Технологии подготовки ивента

4.Техническое оснащение. 

Обязательной частью данного этапа  является осмотр площадки и проверка местного технического обеспечения  и функционирования оборудования, необходимого для качественного проведения пресс-конференции (свет, звук, необходимое количество микрофонов и их работа, экраны, достаточное  количество стульев, наличие комнаты/места  для эксклюзивных интервью, работающие розетки, маршруты движения, расположение VIP- и пресс-зон, охрана и т.п.).

 

 

Рекомендуемый срок: как минимум  за 1 неделю, за 1 день – контрольная  проверка.

В случае отсутствия требуемого оборудования на площадке за неделю вы успеете заказать все в другом месте.

В этом пункте (почему-то получается именно так) следует также помнить об организации фуршета.

5.Аккредитация.

Приглашение журналистов на пресс-конференцию  начинается с телефонного звонка, только после этого высылается письменная информация. При приглашении журналистов  рассылаются анонс, пресс-релиз и  фотографии PR-объекта. Туда же следует  приложить подробную информацию, как добраться до места проведения пресс-конференции, и план с указанием  проезда на автомобиле с местом для  парковки.

Рекомендуемый срок: не позднее, чем  за 5 дней.

Оформление структурированного списка аккредитованных СМИ (таблица в Excel: фамилия, имя, издание, контакты) поможет  вам во многом. Список должен быть сделан по алфавиту (отсортирован по фамилии  или изданию). В нем должна быть предусмотрена отдельная колонка, в которой отражены договоренности по публикациям в прессе (анонсы, постфактумы и т.д.).

Рекомендуемый срок: не позднее, чем  за 1 день.

На этом этапе необходимо также  помнить и о подготовке пресс-пакета. Он (желательно оформленный в отдельную  папку) должен содержать следующие  материалы (в зависимости от ситуации может варьироваться):

•  текст анонса, который высылался (желательно),

•  пресс-релиз по теме пресс-конференции,

•  анонс предстоящего события (если пресс-конференция проводится в преддверии его),

•  цифры и факты (по необходимости),

•  список спикеров с краткой  информационной справкой про каждого,

•  дополнительные информационные материалы (фото/аудио/видео),

•  визитка пресс-менеджера (пресс-релизы могут выбросить, а визитки, как  правило, все сохраняют),

•  программа пресс-конференции,

•  ручка, блокнот, сувениры.

6.Распределение функций. 

В день, накануне конференции, ответственный  пресс-менеджер проводит общее собрание со всеми участниками конференции  со стороны организаторов. На собрании проговариваются сценарий пресс-конференции, дресс-код, распределяются обязанности  каждого сотрудника, работающего  на мероприятии, и время прихода  на место проведения конференции.

Здесь же назначается человек, который  отвечает за работу с микрофонами. Ему  даются четкие указания на тему того, как  и что делать (спрашивать, какое  издание и какой вопрос, и т.д.).

Также назначается человек, который  будет контролировать месторасположение  фотографов (они должны находиться не менее чем на 2 метра от спикеров).

Список эксклюзивных интервью должен быть на руках задолго до начала конференции, самое главное –  «эксклюзивы» должны быть четко распределены по времени!

Среди ответственных должны быть люди, которые будут отвечать за доступом в различные зоны, включая гримерки.

Следует не забыть о таких мелочах, как таблички для спикеров с указанием  ФИО и должностей, бейджах.

Рекомендуемый срок: за 1 день.

7.Проведение предварительных медиа-тренингов  с участниками пресс-конференции. 

На них отрабатывается пресс-релиз, позиционирование, умение говорить и  отвечать на вопросы.

Рекомендуемый срок: как минимум, с  момента подписания пресс-релиза.

8.Репетиция пресс-конференции. 

У всех участников мероприятия (руководства, спикеров, ответственного пресс-менеджера, технических людей и т.д.) во время  репетиции должен быть актуальный план пресс-конференции. Как правило, такие  «пробные мероприятия» позволяют найти слабые места в организации, после чего можно все отработать и исправить!

Рекомендуемый срок: за 1,5-2 часа до начала пресс-конференции.

Проведение 

1. На входе (во время аккредитации),

как минимум, должно стоять 2 человека и отмечать в списках пришедших, спрашивать контакт и выдавать пресс-пакеты.

2. На пресс-конференции обязательно  должен присутствовать сотрудник  с работающим диктофоном.

Во время эксклюзивных интервью он должен находиться рядом с интервьюируемым. Если участников, у которых одновременно берут интервью, несколько, с каждым должен находиться сотрудник с диктофоном.

3. Перед началом пресс-конференции  (либо на аккредитации)

необходимо четко объяснить  журналистам порядок проведения конференции (когда можно брать  «эксклюзивы», фотографировать и  т.д.).

4. Работа с микрофонами. 

