Планирование и организация участия в предприятия в выставочно-ярмарочном мероприятии

Вопрос выбора типа стенда относится к числу важнейших вопросов, от которого в значительной степени зависит успех участия на выставке. Выбирая определенный тип стенда, необходимо правильно выбрать расположение стенда в павильоне, рассчитать требуемую площадь стенда.

Если есть такая возможность, необходимо как можно раньше, до начала выставки, осмотреть выставочный зал, чтобы понять в каком направлении пойдут потоки посетителей. Планировка стенда тесно связана с размером арендуемой площади, ее расположением и видом выставляемой продукции.

Если стенд достаточно большой, а выставляемая продукция мелкая, значит, целесообразнее будет использование витрин. Офис отгораживают тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 кв.м.) или месте складирования экспонатов (не менее 2 кв.м.). Однако наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.

В качестве сравнения можно рассмотреть два типа стенда :

В первом случае фронт общения с посетителями составляет 3 метра, а во втором целых 9 метров. Кроме того на площади углового стенда размещается больше витрин. Нередко расположение стенда весьма серьезно влияет на цену аренды площади. В зависимости от типа стенда цена может быть увеличена на 60%. На рисунке 4.2 изображен пример выставочного стенда.

Р

Рис. 4.1 Схема выставочного стенда

 

В сфере ярмарок и выставок реклама и связи с общественностью (public relations) так тесно связаны между собой в плане использования коммуникаций, что между ними часто невозможно провести границу. Объяснением этого своеобразия служит тот факт, что участие в таких мероприятиях обычно используется предприятием как удобный случай продвинуться в осуществлении генеральных целей предприятия.

Реклама участия – это проводимая в рамках участия в той или иной ярмарке/выставке рекламная компания, целью которой является популяризация имиджа экспонента, ознакомление посетителей с разнообразием его экспонатов и осведомление их о расположении стенда на территории экспозиции. Реклама участия, представляющая собой платный способ коммуникации с посетителями ярмарки-выставки, функционирует как механизм оказания на них воздействия с целью убедить их в необходимости включения рекламируемого экспонента в их план посещения экспозиции.

Первостепенными факторами, определяющими рекламную стратегию фирмы, являются:

― точное установление целей, преследуемых компанией по рекламе участия;

― определение сегмента посетителей, к которым будет обращено рекламное сообщение для привлечения их на стенд;

― классификация посетителей по географическим признакам на основании данных по трем последним периодам проведения ярмарки/выставки;

― качественный состав посетителей, которым определяются основные параметры, влияющие на их решение посетить стенд конкретного экспонента;

― тактика рекламных средств, призванная обеспечить экономичность расходования рекламного бюджета (соотношение стоимости и результата) и эффективность выбранных средств;

― установившаяся практика использования средств передачи информации.

Рекламные мероприятия осуществляются на всех стадиях выставочной деятельности фирмы:

1. На стадии подготовки это предварительная реклама с упором на рекламные мероприятия и связи с общественностью.
2. На стадии работы ярмарки или выставки: реклама с упором на связи с общественностью.
3. На стадии «после-ярмарочного» или «после-выставочного» периода: «после-рекламные» мероприятия с упором на связи с общественностью.

Особенно важную роль играют рекламные мероприятия на стадии подготовки, которые включают:

1. Включение фирмы –  участницы в официальный каталог  ярмарки/выставки. Но нужно ли  закупать место под рекламу  в выставочном каталоге – спорный  вопрос. Название фирмы и стенда  обязательно будут указаны в  каталоге и издатели наверняка предоставят возможность дать краткое описание своих экспонатов в его редакционном разделе. При осмотре выставки у посетителей наверняка не будет времени для подробного изучения каталога и объявление, вероятно, не принесет никаких выгод до окончания мероприятия. Обычно выставочные каталоги хранят целый год в качестве справочников.

2. Публикации в отраслевых  периодических изданиях и в  экономической печати, ориентированные  на «целевые группы». Эта реклама  должна быть использована таким  образом, чтобы максимально побудить деловых людей посетить ваш стенд. Для этого рекламное объявление достаточно большого размера следует публиковать в течение трех последних дней перед открытием выставки/ярмарки.

3. Использование наружной  рекламы. Наружная реклама – это  стандартный щит, установленный на дороге, ведущей к выставке или ярмарке. Его рекомендуют устанавливать за 2 недели до открытия и держать до конца работы выставки/ярмарки.

4. Рекламные мероприятия  на радио и телевидении. Очень  важно в этом случае купить  эффективное время: примыкающее к новостям деловой жизни и передачам о биржевой ситуации.

5. Использование символов  ярмарки / выставки, образцами которых  администрация снабжает экспонентов, на проспектах, в публикациях, на  пресс-конференциях, что усиливает  действие рекламы и связывает с участием в конкретном мероприятии.

6. Эпистолярное общение (direct mail) считается наиболее подходящим средством привлечения посетителей при условии, что письма оформлены должным образом и отправлены заблаговременно (за 2 недели). В письма необходимо вложить план подъезда к выставке/ярмарке и план местоположения вашего стенда на выставке.

Стадия работы ярмарки/выставки. В этот период связи с общественностью являются одним из наиболее действенных механизмов поддержки участия, который дает предприятию возможность, воспользовавшись случаем, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане [7].

