Деловая беседа как основная форма делового общения при управлении поведением работников в оргганизации

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение          3

1. Теоретические основы  изучения деловой беседы 

как формы деловой коммуникации в организации   5

1.1. Деловая беседа: понятие,  виды, функции    5

1.2. Этапы проведения деловой беседы      7

2. Практические аспекты  использования деловой беседы 

при управлении поведением работников в организации  10

2.1. Общая характеристика  организации      10

2.2. Анализ форм делового  общения в организации   12

3. Совершенствование делового  общения в организации  14

Заключение         17

Список использованной литературы     19

 

 

Введение

Актуальность обращения к деловой  беседе как основной форме делового общения при управлении поведением работников в организации обусловлена тем, что в последние годы уровень такого общения оставляет желать лучшего. Тем не менее, эта сторона организационного поведения занимает важное место в любой организации. Подлинное значение такого рода делового общения в обществе в полной мере начинает осознаваться только сейчас, в связи с переходом отечественной экономики на рыночные отношения. В стране с каждым годом появляется всё больше и больше предприимчивых и способных деловых людей.

В процессе делового общения  возникает разного рода деятельность. Это и разработка и обоснование  рабочих идей, подведение итогов работы или оценивание сотрудников, обмен  информацией, деловое общение в  процессе контролирования деятельности сотрудников. Практически во всех видах  перечисленной деятельности присутствует деловая беседа.

В деловой беседе принимают  участие, как правило, два участника, она носит межличностный характер. Вот, почему важно придавать деловой  беседе усиленное внимание, так как  в процессе такого рода делового общения, решаются управленческие задачи, укрепляется  взаимопонимание между сотрудниками, устанавливаются более крепкие  межличностные отношения, вырабатывается стиль общения.

Рассматриваемая проблема нашла свое отражение в научной  и учебной литературе. Ей посвятили  свои публикации такие авторы, как  М.М. Калашников, А.В. Белоножко, О.М. Орлов и др.

Цель данной работы –  проанализировать теоретические и  практические аспекты деловой беседы как основной формы делового общения при управлении поведением работников в организации.

В связи с поставленной целью выделим ряд задач:

- рассмотреть понятие  деловой беседы, выделить ее виды  и показать особенности и отличие  от других форм деловой коммуникации;

- раскрыть практические аспекты использования деловой беседы на примере организации;

- предложить рекомендации  по совершенствованию деловой  коммуникации в организации и  применению деловой беды как  формы делового общения при управлении поведением работников в организации.

Объектом исследования является организационное поведение работников в организации.

Предметом исследования выступает  деловая беседа как форма делового общения при управлении поведением работников в организации.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы, приложения.

 

 

1. Теоретические  основы изучения деловой беседы  как формы деловой коммуникации  в организации

 

1.1. Деловая беседа: понятие, виды, функции

 

В литературе можно встретить множество определение понятия «деловая беседа». В данной работе невозможно указать все определения, поэтому будут приведены лишь несколько.

Как считает, А.В. Белоножко, деловая беседа - это разговор между двумя собеседниками, в которой общение носит межличностный характер, предполагает разные способы речевого неречевого воздействия друг на друга [1, с. 84].

С точки зрения теории управления, беседа рассматривается как вид делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению управленческих задач.

В отличие от деловых переговоров, которые значительно более жестко структурированы и, как правило, ведутся между представителями  разных организаций (или подразделений  одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, не предлагает заключения договора или выработку обязательных для исполнения решений, более личностно ориентирована и происходит между представителями одной организации.

По мнению М.М. Калашникова, деловая беседа – это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела [5, с. 59].

В современной, более узкой  трактовке под деловой беседой  понимают речевое общение между  собеседниками, которые имеют необходимые  полномочия от своих организаций  и досуга для установления деловых  отношений, разрешения деловых проблем  или выработки конструктивного  подхода к их решению [8, с. 12].

Наиболее приемлемым можно  считать такое определение деловой  беседы: речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Есть мнение, что деловая беседа отличается от других типов беседы тем, что она происходит в деловой ситуации (ситуации делового общения) и направлена на решение конкретной проблемы; в результате такой беседы меняется существующая деловая ситуация и создается новая (… если конкретная проблема получила в ходе беседы свое решение, то или иное)» [6, с. 92].

Цели и задачи деловой  беседы представлены в таблице 1.

