Розробка і реалізація управлінських рішень

 

 Змістовий модуль 3. Розробка і реалізація управлінських рішень

 

3.1.Основні етапи розробки управлінських рішень

3.2. Огляд чотирьох  змістових теорій мотивації в  теорії управління

 

 3.1.Основні етапи розробки управлінських рішень

Процес ухвалення рішень дуже непростий. У ньому достатньо багато тонкощів  і підводних рифів, добре знайомих професійним менеджерам.

 У кожній організації здійснюється розробка управлінських рішень. І в кожній організації практика розробки і ухвалення управлінських рішень має свої особливості, що визначаються характером і специфікою її діяльності, її організаційною структурою, діючою системою комунікацій, внутрішньою культурою.

 Проте є загальні характерні положення  для будь-якого процесу ухвалення рішень, де б він не здійснювався. Це той єдиний стрижень, який формує технологію розробки і ухвалення рішень, що використовується  у будь-якій організації.

 Як ми вже говорили вище, однією з відмінних рис теорії ухвалення рішень є наявність в ній методів, що дозволяють обробляти як кількісну, так і якісну (некількісну) інформацію.

 При цьому в процесі ухвалення рішень велика увага приділяється використанню методів експертного оцінювання, призначених для роботи як з кількісною, так і з якісною інформацією.

 Основне призначення експертних технологій - підвищення професіоналізму, а отже, і ефективності ухвалюваних управлінських рішень.

 Проблемам, пов'язаним з ухваленням управлінських рішень, сьогодні присвячено багато літератури. Тут ми обговоримо основні етапи процесу формування і ухвалення управлінських рішень, що використовуються  будь-якою організацією.

 Можливі різні способи представлення процесу ухвалення рішень, в основі яких різні підходи до управління: системний, кількісний, ситуаційний і т.д.

 Основну увагу ми приділимо ситуаційному підходу, оскільки він якнайповніше відображає проблеми, що виникають при управлінській діяльності, і він по суті, містить основні методи, пов'язані з ухваленням управлінських рішень і використовувані в інших підходах.

 Розглянемо основні етапи процесу ухвалення управлінських рішень. Блок-схема процесу управління представлена на рис.3.1.

Рис. 3.1. Основні  етапи розробки управлінських рішень

 Перший блок етапів розробки управлінського рішення включає такі етапи, як отримання інформації про ситуацію, визначення цілей, розробка оцінної системи, аналіз ситуації, діагностика ситуації, розробка прогнозу розвитку ситуації.

 Розглянемо їх детальніше.

 1. Отримання інформації про ситуацію. Сучасні технології ухвалення управлінських рішень, зокрема можливості експертного оцінювання, дозволяють при виробленні і ухваленні управлінських рішень особою, що ухвалює рішення (ОПР), враховувати основні аспекти взаємодії "ситуація-ОПР" за рахунок можливості використання якісних і кількісних оцінок складових ситуації, що як формалізуються, так і не формалізуються, в якій ОПР здійснює активні управлінські дії.

 Для адекватного представлення ситуації, як правило, використовуються не тільки кількісні дані, але і дані якісного характеру. Це забезпечується за допомогою широко використовуваних в процесі ухвалення рішень експертних технологій.

 Доцільної при отриманні і обробці інформації про ситуацію ухвалення рішення є підготовка аналітичного матеріалу, що відображає основні особливості і тенденції розвитку ситуації. Природно, що такий аналітичний матеріал повинен готуватися фахівцями, достатніми знаннями, що володіють, і досвідом в області, до якої належить ситуація ухвалення управлінського рішення.

         2. Визначення цілей. Велике значення має визначення цілей, що стоять перед організацією. Тільки після їх визначення можна здійснювати визначення чинників, механізмів, закономірностей, ресурсів, що впливають на розвиток ситуації.

 При ухваленні важливих рішень, наслідки реалізації яких можуть зіграти значну роль , цілі, до досягнення яких прагне організація, необхідно представляти чітко. Розробляються і використовуються методи формування дерев цілей, що дозволяють визначити ієрархічну структуру системи цілей, і дерев критеріїв, що дозволяють оцінити ступінь досягнення мети.

 Дерева цілей широко використовуються при програмно-цільовому плануванні структурами федерального рівня, концернами, промислово-фінансовими групами, фірмами при розробці великомасштабних проектів і програм.

