Анализ ключевых управленческих аспектов в различных типах организаций

Но если это проекты  крупномасштабные, то отсутствие постоянного  внимания к ходу их реализации может  иметь самые серьезные последствия. Для того, чтобы эффективно управлять крупномасштабными проектами ограниченной длительности (например, строительство плотины, здания, запуск ракеты на Луну, разработка и выпуск новой системы вооружения и т.д.), все большее число фирм стало использовать специальную проектную организацию.

Проектная организация- это временная структура, создаваемая для решения конкретной задачи. Смысл ее состоит в том, чтобы собрать в одну команду самых квалифицированных сотрудников организации для осуществления сложного проекта в установленные сроки с заданным уровнем качества, не выходя за пределы установленной сметы. Когда, проект завершен, команда распускается. Ее члены переходят в новый проект, возвращаются к постоянной работе на своем «родном» отделе или уходят из этой организации.

Основное преимущество проектной  организации в том, что она  концентрирует все свои усилия на решении одной-единственной задаче. В то время как руководитель обычного отдела должен разрываться между  несколькими проектами одновременно, руководитель проекта концентрируется  исключительно на нем.

Существует несколько  типов проектных организаций. В  так называемых чистых, или сводных, проектных структурах временная  группа специалистов в сущности представляет собой уменьшенную по масштабам копию постоянной функциональной структуры данной организации. В этом случае руководителю проекта полностью подчинены и все члены группы, и все выделенные для решения этой задачи ресурсы. Чисто проектные структуры используются только для решения каких-либо особенно крупномасштабных задач, например для создания космического корабля. В случае менее крупных проектов затраты на дублирование уже существующих в организации служб в проектной структуре становятся непозволительными. В таких относительно небольших проектах руководитель в основном является консультантом высшего руководства фирмы. Кто-нибудь из высшего руководства организации координирует реализацию проекта в обычной функциональной структуры.

    2)Матричные. Наиболее широко известный вариант проектной организации настолько сильно отличается от только что описанных ее типов, что заслуживает отдельного названия. Он называется матричной организацией.

В матричной организации  члены проектной группы подчиняются  как руководителю проекта, так и  руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Руководитель обладает так  называемыми проектными полномочиями. Эти полномочия могут варьировать  от почти всеобъемлющей линейной власти над всеми деталями проекта до практически чистых штабных полномочий. Выбор конкретного варианта определяется тем, какие права делегирует ему высшее руководство организации.

Руководители проектов в  матричной организации отвечают в целом за интеграцию всех видов  деятельности и ресурсов, относящихся  к данному проекту. Для того, чтобы они смогли добиться этого, все материальные и финансовые ресурсы по данному проекту передаются в их полное распоряжение. Руководители проекта также отвечают за планирование проекта, особенно за составление графика. Руководитель проверяет ход выполнения проекта, чтобы убедиться, что соблюдены запланированные затраты по проекту, его количественные, качественные и временные показатели. Руководители функциональных отделов делегируют руководителю проекта некоторые из своих обязанностей, решают, как и где должна быть сделана та или иная работа. Руководство функциональных отделов контролирует также ход выполнения задач.

Основной недостаток матричной  структуры - ее сложность. Она слишком  сложная, трудная и порой непонятная форма организации, чтобы постоянно  прибегать к ней. Очень много  проблем возникает из-за наложения  вертикальных и горизонтальных полномочий, что подрывает принцип единоначалия. Исследования показывают, что такое  наложение часто приводит к конфликтам. Также в такой структуре ожидаемый  результат может и не просматриваться, может также и не появиться  опыт межличностного общения, могут  не наладиться общие взаимоотношения.

Также могут возникнуть и  другие проблемы возникающие: в борьбе за власть, неприспособленность к  неблагоприятным экономическим  условиям, конформизм в принятии групповых  решений, чрезмерные накладные расходы.