Таблица 1

Цели и  задачи деловой  беседы
стремление одного собеседника  посредством слова оказать определенное влияние на другого	вызвать желание у другого  человека или группы активно действовать, с тем чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые  отношения
создать новую деловую  ситуацию или новые деловые отношения  между участниками беседы	необходимость выработки  руководителем соответствующих  решений на основании анализа  мнений и высказываний сотрудников

 

В сравнении с другими  видами речевой коммуникации деловая  беседа обладает следующими преимуществами: быстротой реагирования на высказывания собеседников, способствующей достижению целей; повышением компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе; возможностью более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения и понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон [2, с. 60].

Деловая беседа выполняет  ряд очень важных функций [3, c.79. К их числу следует отнести: взаимное общение работников из одной деловой сфере; совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий; поддержание деловых контактов; стимулирование деловой активности.

Во время беседы работники  могут получить оперативную деловую  информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации  коллективного разума её участников при принятии важных управленческих решений. Существуют разные виды деловой беседы, которые классифицируются по разным основаниям. На рис. 1 представлены различные виды деловой беседы.

Рис. 1 Виды деловой беседы

 

1.2. Этапы проведения деловой беседы

 

В структурной организации деловой беседы можно выделить следующие этапы [1 c. 87]:

1) подготовка к беседе;

2) собственно деловая беседа;

3) критический разбор беседы

Как правило, деловые беседы планируются  заранее.

Собственно деловая беседа состоит из пяти фаз:

1) начало беседы – вступление в контакт;

2) постановка проблемы и передача информации;

3) аргументирование выдвигаемых положений;

4) принятие решения;

5) фиксация договоренности и выход из контакта.

Характеристика этапов беседы приведена  в таблице 2

Таблица 2

Характеристика фаз беседы

Порядковый номер этапа	Характеристика
1. начало беседы, вступление в контакт;	цель - привлечь внимание собеседника, поддержать общий благоприятный фон беседы; начинается с приветствия и осмысления первых личных впечатлений о партнерах с учетом знаний о них, приобретенных на подготовительном этапе. Во вступительной части беседы, которая может занимать до 15 % отведенного времени
2. постановка проблемы и передача информации	пробудить в собеседнике заинтересованность
3. аргументирование выдвигаемых положений	отстоять свои интересы, детально обосновать свои доводы
4. принятие решения	установить или смягчить разногласия, наметившиеся до беседы или возникшие  в ее процессе, достигнуть компромиссного решения. Рекомендуется участникам беседы использовать разные типы вопросов: открытые и закрытые; риторические; радикальные; вопросы, подавляющие сопротивление.
5. фиксация договоренности, выход из контакта	сохранение и стимулирование благоприятного отношения сторон друг к другу  и в личном плане, и в плане  выполнения намеченных действий.

 

Успешно завершить беседу – это  значит достигнуть заранее намеченной цели беседы.

Итак, подведем итоги главы.

Во-первых, беседа – это речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Во-вторых, каждая деловая беседа в той или иной степени отражается на эффективности деятельности организации в целом и деятельности конкретных сотрудников в частности.

В-третьих, важно соблюдать этапы  проведения беседы.

 

 

2. Практические  аспекты использования деловой  беседы при управлении поведением  работников в организации

 

2.1. Краткая характеристика организации

 

Компания ООО «Элизиум» - российский производитель обоев.

Организационная структура  предприятия – линейная (рис. 2.1).

Линейная структура характеризуется  централизацией власти и небольшим  количеством уровней управления.

 

 

 

 

 

Рис. 2.1. Организационная структура ООО  «Элизиум»

Достоинства линейной организационной структуры  предприятия («+»):

• Единство и четкость распорядительства,
• Согласованность действий исполнителей,
• Личная высокая ответственность руководителя за результаты работы,
• Наиболее четкое представление миссии и цели организации

Недостатки («-»):

• Высокие требования к руководителям,
• Большая нагрузка на руководителя,
• Сложность горизонтальных связей,
• Сковывание инициативы исполнителей.

В ООО «Элизиум» работают 115 мужчин и 123 женщины. Анализ кадрового  состава по полу представлен в  таблице 2.1.

Таблица 2.1

Анализ кадрового состава  по полу

Группы по полу	2010 год.		2011 год.
	Численность, чел.	Удельный вес, в %	Численность, чел.	Удельный вес, в %
Мужчины	115	48,3	115	48,3
Женщины	123	51,7	123	51,7
Итого:	238	100 %	238	100 %

 

По стажу: 45 чел. работает менее года, 68 чел. со стажем 1 – 3 года, 100 чел. стаж которых составил 4 – 5 лет, 25 чел. стаж которых 8 лет. Из таблицы 2.2 видно, что в компании «Элизиум»  больше всего составляют группы сотрудников  со стажем работы от трех до пяти лет.