 Чітке визначення мети є невід'ємною складовою процесу управління.

 3. Розробка оцінної системи. В процесі вироблення управлінського рішення велике значення має адекватна оцінка ситуації, різних її аспектів, враховувати які необхідно при ухваленні рішень, що приводять до успіху.

 Для адекватної оцінки того або іншого аспекту ситуації нерідко виявляється доцільним формування індексів, або індикаторів, що характеризують стан ситуації залежно від зміни значень чинників, що визначають її розвиток.

 Наприклад, індекс (індикатор) Доу-джонса - індекс акцій, що дозволяє оцінити рух біржових ресурсів, характеризує стан активності на біржі.

 Іншим видом оцінки є розрахунок рейтингів. Так, наприклад, надійність і стійкість банків, страхових компаній, інвестиційних фондів і т.д. визначається за допомогою тих, що регулярно розраховуються і нерідко публікованих у відкритому друці рейтингів.

 За допомогою рейтингів може визначатися також ступінь впливовості політиків, бізнесменів, популярності провідних спортсменів і т.д.

 Але  одним з найбільш важливих застосувань методів оцінки є порівняльна оцінка об'єктів, представлених на конкурс або тендер; порівняльна оцінка при рішенні питання про фінансування проектів, програм, робіт; порівняльна оцінка альтернативних варіантів рішень.

 4. Аналіз ситуації. Маючи необхідну інформацію про ситуацію і знаючи цілі, до досягнення яких прагне організація, можна приступати до аналізу ситуації.

 Основним завданням аналізу ситуації є виявлення чинників, що визначають динаміку її розвитку.

 Спочатку проводиться змістовний аналіз і на якісному рівні встановлюються основні моменти, що дозволяють виявити чинники, до зміни ступеня і характеру дії яких ситуація чутлива.

 Щоб мати можливість встановити динаміку розвитку ситуації під впливом тих або інших чинників, необхідно перейти до кількісних методів, вводячи в розгляд кількісні представлення чинників у вигляді змінних, значення яких можуть змінюватися в тому або іншому діапазоні залежно від зовнішніх або внутрішніх дій.

 Для виявлення чинників, що визначають розвиток ситуації, можуть бути використані спеціально розроблені методи, такі, як факторний і кореляційний аналіз, багатовимірні шкали і ін.

 5. Діагностика ситуації. При аналізі ситуації важливо виділити ключові проблеми, на які необхідно в першу чергу звернути увагу при цілеспрямованому управлінні процесом, а також характер їх впливу. У цьому і полягає завдання діагностики ситуації.

 На підставі проведеного аналізу ситуації визначаються найбільш чутливі моменти, які можуть привести до небажаного розвитку подій, і виникаючі у зв'язку з цим проблеми. Рішення цих проблем необхідне для запобігання небажаному розвитку ситуації.

 Досягнення поставленої перед організацією мети (якщо тільки це не підтримка рівня вже досягнутих результатів), як правило, вимагає цілеспрямованих управлінських дій для забезпечення розвитку ситуації в бажаному напрямі.

 Це може бути збільшення прибутковості підприємства, завоювання нових ринків збуту, введення в дію нових технологічних ліній і т.д.

 6. Розробка прогнозу розвитку ситуації. Особливу роль при ухваленні рішень грають проблеми, пов'язані з оцінкою очікуваного розвитку аналізованих ситуацій, очікуваних результатів реалізації пропонованих альтернативних варіантів рішень.

 Не прогнозуючи хід розвитку подій, неможливо управляти. Оскільки при використанні експертної інформації велике значення мають не тільки кількісні, але і якісні оцінки, традиційні методи розрахунків прогнозів далеко не завжди можуть бути застосовані.

 До того ж в багатьох складних ситуаціях далеко не завжди ми володіємо достатньо достовірною статистичною інформацією, необхідною для розробки прогнозу.

 До складу другого блоку етапів розробки управлінського рішення входять: генерування альтернативних варіантів рішень, відбір основних варіантів управлінських дій, розробка сценаріїв розвитку ситуації, а також експертна оцінка основних варіантів  управляючих дій.

 7. Генерування альтернативних варіантів рішень. Генерування альтернативних варіантів рішень, дій, що управляють, і т.д. може здійснюватися або безпосередньо, або за допомогою спеціальних експертних процедур.

