Адаптация организации в условиях изменения внешней среды

Устойчивость и целостность деятельности, системы управления организацией нельзя обеспечить без адаптации. Адаптивность управления - это одно из основных свойств системы, отражающих ее способность быстро и гибко реагировать на любые изменения среды и вырабатывать адекватные управленческие команды, позволяющие сводить к минимуму действие возмущающих систему факторов.

Применительно к организации под адаптивностью понимается ее способность преобразовывать свои организационные, управленческие, интеллектуальные и иные составляющие в процессе вхождения в новое пространство и освоения в нем, сохраняя при этом базовую устойчивость и добиваясь своего соответствия изменяющимся требованиям конкурентоспособности. Системы адаптивны, если при изменении в их окружении или внутреннем состоянии, снижающем эффективность выполнения ими своих функций, они реагируют или откликаются, изменяя свое собственное состояние или состояние окружающей среды так, чтобы эффективность их деятельности увеличилась.

Управление процессом адаптации - это активное воздействие на факторы, предопределяющие ее ход, сроки, снижение неблагоприятных последствий. Необходимость управления адаптацией связана с вероятностью ущерба для организации и конкретного человека. Разработка мер, положительно влияющих на адаптацию, предполагает знание как особенных характеристик субъектов хозяйствования, так и факторов среды, а также их влияния на показатели и результаты адаптации. Поэтому при оптимизации процесса адаптации следует исходить из имеющихся возможностей организации. Управление адаптацией требует особой организационной работы, которая предполагает создание специализированных служб адаптации кадров (в зависимости от численности персонала коммерческой организации, структуры управления, наличия и организации системы управления персоналом, нацеленности руководителя на решение социальных задач в сфере управления). Службы адаптации могут быть как самостоятельными структурными подразделениями, так и входить в состав других функциональных подразделений.

В качестве механизмов разработки стратегий организации рассматривают:

1. Механизмы с пассивной адаптацией к внешней среде, обеспечивают функционирование системы в стабильной, несложной и достаточно определенной среде и направленные на выбор наиболее благоприятных условий деятельности организации из тех, что уже имеются в сложившейся «нише» внешней среды. В основе механизмов с пассивной адаптацией к внешней среде лежит стратегия пассивного выживания предприятий.

2. Механизмы с активной адаптацией  к внешней среде, в основе которых  лежит непосредственная адаптация. Они направлены на активное использование элементов внешней среды в деятельности предприятия, в частности, на поиск наиболее благоприятных условий перехода в новые «ниши». Адаптационная реакция организации на изменения во внешней среде в большей части проявляется в быстрой обратимой перестройке внутренних структур и в использовании сложных форм стратегического поведения. В основе механизмов с активной адаптацией к внешней среде лежит стратегия активного выживания предприятий.

3. Механизмы, направленные на формирование внешней среды, которые используются для формирования наиболее благоприятных условий для функционирования организации. В основе данных механизмов лежит стратегия развития предприятий, то есть стратегия активного воздействия на внешнюю среду.

 

Каждый из механизмов реализации стратегий организации внедряется с различной степенью частоты и активности, что зависит от стратегических целей и задач, которые решаются на конкретном предприятии.

Экономические механизмы используются тогда, когда продукция предприятия хорошо известна покупателям, пользуется спросом, а главной задачей менеджмента становится расширение доли рынка, снижение себестоимости и повышение рентабельности производства. Экономические механизмы реализуются через рыночные механизмы цен, определяемые динамикой спроса и предложения, воспроизводством основных фондов и ускоренной амортизацией, оплатой труда, рынком акций и инвестиционной политикой, лизингом, структурой акционерной собственности, элементами государственного регулирования цен и налогов.

Организационные механизмы чаще всего востребованы тогда, когда организация находится в стадии реструктуризации, когда производственный процесс идет по пути реализации перспективных бизнес-планов, требующих выделения различных бизнесов в самостоятельные подразделения, когда идет массированная маркетинговая разведка рынка, и структура производства подстраивается под рыночную конъюнктуру и поведение конкурентов.

