Технология подготовки и проведения пресс-конференции

Существуют несколько  факторов, которые помогут выделить ваш информационный повод среди  других:

• повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;
• его формулировка должна быть краткой и емкой;
• повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;
• он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;
• чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
• чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;
• лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.

Для привлечения журналистов  используют несколько приемов и  стратегий. Во-первых, большое значение имеют личные связи и хорошие  отношения с журналистами: гораздо  легче журналисту отказать малознакомому  человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым  его связывают хорошие отношения.

Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция  не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» — человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.

В-третьих, по завершению пресс-конференции  организаторы обычно устраивают для  приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия  в создание неформальной обстановки для более эффективного общения  руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых  кругов.

Выбор даты и времени проведения конференции.

Возможны некоторые варианты:

• пресс-конференция должна быть проведена в конкретный день;
• если есть возможность выбора дня, следует избегать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиям в культурной и спортивной жизни и т. д.).

Выбор подходящего помещения.

Оно не должно быть слишком  большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции  могут быть организованы в бизнесцентрах отелей, местных пресс-клубах, общественных зданиях, расположенных в неудаленных от представителей СМИ районах.⁶

 

2. Подготовка пресс-конференции и ее проведение

 

Подготовка зала для пресс-конференции  – одна из важнейших задач, которая стоит перед организаторам. Ведь зачастую именно от местонахождения, степени оснащенности конференц-зала, а также от профессионализма персонала, сопровождающего пресс-конференцию, зависит то, какое количество представителей прессы будет присутствовать.

Пресс-конференции можно  подразделить на несколько, в зависимости  от ситуации:

Оперативные пресс-конференции проводятся в спешном порядке, на месте события (происшествия), вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и пр. «Летучие» пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при молчаливом согласии их «визави».

Неофициальный характер таких  пресс-конференций специально оговаривается, т.к. последующие заявления, разъяснения  властей уточняют трактовку события, дополняют его новыми подробностями, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.п.).

Такие помещения имеют  стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов  с устроителями пресс-конференций:

1. Микрофоны на столе ведущего и в зале;
2. ТВ-камеры, осветительные приборы, телевизионные приемники в зале и в фойе;
3. Телефонная связь (выход в город);
4. Факсимильная связь;
5. Технические службы (машинописное бюро, фотолаборатория, ремонт оргтехники);
6. Система синхронного перевода;
7. Служба аккредитации;
8. Служба безопасности;
9. Пожарная охрана, медпункт (или врач), буфет, киоск (газеты, журналы, канцелярские товары, сувениры).

В структуре паблисити, в связи с планируемым (уникальным) событием, – пресс-конференции готовятся как часть всей программы организации общественного мнения в связи со всеми предусмотренными мероприятиями.

Важно грамотно выбрать зал, оснащенной современной техникой, находящейся в рабочем состоянии. Необходимо заранее не только выбрать место, но и убедиться представителям рабочей группы в том, что все приборы и микрофоны, мониторы и лазерные указки были исправны, мебель имела презентабельный вид, VIP-зоны и зоны приема представителей прессы распределены, обеспечена надлежащая охрана⁷.

Одновременно нужно обеспечить конференцию основным питанием и  кофе-брейк в перерывах, заключительным фуршетом или банкетом, меню которых  тоже нужно тщательно продумать  так, чтобы пришлось по вкусу всем участникам. То есть важно создать  атмосферу комфорта, когда ничто  не отвлекает от главного.

«Со временем Вы с первого  взгляда научитесь определять, насколько  подходит помещение для проведения пресс-конференций. Пока же несколько  наблюдений: зеркала мешают телеоператорам, колонны мешают входящим и выходящим, шум из окон мешает всем. Трижды я  был соучастником пресс-конференций, проходивших в приемной Начальника порта. При этом офис не прекращал  работы. Сотрудники в трех метрах от телекамер и диктофонов отвечали на телефонные звонки, отправляли факсы  и так далее» .⁸

Аренда зала для пресс-конференции  в пресс-центре, решает большинство  задач по планированию и проведению пресс-конференции, стоящие перед  организаторами подобного мероприятия. Сотрудники группы по работе со СМИ  в случае необходимости помогут  Вам и ответят на возникшие  вопросы, касающиеся правил проведения пресс-конференции, подготовки и размещения пресс-релизов.

Также немаловажную роль имеет  приглашение на прес-конференцию.До начала пресс-конференции ее организаторы должны подготовить и разослать специальные приглашения.

Первое приглашение послать за неделю, второе за 3 дня до пресс-конференции. Не следует экономить: пусть их разнесет курьер и передаст «лично в руки». Не позднее чем за сутки необходимо сделать контрольный обзвон, при котором узнается, получено ли вообще Ваше приглашение и  напомнится о себе.

Представителям ежедневных изданий приглашения для участия  в пресс-конференции рекомендуется  высылать примерно за неделю до ее проведения, с тем, чтобы у них было несколько  дней для планирования собственной  работы и подготовки к мероприятию. Если в работе пресс-конференции  предполагается участие журналистов  из ежемесячных и ежеквартальных изданий, то сроки рассылки приглашений  должны быть скорректированы соответствующим  образом.

