Анализ кадрового и делопроизводственного обеспечения системы управления персоналом ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк»

Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. Кузнецова Т.В. напоминает, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации (годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности и др.) документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.

 

2. Анализ кадрового и делопроизводственного  обеспечения системы управления  персоналом ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк»

2.1 Характеристика банка

Для анализа тех или иных структурных подразделений используется структура аппарата управления предприятия.

Рисунок 1. Схема организационной структуры Хоум Кредит энд Финанс банк

Организационная структура банка определяется двумя основными моментами – структурой управления банком и структурой его функциональных подразделений и служб.

Главное назначение органов управления – обеспечить эффективное руководство коммерческой деятельностью банка с целью реализации его основных функций.

Определение структуры управления банком предусматривает выделение органов управления, утверждение их полномочий, ответственности и взаимосвязи при осуществлении основных банковских операций. Общие подходы к структуре управления банком определяются банковским законодательством. Вместе с тем многие вопросы структуры управления коммерческий банк вправе решать самостоятельно.

На структуру управления банком решающее влияние оказывают правовая форма мобилизации собственного капитала банка и организационное построение банка (степень развития его сети и его самостоятельность).

Основным (высшим) органом управления ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк» является совет директоров банка.

Основной орган управления банка решает стратегические задачи деятельности банка, а именно:

1. принимает решение об основании банка;
2. утверждает акты, документы деловой политики банка;
3. принимает устав банка;
4. рассматривает и утверждает отчет о работе банка;
5. рассматривает и утверждает результаты деятельности банка и принимает решения об использовании полученной прибыли или о покрытии убытков;
6. принимает решения в части формирования фондов банка;
7. выбирает членов исполнительных и контрольных органов в банке и выбирает директора (председателя правления) банка.

Высший орган управления ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк» реализует свои функции и задачи непосредственно через исполнительные, а также контрольные органы, которые целиком подотчетны ему.

Исполнительные и контрольные органы банка укомплектованы высококвалифицированными банковскими работниками. Председатель правления банка в соответствии с уставом избран высшим органом управления банка и является членом его исполнительного органа.

Права, обязанности и ответственность председателя правления банка утверждаются уставом банка. Председатель правления банка:

1. представляет банк;
2. исполняет решения высшего органа управления банка, заботится об их проведении в жизнь;
3. поддерживает инициативу работников банка и вносит предложения по совершенствованию деятельности банка;
4. организует и руководит трудовым коллективом банка;
5. отвечает за законность работы банка перед органом управлении банка.

Совет банка решает стратегические, задачи управления и развития деятельности банка, его заседания проводятся не реже одного раза в год. В своей работе совет руководствуется действующим законодательством и нормативными актами.

Совет банка:

1. определяет направление деловой политики банка, расширение масштаба и круга операций в зависимости от определенных экономических условий, размеры процентных ставок и дивидендов;
2. устанавливает в соответствии с действующим законодательством и интересами ликвидности и прибыльности структуру привлекаемых пассивов и их размещение, предел допустимой задолженности банка в стране и за границей;
3. осуществляет контроль за работой правления и ревизионной комиссии банка;
4. утверждает годовой баланс и распределение полученного дохода; внутрибанковские инструкции;
5. решает вопрос об открытии филиалов и представительств банка;
6. осуществляет контроль за выполнением проводимой банком кредитной и инвестиционной политики;
7. избирает председателя банка, его заместителей, назначает других руководящих лиц в банке и его отделениях;
8. утверждает постоянно действующие комитеты и избирает их членов.

Члены совета несут личную ответственность за нарушение законодательных актов, регулирующих деятельность банка; за убытки в результате принятия некомпетентных решений; за выполнение операций, не предусмотренных уставом банка.

Организационная структура ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк» включает функциональные подразделения и службы банка, каждая из которых имеет определенные права и обязанности. Выбор оптимальной организационной структуры банка – важное условие эффективности организации труда в банке в целом, его успешной коммерческой деятельности. Основным критерием организационного построения «Хоум Кредит энд Финанс Банк» является экономическое содержание и объем выполняемых банком операций.

Организационную структуру банка формируют подразделения и службы. Управления банка сформированы с учетом классификации, банковских операций по их функциональному назначению. Большое внимание ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк» уделяет вопросам организации хозрасчета в рентабельности и ликвидности. Для этого формируются структурные подразделения, которые занимаются вопросами текущей деятельности, банка, оказывают организующее воздействие, на работу банка в целом.