 Процедури генерування альтернативних варіантів можуть передбачати як спеціальну організацію і проведення експертиз з використанням методів типу "мозкової атаки", так і створення автоматизованих систем генерування альтернативних варіантів в складних  випадках, що структуруються.

 При генеруванні альтернативних варіантів управлінських рішень повинні повною мірою використовуватися інформація про ситуацію ухвалення рішення, результати аналізу і оцінки ситуації, результати її діагностики і прогнозу розвитку ситуації при різних альтернативних варіантах можливого розвитку подій.

 8. Відбір основних варіантів управлінських дій. Після того, як розроблені альтернативні варіанти управлінських дій, представлені у вигляді ідей, концепцій, можливої технологічної послідовності дій, можливих способів реалізації пропонованих варіантів рішенні, повинен бути здійснений їх попередній аналіз з метою  відсіву свідомо нежиттєздатних, неконкурентоздатних варіантів або варіантів, що поступаються іншим, також запропонованим для розгляду.

 9. Розробка сценаріїв розвитку ситуації. Сценарії очікуваного розвитку ситуації грають важливу роль при ухваленні управлінських рішень. Основне завдання розробки сценаріїв - дати ОПР ключ до розуміння ситуації і найбільш вірогідного її розвитку.

 Одним з основних завдань при розробці сценарію є визначення чинників, що характеризують ситуацію і тенденції її розвитку, а також визначення альтернативних варіантів динаміки їх зміни.

 Для того, щоб уявлення про очікуваний розвиток ситуації було адекватним, як правило, недостатньо обмежитися розглядом чинників, що мають лише кількісну природу. Розглядатися повинні і чинники якісної природи.

 Аналіз декількох альтернативних варіантів розвитку ситуації, як правило, виявляється більш інформативним і сприяє виробленню ефективніших рішень.

 Найбільш поширеним методом експертного оцінювання при формуванні альтернативних варіантів сценаріїв є метод "мозкової атаки" в поєднанні із спеціальними методами використання аналітичної інформації.

 10. Експертна оцінка основних варіантів управляючих дій На цьому етапі  для вироблення управлінського рішення є вже достатньо багато інформації про основні альтернативні варіанти управлінських дій і про найбільш вірогідні сценарії розвитку ситуації при їх використанні.

 У третій блок етапів розробки і реалізації управлінського рішення включені: колективна експертна оцінка, ухвалення рішення ОПР, розробка плану дій, контроль реалізації плану, аналіз результатів розвитку ситуації після управлінських дій.

 11. Колективна експертна оцінка. При ухваленні важливих управлінських рішень доцільно використання колективних експертиз, що забезпечують велику обгрунтованість і, як правило, велику, ефективність ухвалюваних рішень.

 Крім того,  управлінське рішення, що розробляється, в цьому випадку одержує різносторонню оцінку і аргументованність, цікава також можливість зіставити різні точки зору фахівців на порівняльну ефективність вироблених альтернативних варіантів рішень.

 Велике значення надається проблемам організації колективної експертизи, з тим щоб забезпечити залежно від конкретних умов її проведення анонімність експертних висновків, зворотний зв'язок, нівеляція можливих ефектів кон'юнктурності і конформізму експертних думок і т.д.

 Колективна експертиза є одним з основних інструментів ухвалення важливих управлінських рішень.

 12. Ухвалення рішення ОПР. Результати експертиз за порівняльною оцінкою альтернативних варіантів рішень або єдиного рішення, якщо розробка альтернативних варіантів не передбачалася, поступають до ОПР.

 Вони служать основною базою для ухвалення управлінського рішення.

 Оскільки ухвалення рішення - це не тільки наука, але і мистецтво, остільки прерогатива ухвалення рішення належить ОПР.

 Ухвалення колективних рішень - одна з найбільш важливих процедур процесу ухвалення управлінських рішень. На відміну від процедури визначення результуючих експертних оцінок, обговореної вище, вона припускає не тільки розрахунок результату колективної експертизи, але також: використання спеціальних методів відкритого обговорення альтернативних варіантів рішень; додатковий обмін інформацією між особами, що беруть безпосередню участь в процесі ухвалення рішень; узгодження протилежних точок зору; пошук компромісу і т.д.