Инструментами организационных механизмов выступают реструктуризация предприятия и реорганизация организационной структуры, позиционирование рынков и потребителей, рыночная организация управления и бизнес-планирование, оперативное регулирование производственной деятельности, сертификация и лицензирование, разработка и внедрение информационных технологий, внедрение маркетинговой составляющей.

Для организационных изменений необходимы резервы: физическое наличие производственных помещений, оборудования, наличие квалифицированных кадров, большие финансовые вложения. Поэтому зачастую предприятие не может их провести и становится банкротом.

 

 

 

3.Менеджмент в условиях неопределенности 

внешней среды

Организации, действующие в определенной и неопределенной внешней обстановке, будут управляться и регулироваться по-разному, с учетом их структуры и типа используемой системы управления. Также важно и то, чтобы структура или система управления организации соответствовала внешней среде, в окружении которой она находится.

С. Роббинс указывает, что в широком смысле организация может применять для снижения неопределенности внешней обстановки две стратегии. Организация может реагировать приспособлением и изменением своих действий с целью добиться соответствия их изменяющимся параметрам внешней среды, что можно назвать внутренней стратегией. В другом случае организация может попытаться изменить обстановку так, чтобы она лучше соответствовала возможностям организации. Это — внешняя стратегия. Рассмотрим более подробно эти два типа стратегий,

 

 

Внутренние стратегии

 

• Изменение сферы деятельности.

Самой простой ответной мерой, которую организация может предпринять, столкнувшись с неблагоприятными условиями внешней среды, является перенос деятельности в среду с меньшей неопределенностью ее параметров. Например, руководство организации может рассмотреть возможность размещения бизнеса в другой рыночной нише, в которой конкурентов меньше или они представляют меньшую угрозу. Если организация не способна к подобным изменениям, она может сделать выбор в пользу разнообразия собственных целей, изменения структуры и характера деятельности таким образом, чтобы добиться оперативности в реагировании на изменения параметров внешней среды. Эти меры могут привести к тому, что уровень специализации снизится, организация разнообразит направления своей деятельности, тем самым как бы «подстраховываясь» от угроз со стороны меняющихся параметров внешней среды. Если внешняя обстановка стабильная, то более выгодной может оказаться специализация. Однако в динамичной внешней среде неспециализированные организации могут перестраиваться быстрее и лучше использовать возможности, которые дают эти изменения.

 

• Набор персонала.

Некоторые организации используют практику выборочного набора персонала для уменьшения неопределенности внешней обстановки. Организации могут приглашать на работу сотрудников из персонала организаций-конкурентов для получения важной информации о своих соперниках. Другие охотятся за бывшими министрами, представителями правительства и другими в прошлом высокопоставленными чиновниками для того, чтобы использовать с выгодой для себя их связи с влиятельными людьми, принимающими решения.

 

• Создание запасов.

 Традиционным способом противостояния неопределенности внешней среды всегда было создание вокруг основной производственной деятельности «буферных» подразделений с целью смягчения и поглощения угроз этой неопределенности, тем самым снижается вероятность нарушения деятельности организации. Это достигается созданием запасов для непрерывного поступления в организацию денег, материалов, информации и других ресурсов. Например, отдел снабжения защищает производство от неожиданностей, обеспечивая наличие непрерывного потока сырья и материалов. Точно так же финансовый отдел должен обеспечить наличие достаточных денежных ресурсов для покрытия производственных затрат. Отдел кадров защищает производство за счет набора и подготовки производственного персонала, а также созданий собственных баз данных кандидатов на трудоустройство.

 

• Сглаживание.

Сглаживание является попыткой выровнять воздействие изменений во внешней среде организации, в особенноси изменений спроса. Сглаживание интенсивно используется магазинами в розничной торговле как защита бизнеса от сезонных и других колебаний спроса. Так, например, наименее активными периодами в розничной торговле являются период после Нового года и позднее лето. Поэтому именно в это время чаще всего устраиваются распродажи, которые производятся для того, чтобы снизить ущерб от неминуемого снижения доходов.

 

• Нормирование.

