Виставки та ярмарки - суть, цілі, види, порядок проведення

Найактивніше  виставковою діяльністю займаються у Києві, Одесі, Львові, Дніпропетровську та Донецьку.

Динаміка проведення виставок в спеціалізованому виставковому центрі »Експодонбас» за період з 1998 по 2001 р. наведена на рис. 11.3.

Кількість виставок

за період з 1998 по 2001 р.

Процес організації  виставки є складним комплексом організаційних, договірних, а в деяких випадках і дипломатичних заходів. Іноді  організація великої виставки займає 1-2 роки.

Підготовка і  проведення виставки включає наступні етапи

1. Ухвалення  рішення про проведення виставки.

2. Офіційне оголошення  про проведення виставки із  зазначенням цілей, основної тематики, термінів подання заявок і  роботи виставки.

3. Формування  структури управління підготовкою  і проведенням виставки. Прийняття  заявок на участь у виставці. Наприклад, на великих виставках  він закінчується, як правило,  за 2, 3 або 5 міс. до початку роботи  виставки.

4. Комплекс підготовчих  організаційно-технічних заходів  (розподіл виставкової площі між  учасниками, визначення розмірів  авансових платежів і т. д.).

5. Монтаж експозиції - повинен бути закінчений за 4$ год. до відкриття виставки,

6. Урочисте відкриття  виставки й офіційний перегляд.

7. Відкриття  виставки для відвідувачів.

8. Забезпечення  робочої програми виставки.

9. Офіційне закриття  виставки.

10. Демонтаж виставкової  експозиції.

11. Підбиття підсумків  виставки.

Виставки функціонують за рахунок грошових надходжень, а  саме:

• від внесків  її учасників;

• вхідної плати  відвідувачів;

• посередницьких послуг;

• оплати реклами;

• здачі в  оренду експозиційної площі;

• видань комерційно-інформаційних  матеріалів;

• замовлень  на художнє оздоблення роботи;

• видавничої діяльності;

• коштів, що надійшли за договорами з вищими організаціями.

Організатори  виставки можуть встановлювати терміни  відмови від участі у виставці і повернення реєстраційних внесків. Наприклад, якщо учасник відмовляється  від участі за 15 днів до її початку, то йому повертається 100% реєстраційного збору, а якщо пізніше за встановлений термін - внесок не повертається.

Для участі у  виставці учасник повинен подати організаторам заявку на участь (зміст  заявки аналогічний заявці на участь у ярмарку).

У середньому витрати  великих фірм у виставкових заходах  складають 5-30% усіх засобів, що витрачаються на маркетингові комунікації. Причому, для тих підприємств, що виробляють товари народного споживання, цей  показник дещо нижчий (5-10%), а для  виробників засобів виробництва - вище - 30-35%.

Типова структура  витрат на участь у виставці виглядає таким чином:

• орендна плата -15-20%;

• монтаж експозиції - 40-50%;

• демонтаж експозиції - 5-10%;

• витрати на рекламоносії - 5-10%;

• представницькі витрати - 15-25%.

У період формування ринкових відносин потреба в проведенні виставок пояснюється рядом причин:

1) виставки сприяють  формуванню нових контактів між  підприємствами;

2) саме виставки  сьогодні, як ніколи, сприяють ознайомленню  з новим видом продукції, технологіями;

3) при зменшенні  ролі адміністративного управління  виставки виступають інструментом  аналізу і формування рівня  якості і цін виготовленої  продукції.

В організації  виставок і ярмарків є багато проблем, обумовлених наступним:

1) слабким розвитком  інфраструктури ринку;

2) недостатньою  кількістю виставкових площ та  їх непристосованістю для проведення  виставково-ярмаркових заходів;

3) відсутністю  (певною мірою) досвіду.

Всі перераховані проблеми посилюються також загальним  спадом в економіці.

Основні недоліки сучасних виставок і ярмарків можна  поділити на три групи:

1) фінансово-економічні;

2) організаційні;

3) сервісно-побутові.

1. Фахівці пов’язують  фінансово-економічні недоліки, головним  чином, з інфляцією. Витрати  за оренду приміщення, транспорт,  навантажувально-розвантажувальні  засоби, охорону, рекламу, оформлювальні  та інші послуги значно зростають  порівняно раніше встановленими  розцінками.

2. Можна виділити  дві групи організаційних проблем,  характерних для проведення будь-якої  виставки і пов’язаних з підготовчим  періодом, що передує проведенню  виставки, й активністю учасників  під час роботи виставки, а  також проведення супутніх заходів  (конкурсів, семінарів, зустрічей). Аналіз роботи виставок (і ярмарків) показує, що в підготовчий період  повинна бути істотно активізована  роль рекламної кампанії, направленої  на своєчасне доведення інформації  до зацікавлених підприємств  і фізичних осіб. У цей період  важливо розробити реальний обґрунтований  кошторис доходів і витрат, врахувати  всі майбутні витрати. Під час  виставки (ярмарки) організатори  повинні сприяти активності учасників.  Для цього необхідно продумати  механізм пільг і заохочення.

3. Дуже велику  роль відіграють недоліки в  належному рівні сервісно-побутового  обслуговування: приміщення недостатньо  пристосовані, устаткування не трансформоване  і не мобільне, відсутні додаткові  сервісно-побутові пристосування,  меблі, належним чином не організований  зв’язок.

Ярмарки і виставки як одна з форм забезпечення діяльності підприємств на товарному ринку  мають хороші перспективи в умовах ринкової економіки.

Особливості розвитку ярмарків і виставок в даний час  визначаються мірою просування ринкових реформ. Тільки в умовах ринкового  господарства і наявності на ринку  підприємств, здатних самостійно встановлювати  і розвивати господарські зв’язки, керуючись при цьому критеріями вигідності, оптові ярмарки і виставки можуть стати максимально ефективними.

Формування ринкової інфраструктури сприяє розвитку спеціалізованих  виставок і ярмарків, що забезпечують розширення обсягів пропонованої продукції  однієї товарної групи.

Поява на ринку  нових суб’єктів, що пропонують споживачу  аналогічні товари та послуги, робить необхідним проведення виставок-продажів, де споживачі можуть ознайомитися з  продукцією всіх виробників, що пропонують дані товари, порівняти їх якісні характеристики.

Зведення товарів  і послуг конкуруючих фірм в одному місці і в один час, наявність  у них однакових умов для представлення  власної продукції, залучення шляхом широкого інформування максимального  числа потенційних споживачів даної  продукції - це чинники, дозволяють вважати, що ярмарки і виставки досить перспективні в майбутньому і можуть стати  важливою ланкою в інфраструктурі ринкової економіки.