Отчёт по производственной практике

Орский технический техникум им.Стеценко

 

Отчёт по производственной практике

 

                                                            

 

                                                             Выполнила: Умарова Екатерина

                                                               Специальность « Документационное

                                                             обеспечение управление »

                                                             группа 116

Содержание 
 
Введение:

1.    Краткая характеристика предприятия (организации)

1.1   История развития организации

1.2   Работы, услуги, оказываемые организацией

1.3   Структура управления организацией

2.    Краткие  сведения об основных (ведущих)  подразделениях, службах     организации

3.    Подробные сведения о подразделении, службе, где проходила практика

3.1   Положение подразделения  в общей структуре организации

3.2   Структура управления  подразделением (службой)

3.3   Должностные инструкции работников ведущих профессий (специальностей)

4.   Охрана труда и техники безопасности в организации

5.    Заключение

6.    Список  использованной литературы и  источников

 

 

 

 

     1. Краткая характеристика предприятия

Архивный отдел Управления культуры и архивного дела администрации  города Гая расположен по адресу:

462630, г. Гай, Оренбургская  область, ул. Декабристов, дом  4.

Более 30 лет назад решением исполнительного комитета городского Совета народных депутатов от 29.05.1980 года был создан городской государственный  архив.

     1.1   История развития организации

1980 год – создан городской  государственный архив;

1994 год – городской  государственный архив реорганизован  Постановлением администрации от 23.11.1994 г. №12 –п. в архивный отдел  администрации города и создано  хранилище документов по личному  составу;

1997 год – Распоряжением  администрации города от 21.03.1997 года  №143 – р. внесены изменения  в Постановление администрации  от 23.11.1994 г. №12 –п. - создан архив  документов по личному составу;

1998 год – на основании  Постановления администрации города  Гая от 26.05.1998 года №9-п. архивный  отдел администрации города реорганизован  в архивный отдел муниципального  образования.

В структуру архивного  отдела вошли:

- муниципальный архив  документов постоянного срока  хранения;

- муниципальный архив  документов по личному составу;

2010 год – Распоряжением  Главы города Гая от 01.06.2010 года  №60-р. создано подведомственное  архивному отделу администрации  города Муниципальное учреждение  «Городской архив».

2012 год - Муниципальное  учреждение «Городской архив»  администрации города Гая изменило  свой статус и стало  Муниципальным бюджетным учреждением  «Городской  архив» Управления  культуры  и  архивного  дела.      

-      Постановлением администрации города Гая от 26.12.3012 г. №991-пА «Об установлении тарифов на услуги, предоставляемые МБУ «Городской архив» введены платные услуги.      

-      В 2012 году на хранение в МБУ «Городской архив» поступили документы ликвидированных организаций города Орска. На 01.01.2013 года в МБУ «Городской архив» находятся документы  предприятий и учреждений г. Гая  и  г. Орска

 

 

     1.2   Работы, услуги, оказываемые организацией

- организация приема на  хранение документов Архивного  фонда муниципального образования  «Город Гай» и других архивных  документов,

- исполнение запросов  физических и юридических лиц.

Сегодня Муниципальное Бюджетное  Учреждение «Городской архив» архивного  отдела администрации города исполняет  социально-правовые запросы, связанные  с социальной защитой граждан, предусматривающие  их пенсионное обеспечение, а также  получение льгот и компенсаций  в соответствии с законодательством  Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации, тематические запросы – запросы  предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту.

К категориям физических и  юридических лиц, являющихся потребителями муниципальной архивной услуги относятся:

- граждане Российской  Федерации;

- иностранные граждане;

- государственные органы  и органы местного самоуправления;

- организации и учреждения.

В МУ «Городской архив» архивного  отдела администрации города хранятся документы предприятий, учреждений, в том числе ликвидированных, документы исполнительной и законодательной  властей.

В архивном отделе и МУ «Городской архив» можно получить справки необходимые  для начисления и пересмотра размера  пенсионных выплат, стажа работы, заработной платы. При утере трудовой книжки, по имеющимся на хранении в архиве документам, можно восстановить стаж работы, подтвердить льготный стаж работы, восстановить аттестаты о  среднем образовании, получить архивные выписки, копии по правовым вопросам и т. д.

