На подготовительном
этапе работники названного отдела
собственными силами или с помощью подрядчиков организуют
проектирование и изготовление будущей
экспозиции. В данной работе особое внимание
должно быть уделено следующим вопросам:
- форма выставочной экспозиции, возможности и целесообразность демонстрации действующих моделей, объемных экспонатов или их уменьшенных копий;
- целесообразность создания передвижных экспозиций и возможность применения выставочных стендов многократного использования;
- использование дополнительных средств воздействия на посетителей выставки (световые и музыкальные эффекты, звукозапись сопроводительного текста, настенные росписи и т.п.);
- объем и содержание работы, а также оплата труда дизайнеров, оформителей и художников, привлеченных для подготовки экспозиции;
- изготовление и оценка модели будущей экспозиции;
- подбор, подготовка и обучение персонала, привлекаемого для участия в работе выставки;
- организация перевозки экспозиции к месту проведения выставки.
Технология проведения
выставок требует, как правило, детального планирования
большого количества взаимосвязанных
видов работ и составления специального
графика их выполнения с указанием сроков
начала и окончания. Наиболее важными
вопросами в данном случае являются:
- транспортное обслуживание (транспортабельность экспонатов, их вес и габариты, оформление необходимой документации, экспедиционное сопровождение груза, учет таможенного законодательства при пересечении границ различных государств и др.);
- страхование выставочной экспозиции или ее отдельных экспонатов от различных видов риска, а также персональное страхование участвующих в выставке работников предприятия и их личных вещей;
- проезд работников предприятия, обеспечивающих его участие в выставке, к месту ее проведения и обратно, а также их размещение (выбор транспортных средств, гостиниц, туристических агентств и т.д.);
- обеспечение охраны экспозиции (включая меры по предотвращению террористических актов, хищения или повреждения экспонатов, меры противопожарной безопасности и др.);
- распространение информации о предстоящем участии предприятия в выставке (сообщения по местному радио и телевидению, публикации в специализированных и местных изданиях, изготовление и размещение соответствующих средств наружной рекламы и др.);
- подготовка, изготовление и эффективное распространение различных рекламно-информационных материалов, непосредственно сопровождающих участие предприятия в выставке (информационные листки, буклеты, проспекты, брошюры, каталоги, дискеты, видеокассеты и др.);
- организация церемонии открытия выставки (или отдельной экспозиции) с последующим проведением специальной пресс-конференции, посвященной данному событию, и открытием пресс-центра на время функционирования выставки для удобства работы посещающих ее журналистов и бизнесменов.
Тщательная проработка
перечисленных вопросов может способствовать
более успешному решению следующих задач:
- достижение намеченных целей участия предприятия в вы-
ставке;
- продвижение товаров и услуг предприятия на рынке;
- заключение особо выгодных контрактов;
- укрепление делового имиджа предприятия;
- повышение конкурентоспособности выпускаемой продукции, оказываемых услуг и предприятия в целом.
Важным этапом подготовки
компании к участию на выставке является отбор и обучение персонала,
необходимого для обслуживания экспозиции
и работы с посетителями.
При недостаточной численности
работников внутрифирменной службы по связям с общественностью
возможно привлечение персонала из других
подразделений организации. Общее количество
специалистов, обслуживающих выставку,
должно определяться с учетом графика
работы, сменности и взаимозаменяемости.
Персонал, привлекаемый
к работе на выставке, должен иметь определенные знания
о составе посетителей, целевой группе
потенциальных клиентов и покупателей,
особенностях экспозиции, условиях ценообразования
на предлагаемые товары и услуги, предложениях
конкурентов и т.д.
Работники выставки должны быть коммуникабельны, дружелюбны,
стрессоустойчивы, знать основы теории
общения, уметь продемонстрировать в действии
тот или иной выставочный образец, подчеркнув
при этом его основные достоинства и преимущества.
Организаторы выставки
должны уметь оказывать посетителям определенные стендовые
услуги. Минимальный стандартный набор
таких услуг предусматривает:
- демонстрационные услуги;
- информационно-справочные услуги;
- организационно-технические и канцелярские услуги;
- переводческие услуги;
- буфетное обслуживание.
Необходимо подчеркнуть, что стендовые
услуги являются эффективным средством
привлечения дополнительных посетителей
к экспозиции фирмы и инструментом конкурентной
борьбы с другими компаниями, присутствующими
на выставке. Именно поэтому опытные фирмы
во время работы выставки оказывают посетителям
15–20 видов различных стендовых услуг.
Часть таких услуг могут оказывать организаторы
выставки при наличии соответствующего
договора с фирмой-экспонентом.
