:

раскрытие сущности и определение  особенностей коммуникативной функции;

рассмотрение и анализ типов  и видов коммуникаций в организационных  системах;

характеристика разнообразных  форм реализации коммуникативной функции в организации;

установление структурных элементов  и ключевых этапов коммуникативного процесса;

выявление и разрешение типичных проблем  и ошибок (так называемых «коммуникационных  барьеров»), которые могут быть характерны для той или иной коммуникативной функции;

формулирование принципов оптимальной  коммуникации и отображение общих  требований, направленных на совершенствование  коммуникативной функции.

В деятельности руководителя коммуникация играет значимую и, при этом, специфическую роль. Данная особенность заключается в том, что будучи существенной сама по себе, коммуникативная функция входит в совокупность иных управленческих функций, является средством их реализации и взаимной координации. Таким образом, коммуникативная функция, наряду с остальными (например, функция принятия решения) представляет собой элемент «связующего процесса» в организации.

Сущность коммуникационной функции  руководителя и ее основополагающая задача заключается в обеспечении  и регулировании оптимального обмена информацией как внутри организации (между отдельными подразделениями и индивидами), так и вовне (с внешним окружением). Критерий оптимальности в данном случае то, насколько имеющаяся коммуникативная сеть способствует достижению общих организационных целей.

Формирование эффективных коммуникаций в организации достигается несколькими  способами.

Во-первых, формулирование ясной, четкой, практически достижимой и определенной цели организации, последующая ее конкретизация  на подцели, соответствующие для каждого подразделения. Таким образом, нет необходимости для дополнительных разъяснений и, непосредственно, оптимизируются коммуникационные процессы в организации.

Во-вторых, соответствующий организационной  цели и детализированный план, который  регламентирует основные виды работ и подразделений и их нормативы. Вместе с тем, организационный план является эффективным средством урегулирования деловых контактов и контроля за значимыми коммуникациями.

В-третьих, грамотно выбранный тип  организации (рациональная экономичность организационной структуры, отсутствие повторяемых подразделений, непредставленность множественного подчинения в организации и пр.) способствует формированию и развитию эффективной коммуникативной сети.

В-четвертых, эффективно налаженная система организационного контроля, которая характеризуется справедливостью, понятностью для сотрудников, открытостью и регулярностью.

Следовательно, первостепенным средством  осуществления коммуникативной  функции в современной организации  является совокупность основных управленческих функций, таких как целеполагание, планирование, организация и контроль. Указанный факт отражает специфичность коммуникативной функции. Так, с одной стороны, коммуникативная функция представляет собой предмет социального регулирования с позиции руководителя. А с другой стороны, коммуникативная функция в организации преимущественно обеспечивается не естественным образом, а посредством других управленческих функций в процессе их осуществления. Вместе с тем, имеет место и обратная зависимость: посредством применения коммуникативной функции руководителем осуществятся остальные управленческие функции в рамках организации. Данный аспект раскрывает ключевую специфику представленной функции: чем в меньшей степени она представлена как самостоятельная и чем в большей степени она осуществляется посредством других функций, тем выше ее собственная эффективность. И наоборот, коммуникативная функция является превалирующей в деятельности руководителя, требует от него особого внимания в тех ситуациях, когда организация испытывает те или иные проблемы и работает без должного эффекта.