Анализ системы управления организацией (технология управления)

Причиной эффективности  управления является успех или неудача  коммуникации. Они зависят от следующих  факторов:

• осознание работниками значения процесса коммуникации;
• присутствие каждого сотрудника;
• летучка не должна занимать более 15-20 минут, иначе они не будут оказывать должного воздействия;
• если начальник не имеет возможности лично провести летучку, он должен поручить это другому.

Планирование проведения планерок в ООО «Сатурн» неукоснительно придерживается расписания, иначе некоторые  работники получат информацию раньше других и по организации ползут слухи. Директор ООО «Сатурн» старается, выполнит следующие шаги:

1. Руководители организации определяют информацию, которую следует довести до сведения сотрудников.
2. Начальник принимает решение о дне проведения планерки, чтобы сотрудники услышали сообщение в один и тот же день.
3. В назначенный день руководитель собирает своих замов, объясняет им цель планерки, знакомит их с информацией и отвечает на их вопросы.
4. Каждый из замов, используя полученную информацию, доводит информацию до подчиненных. На планерках обязаны присутствовать все сотрудники организации.

В дополнении к обмену информацией  по нисходящей или восходящей организации  нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Организация состоит из нескольких подразделений, поэтому обмен информацией  между ними нужен для координации  действий. Поскольку организация  – это система взаимосвязанных  элементов, руководство должно добиваться, что бы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию  в нужном направлении. К примеру, представители разных отделов в  ООО «Сатурн» обмениваются информацией  по таким вопросам, как составление  расписания, например обеда и обслуживания местного населения. В сфере розничной  торговли работники по сбыту могут  периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии  сбыта и обмена информацией о  продукции. Это позволяет организации ООО «Сатурн» сохранять близость к потребителю и продолжать эффективно удовлетворять его запросы. Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Наиболее очевидным компонентом  коммуникации в организации являются отношения между руководителем  и подчиненным. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией  между руководителем и подчиненным  связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение  задач отдела; с обсуждением проблем  эффективности работы; достижение признания  и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием  способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально  существующей проблеме; оповещением  подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

В дополнении к обмену информацией  между руководителем и подчиненным  имеет место обмен между руководителем  и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом  позволяют руководителю повысить эффективность  действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах  отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для  этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения  слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формальных сообщений, руководители пользуются первыми для  запланированной утечки и распространения  определенной информации или сведений типа «только между нами». Приписывая слухам репутацию неточной информации, сохраняется и до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказываются точной, а неискаженной. В ООО «Сатурн» как и в любых других организациях, существует неформальные коммуникации, т. е. есть канал слухов, который в большинстве случаев бывает точным.

На фирме плохо распространена обратная связь, когда, передавая информацию, менеджер не всегда следит за ответами и жестами своего подчиненного. Чаще всего менеджер спрашивает подчиненного, понятно ли ему задание, и работник кивает головой или говорит, что  понятно, даже если ему не совсем понятно. Это связано с тем, что работник не хочет показать свою некомпетентность, и стесняется переспрашивать.

Часто в коммуникационном процессе фирмы наблюдаются искажения информации. На предприятии ООО «Сатурн» часто сообщения, отправляемые наверх, искажаются в силу несовпадения статусов уровней организации. Директор обладает более высоким статусом, поэтому возникает тенденция снабжать его только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненный информирует руководителя о потенциальной или существующей проблеме. Поэтому руководителю необходимо войти в доверие к своим подчиненным и постараться, чтобы они доводили до него всю информацию.

В работе ООО «Сатурн» возникают  преграды на путях обмена информацией  вследствие перегрузки каналов коммуникаций. Часто руководитель, поглощенный  переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Поэтому  он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией.

Система управления на ООО «Сатурн» является административной, предполагающая полный и всеобъемлющий контроль со стороны высшего и среднего управления за деятельность основных подразделений предприятия. Тип организационной структуры управления – линейно-функциональный.

Причины нарушений в управлении фирмой – нарушения в организационных коммуникациях:

1. Отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями;
2. Чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, т. е тенденция к чрезмерной централизации;
3. Плохо распространена обратная связь;
4. Искажение информации;

Основные проблемы в организационных  коммуникациях связаны с неэффективной  структурой организации: организационная  структура ООО «Сатурн» растянута, т.е. необоснованно возрастает число уровней управления. В этой организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Основные рекомендации  по улучшению системы управления  организацией (технологией управления) на ООО «Сатурн»

Одна из важнейших задач, ложащихся на плечи руководителя – формирование эффективного трудового  коллектива, способность создавать  благоприятный инновационный климат и добиваться реальных результатов. В большей степени оптимальное решение такого вопроса способно снять ряд сложностей в управлении коллективом и получение необходимых результатов работы в дальнейшем. Исследование Российской ассоциации менеджеров 2011 года показали, что по мнению 70 % опрошенных менеджеров, основная задача руководителя заключается в формировании работоспособного коллектива. Это и есть главная технология управления фирмой. Кроме того, взаимопонимание между сотрудниками на рабочих местах положительно сказывается на здоровье коллектива и укрепляет командный дух, что в свою очередь сокращает текучесть кадров. Поэтому значительную роль в создании работоспособного коллектива играет коммуникационный процесс.

