Черный и белый пиар

Компании-организаторы собственных выставок, или специализированные экспозиционные фирмы, решают комплекс вопросов технического обеспечения работы выставочного комплекса, в т.ч.: выбор места расположения и планирование комплекса, доставка грузов и людей, транспортные потоки, зоны отдыха, техническое обеспечение и расположение павильонов, гостиницы, коммерческие службы, питание, автостоянки, офисы для фирм, производственная база, охрана и уборка комплекса, медицинские пункты,

Количественная оценка экспозиционирования

Количественная оценка необходима для конкретизации целей экспозиционирования, выбора инструментов их достижения, координации работ и оценки результативности экспозиционной деятельности. Все показатели оценки делятся на три группы: 1. Индикаторы качества публики:

1.1. доля аудитории с  высоким интересом увидеть продукты/услуги  компании, %,

1.2. доля посетителей, имеющих  компетентность решающего последнего  слова или рекомендации для  закупки одного или более продукта/услуги, экспонируемых на торговом показе, %,

1.3. доля посетителей, планирующих  купить один или более экспонируемых  продуктов/услуг, %,

1.4. доля посетителей  павильона, сообщивших, что они заинтересованы  посмотреть типы продуктов/услуг  вашей компании, %. 1. Активность аудитории.

2.1. среднее время, проведенное  посетителем на выставке. Как правило, эта величина составляет 20 минут;

2.2. плотность движения. Показатель рассчитывается как  частное от деления общего  числа посетителей за период  работы торгового показа на  площадь экспозиционного пространства. Плотность движения помогает сравнивать отдельные выставки. 3. Индикаторы эффективности экспозиции.

3.1. Затраты на посетителя. Рассчитывается как частное от  деления общих затрат на участие  в выставке на число посетителей, посетивших ваш павильон. По данным Herbig эта цифра составила 90 долл. в 1989 г. и растет. Выставка относится к числу удачно проведенных, если показатель затрат на посетителя составляет 70% и ниже среднего.

3.2. Доля аудитории, получившей  личный контакт на экспозиции компании. В 1992 г. для американских торговых показов эта величина составила 62%.

3.3. Число установленных  перспективных контактов (lead). Один  перспективный контакт — это  данные, оставленные посетителем  — имя, фирма, адрес и номер  телефона. Эту информацию экспозиционеры должны собирать и хранить. Процедура регистрации может предусматривать выдачу посетителю специальных идентификаторов (рельефных карточек, например), позволяющих мгновенное считывание с нее координат носителя персоналом у стенда.

3.4. Число продаж, генерированных из числа инициативных контактов, обретенных на торговом показе. При этом учитываются как совершенные на самом показе продажи, так и те, что сделаны месяцы спустя.

3.5. Затраты на перспективный  контакт. Рассчитывается делением  затрат на показ на число установленных перспективных контактов. Показывает полезность затрат, инвестированных в конкретный показ. Результативность участия фирмы в конкретной выставке определяется с учетом целей участия. Например, если Цель — широкое распространение информации о новом продукте, то в числе показателей может быть число брошюр, распределенных среди посетителей.

Причины неудачных экспозиций

Выставки не всегда удачны или не всегда оцениваются менеджментом фирм как удачные. Часть корпоративных маркетинговых управляющих воспринимает торговые показы как непродажную активность, или в лучшем случае, как развлекательное мероприятие для персонала фирмы, участвующего в выставке. Причинами неудач являются:

— недостаток целевой ориентации участия — лишь 56% фирм-участников ставят конкретные цели до принятия участия в данном показе,

— слабая подготовка персонала — 56% фирм-экспозиционеров не обучают персонал, работающий в павильоне,

— неосведомленность потенциальных посетителей о выставке. 78% участников не продвигают свою экспозицию до показа.

— недостаток опыта посещения торговых показов. Так, исследование одного показа обнаружило, что 40% всех впервые представлявшихся фирм лишь однажды сами посетили торговые показы.

— недостаток анализа результативности участия в выставке. Лишь 15—17% экспозиционеров, тратящих миллионы долларов ежегодно на торговые показы, учитывают связь между перспективными контактами и продажами, а также предоставляют менеджменту компании данные о возврате на инвестиции в экспозиционную деятельность.