Управление планирования и развития банковских операций призвано реализовать управленческие функции банка с целью обеспечения основных принципов его деятельности – ликвидности, рентабельности и надежности.

Основные функции отдела организации финансирования банка состоят в следующем:

1. выработка актов деловой политики, банка с определением конкретных задач для каждого управления банка;
2. разработка балансов банка;
3. определение кредитного потенциала банка;
4. составление общего отчета по результатам работы банка;
5. определение основных направлений по совершенствованию деятельности банка;
6. разрабатывать положение о доходах и расходах банка;
7. анализировать фактические доходы и расходы банка в сравнении с планируемыми;
8. намечать конкретные меры по повышению доходов банка и снижению его расходов и в этой связи ставить определенные задачи другим подразделениям банка.

Группа расчета и ликвидности решает комплекс вопросов по определению текущей и перспективной ликвидности банка:

1. проводит расчет показателей ликвидности баланса банка;
2. контролирует ежедневную ликвидность банка;
3. анализирует совокупность факторов, влияющих на ликвидность банка.

Центральным звеном в осуществлении активных операций ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк» выступает кредитный отдел. Банк может предоставлять кредиты предприятиям и организациям различных отраслей народного хозяйства и другим банкам, включая свои филиалы, финансовым компаниям и населению.

Организация кредитного отдела:

1. определяет общую политику банка и порядок ее реализации в зависимости от конкретных экономических условий;
2. разрабатывает общие методики краткосрочного и долгосрочного кредитования и финансирования, методики определения кредитоспособности клиентов, методики организации перспективных финансовых услуг;
3. изучает кредитные риски и определяет механизм страхования банковских кредитных операций;
4. организует выдачу и погашение кредита, ведет кредитные дела;
5. заключает кредитные договоры;
6. проверяет кредитоспособность клиентов;
7. ведет картотеку кредитоспособности;
8. организует факторинговые операции.

Отдел ценных бумаг и межбанковских операций призван организовывать и вести учет и анализ всех межбанковских операций, прежде всего с Центральным банком и с другими коммерческими банками, а также с банками своей системы (филиалами и отделениями).

Важным звеном в ООО «Хоум Кредит энд Финанс Банк» является валютное управление. Его функциями являются:

• ведение валютной позиции;
• ведение валютных счетов;
• покупка и продажа валют;
• прием средств во вклады и выдача ссуд;
• страхование рисков.

Отдел кассовых операций предназначен для учета и анализа собственных средств банка. Он осуществляет:

1. учет финансовых средств банка, их анализ и динамику развития;
2. операции по покупке и продаже ценных бумаг, принадлежащих банку, и по поручению клиентов;
3. управление финансовым портфелем банка.

Особое внимание в банке уделяется расчетно-кассовому обслуживанию. Для этих целей в банке создается управление расчетно-кассового обслуживания, в функции которого входят:

• открытие и ведение счетов, осуществление расчетов;
• проведение кассовых операций.

Группа анализа и отчетности выполняет работу по:

1. накоплению и анализу статистической информации;
2. оказанию информационно-справочных услуг клиентам (юридическим и физическим лицам);
3. подготовке проектов планов, отчетов о деятельности банка;
4. статистической обработке баланса банка;
5. подготовке и реализации экспертных исследований, оценок банка, в том числе и для клиентов.

Отдел кадров:

1. планирует численность и использование персонала;
2. организует обучение и повышение квалификации кадров;
3. управляет фондами заработной платы;
4. осуществляет набор персонала и его расстановку.

Юридический отдел:

1. разрабатывает нормативные документы и изменения в уставе банка;
2. контролирует выполнение уставных положений и правильность оформления банковских сделок;
3. составляет договоры, акты залога и другие деловые бумаги;
4. участвует в унификации форм кредитования и расчетов;
5. ведет все дела банка в судебных и административных учреждениях;
6. составляет разного рода акты, исковые заявления, отзывы, протесты и т.д.;
7. составляет заключения по всем возникающим в банке юридическим вопросам.

Служба внутреннего контроля банка осуществляет проверку работы банка в соответствии с действующими нормами учета, установленной советом банка политикой и инструкциями.

Отдел автоматизации:

1. организует компьютерные системы банка;
2. осуществляет выполнение электронных расчетов и платежей;
3. занимается разработкой программного обеспечения для отделов и управлений банка;
4. разрабатывает программы перспективного и текущего оснащения банка электронно-вычислительной и оргтехникой.