Анализ внешней и внутренней среды организации

Содержание

 

 

 

 

 

 
Введение

 

Основной вопрос, который ставит перед собой любая организация, это, какое направление хозяйственной  деятельности необходимо развивать  для получения максимальной прибыли  и стабильного развития? Для этого необходимо изучить факторы, влияющие на ее развитие. В результате изучения всех доступных факторов, которые  оказывают то или иное влияние  на развитие компании, формируется  стратегия предприятия, которая  должна дать ответы на основной вопрос. Связи этим темой данной курсовой работы является «Анализ внешней и внутренней среды организации» на примере Якутского отделения №8603 ОАО «Сбербанк России».

Актуальность темы обусловлена тем, что современная внешняя среда предприятий характеризуется высокой степенью сложности, конкуренции и неопределенности. Способность приспосабливаться к изменениям во внешней среде - основное условие в бизнесе. Более того, это условие выживания и развития. Организации должны, с одной стороны, постоянно осознавать новый характер изменений в окружающей среде и эффективно на них реагировать.

Любая организация находится и функционирует в среде, которая окружает ее. Внутренняя среда организации  является источником ее жизненной силы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает возможность организации  функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в определенном промежутке времени. Но внутренняя среда может быть также и источником проблем  и даже гибели организации в том случае, если она не обеспечивает необходимого функционирования организации.

Для того чтобы определить стратегию поведения организации  и провести эту стратегию в  жизнь, руководство должно иметь  углубленное представление, как  о внутренней среде организации, так и о внешней среде, тенденциях ее развития и месте, занимаемом в  ней организацией. При этом и внутренняя среда и внешнее окружение  изучаются стратегическим управлением  в первую очередь для того, чтобы  вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать  при определении своих целей и их достижении. 

Место прохождения практики - Якутское отделение № 8603 ОАО «Сбербанка России».

Объект исследования: Якутское отделение №8603 ОАО «Сбербанк России».

Предмет исследования: является понятие и изучение организационной структуры, управление персоналом, информационной системы управления в Якутском отделе №8603 ОАО «Сбербанк России».

Целью работы: изучение внешней и внутренней среды предприятия, производственного потенциала, выявление слабых и сильных сторон и потенциальных возможностей, конкурентоспособности предприятия;

В соответствии с целью изучения были поставлены следующие задачи:

1. набраться практического опыта;

2. исследовать деятельность Якутского  отделения №8603 ОАО «Сбербанка  России»;

3. провести анализ стратегии  развития банка на период 2014 года.

В процессе практики были изучены внешние и внутренние положения отделов, должностные инструкции сотрудников, правила документооборота и технологии обработки учетной информации в Сбербанке России, регламенты, правила и другие нормативные документы, разработанные Сбербанком России специально для проведения различных операций в филиалах Сбербанка.

Поставленная цель и задачи предопределяют структуру работы, которая включает введение, шесть основных пунктов, аналитический раздел, заключение, список использованных источников, приложение.

 

Глава 1. Теоретические аспекты внешней и внутренней среды организации»

 

1.1 Организация  как открытая система

 

Термин «организация» происходит от греческого слова «органон» (organon), что означает устройство, сочетание, объединение чего-либо или кого-либо в единое целое; приведение в стройную систему [21, с.34].

Система - это целесообразная совокупность взаимозависимых, взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, их частей, связей, отношений, функций, образующих единое целое [1, с.92].

Находясь во взаимозависимости, взаимосвязи и взаимодействии, совместно функционируя, составляющие компоненты системы обеспечивают функционирование системы как целого.

При этом принципиально важным является не простое функционирование, а функционирование для получения интегрального или комплексного эффекта по достижению цели, ради чего собственно составляющие множества и организуются в систему, сохраняя себя при этом так же, как целостное образование (рис. 1) [8, с.144].

Слагаемые целого должны быть взаимосвязаны, а развитие целого зависит от наиболее слабой его части.

Залог дееспособности системы как единого целого именно во взаимоувязке потенциалов частей его составляющих.Рамочные условия увязки - цель системы.

Затраты системы на содержание более прочных звеньев ложатся бременем на совокупные затраты системы, снижая ее дееспособность.

Одно из первых определений понятия «система» мы встречаем в работе К. Болдуинга [1, с.92]: «система - это совокупность из двух или более элементов, удовлетворяющих следующим условиям:

- поведение  каждого элемента влияет на  поведение целого;

- поведение  элементов и их взаимодействие  на целое взаимозависимы;

- если  существуют подгруппы элементов, то каждая из них влияет  на поведение целого и ни  одна из них не оказывает  такого влияния независимо».

Таким образом, из этого следует, что «система» представляет собой некое единство, а не простую совокупность составляющих ее частей. По этому поводу Р. Акофф отмечает, что «когда система расчленена, она теряет свои сущностные свойства».

Основными системными принципами являются [14, с.16]:

Целостность - несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыводимость из последних свойств целого.

Структурность - возможность описания системы через установление ее структуры, т.е. обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры.

Взаимозависимость структуры и среды - система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом активным элементом взаимодействия.

Иерархичность - каждый элемент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая система представляет собой один из элементов более широкой, глобальной системы.

5. Множественность  описания каждой системы, дающее  макроскопическое, микроскопическое, иерархическое, функциональное и  процессуальное представление о  системе. В связи с этим задачей  системного подхода является  идентифицировать целое, объяснить  поведение и свойства целого  с точки зрения его роли  и функции.

Таким образом, система управления организацией с позиции системного подхода может быть определена как:

1. Концептуальная, если она рассматривается как  модель системы управления.