Несмотря на все эти  возможные сложности, матричная  организация стала использоваться во многих отраслях промышленности: химической, банковском деле и страховании, в  производстве фасованных товаров, электронике  и производстве вычислительной техники. Различные варианты матричной организации  используются также в больницах, правительственных учреждениях, профессиональных организациях. И легко понять, почему. Матричная структура (если использовать ее эффективно) дает организации возможность  получать некоторые преимущества, присущие как функциональным, так и дивизионным  структурам. В матричной организации- обратная картина: поскольку сотрудники набираются из различных функциональных отделов для работы в конкретном проекте, по мере появления новых проектов трудовые ресурсы можно гибко перераспределять в зависимости от потребностей каждого проекта. Помимо значительно большей гибкости матричная организация дает большую возможность координации работ, характерную для дивизионных структур. Это достигается за счет создания должности руководителя проекта, который координирует все связи между участниками проекта, работающими в различных функциональных отделах.

3) Бригадные (командные) структуры. Еще один подход к созданию адаптивных организационных структур связан с появлением организации типа конгломерата. Это не какая-то установившаяся и упорядоченная структура. Скорее вся организация приобретает форму, которая лучше всего подходит для данной конкретной ситуации. Так, в одном отделении фирмы может использоваться продуктивная структура, в другом - функциональная структура, а в третьем - проектная или матричная организация.

Руководство высшего звена  корпорации отвечает за долгосрочное планирование, разработку политики, а  также за координацию и контроль действий в рамках всей организации. Эту центральную группу окружает ряд фирм, которые, как правило, являются либо независимыми экономическими единицами, либо фактически независимыми фирмами. Эти фирмы почти полностью автономны в отношении оперативных решений. Они подчинены основной компании, как правило, в вопросах финансов. Ожидается, что они достигнут намеченных показателей прибыльности и удержат затраты в пределах, установленных для всего конгломерата руководством высшего звена. Как выполнять эти обязанности, решает руководство соответствующей экономической единицы.

Еще одна причина, по которой  фирмы, входящие в состав конгломерата, сохраняют собственные организационные  структуры, состоит в том, что  при этом можно очень быстро свертывать и развертывать деловую активность в различных областях с минимальным  нарушением сложившихся связей. Между  отдельными фирмами, входящими в  состав конгломерата, почти не существует взаимозависимости в отличие  от типичной департаментализации. Было бы немыслимо представить, например, что фирма с функциональной структурой ликвидировала свой отдел маркетинга только потому, что он работал ниже возможностей. Конгломерат, наоборот, может продать любую фирму, входящую в состав, из-за ее неудовлетворительной деятельности и купить фирму, отличающуюся хорошими экономическим перспективами, и все эти изменения вряд ли даже будут замечены другими подразделениями конгломерата. Эти возможности сделали конгломераты очень популярными среди предпринимателей в наукоемких отраслях, где нужно быстро переходить к новым видам продукции и столь же быстро прекращать выпуск устаревших.

 

 

 

Глава 2. Анализ ключевых управленческих аспектов в различных  типах организаций

2.1 Особенности управления механистическим типом организации на примере бюрократической организации

 

Большинство современных  организаций представляют собой варианты бюрократии. Причина столь длительного и широкомасштабного использования бюрократической структуры состоит в том, что ее характеристики еще достаточно хорошо подходят для большинства промышленных фирм, организаций сферы услуг и всех видов государственных учреждений.

Объективность принимаемых  решений позволяет эффективно управляемой  бюрократии адаптироваться к происходящим изменениям. Продвижение сотрудников  на основе их компетентности позволяет  обеспечивать постоянный прыток в такую организацию высококвалифицированных и талантливых технических специалистов и административных работников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Особенности управления органическим типом организации на приме сетевой организации

 

Сетевая структура  характеризуется распределением целей и задач управления между подразделениями и отдельными работниками. Наша цель – рассмотреть существующие современные типы организационных структур управления предприятиями.

