Цели и Задачи информационной системы предприятия

         компании, система должна быть приспособлена  к пользованию

         российскими  компаниями. Причем здесь имеется  в виду локализация

         как функциональная (учет особенностей российского законодательства

         и систем  расчетов), так и лингвистическая (система помощи и

         документация  на русском языке).

      2. Система должна  обеспечивать надежную защиту  информации, для чего

         необходимы  парольное разграничении доступа, многоуровневая систем защиты данных и т.д.

      3. В случае внедрения  системы на крупное предприятие  со сложной

         организационной  структурой, необходима реализация  удаленного

         доступа  для того, чтобы информацией могли  пользоваться все

         структурные  подразделения организации.

      4. В силу влияния внешних и внутренних факторов (изменений

         направления  бизнеса, изменения в законодательстве  и т.п.), система

         должна  быть адаптивной. Применимо к  России, это качество системы

         должно  рассматриваться более серьезно, так как у нас в стране

         изменения  законодательства и правил учета  происходят в несколько

         раз чаще, чем в странах со стабильной  экономикой.

      5. Необходима возможность  консолидации информации на уровне

         предприятий (объединение информации филиалов, дочерних компаний ит.д.), на уровне  отдельных задач, на уровне временных  периодов.

       Эти требования  являются основными, но далеко  не единственными

критериями выбора корпоративной информационной системы для предприятия.

              Проектирование и создание информационной  системы

       Проектирование  информационной системы является, пожалуй, самым важным элементом автоматизации деятельности предприятия. Правильно спроектировать систему означает обеспечить б?льшую часть успеха всего проекта автоматизации. Очень частой ошибкой является внедрение информационной системы при отсутствии какой-либо четко сформулированной системы управления. То есть выражение «создать систему правления» воспринимается как «внедрить нечто компьютерное». Нужно четко осознавать, что система управления первична, а уже создание информационной системы на ее основе, или, попросту говоря, ее реализация в компьютерном виде – вторична.

       Многие компании  верят в то, что одна только  автоматизация приведет к

улучшению финансово-экономической ситуации, и начинают усилия по реализации информационных систем непосредственно с автоматизации, пропуская критические шаги понимания и упрощения своих бизнес процессов. Но нередко эти процессы настолько неупорядочены, что в общем создают впечатление хаоса на предприятии. Как известно, автоматизировать хаос далеко не просто, если невозможно. Поэтому прежде чем создавать информационную систему следует пересмотреть систему управления в организации. Изменение бизнес процессовназывают реинжинирингом (business processes reengineering). Так, для начала нужно упорядочить схему бизнес процессов и систему управления организации в целом:

       - определиться  с организационной штатной структурой,

       - разработать  механизм финансово-экономического  управления компанией

         (в том  числе определить центры ответственности),

       - произвести выделение  основных технологических потоков (процессов),

       - разработать  механизмы организационного управления  технологическим потоками,

       - на основании  созданных механизмов управления  сформировать

         технологию  финансового анализа и управления  деятельностью

         технологических  потоков.

       Если будут  иметься  вышеперечисленные технологии, будет значительно

легче разработать информационную систему. Однако, часто приходится упрощать бизнес процессы на предприятии, для того, чтобы было проще описать их на языке компьютеров.

  Организация – это набор правил и процедур. Информационная система это

тоже набор правил и процедур, поэтому следует понимать какие инструкции и процедуры какими заменить. Не следует также забывать о человеческом факторепри создании информационной системы. Во-первых, именно людям придется работать с системой – одна работать она в любом случае не сможет. Во-вторых, служащие могут улучшить (или упростить) процессы, с которыми они ежедневно встречаются. Автоматизация должна происходить только после того,как служащие поймут процесс и примут решение о необходимости автоматизации.

       После проведения  формирования четкой системы  управления, начинается непосредственно процесс проектирования информационной системы. Важно, чтобы в проектировании системы участвовали по возможности все сотрудники, которые будут с ней работать. Это позволит определить небольшие особенности и частные потребности в работе каждого отдела организации, поскольку только пользователи  будущей системы лучше всего знают, что им нужно.

       В проектировании  информационной системы также  должны участвовать ее разработчики, то есть те, кто будет ее создавать. К выбору разработчика

информационной системы нужно подходить очень осторожно. Основными

критериями в выборе разработчика являются опыт работы в области создания информационных систем, количество успешно внедренных данной компанией систем на российских предприятиях.

       Финансовый менеджер  и руководство предприятия должны  относиться к

автоматизации, как к проекту, то есть определить все стадии, характеристик,

временные рамки и бюджет. Основными этапами работы над проектом по

автоматизации являются:

    1. Проведение обследования  с целью описания бизнес процессов

       организации.

    2. Разработка технического  задания на систему автоматизации.

    3. Разработка технического  проекта системы.

    4. Разработка системы (иногда  называемая настройкой).

    5. Различные стадии и этапы внедрения, опытной и промышленной

       эксплуатации.

    6. Выполнение доработок  в соответствии с изменившимися  потребностями

       организации.

