Анализ системы и элементов управления в ООО «Система Чибис»

Бухгалтерия осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия, производит финансовые расчеты с заказчиками и поставщиками. В задачи этого отдела входит также получение кредитов в банке, своевременный возврат суд, взаимоотношение с государственным бюджетом. Бухгалтерия также производит всесторонний анализ результатов деятельности предприятия, разрабатывает мероприятия по снижению себестоимости и повышению рентабельности предприятия, подсчет заработной платы и др.

Отдел логистики отвечает за своевременную доставку продукции  покупателю, координирует работу отдела доставки.

Отдел кадров разрабатывает  штатное расписание, составляет годовые, квартальные, и месячные планы по труду и осуществляет контроль за их выполнением, разрабатывает мероприятия  по повышению производительности труда, разрабатывает технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения, организует и участвует  в разработке вопросов научной организации  труда, содействует движению за коллективную гарантию трудовой и общественной дисциплины.

Отдел продаж составляет месячные и квартальные планы по объему продаж и количеству торговых точек  для торговых представителей. Отслеживает  работу торговых представителей и своевременную  оплату клиентов за отгруженный товар.

Отдел закупа (коммерческий) производит выбор поставщиков, расчет оптимального размера партии закупаемого  товара.

Отдел доставки отвечает за своевременную доставку товара покупателю.

Работники склада отвечают за соблюдение норм и сроков хранения продукции, приемку товара от поставщиков  и отгрузку товара структурным подразделениям (магазинам) в необходимом количестве и ассортименте.

Основные виды деятельности предприятия

ООО «Система Чибис» является оптово-розничной организацией реализующей  через розничную торговую продовольственную  и сопутствующую продукцию. Схематично основные виды деятельности предприятия  представлены на рисунке 1.

Рис.1. Основные виды деятельности ООО «СИСТЕМА ЧИБИС»

Данная организация является эксклюзивным поставщиком продукции  собственной торговой марки «СТМ»  с ярким дизайном в виде красно-желтых полос на белом либо серебристом  фоне. Ассортимент ООО «Система Чибис» представлен множеством торговых марок  от различных поставщиков :

Колбасные изделия: ЗАО «Кузбасский  пищекомбинат», ИП «Волков А.В.», ООО  «Барнаульский пищевик», ООО «АГ Кемеровский мясокомбинат», ООО «Лансиб-К».

Молочная продукция: ООО  «МПО Скоморошка», ООО «Юнимилк», ООО «Даниэль-Новокузнецк», ООО «Молочная Сказка».

Хлебобулочные и кондитерские изделия: ОАО «Хлеб», ООО «Осинникихлеб», ИП «Курасов», ООО «Фиджи», ОАО «Кемеровохлеб», ООО «КДВ Групп», ИП «Глушкова».

Основным поставщиком  товаров, не менее 40%, в структурные  подразделения является Распределительный  Центр ООО «Система Чибис» г. Кемерово (РЦ).

3. Внешняя среда  предприятия

Организации взаимодействует  с внешней средой, должна приспосабливаться  к изменениям в ней, чтобы нормально  функционировать, и в силу этого  должна рассматриваться как «открытая  система». Открытая система зависит  от энергии, информации, материалов, которые  поступают из внешней среды. Любая  организация является открытой системой, так как всегда зависит от внешней  среды. Внешняя среда включает: экономические условия в данной стране, правительственные акты, профсоюзы, конкурирующие организации, потребителей, а также общественные взгляды, технику и технологию в целом.

Внешние факторы подразделяются на факторы прямого и косвенного воздействия. Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации:

а) Поставщики. Поставщиками капитала в основном являются банки, акционеры и частные лица. Чем  лучше обстоят дела у данной организации, тем больше шансов получить кредит на льготных условиях у поставщиков  капитала.

б) Трудовые ресурсы. Без  нужных специалистов должной квалификации нельзя эффективно использовать сложную  технику и оборудование.

в) Законодательство. Организации  обязаны выполнять не только федеральные, но и региональные законы. Государственные  органы обеспечивают принудительное выполнение законов в сфере своей компетенции.

