Правила оформления международных писем

E. F. White, Esq.

 

Перед фамилией следует указывать  имя или инициалы. Например:

Mr. Harold Brown

Mr. A. White

 

Если адресат – женщина, то перед  фамилией ставится сокращенное слово  Mrs. – от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Например:

Mrs. Rosalinda Jones

Miss G. Black

 

Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

E. F. Jons, DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук)

A. B. Smith, M.P. (Member of Parliament – член парламента)

G. H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер ордена Королевы Виктории).

 

Когда фамилия лица, занимающего  определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат  обозначается следующим образом:

 

Указание должности без фамилии  лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной  в адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, Managing Director – директор-распорядитель, Secretary – секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т. д.).

Если же известны и фамилия, и  должность адресата, то они указываются  следующим образом:

 

Артикль перед названием должности  в таких случаях не употребляется.

При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:

«Индастриал Хаус»

34–41 Крейг роуд

Болтон БЛ4 8ТФ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

 

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Приведем примеры написания  адресов юридическим лицам:

American National Standards Institute

11 West 42nd Street

13th floor

NEW YORK, N.Y/ 10036

USA

 

City Bankers Association

Mr. Ian SCORER

12 Bolingbroke Grove

LONDON GREAT BRITAN

SW 11 6ER

 

Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P. Cooper

или

Attention of: P. Cooper

или

For the Attention of Mr. P. Cooper

 

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например:

Attention of the Sales Manager

Attention – Sales Department

 

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

• «Уважаемые господа» – к организации в целом:

Dear Sirs

Gentlemen (вСША)

• «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

• «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине:

Dear Mr. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине:

Dear Mrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине:

Dear Miss Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms. Smith

• «Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

Dear John

 

Менее официально выглядят обращения  «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

 

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

 

Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

… Мы пишем, чтобы узнать (навести  справки) о … (… We are writing to inquire about…);

Мы пишем в связи с …  (We are writing in connection on with …);

Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (We are interested in … and we would like to know …)

и т. п.

 

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

Мы хотим сообщить … (We would advise …);

С удовольствием сообщаю, что … (It is my pleasure …);

Имеем честь сообщить Вам, что …  (We bed to inform you that …)

и т. п.

 

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста, … (Could you please tell me …); Пожалуйста, сообщите … (Please let me know if …); Я был бы рад узнать … (I should be glad to know if …)

и т. п.

 

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата) …  (Thank you for your letter of

(date) …);

Мы получили Ваше письмо (дата) …  (We have received your letter of

(date) …)

и т. п.

 

В деловой переписке используются следующие выражения благодарности  и внимания:

Очень любезно с Вашей стороны  … (It is very kind of you to …);

Пишу, чтобы поблагодарить Вас  за … (I am writing to thank you very much indeed for …);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас …  (May I take this opportunity of thanking you for …);

Благодарим за Ваш большой вклад  в … (Thank you for contributing so much to …);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь … (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your

help …)

и т. п.

 

Извинения могут начинаться такими словами: Мы должны извиниться за …  (We must apologise for …); Мы извиняемся за … (We apologise for …);

Мы очень огорчены из-за того, что  … (We are extremely sorry for …);

Хочу принести свои самые искренние  извинения за … (I wish to offer me sincere apologies for …)

и т. п.

 

После изложения основной причины  письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ … (I look forward to receiving your soon reply …);

С нетерпением жду ответа … (Looking forward to hearing from you …)

и т. п.

 

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

Надеюсь, что эта информация Вам  поможет (I hope that this information will help you);

Пожалуйста, без колебаний свяжитесь  со мной, если Вам нужна более  подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information)

и т. п.

 

Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly

Faithfully yours

Truly yours

Best wishes

 

Указанные фразы можно перевести  как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

В Англии наиболее распространенными  сочетаниями вступительного обращения  и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith

Dear John

Yours faithfully

Yours sincerely

Best wishes

 

В данных формулах заключительная фраза  соответствует началу письма. Эти  же формулы часто используются в  письмах российских организаций.

 

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely

Mr. S Basuki

Manager

 

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению  руководства. Например:

For a.Smith and Co., Ltd

D. Whith

Export Department

 

Перед подписью может стоять отметка  «р.р.» – «за», «от имени», или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

 

Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например:

2 Enclosures

 

Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.

 

Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:

c. c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку  «без копий» («without copies»).

 

Постскриптум

За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое  письмо после его подписания. Это  избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность  оперативно сообщать о событиях, случившихся  уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.

 

Оформление второго и последующих  листов письма

В зарубежной корреспонденции для  оформления второго и последующих  листов документа используется специальная  бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма № …». Например:

Continuation Sheet No …

 

Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой  оно адресуется, и дата. Например:

Mills and Green                                   Continuation Sheet No

Messrs. A.Smith and Co., Ltd

12th May 1999

 

Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без  надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Continued» – или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит «имеется продолжение».

 

3. Отдельные тексты международных писем

Приведем примеры текстов писем, составленных как в России, так  и в других странах.

Господа,

 

Очень благодарны за Ваш запрос от 10 июня и высоко ценим возможность  обеспечить нужды Вашей новой  многообещающей организации.

Нам очень хотелось незамедлительно  помочь Вам. Однако прежде необходимо получше познакомиться с Вашей организацией. Нам будет легче сделать это, если представите копию документа о Вашем нынешнем финансовом положении.

Если будете так любезны и  вышлите необходимую информацию, сделаем все возможное для  того, чтобы Ваш запрос о кредите  был вновь рассмотрен как можно  быстрее.

Искренне Ваши

 

Уважаемые господа,

Благодарим за Ваши замечания и  предложения, которые сделали по нашему проекту контракта на строительство  автосборочного цеха.

Хотели бы отметить, что в соответствии с нашим контрактом на строительство  «под ключ» автосборочного завода подрядчик  берет на себя всю ответственность  за организацию и выполнение всех строительных работ.

Строительные работы будут выполняться  российскими специалистами, а также  местными фирмами, которые будут  наняты на условиях субподрядчика. Работы, выполняемые этими фирмами, будут  контролироваться компетентными российскими  специалистами, стоимость услуг  которых включена в цену контракта. Мы уже ознакомились с указанными фирмами и считаем, что они  обладают достаточным опытом, квалификацией  и возможностями для выполнения работ, которые мы собираемся им поручить.