В самом приглашении следует  указать:

- место, день и время  проведения пресс-конференции, ее  примерную продолжительность;

- общую тематику пресс-конференции  и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;

- фамилии и должности  основных участников пресс-конференции  со стороны ее организаторов.

В приглашении не рекомендуется  слишком подробно перечислять и, тем более, комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы  не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию.

При выборе дня проведения пресс-конференции необходимо стремиться к тому, чтобы он не совпадал с  днем проведения в этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего  широкий общественный интерес и  привлекающего основную массу журналистов  из различных СМИ.

Средства массовой информации, получившие приглашения для участия  в пресс-конференции, но не приславшие на нее по каким-либо причинам своих  представителей, не должны лишиться возможности  рассказать о данном событии на своих страницах, радио- или телеэфире. Поэтому организаторы пресс-конференции обычно рассылают в упомянутые СМИ все необходимые материалы, а также тексты или тезисы основных выступлений участников пресс-конференций.

Руководители СМИ ежедневно  получают большое количество приглашений  для своих сотрудников на ту или  иную пресс-конференцию. Некоторые  приглашения вызывают у них интерес, а другие они просто игнорируют. Именно поэтому организаторам пресс-конференций  необходимо учитывать, что количество разосланных приглашений далеко не всегда будет совпадать с количеством  посетивших ее журналистов и репортеров. В любом случае целесообразно  продумать и организовать группу по приему и регистрации гостей и участников, пребывающих для участия в работе пресс-конференции. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация участников» у входа.

Функции группы:

- поприветствовать пришедшего;

- попросить его представиться  и сделать отметку о явке  в заранее подготовленном списке  приглашенных;

- выдать комплект раздаточных  материалов и сувениры;

- представить (при необходимости)  директору предприятия или ответственному  за проведение пресс-конференции;

- указать дорогу или  даже проводить в конференц-зал.

Это тем более полезно  для оценки действенности пресс-конференции  по результатам анализа публикаций о ней в тех или иных изданиях и соответствующих репортажей в  других СМИ.

Начинать пресс-конференцию  можно с задержкой не больше 5-10 минут, необходимой для того, чтобы  подтянулись опоздавшие журналисты.

В начале мероприятия необходимо обсудить регламент, а также период времени, в течение которого можно задавать вопросы. Продолжительность пресс-конференции не должна превышать 60 минут, т.к. затянутая конференция утомит всех присутствующих.

Важное значение при проведении пресс-конференций имеют личность выступающего, его ораторские способности и знание обсуждаемого предмета. Далеко не всегда эти свойства сочетаются в одном человеке. Самым простым выходом из подобной ситуации может быть такая организация пресс-конференции, при которой вступительное слово и главный доклад делает человек, имеющий опыт публичного выступления, а ответы на конкретные вопросы и специфические комментарии дает специалист в той или иной области.

Следующий этап конференции  один из самых важных, ведь отвечая  на вопросы журналистов можно  как усилить благоприятное впечатление  от компании, так и испортить его. Следует помнить о том, что  вопросы журналистов могут носить вызывающий или даже компрометирующий характер. В подобной ситуации необходимо смягчить вопрос, ответить на него в  корректной форме, не выдавая при  этом нежелания комментировать происходящее.

Не стоит забывать о  таком психологическом факторе, как доверительность отношений, что подразумевает предоставление честной и откровенной информации.

По завершении пресс-конференции  или в перерыве, организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов  и репортеров кофе-брэйк (коктейль, фуршет и т. п.). Цель данного мероприятия – вовсе не налаживание дружеских контактов с представителями агрессивно настроенных СМИ, а создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

После проведения пресс-конференции  оценивается эффективность данного  мероприятия: проводятся мониторинги  и пресс-клиппинги всех публикаций в СМИ, как положительных, так и отрицательных. PR специалист просматривая каждую статью, должен убедиться в правильности написания названия компании, фамилий участников и организаторов, и непосредственно той информации, которая являлась предметом данного мероприятия.

 

 

 

Глава 2. Большая пресс-конференция В. В. Путина

2.1 Организация пресс-конференции

 

Владимир Владимирович Путин  стал одним из первых президентов, который  проводит самые длительные пресс-конференции.

Первая большая пресс-конференция  Владимира Путина состоялась в 18 июля 2001 г. (участвовали около 400 журналистов. Вторая прошла 24 июня 2002 года (приняли участие около 600 журналистов). Третья состоялась 20 июня 2003 года, присутствовали 700 журналистов, было задано 48 вопросов. Последующие конференции так же по плану прошли в 2004, 2005, 2006 годах, и отличались постоянно увеличивающимся количеством журналистов.

Седьмая же большая пресс-конференция  В.В. Путина в качестве президента РФ состоялась 14.02.2008 года. Год от года число журналистов на встрече  в Круглом зале Кремля растет. На этой пресс-конференции был установлен новый рекорд – 1364 человека, свыше двухсот из которых – представители зарубежных СМИ. При таком раскладе, не удивительно, что именно эта конференция стала самой комфортной для журналистов, ведь при организации были учтены прошлые ошибки.