г) Потребители. Потребители  решают, какие товары и услуги для  них желательны, то есть они определяют направления и возможности роста  организации. В рыночной экономике  действует принцип: "Потребитель -- король рынка".

д) Конкуренты. Руководство предприятия должно понимать, что неудовлетворенные нужды потребителей создают свободные ниши на рынке для конкурирующих организаций.

Среда косвенного воздействия состоит из факторов, которые не влияют на деятельность организации напрямую, но все же должны учитываться в ее деятельности:

а) Общее состояние экономики  страны и мировой экономики. Руководство  организации, особенно при выходе на международный рынок, должно учитывать  экономическую ситуацию в той  стране, в которую поставляет свой товар, или с которой организация  имеет деловые отношения. Состояние  мировой экономики влияет на стоимость  ресурсов и способность покупателей  приобретать товары и услуги. Так, если ожидается спад, необходимо уменьшить  запасы готовой продукции, чтобы  преодолеть трудности сбыта, а также  учесть увеличение или уменьшение ставки процента на займы, колебание курса  доллара и других валют.

б) Научно-технический прогресс. Технические новшества повышают производительность труда, способствуют улучшению качества продукции, а  также расширяют возможные области  применения товаров. Появление таких  высоких технологий, как компьютерная, лазерная, микроволновая, полупроводниковая, а также использование атомной  энергии, синтетических материалов, миниатюризация приборов и производственного  оборудования оказывают существенное влияние на развитие и деятельность организации.

в) Социокультурные факторы включают жизненные ценности и традиции, обычаи, установки, которые оказывают существенное влияние на деятельность организации.

г) Политические факторы. К  ним относятся: экономическая политика административных органов государства, т.е. система налогообложения, льготные торговые пошлины, законодательство о  защите потребителей, стандарты на безопасность продукции и стандарты  по экологии. Для организации, действующей  на международном уровне, большое  значение имеет политическая стабильность данного государства, а также  наличие пошлин на импорт товаров, экспортных квот и других ограничений.

д) Отношения с местным населением являются очень важным фактором для учета и планирования в любой организации. Помимо формальных правил в каждой общине существуют обычаи делового оборота и неформальные установки по вопросам бизнеса и ведения деловых отношений. Для поддержания хороших отношений с общиной бывает необходимо финансировать ее социальных программ и заниматься благотворительностью.

Дополнительным фактором, который следует учитывать каждой организации, является подвижность  среды. Подвижность среды -- это скорость, с которой происходят изменения в окружающей среде организации. В некоторых отраслях, например, в фармацевтической, электронной, химической, космической и др. изменения происходят относительно быстро. В других отраслях процессы изменения среды более медленные.

Внутренняя среда организации включает такие переменные как цели, структура, задачи, финансы, технология, капитал, маркетинг, управление персоналом.

Внешняя среда характеризуется  как совокупность переменных, которые  находятся за границами организации  и не являются сферой непосредственного  воздействия со стороны ее менеджмента.

Даже если бы изменения  не были столь значительны, руководителям  все равно пришлось бы учитывать  вешнюю среду, поскольку организация  как открытая система зависит  от внешнего мира в отношении поставок ресурсов, энергии, кадров, а также  потребителей.

Первая проблема, с которой  сталкивается руководитель, желающий исходить из принципа открытых систем,- определение внешней среды. Руководство, очевидно, должно ограничивать учет внешнего окружения только теми аспектами, от которых решающим образом зависит  успех организации.

Операционное окружение  включает факторы, которые непосредственно  влияют на операции организации и  испытывают на себе прямое влияние  операций организации. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов. В общее окружение включаются факторы, которые могут не оказывать  прямого немедленного воздействия  на операции, но, тем не менее, сказываются  на них. Здесь речь идет о таких  факторах, как состояние экономики, научно- технический прогресс, социокультурные и политические изменения.

При рассмотрении влияния  внешнего окружения на организацию  нужно понимать, что характеристики среды отличны, но в то же время  связаны с ее факторами. Характеристики взаимосвязанности, сложности, подвижности  и неопределенности описывают факторы, как общего окружения, так и оперативного окружения. Эта зависимость станет понятнее при рассмотрении основных факторов в оперативном окружении: поставщиков, органов власти, покупателей  и конкурентов. Таким образом, внешнюю  среду организации можно изобразить схематично (см. рис.2).