При внедрении этих структур необходимо одновременно изменять и взаимоотношения между подразделениями предприятия. Если же сохранять систему планирования, контроля, распределения ресурсов, стиль руководства, методы мотивации персонала, не поддерживать стремление работников к саморазвитию, то результаты внедрения таких структур могут быть отрицательными.

Такая структура представляет собой  сетевую структуру, построенную  на принципе двойного подчинения исполнителей: с одной стороны — непосредственному  руководителю функциональной службы, которая предоставляет персонал и техническую помощь руководителю проекта, с другой — руководителю проекта или целевой программы, который наделен необходимыми полномочиями для осуществления процесса управления. При такой организации руководитель проекта взаимодействует с двумя группами подчиненных: с постоянными членами проектной группы и другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются ему временно и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется их подчинение непосредственным руководителям подразделений, отделов, служб. Для деятельности, которая имеет четко выраженное начало и окончание, формируют проекты для постоянной деятельности — целевые программы. В организации и проекты, и целевые программы могут сосуществовать. Пример матричной программно-целевой структуры управления (фирма “Тойота”) приведен на рис. 5. Эта структура была предложена Каори Ишикава в 70-х гг. и с небольшими изменениями функционирует по сей день не только на фирме “Тойота”, но и на многих других фирмах по всему миру.

Рис. 5. Матричная структура управления на фирме “Тойота”

 

Преимущества органического типа матричной структуры:

• лучшая ориентация на проектные (или программные) цели и спрос;
• более эффективное текущее управление, возможность снижения расходов и повышения эффективности использования ресурсов;
• более гибкое и эффективное использование персонала организации, специальных знаний и компетентности сотрудников;
• относительная автономность проектных групп или программных комитетов способствует развитию у работников навыков принятия решений, управленческой культуры, профессиональных навыков;
• улучшение контроля за отдельными задачами проекта или целевой программы;
• любая работа организационно оформляется, назначается одно лицо — “хозяин” процесса, служащий центром сосредоточения всех вопросов, касающихся проекта или целевой программы;
• сокращается время реакции на нужды проекта или программы, так как созданы горизонтальные коммуникации и единый центр принятия решений.

 

Недостатки матричных структур:

• трудность установления четкой ответственности за работу по заданию подразделения и по заданию проекта или программы (следствие двойного подчинения);
• необходимость постоянного контроля за соотношением ресурсов, выделяемых подразделениям и программам или проектам;
• высокие требования к квалификации, личным и деловым качествам работников, работающих в группах, необходимость их обучения;
• частые конфликтные ситуации между руководителями подразделений и проектов или программ;
• возможность нарушения правил и стандартов, принятых в функциональных подразделениях, из-за оторванности сотрудников, участвующих в проекте или программе, от своих подразделений.

Таким образом, внедрение матричной  структуры дает хороший эффект в  организациях с достаточно высоким  уровнем корпоративной культуры и квалификации сотрудников, в противном случае возможна дезорганизация управления (на фирме “Тойота” внедрение матричной структуры заняло около 10 лет). Эффективность воплощения в жизнь идей современной философии качества в такой структуре доказана практикой данной фирмы. ( Рис. 6.)

 

 

Мы рассмотрели общие принципы построения организаций, их связь с  главной задачей — задачей  обеспечения качества и эффективности  работы организации. Управление организацией по критерию качества и эффективности  включает в себя несколько аспектов, из которых важнейшими могут считаться: стратегическое управление по критерию качества; оперативное управление деятельностью  предприятия по критерию качества; управление функционированием системы  качества на предприятии.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Использование новых информационных технологий и обострение конкурентной борьбы определяют необходимость принципиального  изменения организации управления предприятием, что возможно с помощью  разработки механизма формирования и развития организационной структуры  управления предприятием, которая позволит упорядочить разрозненные элементы создания организационной структуры  для наиболее эффективного достижения целей предприятия.