В целях повышения эффективности коммуникаций менеджерам необходимо научиться устранять возникающие в коммуникационном процессе барьеры.

Прежде всего, менеджерам нужно быть ближе к работникам. Для этого необходимо менеджерам и руководителю лично излагать свои идеи и распоряжения и в случае непонимания объяснять и уточнять определенные моменты распоряжений. Для этого менеджер должен сам  знать, что он хочет, и какие действия надо спланировать, чтобы достичь  цели.

На предприятии ООО «Сатурн» необходимо развивать обратную связь, чтобы отправитель информации мог определить, насколько хорошо воспринимается информация подчиненным. В данном случае можно предложить следующее:

1. Повторение распоряжения получателем;
2. На предприятии необходимо создавать условия, чтобы подчиненные не боялись своей некомпетентности и могли переспрашивать, также при организации коммуникации необходимо учитывать психологически настрой каждого отдельного человека;
3. Менеджер должен создать доброжелательную обстановку для обсуждения тех или иных вопросов, поэтому необходимо выделить помещение для встреч с работниками;
4. Опрос работников, который проводиться лично или по опросным листкам (анкетам). С помощью вопросов можно выявить, насколько четко и полно доведены до работников цели и задачи деятельности подразделения, с какими реальными проблемами сталкиваются работники, получаю ли они своевременную и необходимую для работы информацию, открыт ли их руководитель для предложений и для конструктивных критических замечаний;
5. Проводить тренинги, деловые игры, помогающие выяснить существующие проблем, что мешает эффективной работе;

В 2009 году у ООО «Сатурн» снизилась выручка от реализации продаж, уменьшилась валовая прибыль, снизилась чистая прибыль, увеличились затраты из-за ряда финансовых проблем:

• Снижение рентабельности;
• Снижение объема продаж;
• Увеличение затрат на реализацию продукции;
• Повышение коммунальных расходов.

Для улучшения финансового  состояния предприятия, путем повышения  объема продаж, увеличение ассортимента товара и реализации продукции по низким конкурентоспособным ценам, можно воспользоваться следующей  стратегией:

• Различные скидки;
• Дисконтные карты;
• Продаж в рассрочку.

Предприниматель должен сделать  все возможное, чтобы планируемый  объём продаж оказался реальным. Значит надо пересмотреть в бизнес–плане меры, обеспечивающие продвижение товаров  на рынок и приобретение его покупателями.

Можно провести опрос покупателей  или провести анкетирование. В опросный лист включить вопросы о качестве продукции, приемлемости цены, потребительских свойствах, дизайне.

Таблица 2.

Прогноз продаж при реализации рекомендаций.

Показатели	Прибыль за 2007 год	Прибыль за 2009 год	Прибыль за 2012 год
Различная фурнитура	360 000 руб.	210 000 руб.	500 000 руб.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, проанализировав  теоретическую и практическую часть  можно сделать выводы.

Организация - это институциональное образование рыночной экономики, предназначенное для координации решений владельцев производственных ресурсов. В противоположность рынку, организация представляет собой плановую или иерархическую систему, где все ключевые вопросы решаются собственниками. Она является местом приложения труда капитала и предпринимательского потенциала.

Экономическая стабильность организации, ее выживаемость и эффективность  деятельности в условиях рыночных отношений  неразрывно связаны с ее непрерывным  совершенствованием и развитием. При  этом совершенствование организации  должно осуществляться по принципу адаптации  к внешней среде. В настоящее  время наиболее ярко прослеживаются факторы, определяющие необходимость  постоянного совершенствования  и адаптации организации.

К ним относятся: рынок  сбыта производимой или продаваемой  продукции и вида услуг; финансовый рынок; рынок труда; окружающая природная  среда. Без учета этих факторов невозможно планировать стратегию развития фирмы. Поэтому успех любого предприятия  или системы управления зависит  от способности быстро адаптироваться к внешним изменениям. В постоянном стремлении поддерживать соответствие системы управления условиям внешней  среды заключается принцип адаптивного  управления.

В условиях динамичности современного производства и общества управление должно находиться в состоянии непрерывного развития. Чтобы это обеспечить, необходимо проводить исследования тенденций и возможностей, осуществлять выбор альтернатив и направлений  развития.

Система управления предприятиями  должна отвечать современным рыночным условиям, а именно: обладать высокой  гибкостью производства; быть адекватной сложной технологии производства; учитывать серьезную конкуренцию на рынке товаров (услуг); учитывать требования к уровню качества обслуживания потребителей; принимать во внимание необходимость учета неопределенности внешней среды; учитывать уровень развития информационных технологий и др.