Анализ и разработка проекта по совершенствованию деятельности

Реализация стратегии  подразумевает, в первую очередь, необходимость  определенных изменений, необходимых  в организационной структуре и организационной культуре. Поэтому часто необходимо создать специальные координационные механизмы в дополнение к организационной структуре управления: проектные, межпроектные (программные), венчурные (для проектов с высоким уровнем риска) группы.

Промежуток времени  между моментом появления проекта  и моментом его ликвидации называется проектным циклом (говорят (жизненный  цикл проекта»).

Жизненный цикл проекта  – исходное понятие для исследования проблем финансирования работ по проекту и принятия соответствующих решений.

Каждый проект, независимо от сложности  и объема работ, необходимых для  его выполнения, проходит в своем  развитии определенные состояния: от состояния, когда «проекта еще нет», до состояния когда «проекта уже нет».

Для деловых людей начало проекта связано с началом его реализации и началом вложения денежных средств в его выполнение.

Окончанием существования проекта  может быть:

• ввод в действие объектов, начало их эксплуатации и использования результатов выполнения проекта;
• перевод персонала, выполнявшего проект, на другую работу;
• достижение проектом заданных результатов;
• прекращение финансирования проекта;
• начало работ по внесению в проект серьезных изменений, не предусмотренных первоначальным замыслом (модернизация);
• вывод объектов проекта из эксплуатации.

Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются официальными документами.

Состояния, через которые проходит проект, называют фазами (стадиями, этапами).

Универсального подхода к разделению процесса реализации проекта на фазы не существует. Решая для себя такую задачу, участники проекта должны руководствоваться своей ролью в проекте, своим опытом и конкретными условиями выполнения проекта. Поэтому на практике деление проекта на фазы может быть самым разнообразным – лишь бы такое деление выявляло некоторые важные контрольные точки («вехи») во время прохождения которых просматривается дополнительная информация, и оцениваются возможные направления развития проекта.

В свою очередь, каждая выделенная фаза (этап) может делиться на фазы (этапы) следующего уровня подфазы (подэтапы) и т.д.

Применительно к очень крупным  проектам, например, строительству  метрополитена, освоению нефтегазового рождения и т.п., количество фаз и этапов их реализации может быть увеличено.

Выделение дополнительных этапов в  крупных проектах связано не только с большой продолжительностью строительства  этих объектов (10-15 лет), но и необходимостью более тщательного согласования действий организаций -  участниц проекта.

Вся деятельность по проекту протекает, взаимозависимо во времени и пространстве. Однако обеспечить однозначное распределение фаз и этапов выполнения проектов в логической и временной последовательности практически невозможно. Связанные с этим проблемы решаются с помощью опыта, знаний и искусства специалистов, работающих над проектом.

При  рассмотрении  и оценки деятельности   по  управлению проектами можно выделить ряд аспектов  (подходов). Наиболее  распространенные  из  них:  функциональный, динамический, предметный.                                                     

Функциональный  аспект  отражает  общий подход к проблеме управления  и предполагает  рассмотрение основных  функций управления (видов управленческой деятельности):                        

1) анализ;

2) планирование;

3) организация;

4) контроль;

5) регулирование.                                                  

Функции  управления считаются  центральным понятием: они выполняются  на всех  уровнях управленческой деятельности, в каждой фазе реализации  проекта, для всех его процессов и управляемых объектов (элементов).

Последовательность  функций  управления  образуют  своеобразный цикл, представленный на рис.1.3.

 

 

 

Рис.1.3. Функции менеджмента

Регулирование   представляет  собой   как  бы   следующий  уровень управления и начинает новый цикл:                      

1. Анализ отклонений  фактического  состояния  дел  от   плана.

2. Планирование работ   по   ликвидации   отклонений.

3. Организация   деятельности   по   ликвидации   отклонения.

4. Контроль выполнения откорректированных планов и т.д.                     

Анализ состояния, в котором  находится проект, требуется  в  каждый момент, когда появляется необходимость вмешаться в ход выполнения  работ. С анализа  начинается вся  работа над  проектом, анализу  подлежат все  элементы проекта:  сроки выполнения работ, степень риска,  финансы, кадры,  ход проектирования, поставок и  выполнения строительных  и монтажных  работ, качество результатов и т. д.

Планирование  является  основополагающей функцией в деятельности по  управлению процессом  реализации проекта, что имеет подтверждение  многолетней практикой работы в этой области.

Планированию  подлежат  выполнение  проектных   работ,  закупка  технологии, материалов и  оборудования, строительные  и монтажные работы, сдача объектов в эксплуатацию и т.д.               

Планы работы  над проектом  могут структурироваться  в соответствии с разделением проекта на  процессы, отражающие  логику развития проекта  от его начальных этапов до завершения работ над проектом.                                  

Каждый из этих этапов (или работ внутри этого  этапа) представляет собой самостоятельный уровень  в структуре  процесса реализации проекта.

Для каждой  фазы проекта  определяется стоимость,  и рассчитываются  календарные  планы (графики) выполнения  работ. Графиками выполнения  работ регламентируются  затраты   ресурсов  и сроки проведения  работ.  План реализации  проекта и связанные с ним графики должны  в случае необходимости  пересматриваться с учетом изменяющихся условий его выполнения.