       Результатом проектирования  системы является строго формализованное

описание как объекта ее автоматизации, так и ее самой. Этот документ должен содержать описание того, с какой информацией должна работать система, каким образом представляются в ней данные и по каким правилам она работает внедрение информационной системы

       Эффективность  автоматизации деятельности предприятия, наравне с

правильным проектированием и созданием системы, зависит от способа ее

внедрения в организационную структуру компании. Обусловлено это

психологическими факторами - обычно наблюдается сопротивление сотрудников созданию и использованию системы. Кроме того, внедрение системы может длиться от 6 месяцев до 2-3 лет. За такой период могут произойти изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на работу предприятия. Поэтому ожидания руководства по поводу результатов работы системы могут не оправдаться (так как они уже успеют измениться).

       Существует несколько  подходов к внедрению информационной  системы в работу предприятия. Для рассмотрения двух из них будет использоваться

пример организации, имеющей три уровня иерархии: уровень исполнителей и два уровня управления

       ТРАДИЦИОННЫЙ  ПОДХОД

 ДАННЫЙ ПОДХОД К ВНЕДРЕНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ ОРГАНИЗОВАН ПО ПРИНЦИПУ «СВЕРХУ ВНИЗ». НЕДОСТАТКИ ДАННОГО ПОДХОДА ИЗВЕСТНЫ: ОДНИМ ИЗ САМЫХ СУЩЕСТВЕННЫХ НЕДОСТАТКОВ ЯВЛЯЕТСЯТО, ЧТО ВНЕДРЯЕМАЯ В ОРГАНИЗАЦИИ ТРАДИЦИОННАя ("ЖЕСТКАЯ") СИСТЕМА АВТОМАТИЗАЦИИ ПОЗВОЛяЕТ ПОЛУчАТЬ РЕЗУЛЬТАТЫ ОТ РАБОТЫ СИСТЕМЫ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ ИСПОЛНИТЕЛяМ НИЖНЕГО УРОВНЯ

       Только после  завершения автоматизации всех  бизнес операций на

исполнительском уровне, менеджеры среднего уровня смогут начать получатьполезные для них результаты работы системы

 

 

 

   Второй этап горизонтальной автоматизации: автоматизация уровня исполнителей и среднего звена управления.

       Для того, чтобы высшее руководство организации смогло получать из

системы полную информацию (рис. 6), должно пройти много времени – несколько месяцев или даже лет.

       Как уже было  сказано, часто к моменту окончания  внедрения системы,

потребности организации успевают измениться, что вызывает

неудовлетворенность руководства организации полученными за долгое время и

за большие деньги результатами. Систему приходится или дорабатывать под

новые задачи организации или менять на более соответствующую текущим

потребностям организации систему. Если при выборе новой системы снова

используется традиционный подход, то нет гарантии, что новая система

окажется лучше старой.

       Инновационный  подход

       ВТОРОЙ ПОДХОД  К АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕяТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИяТИя ОСНОВАН НА

ИСПОЛЬЗОВАНИИ АДАПТИРУЕМЫХ ИННОВАЦИОННЫХ СИСТЕМ – СИСТЕМ, “СПОСОБНЫХ

САМОРЕГУЛИРОВАТЬСя В СООТВЕТСТВИИ С ИЗМЕНЕНИяМИ ВНЕШНИХ УСЛОВИЙ

       Эта особенность  таких систем делает возможной  “автономную”

последовательную автоматизацию отдельных участков деятельности организации

с постепенным "выращиванием" единой системы, охватывающей всю организацию.

       Очевидно, что  при автоматизации не всей  организации, а небольшого

участка, значительно снижается нагрузка на персонал и минимизируются

неизбежные организационные и психологические проблемы внедрения. Система

наращивается в соответствии с потребностями организации.

       При этом важным  качеством такой системы является  то, что система

обладает возможностью выращивания "сверху вниз", когда в первую очередь

автоматизируется не деятельность исполнителей, а уровень подготовки и

структурированного представления информации для руководства организации

       Использование  адаптируемой системы предоставляет  заказчику свободу

выбора – автоматизировать деятельность своего предприятия традиционным

образом снизу-вверх или отказаться от традиционного подхода к автоматизации

и, сочетая организационные мероприятия и возможности системы автоматизации,

начать получать первые реальные результаты от работы системы в первую

очередь на верхнем уровне управления через 6-8 недель после начала работ

       Установленная  на первом этапе система позволяет  осуществлять

расширение возможностей пользователей. Это облегчает не только внедрение и

адаптацию существующей системы к потребностям пользователей, но и

обеспечивает возможность развития функций системы в перспективе при

изменении и развитии потребностей предприятия.

       При внедрении  информационной системы не следует  забывать об обучении

работников предприятия использованию данной системы. На это может уйти

много средств и времени, особенно если речь идет о государственном или

бывшем государственном предприятии, где большую часть работников составляют

люди старшего поколения, не знакомые с компьютерами вообще. Поэтому при

определении бюджета и временных рамок проекта по внедрению информационной

системы, нужно уделить внимание проблеме подготовки персонала к работе с системой.

                            Оценка эффективности

       Вопрос об оценке  эффективности внедрения информационной  системы

является довольно важным вопросом, так как любые крупные затраты требуют

обоснования, особенно со стороны руководителей организации.

       Теоретически, можно  провести полноценный проект, включающий  в себя

оценку (моделирование) ситуации “как есть”, оценку возможных при внедрении

системы изменений “как будет”, сравнение обеих моделей и выявление

результатов изменений с последующей финансовой оценкой. Такой проект был бы

идеальным обоснованием вложения, но он весьма длителен и дорого стоит.