Если среда характеризуется неопределенностью спроса (например, его избытком, связанным с изменением потребительских предпочтений), руководство организации может использовать нормирование продукции или услуг (т.е. распределять продукцию на основе некоторой системы приоритетов). Часто это делается в том случае, когда по тем или иным причинам нельзя поднять цену или увеличить производство товаров или услуг. Например, администрация школы бизнеса может вводить нормирование в приеме слушателей для обучения по тем специальностям, где не хватает мест для всех желающих.

 

 

Внешние стратегии

 

 

• Маркетинг.

Большие денежные средства тратятся организациями каждый год на маркетинговые мероприятия, такие как исследование рынка, потребительских предпочтений, создание брэндов, рекламы продукции или услуг. Организации тратят эти суммы, пытаясь снизить неопределенность среды, о чем свидетельствует подверженность потребителей рекламному воздействию, вырабока приверженности к марке их продукции, снижение конкурентного давления и стабилизация спроса. I

• Заключение контрактов.

 В данном случае речь идет о контрактах, призванных оградить организацию от колебаний качества и цен на необходимые ей материалы, а также производимую ею продукцию. Например, руководство может заключить контракт на определенный срок, условия которого предусматривают точные расценки на поставляемые материалы, или же контракт на продажу покупателю определенного процента произведенной продукции. Так, например, судоходные компании заключают с нефтяными компаниями контракты на поставки топлива с фиксированными условиями, которые нельзя изменить в течение определенного времени (срок действия контракта), несмотря на колебания цен на нефть или стоимости грузоперевозок.

 

• Кооптирование.

Организации могут «поглощать» из своего окружения отдельных лиц или другие организации, которые угрожают их стабильности. Это наиболее наглядно проявляется в выборочных назначениях новых членов в совет директоров различных корпораций. Например, можно ожидать, что организации, сталкивающиеся с неопределенностями в финансировании, будут назначать членами советов директоров лиц из числа руководителей банков и других финансовых учреждений.

Объединение. Термин «объединение» обозначает ситуацию, когда организация объединяется с одной или несколькими другими организациями для совместной деятельности. Примерами такой внешней стратегии являются слияния и создание совместных предприятий. Подобный метод может способствовать уменьшению неопределенности параметров внешней среды за счет ослабления конкуренции между организациями и снижения их зависимости друг от друга.

 

• Лоббирование.

Лоббирование может быть определено как использование влияния отдельных лиц, социальное и политическое положение которых позволяет содействовать достижению выгодного для организации результата при принятии решений, и является еще одним методом, используемым организациями для управления внешней средой. Чаще всего лоббирование проявляется в том, что организации, как индивидуально, так и совместно, через свои торговые ассоциации и группы политического давления активно стремятся повлиять на законодателей с целью принятия выгодных для них законов и правил. Так, организация может оказывать давление на органы, принимающие решения, для достижения льгот, более выгодного налогообложения, для снижения процентных ставок и т. д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Практическая часть

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Статья №1

Japan Tobacco закрывает заводы и увольняет  персонал

30.10.2013 «Газета.Ru»

«Японская табачная корпорация Japan Tobacco Inc. заявила, что закрывает несколько заводов на территории страны и сокращает число сотрудников, пишет The Wall Street Journal. Это связано с падением популярности курения среди японцев.

Компания закроет два завода к марту 2015 года и предложит уволиться 1600 из 8900 сотрудников по собственному желанию.

Japan Tobacco является  третьей по объему продаж после Philip Morris International Inc. и British American Tobacco PLC. Число  курильщиков в Японии снижается  по мере старения населения, роста  сознательности японцев в отношении здоровья и ужесточения антитабачного законодательства.»

На данную организацию  повлиял политический внешний фактор, так как помимо вышедшего закона о запрете курения в общественных местах, вошедший в силу с 2009 года, возросли и цены на табачную продукцию, и кстати это тоже произошло по настоянию государства. Теперь в Японии выделены специальные зоны для курения, которые очень сложно разыскать, так как находятся они далеко не на каждой улице.

Число курильщиков в Японии неуклонно снижается: в 2003 году их было 27,7%, а в 2012 — 19,5%. Из них 37,6% хотели бы бросить курить. Минздрав страны поставил задачу сократить число курящих к 2022 году до 12%.