Важнейшим  направлением   планирования  является   оценка  стоимости  проекта.  Для  планирования стоимости  проекта применяются  четыре  типа  оценок,  которые  последовательно  уточняют стоимость  проекта  в  зависимости  от  степени готовности  проектных работ:

• оценка  жизнеспособности;
• факторная  оценка;
• приближенная  оценка;
• окончательная оценка.

Выполнение  разработанных  планов реализации  проекта обеспечивается организационной деятельностью. Успех  любого проекта во многом зависит от  правильного подбора  персонала. Поэтому  основной задачей  организационной  деятельности  является  создание коллективов для работы над выполнением проекта  и обеспечение  их эффективного труда.                                                          

Динамический  подход к управлению проектом  предполагает  рассмотрение   во  времени процессов, связанных с основной деятельностью по  выполнению проекта. Укрупнено эти процессы таковы:                        

1. Анализ проблемы;

2. Разработка концепции проекта;

3. Базовое и детальное  проектирование;

4. Строительство;

5. Монтаж,  наладка,  пуск, эксплуатация, демонтаж.                                                       

Предметный подход определяет объекты проекта, на  которые направлено управление. Таких объектов в составе проекта, по меньшей мере, два типа.                                                 

Первый тип - производственные  объекты. Их  состав определяется характером проекта.

Второй тип представляет собой объекты (элементы),  связанные с деятельностью по обеспечению реализации проекта, в том числе:

• финансы;
• кадры (персонал);
• маркетинг;
• риск;
• материальные ресурсы;
• качество;
• информация. 

В общем виде, функции  управления проектом представлены на рис.1.4.

 

Прединвестиционная  фаза

 

 

 

 

 

 

Инвестиционная  фаза

 

 

 

 

 

 

 

Эксплуатационная  фаза

 

 

 

 

 

Рис.1.4. Функции управления проектом.

 

Управление проектом как форма предпринимательства.

Управление проектом как форма предпринимательской  деятельности означает, что управление движением финансовыми  и денежными потоками, а также взаимоотношением Участников проекта не может быть чисто бюрократическим, административным актом. Управление проектом как форма предпринимательства предполагает использование научных основ планирования, управления и анализа.

Сущность управления проектом как  формы предпринимательства выражается в обмене:

Деньги —> Управление проектом —> Деньги с приростом.

Сферой приложения управления проектом является инвестиционная деятельность фирмы. Осуществляя инвестиции, фирма вступает в экономические, финансовые, правовые и др. отношения с Участниками проекта, формируя свою предпринимательскую деятельность.

Суть управления проектом как осуществление  предпринимательской деятельности выражают цели проекта.

Основные  цели  проекта  определяются,  исходя  из  концепции проекта и корпоративных целей его участников.                         

Процедура  определения  целей   проекта  может   оказывать  серьезное воздействие на его  осуществление.                              

Заказчик,  подрядчик  и  третьи стороны  в ходе  выполнения проекта преследуют  множество  взаимосвязанных  (в том числе взаимоисключающих)  целей,  главные  из  которых сформулированы  в явном  виде в концепции проекта и контрактной документации.                      

Эти  главные  (основные)  цели  проекта,  включаемые  в   план  его реализации,  должны  наиболее  полно  учитывать  корпоративные цели участников проекта.                                              

Однако  некоторые  цели  могут  быть  не ясны  или могут  быть не определены в явном виде  и возникать  на различных  этапах выполнения проекта.                                                     

Эти  неявные цели  могут оказывать  косвенное воздействие  на ход проекта, при этом, как правило, остается невыясненным вопрос  об их влиянии  на  достижение основных  целей проекта,  зафиксированных в концепции.                                                       

Максимально  полное  выявление  целей  всех участников  проекта и их  четкая  формулировка  -  одна  из  важнейших   задач  менеджера проекта, так как от этого может зависеть общий успех .

Цели следует излагать  как можно  более четко,  определяя  относительное  значение  каждой  из  них  и механизм  учета этих  целей в принятии альтернативных управленческих решений.                  

Таким образом, полная реализация предпринимательской деятельности наступает только при достижении поставленных перед проектом целей.

^{1.2. Бизнес-план как  основа создания  проектов}

 

При организации малыми предприятиями, обычно допускают типичную ошибку: считают малые предприятия одним из видов предприятий, подобно государственным, арендным, совместным, семейным и т.д. Это неверно, малые предприятия в этот перечень не могут быть включены. Малые – это не вид, не организационно-правовая форма, а размер предприятия. Малое предприятие – всегда какое-то применительно к выделяемым в законодательстве видам предприятий. Из всех имеющихся видов предприятий: государственных, коллективных, совместных, кооперативов и т.д., выделяется их часть по критериям численности работающих. Таким образом, существуют малые государственные, малые совместные, малые частные и прочие виды малых предприятий.

В этой связи становится очевидным, для малых предприятий  не существует какой-то универсальной, общей для всех их видов системы ценообразования, материально-технического снабжения, оплаты труда, управления и т.д. Все эти системы функционирования предприятия определяются по их видам.