В целях улучшения сохранности  архивных документов проводится работа по укреплению материальной базы, проводятся противопожарные мероприятия, совершенствуются системы учёта архивных документов. Подключение к сети «Интернет» обеспечило доступность обращений иногородних  граждан.

     1.3   Структура управления организацией

Организационная структура  направлена, прежде всего, на установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределения  между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные  требования к совершенствованию  систем управления, выражающиеся в  тех или иных принципах. Иметь  предприятие, приносящее постоянную и  качественную прибыль – это мечта  каждого человека, желающего финансовой независимости и хорошего будущего для своей семьи. Однако не многие решаются занять нишу предпринимателей, в силу того, что большинство людей  боится не только «старта» в море большого и малого бизнеса, который начинается с определения организационно-правовой формы деятельности, но и выбора структуры управления.

Если обратиться к статистике, то можно наглядно увидеть, что в  начале становления новых рыночных отношений в России, практические каждое второе частное предприятие  и кооператив прекращали свою деятельность по причине неправильно выбранной  стратегии управления. Тогда, в 80-90-х  годах ХХ века, мало кто знал о  науке управления – «менеджменте», и уж тем более, о принципах  и подходах к построению и выбору структуры управления организацией.

Сегодня организацию управления принято рассматривать как важнейшую  характеристику любой системы, отличающейся внутренним распорядком ее составных  частей. Разрозненная деятельность людей  ограничивается личностными способностями, тогда как их взаимодействие благоприятствует установлению организации как единого  целого, многократно умножающего  ее творческий потенциал путем наилучшего использования имеющихся ресурсов .

Создание и деятельность каждой организации происходит с  учетом места, времени и ситуации, определяющих не только вид организации, но и порядок ее функционирования. Без решения организационных вопросов процесс управления невозможен.

Суть организации как  специфической функции управления состоит в том, чтобы создать  сеть организационных отношений, обеспечивающих целостность управляемой системы, эффективное взаимодействие ее компонентов, целесообразные отношения координации  субординации между ними.

Функция организации предполагает формирование управляющей системы, способной целенаправленно воздействовать на управляемую систему для использования  наиболее эффективных методов и  средств в целях достижения поставленных задач.

 

 

     2.    Краткие сведения об основных подразделениях, службах     организации

 

№ п/п Задачи Функции 
Прием документов на хранение. Прием, регистрация, учет, систематизация документов структурных подразделений, обработанных в соответствии с установленными требованиями. 
Работа по составлению научно-справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов (описей, картотек, каталогов, обзоров, справок, пр.). 
Оформление учетных документов (книг учета поступления и выбытия дел, списков фондов, листов фондов 
3.2 Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве. 
 Поиск необходимых документов. 
Организация использования документов: 
- информирование работников о составе и содержании документов архива; 
- выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива; 
Инструктирование работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив.  
Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством. 
Работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. 
Составление описей дел для передачи документов в государственные архивы, актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. 
Контроль за соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. 
Работа по восстановлению документов. 
Учет документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. 
Составление установленной отчетности. 
Проверка правильности учета и хранения бланков строгой отчетности. 
3.3 Методическое руководство работой служб делопроизводства. 
 Разработка положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. 
Работа по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. 
Разработка и согласование с Государственным архивом Украины графиков представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение. 
3.4 Соблюдение состава документов архива Архив хранит: 
Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, имеющие социальное, экономическое, научное, историческое, культурное значение, документы долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) срока хранения, необходимые в практической деятельности. 
Документы по личному составу предприятия и по личному составу ликвидированных подразделений. 
Ведомственные издания. 
Страховой фонд особо ценных документов, микрофотокопии и другие копии документов, необходимые для практической работы. 
Научно-справочный аппарат к документам архива.