2. Эмпирическая, если рассматривается конкретная  организация.

3. Искусственная, поскольку она создана и используется  людьми.

4. «Человеко-машинная» («человеко-компьютерная»), поскольку в контур управления включена автоматизированная информационная система.

Замкнутая или открытая в зависимости от решаемых задач и используемой для этого информации - только внутренней или связанной с окружающей средой. Временная, поскольку она периодически подвергается формальным или неформальным изменениям.

В широком смысле понятие «организация» означает определенный порядок, а повышение организованности - упорядочение, которое может быть достигнуто при соблюдении трех необходимых условий [18, с.41]:

- если  определены границы системы, т.е. установлено, сколько и каких  образующих единиц она включает;

- если  определены переменные, которые  характеризуют единицы, образующие  систему, и установлены допустимые  отношения между их количественными  значениями;

- если  определен образ действий каждой  единицы и схемы их взаимодействия.

При этом каждая организация любой системы требует такого подбора и сочетания элементов, который не только обеспечивал бы ее гармоничное функционирование и развитие как единого целого, но и сочетаемость с более крупной системой, элементом которой она является.

Сами же элементы, действуя целесообразно, обладают относительно всей организации определенной функцией, которая характеризует роль, назначение того или иного элемента в осуществлении цели.

Организация представляет собой открытую целостную систему. Многочисленными нитями она связана с внутренней и внешней средой, изменения которой оказывают на деятельность организации позитивное и негативное воздействия. Чем сложнее, масштабнее организация, тем больше предпринимателям и менеджерам приходится уделять внимания анализу окружающей среды и учету ее влияния на эффективность управления.

Системная модель - это организация, в которой функционирование, свойства, структура, особенности жизнедеятельности и логика развития зависят от состояния и динамики внешней среды. Данная модель описывает организацию как динамичную систему, тесно взаимодействующую с внешней средой и реагирующую на динамику ее изменения.

Динамичная система — этот термин заимствован из общей теории систем, поэтому в исходном варианте его трактовка предполагала, что всякая организация может быть отнесена к открытым системам, если она обменивается с внешней средой энергией, информацией, системным продуктом, и к закрытым — если такой обмен не происходит. Важную роль в формировании такого взгляда на организацию сыграли разработки представителей общей теории систем.

Применительно к организации это означало, что организация, работающая в модели открытых систем, потребляет материальные и социальные ресурсы, информацию и отдает внешней среде некий системный продукт в отличие от закрытых систем. Поскольку открытость системы определялась ее связью с внешней средой, которая реализовалась через социальную функцию адаптации к внешней среде, такая трактовка модели организации как открытой системы практически совпадала с определением естественной модели организации в версии Парсонса, Барнарда, Гоулднера [8, с.148].

Естественная модель организации — это особый взгляд на природу закономерности функционирования и развития организации. Организация рассматривается как социальный организм (квазиприродный объект), телеологически, эволюционно и поэтапно развивающийся и функционирующий по своим законам, центральной проблемой которого, как и в биологических организмах, является его выживание. Логика формирования формальной структуры в этой модели (например, проектирование организации снизу) состоит в осмыслении, узаконивании и институционализации уже реально сложившихся отношений в организации.

Одну из распространенных моделей организации как открытой системы такого типа разработали Кац Д. и Канн Р. Она характеризуется переориентацией представлений: вместо максимального и рационального использования всех внутренних организационных ресурсов, стабильности и определенности в сфере организационных отношений, что типично для моделей организации как закрытой системы, становятся важными динамизм и гибкость организаций, и способность к созданию новой продукции и стратегий за счет повышения неопределенности, снижения стабильности и предсказуемости отношений.

В этих условиях высокая неопределенность и слабая предсказуемость в сфере организационных отношений и деятельности выступают признаком, позволяющим отличить организации, работающие в режиме открытых систем, от организаций, работающих в режиме закрытых систем.

По мнению З.П. Румянцевой, в результате переноса акцента в работах по системному подходу организаций на выявление и описание ее неразрывной связи с внешним миром формировались черты модели организации как открытой системы, таким образом [18, с.45]:

- компоненты  системы - система состоит из некоторого  количества частей, называемых компонентами  или элементами; они необходимы  для достижения целей системы;

- связи  системы - компоненты системы связаны  между собой,  
что обеспечивает непрерывность протекающих в системе процессов;

- структура  системы - форма связи организационно  закреплена 
в структуре, что обеспечивает устойчивость и придает системе стабильность; для систем характерна иерархичность построения структур, т. е. наличие в них подсистем;

- взаимодействие  системы - компоненты воздействуют  друг на 
друга своим нахождением в системе и выходом из нее, и только во взаимодействии всех элементов и связей возможны процессы, с помощью которых возникает результат;

- процесс  системы - в системе одновременно  осуществляется 
ряд процессов, каждый из которых связан с какими-либо изменениями. Процессы изменяют ресурсы, входящие в систему, превращают их в продукты и услуги;

- целостность  и эмерджентные свойства системы - система - целостность (англ. holism, от греч. hobs - целое), проявляющая свойства, возникающие только в результате взаимодействия ее компонентов;

- идентификация  системы - свойства системы, на основании  которых ее можно идентифицировать, т. е. отличить от других явлений, не входящих в систему; для  этого надо определить границы, отделяющие систему от окружающей  среды;

- окружение  системы - явления и факторы, которые, не являясь частью системы, существенно  влияют на нее. Они образуют  окружающую среду системы и  своим воздействием могут менять  ее проведение;