Прежде чем дать микрофон человеку, желающему задать вопрос, необходимо узнать у него, что за издание  он представляет, и какой вопрос собирается задать.

Подведение итогов

1. После окончания пресс-конференции 

нужно проанализировать успехи и ошибки, допущенные при ее проведении.

2. Подготовка пост-фактума. 

Необходимо не забыть об этом важном пункте PR.

3. Размещение пост-фактумов и  пресс-клиппинг по итогам пресс-конфренции.

4. Корректировка документации по  проекту (пресс-релизов, позиционирования) в соответствии с прошедшим  мероприятием.

Идеальная пресс-конференция должна «явить» собой выполнение следующих  задач:

1. максимальное количество развернутых  (!) анонсов с правильным позиционированием, 

2. создание и реализация запоминающейся  «фишки» (уникальность!),

3. безупречно подготовленные с  помощью предшествующих медиа-тренингов  спикеры пресс-конференции (как  минимум, знание пресс-релиза  и позиционирования),

4. освещение итогов пресс-конференции  в СМИ в соответствии с развитием  позиционирования.

По большому счету все крупные  мероприятия могут разрабатываться  в двух вариантах: либо концепция  прописывается организаторами, исходя из какой-то креативной идеи, либо делается под конкретного заказчика, который  путем проведения акции реализует  свои маркетинговые задачи, стоящие  перед ним в определенный момент времени. Но и в первом случае организаторы, как правило, прогнозируют, кого они  могут привлечь в качестве партнеров. Сейчас уже трудно представить себе крупное мероприятие, если оно, конечно, не проводится государственными органами или глобальными структурами, которое  бы планировалось исключительно  на желании организаторов развлечь аудиторию, поднять какие-то социальные проблемы или просто соответствовать  интересам (хобби) какой-либо «тусовки».

Как происходит разработка event-мероприятия

Возможен и третий вариант, компания сама разрабатывает акцию и ищет подрядчика для ее проведения. Среди  крупных федеральных корпораций, нередки случаи, когда они объявляют  тендер на проведение акции среди  агентств, выбирая затем лучший сценарий. Причем, такой вариант все чаще встречается и в регионах.

Суммируя вышесказанное, отмечу, что  при подготовке акции организаторам  необходимо обратить внимание на следующие  факторы и отправные точки:

•маркетинговые планы партнеров;

•индивидуальные характеристики партнерских  брэндов;

•оригинальность идеи;

•отстраивание как от конкурентных акций, так и от стратегии и  визуально-смысловых идентификаторов, используемых конкурентами ее партнеров;

•временные параметры акции  во взаимосвязи с проводимыми  одновременно мероприятиями, целевой  аудиторией, погодными условиями;

•имеющиеся в наличии организационные, людские и технические ресурсы.

При планировании акции особенно эффективен «мозговой штурм» и исследования методом фокус-групп, позволяющие  получить максимальное число креативных идей и понять, будет ли акция  интересна людям.

Планируя мероприятие, организаторы должны уделять внимание не только тому, каких действий они хотят  от пришедшей аудитории, но и тому, что эта аудитория в действительности будет делать во время мероприятия. Очень полезным, например, может  стать анализ плана помещения  или открытой площадки, с целью  разделения его на зоны, сектора, исходя из состава аудитории и ее интересов. Необходимо также посещать подобные мероприятия и наблюдать за поведением людей. Многие моменты этого поведения  нельзя сформировать самим, но можно  под них подстроиться. Нужно сделать  так, чтобы каждый нашел на мероприятии  свое место: vip-персоны - для общения  и отдыха, молодежь - для танцев. Работа же организаторов состоит в том, чтобы в каждом из этих зон люди находили идентификаторы акции. Ими  могут служить высказывания ведущего, конкурсы, музыкальные композиции, элементы оформления помещения, сувениры, люди с символикой акции/партнеров, увеличенные макеты товаров, видеоинсталляции.

Наилучший результат достигается, когда организаторы ставят себя на место своеобразного мерчендайзера  и представляют себе пространство мероприятия  в виде торгового зала, в котором  на определенных местах должна находится  информация о продукте (акции, партнере, спонсоре). Желательно, чтобы любой  сувенир или листовка, полученная на акции, имела в себе что-то полезное, лучше «магическое», что-нибудь, что  погружало бы человека в атмосферу  мероприятия. Тогда велика вероятность, что он сохранит это или воспользуется, повинуясь эмоциональным впечатлениям от мероприятия.