Так, например, для фирм,
экспонирующих свои товары и услуги в
московском «Экспоцентре», организаторы
предлагают:
- аккредитацию;
- оформление пропусков на персонал и транспорт;
- уборку стендов;
- резервирование мест в гостиницах;
- размещение в гостиничных номерах персонала компаний, участвующих в выставке;
- резервирование и продажу авиа- и железнодорожных билетов;
- организацию приемов, обедов, коктейлей и т.п.;
- доставку горячих обедов на стенд;
- продажу билетов в музеи и театры;
- международный телефон/факс;
- ксерокопирование документов;
- интернет-салон;
- заказ экспресс-такси;
- услуги фотомоделей и манекенщиц по обслуживанию экспозиции.
3. Основные проблемы выставочно-ярмарочной
деятельности российских предприятий
и организаций
Основные трудности, недостатки
и проблемы участия предприятий
в выставочной деятельности могут проявляться на подготовительном
этапе, в ходе проведения выставки и после
ее завершения.
Основными проблемами, возникающими
во время подготовки предприятия к участию в выставке, являются:
- отсутствие у многих отечественных предприятий (особенно в сфере малого бизнеса) необходимого опыта участия в крупных и специализированных выставках;
- недостаток времени у специалистов службы по связям с общественностью предприятия для тщательной подготовки экспозиции;
- отсутствие должной квалификации, профессиональных навыков и мастерства у работников, занятых проектированием, изготовлением, монтажом и оформлением экспозиции предприятия;
- систематический и неуклонный рост стоимости аренды выставочной пощади, препятствующий участию в наиболее престижных периодических выставках малых предприятий и начинающих предпринимателей;
- недостаточное финансирование основных мероприятий плана подготовки к выставке, использование остаточного принципа при выделении средств на обслуживание экспозиции;
- недостаточно активная реклама в СМИ предстоящего участия в выставке, несвоевременная или ограниченная рассылка специальных приглашений наиболее важным посетителям выставки, неэффективная система распространения каталогов,
- проспектов, буклетов, брошюр и других рекламно-информационных материалов, посвященных будущей выставке.
Основными проблемами, возникающими
у предприятий-участников выставки во время ее проведения, могут
быть:
- плохо подготовленная и плохо проведенная церемония открытия экспозиции предприятия на выставке;
- неудачное расположение экспозиции предприятия в выставочном павильоне, отсутствие необходимых указателей,
- облегчающих ее поиск заинтересованными посетителями;
- недооценка возможностей дополнительных средств привлечения внимания посетителей к экспозиции предприятия (световое оформление стендов, мигающая реклама, звукозапись текстов и музыкальное сопровождение, раздача бесплатной литературы и сувениров, проведение дегустаций и др.);
- неэффективное управление потоком посетителей выставки, отсутствие специальных помещений для приема особо важных гостей;
- недостаточная профессиональная подготовка персонала к обслуживанию выставки, отсутствие квалифицированных переводчиков при вывозе экспозиции предприятия для участия в международных выставках;
- ошибки персонала при взаимоотношениях с посетителями экспозиции, некомпетентность при демонстрации продукции, пренебрежение нормами деловой этики и др.;
- присутствие на выставке большого количества случайных посетителей, не заинтересованных в налаживании деловых контактов и длительном сотрудничестве с участниками и организаторами экспозиций;
- возможность утечки конфиденциальной информации, относимой к категории коммерческой тайны предприятия, и незаконного использования конкурентами демонстрируемых новых разработок;
- отсутствие на выставке достаточного числа представителей СМИ, освещающих работу в центральной, специализированной и местной прессе, на радио и по телевидению;
- недооценка возможности и целесообразности проведения в период работы выставки важных деловых встреч и переговоров, а также заключения особо выгодных контрактов с потенциальными поставщикам и потребителями продукции предприятия;
- отвлечение значительной части работников предприятия для обслуживания выставочной экспозиции в ущерб их основной производственной деятельности.
Существующая сегодня
высокая стоимость аренды выставочной площади ограничивает
возможности участия в данном мероприятии
начинающих предпринимателей и небольших
фирм.
Для данной категории
потенциальных экспонентов доступными и эффективными могут быть:
- площадки предприятий и организаций (дом культуры, музей, территория);
- фойе кинотеатров;
- торговые залы крупных магазинов;
- школы, вузы и другие учебные заведения (в выходные дни);
- зоны отдыха населения и т.п.
Отдельные недостатки в выставочной деятельности предприятий
наблюдаются также по окончании срока
действия экспозиции:
- недооценка роли личных контактов персонала предприятия, обслуживающего выставку, с посетителями экспозиции, отсутствие анализа записей в книге отзывов для посетителей и публикаций в различных СМИ о ходе и результатах проведения выставки;
- отсутствие квалифицированного анализа технологических и рыночных позиций основных конкурентов предприятия, участвовавших в данной выставке, главных направлений и перспектив их дальнейшего развития;
- недооценка важности изучения<span class="dash041e_0431_044b_0447_043d_044b_0439__Char" style=" fon