ПР: управление кризисом и возможностями

Кризисные ситуации испытывают рано или поздно все организации. Поэтому каждая компания должна предвидеть ситуации кризиса, предотвращать их или своевременно реагировать, минимизирую потери всех видов активов, в том числе, репутации. Целями кризисного менеджмента являются: 1) прогнозирование кризисов, 2) быстрое прекращение кризиса, 3)ограничение ущерба, 4) восстановление доверия к организации.

Кризисом для организации могут являться следующие события:

• Угроза банкротства.
• Остановка производства или его угроза.
• Забастовка занятых или её угроза.
• Угроза террористического акта.
• Утечка значимой конфиденциальной информации.
• Серьезный несчастный случай, сопровождающийся фатальным исходом и ранениями, или ограничивающий способность организации функционировать.
• Потеря значимого потребителя или рынка.
• Банкротство крупнейшего поставщика или задержка поставок.
• Разногласия в отрасли.
• Нежелательное или враждебное поглощение.
• Потеря финансовой поддержки или покровителя.
• Назначение в госадминистрации чиновника, враждебного для компании.
• Изменение государственного регулирования, несущее серьезные негативные последствия для организации.
• Крупный дефект продукта, требующий отзыва продукта с рынка.
• Внезапная болезнь, похищение, смерть и другие причины, затрагивающие способность ключевых менеджеров функционировать.
• Обнаружение криминальной или недобросовестной деятельности, имеющей отношение к менеджменту и грозящей целостности организации.
• Фальсификация продукта, компрометирующая организацию.

Важно помнить, что кризис нередко имеет и обратную сторону, это — новые возможности для организации. Так, остановка предприятия повлечет обновление состава руководителей и/или методов управления, что дает возможность улучшений. По сути, все инновации или изменения обусловлены кризисом или его угрозой.

Учитывая необходимость управления как кризисами, так и возможностями, сотни американских компаний учредили позиции «управляющих проблемами» (issues managers). Их задачей является помощь организации в выявлении и разрешении её проблем — политических, экономических, социальных с целью сохранения и усиления имиджа как значимого актива организации.

Процесс управления кризисом состоит из пяти этапов.

1. Определение проблем, которые могут затронуть организацию и её имидж.

При этом выявляются ускоряющиеся изменения, тенденции в экономике, технологиях, науке, политике в отрасли, регионе, стране, мире.

2. Проблемы сортируются по степени значимости для организации.
3. Выработка различных вариантов стратегий действий.
4. Реализация программы действий для сообщения организацией своей позиции общественности и для влияния на восприятие организации.
5. Оценка программы в части достижения целей организации. Управление проблемами включает следующие элементы:
• Предвидение надвигающихся проблем. Горизонт должен составлять полтора—три года. Планирование действий должно быть предкризисным, а не кризисным или посткризисным.
• Селективная идентификация проблем. Организация может и должна сфокусировать усилия одновременно на 5—10 приоритетных проблемах.
• Работа с уязвимостью и возможностями компании одновременно. Вывод одного продукта с рынка освобождает ресурсы для нового, возможно выигрышного продукта, чей выход следует готовить.
• Преимущественно внешняя ориентация поиска проблем и возможностей организации.
• Ориентация на стратегические цели организации. Проблемное управление ориентируется не столько на предвидение кризисов, сколько на достижение стратегических целей — прибыльность, позиция на рынке, масштаб операций.
• График действий. После идентификация проблем и ранжирования их по значимости предлагаются стратегия, программа и график действий по разрешению проблем.
• Работа с топ-менеджментом. Управление проблемами должно опираться на высшего управляющего. Персональные санкции высшего управляющего имеют критическое значение для учреждения и ведения проблемного управления в компании.

Подготовка к кризису и его начало

Специфика организации определяет её основные возможные кризисные ситуации. Так, охрана для финансового учреждения, — важнейшая задача, поскольку вооруженный налёт грабителей здесь весьма вероятен. Такой налет способен привлечь масштабный интерес СМИ, а также нанести ущерб занятым. Необходимо предусмотреть худший вариант событий и иметь для него план действий.