Первым фактором являются поставщики. С точки зрения системного подхода организация - это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов - это материалы, оборудование, энергия, капитал и  рабочая сила. Зависимость между  организацией и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - один из наиболее ярких примеров прямого  воздействия среды на операции и  успешность деятельности организации

Рис.2. Внешняя среда ООО «Система Чибис»

Организация ведет дела с  одними и теми же поставщиками. Поэтому  она попадает в зависимость от действий поставщиков. Основные поставщики ООО «Система Чибис» были описаны ранее.

Вторым фактором являются законы и органы власти. Преимущественно  в частной экономике взаимодействие между покупателями и продавцами каждого вводимого ресурса и  каждого результатирующего продукта попадает под действие многочисленных правовых ограничений. Каждая организация имеет определенный правовой статус, являясь единоличным владением, компанией, корпорацией, и именно это определяет, как организация может вести свои дела и какие налоги должна платить. Число и сложность законов, непосредственно посвященных бизнесу, в 20 веке резко возросли. Как бы ни относилось руководство к этим законам, ему приходиться придерживаться их или пожинать плоды отказа от законопослушания в форме штрафов или даже полного прекращения бизнеса.

Состояние законодательства часто характеризуется не только его сложностью, но и подвижностью, а иногда даже и неопределенностью. Имеются многие регулирующие положения, непосредственно влияющие на деятельность организаций. Среди них своды  законов о безопасности и охране здоровья на рабочем месте, о защите окружающей среды, о защите интересов  потребителя, о практике честного найма  на работу, о принципах равной оплаты за равный труд, о финансовой защите. К сожалению, объем бумажной работы, необходимой для того, чтобы соответствовать  действующему законодательству, стал непомерно огромным.

Организации обязаны соблюдать  не только республиканские законы, но и требования государственного регулирования. Государственные органы обеспечивают принудительное выполнение законов  в соответствующих сферах своей  компетенции, а также вводят собственные  требования, зачастую имеющие также  силу закона. Комиссия по ценным бумагам  и биржам определяет то, каким образом  организации должны вести финансовую и бухгалтерскую отчетность. Управление по надзору за качеством пищевых  продуктов регулирует сбыт и разработку новых видов продукции в соответствующих  отраслях. Управление охраны труда  устанавливает нормативы условий  работы. Неопределенность сегодняшнего правового поля проистекает из того факта, что требования одних учреждений вступают в противоречие с требованиями других, и в тоже время за каждым стоит авторитет федерального правительства, позволяющий принудительно обеспечивать выполнение таких требований.

Законотворчество местных  органов управления. Дополнительно  усложняют дело регулирующие постановления  местных органов власти, число  которых также увеличивается. Все  местные сообщества требуют от предприятий  приобретение лицензий, ограничивают возможности выбора места для  ведения дела, облагают предприятие  налогами.

Третий фактор - потребители. Многие принимают точку зрения известного специалиста по управлению Питера Ф. Друкера, согласно которой единственная цель бизнеса -- создавать потребителя. Под этим понимается следующее: самовыживание и оправдание существования организации зависит от ее способности находить потребителя, результатов ее деятельности и удовлетворить его запросы. Значение влияния потребителя для бизнеса очевидно.

Основные покупатели это  розничные торговцы: крупные сети и частные предприниматели. Своей  деятельностью организация охватывает г. Ижевск и многие крупные города и села Удмуртской Республики, такие как Воткинск, Можгу, Сарапул, Ува, Агрыз, Глазов и др. Также клиентами ООО «СИСТЕМА ЧИБИС» являются предприниматели Республики Башкирии и Пермской области.

Конкуренты -- это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждого предприятия четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, предприятию долго не продержаться на плаву. Во многих случаях не потребители, а как раз конкуренты определяют какого рода результаты деятельности можно подать, и какую цену можно запросить. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителя с подчиненными.

Конечно, все факторы прямого  воздействия влияют на организацию. Многое зависит от поставщиков, если они не доставляют товар в назначенный  срок, то возможность предприятия, выполнить  заказ потребителя не всегда бывает возможным и тогда потребитель  может отказаться от услуг этой организации.