В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как:

― бесплатная раздача мелких сувениров;

― раздача образцов товаров;

― организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации);

― передача музыкальных программ;

― демонстрация видеофильмов, слайдов;

― проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов, клиентов.

Роль персонала в этом случае невозможно переоценить, к принципам его подбора следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции:

Технические работники раздают рекламные материалы у входа, разносят их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом. Специалисты по «public relations», которые должны легко входить в контакт, останавливать, «завлекать» посетителей на стенд.

Специалисты, глубоко знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции. На стенде вообще нельзя работать в одиночку. Обязательно необходимы два стендиста на 2 метра, еще один на каждые последующие 3 метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади.

Кроме того, краеугольным камнем эффективной работы стенда предприятия является периодическая проверка предпринятых действий и переоценка данных на основе динамики развития событий. Ежедневный контроль «обратной связи» (feedback), т.е. информации, поступающей «извне» предполагает:

1. проверку хода выполнения целей участия, состоящую в качественной оценке результатов,

2. изучение соотношения  между результатами усилий по  привлечению посетителей и тем, какой ценой они были достигнуты,

3. качественный анализ  содержания информации, полученной  от посетителей и конкурентов,

4. оценку замечаний, реакций  и общей критики со стороны  посетителей.

На «после-ярмарочной» стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется следующая работа:

― Анализ контактов, осуществленных за период работы стенда

― Проверка результатов участия

― Составление отчета об участии

Поскольку во время работы экспозиции невозможна общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу же после закрытия ярмарки / выставки и включает в себя:

― классификацию и оценку соглашений, которые, возможно, были заключены,

― непосредственную проверку «личности» посетителей,

― активизацию предприятия для выполнения полученных заказов в установленные сроки,

― своевременную подготовку и рассылку образцов, согласно принятым обязательствам,

― немедленное предоставление запрошенных дополнительных данных,

― направление благодарственных писем всем посетителям, содержащих дополнительные сведения о предприятии, его продукции и планируемых мероприятиях (участие в ярмарках/выставках, организация показов и т.д.) и соответствующие приглашения к участию в них [25].

Участие в ярмарке и выставке является для предпринимателя своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели.

Основными элементами, на сравнении которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия, являются:

― сметные и реальные расходы по участию,

― расходы на рекламу – пропаганду и вызванный ими резонанс, как он проявляется в реакции посетителей,

― впечатление, произведенное стендом, и соответствующий отклик на равноценные стенды конкурентов, участвующих в ярмарке/выставке,

― эффективность работы персонала и соответствующие результаты по другим стендам,

― оценка состава посетителей.

5. ОСОБЕННОСТИ И ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ООО «Линда-Стиль»

Салон-парикмахерская «Линда-Стиль», в форме ООО, основан в 2010 году.

Салон-парикмахерская оказывает услуги: стрижка, окраска, химические завивка, мелирование, тонирование и т.д., а также оказывает услуги маникюра и педикюра.

Добрусев А.Н., является владельцем салона-парикмахерской, арендовал помещение по адресу: РБ, г. Минск, ул. Л.Беды, д.24-112а

Репутация салона подтверждается наличием договоренности с городскими властями о получении лицензии на оказываемые услуги по адресу: г.Минск, ул. Л.Беды, д.24-112а, на протяжении одного планируемого года, и, вероятно, за его пределами.

Главной задачей деятельности ООО «Линда-Стиль» является оказание высококачественных услуг. Процесс оказания услуг организован так, чтобы обеспечить потребность в данной сфере сервисного обслуживания, в соответствии с республиканским, международными и мировыми стандартами. Высококачественные услуги, оказываемые клиентам подтвержденные сертификатами.

Оказываемые услуги: модельные стрижки, причёски, окрашивание волос (колористка), наращивание волос, мелирование, химическая завивка, керотиновое выпрямление волос, уход за волосами, наращивание ногтей, маникюр, окрашивание ресниц и бровей и т.д.

Все мастера отвечают требованиям, предъявленным в данной сфере персоналу – наличие профессиональной подготовки. Необходимости начитки образовательного курса насчитывал не менее 1040очных учебных часов.

На рисунке 5.1 показано процентное соотношение основных услуг салона.

Рис. 5.1. Основные услуги

Использование технологических стандартов в области оказания услуг, высококачественные услуги, оказываемые клиентам, подтвержденные сертификатами. Соответствует республиканским, международным и мировым стандартам.

Клиентская база рассчитана не только на физических, но так же и на юридических лиц такие организации как видео-продакшен прибегают к парикмахерским услугам для создания красивого образа моделей в своих рекламных роликах.

Стоимость услуг предназначена для населения со средним уровнем дохода. Средняя стоимость услуг 80 – 150 тыс. белорусских рублей (Приложение 1).

Техническое оснащение:

Постоянная температура рабочих помещений парикмахерской 18-20 градусов. В летний период помимо вентиляции (при необходимости) используют кондиционер, а в зимний – обогреватели. Рабочее место парикмахера оборудовано туалетным столом, креслом и зеркалом. У каждого мастера имеется свой набор инструментов: ножницы (3 пары), набор расчёсок, фен, щипцы и плойки и т.д.

 

Организационная структура.

 

		Директор
Бухгалтер		Коммерческий директор			Директор по закупки сырья и материала
		Обслуживающий персонал