Каждая организация должна иметь эффективный план разрешения кризиса. Характер реакции организации на кризис влияет на восприятие организации занятыми, т.е. на внутренний её имидж. Участие занятых в разрешении кризиса нередко недооценивается, однако оно может быть критическим. Занятые симпатизируют компании, они знают возможный риск и аналогичные ситуации в той же сфере. Они знают организацию лучше, чем посторонние, включая такие вещи, как организационная политика, конкуренция между отделениями или то, как срезаются углы в интересах экономии или вывода нового продукта на рынок. Организация всегда должна иметь команду людей, которые могут собраться вместе как команда управления кризисом. Такая команда должна включать высших руководителей функциональных подсистем — операций, финансов, права, управления человеческими ресурсами, ПР, и возглавляться ответственным директором, — чем более высокого уровня управления, тем лучше.

Подготовка к кризису включает следующие шаги:

1. Выявление проблем, которые  могут стать кризисом. Затем идентификация  источника кризиса, возможно, не связанного с проблемой.

2. Определение реакции, на основе создания кризисного  плана и команды управления  кризисом.

3. Идентификация ключевых  аудиторий и подготовка коммуникаций, нацеленных на эти аудитории  во время критических первых дней кризиса. Реакция в первые часы кризиса особенно важна.

4. Определение точки  управления кризисом. Это может  быть центральный или региональный  офис, что обусловлено концентрацией  основных ресурсов ПР на том  или другом уровне. В одних  компаниях — это головной офис, в других, наоборот, — службы отделений.

5. Определение дублеров  для ключевого штата. В конкретный  момент нужный человек может  оказаться болен или длительно  отсутствовать. Поэтому система  замен должна быть надежной  для любых потрясений.

6. Подготовка процедур на случай чрезвычайных ситуаций методом моделирования.

7. Подготовка всех лиц, потенциально интересных прессе, к работе с ней.

8. Создание системы легкой  достижимости высших менеджеров  для головного офиса.

9. Предоставление инструкций  по управлению кризисом для всех, потенциально вовлеченных в него. Эти люди должны располагать точкой зрения компании по важнейшим проблемам, а также списком домашних телефонов потенциальных менеджеров кризиса.

10. Подготовка поддержки  пресс-офиса, служб отношений с потребителями, управления человеческими ресурсами, а также консультантов. Крупные кризисы привлекают широкомасштабное и немедленное внимание СМИ. Вовлеченность СМИ сама по себе способна захлестнуть деятельность собственной службы ПР компании. Этот эффект может усилиться, если СМИ займутся штатом других служб, не подготовленным должным образом к работе с СМИ.

Когда кризис уже разразился, команда управления кризисом в составе старших руководителей должна предпринять следующие шаги:

1. Выпуск заявления, представляющего факты так, как они известны, и представление его в СМИ и внутри организации.

2. Предоставление свежей  информации по мере развития  ситуации и появления новых  сведений.

3. Использование самых  быстрых средств коммуникации  из доступных — электронной почты, факса, брифинга — для распространения информации как во внешнюю среду, так и внутри организации. Распространяя информацию в СМИ, в серьезных ситуациях приоритет следует отдать крупнейшим, которые сделают большую часть работы службы ПР бесплатно, если ситуация достаточно серьезна.

4. Предоставление достаточного  числа каналов для запросов  информации извне; с использованием  дополнительных линий связи.

Проблемы управления кризисом

То, как организация справляется с кризисом, определяет её имидж на ближайшие годы. Поэтому чрезвычайные ситуации должны разрешаться должным образом. Для большинства кризисных ситуаций характерны общие проблемы, осложняющие разрешение кризиса, о которых следует знать:

Неожиданность. Обычно кризис разрешается внезапно. Нередко специалист по ПР организации узнает о происшествии, когда представители СМИ обращаются к нему, требуя разъяснений немедленно предпринимаемых мер.

Недостаток информации. События происходят быстрее, чем распространяется информация о них. Кроме того, фронт событий шире, чем система сбора информации. Слухи распространяются, а знать все о том, что происходит, невозможно.

Эскалация событий. Кризис расширяется. СМИ хотят знать, что происходит и правильны ли слухи, — собирается ли организация сделать заявление? Компания пытается реагировать должным образом, но события разворачиваются слишком быстро и она не успевает реагировать на все новые проявления кризиса.