Взаимодействие со СМИ в рамках event-проекта

Даже если мероприятие целиком  проводится коммерческой структурой, лучше, чтобы информация поступала  не от ее пресс-службы, а от некого оргкомитета  мероприятия, инициативной группы. Во-первых, в таком случае увеличивается  шанс ее опубликования. Журналисты менее  лояльны к представителям бизнеса, к тому же, скорее всего организаторы уделят больше внимания интересующим журналистов и общество подробностям. Во-вторых, в таком случае велика вероятность, что оргкомитету удастся  договориться с множеством СМИ об информационном спонсорстве/партнерстве. Тогда не возникнет проблем с  размещением информации об организаторах/партнерах. PR- или рекламное агентство, используя  свои связи, в таком случае само берет  на себя функцию взаимодействия с  медиа, само проводит мониторинг и готовит  отчет.

Сегодня, и это говорит о стабилизации рынка, журналистов уже не заманить хорошей «кормежкой», журналистам  нужны актуальные темы. Поэтому основным стимулом для них служит само мероприятие  – современное, яркое, интересное обществу. Организаторы акций ориентируются  на тенденции, отслеживают их и готовят  для аудитории тот сюжет, который  они хотят видеть. Коммерческая сторона  идеи всегда должна быть вторичной  в понимании аудитории. Придание же мероприятию еще и социального  характера обеспечивает дополнительный интерес со стороны журналистов. Если на мероприятии присутствуют vip-персоны, специальные гости и просто интересные люди, необходимо обеспечить доступ СМИ  к ним. В данном случае аккредитация и организация интервью служат отличным дополнением к информационной среде  акции.

По прошествии мероприятия, естественно, необходимо уделять внимание не только позитивным, но и негативным отзывам. В данном случае не может идти и  речи о разбирательстве с журналистами, наоборот, имеет смысл встретиться  с журналистом, с целью получения  дополнительной информации и независимой  оценки. Подспудно пиарщик позиционирует  себя перед ним, как серьезного и  заботящегося о мероприятии организатора. Велика вероятность, что в следующий  раз этот журналист напишет о  вас хорошо или воспользуется знакомством с вами, чтобы получить более полную и объективную информацию.

Проводить мероприятие самим или  прибегнуть к аутсорсингу?

Концепция аутсорсинга (outsourcing) и множество  вопросов, связанных с ее использованием, все чаще обсуждаются на страницах  деловой и специализированной прессы, на различных конференциях и семинарах. Уверенно применяемый на Западе, этот инструмент оптимизации бизнеса  пока достаточно робко завоевывает  себе место под солнцем в России. Что касается PR и рекламы, то и  здесь нет единого мнения относительно эффективности делегирования части  таких функций компании сторонним  организациям.

Можно выделить три основных подхода  крупной федеральной корпорации к продвижению в регионе:

•полная самостоятельность филиала  в принятии маркетинговых и рекламных  решений исходя из корпоративной  стратегии,

•руководство PR и рекламными мероприятиями  и их реализацией из головного  офиса,

•разделение полномочий между центральными и филиальными структурами.

Работа с агентством может происходить  на разовой основе, в виде постоянного  сотрудничества или полной реализации PR-деятельности.

Отношения с привлекаемым агентством должны строиться на основе договора, в котором прописывается вся  пиар-, рекламная кампания, обязательства  сторон, принципы взаимодействия со СМИ, отчетность подрядчика. Приложения к  договору описывают структуру мероприятия, сценарий, смету. Таким образом, работа с опытным агентством, несомненно, предоставляет заказчику большие  ресурсы, и возможности контроля над проведением акции. К тому же, представители агентства избавлены  от комплексов по отношению к руководству  заказчика, что позволяет им «проталкивать» более смелые и креативные Корпоративные  мероприятия прошли длинный путь развития с того момента, когда под  этим понятием подразумевался поход  в кино людей, работающих в одной  фирме.Сегодня корпоративные мероприятия  могут помочь построить слаженную  команду, произвести впечатление на партнеров или представить новый продукт. Хотя некоторые компании придерживаются идеи, что лучшее решение – это провести раз в году грандиозный турнир по гольфу с участием сотрудников, партнеров по бизнесу, журналистов, «звезд» эстрады и т.д., тенденция развития прямо противоположна. С увеличением годовых затрат на организацию special events большинство компаний проводят несколько менее масштабных корпоративных мероприятий за год, что значительно эффективнее.

1. Безграничные возможности

Корпоративное мероприятие можно  организовать практически по любому поводу, имеющему положительную окраску. Например, большинство компаний, празднуют  каждый год своего нахождения на рынке («день рождения компании»). На подобных праздниках увеличивающийся возраст  компании является символом успешности и надежности.Формула успеха проведения корпоративного мероприятия - это правильно  подобранные помещение, угощение и  развлечения, плюс какая-то новая идея и воображение организаторов. После  того как выбран повод для мероприятия, необходимо разработать основную идею и стиль праздника. Дайте волю своему воображению – инсценируйте бродвейский мюзикл, карнавал, кабаре, казино, «Алису в стране чудес», 1920-е  годы ("сухой" закон в Америке  или НЭП в России). Используйте  голливудскую или мексиканскую тему, тему океанского лайнера и т.д.