     3.    Подробные сведения о подразделении, службе, где проходила практика

     Архив представляет из себя некое помещение, в котором стоят шкафы, в которых находятся папки с различными документами. Архивы являются государственными или ведомственными учреждениями. Для хранения и учета хранящихся документов нанимается по возможности квалифицированный персонал. В более крупных архивохранилищах имеется так называемый читальный зал, представляющий из себя комнату со столами. Там исследователи могут ознакомиться с делами, хранящимися в архиве выдаваемыми им заведующим читальным залом на оснований Российского законодательства, подкорректированного правилами, установленными в этом архиве. Архивы выдают справки на запросы граждан, так же работники архивов могут проводить исследования, но все это обычно длится долго и не всегда отвечает ожиданиям исследований. Проблема тут заключается в уровне общей культуры и развитости всего общества, в уровне подавляющего большинства его членов на всех уровнях и вытекающему из этого отношения к истории, а вытекает из этого нищенское финансирование архивного дела с одной стороны и традиционно пренебрежительное отношение к человеку с другой. А из этой смеси соответственно вытекает масса препятствий на пути исследователя к знаниям. Подобное состояние дел требует от исследователя высокого личного уровня знаний и культуры для успешного прохождения как многих естественных, так и не менее многочисленных искусственных препятствий.  
В архивы попадают документы, имеющие историческое, культурное, хозяйственное или иное значение для государства или организации и поэтому они финансируют хранение соответствующих документов. Различные документы имеют различный срок хранения. Например, медицинские карты проходивших стационарное лечение хранятся в архиве клиники двадцать лет, личные дела в архиве отдела кадров предприятий и учреждений - 75 лет и т.д. после чего они подлежат уничтожению. Некоторые виды документов по истечении определенного срока передаются из ведомственных архивов в государственные для дальнейшего хранения. Имеются документы, определенные на бессрочное хранение. Различные документы имеют разные степени допуска к ознакомлению с ними. Например, метрические книги церквей выдаются исследователям для ознакомления через сто лет от даты заполнения.  
Это связано с существующими у нас нормами защиты персональной информации о человеке. Существующие у нас нормы далеко не бесспорны, как и их исполнение, но это отдельный разговор. Вам необходимо быть готовым к тому, что при запросе материалов, содержащих персональную информацию, у Вас могут затребовать подтверждение родства. Это одна из причин, по которой важно начинать сбор документов с себя. Хорошо, когда у Вас наготове есть Ваше свидетельство о рождении, свидетельства Ваших родителей и дедов-бабок и т.д., для подтверждения Вашего родства с исследуемым человеком. Согласно Закону об архивах каждый гражданин имеет право ознакомится с делами, хранящимися в архиве на основании личного заявления или отношения от организации, если это не ограничено другими подзаконными актами. Кроме того, по факту это право может быть произвольно ограничено работниками архива. Известен случай, когда в Карелии исследователь вынужден был посещать читальный зал архива с судебным исполнителем, обеспечивавшим его законное право работы в архиве. Так же это право может быть ограничено количеством выдаваемых дел и сроками их выдачи. Это ограничение может иметь как объективный характер (недостаток государственного финансирования) так и субъективный (личные представления работников архива, недостаток личного финансирования и т.д.). Маленькие читальные залы не всегда могут вмещать всех желающих, что создает очереди. Вам могут отказать выдать дела на основании их плохого состояния, на основании того, что с этим делом работает другой исследователь и вообще архив просто может быть закрыт из-за отсутствия финансирования. Есть архивы, в которых читальные залы отсутствуют, и они отвечают только на письменные запросы. Работа с архивами посредством письменных запросов, при правильной формулировке запросов, может быть весьма эффективной. Недостаток государственного финансирования толкает работников архивов к попыткам коммерциализировать работу архивов. Все большое распространение получает взымание платы за выдачу справочной информации, копирование, за проведение поиска и т.д.  
И все-таки не смотря на эти и многие другие препятствия, подкарауливающие Вас, самым главным препятствием остается собственная неосведомленность исследователя, отсутствие необходимых знаний, опыта и что греха таить, подчас элементарной культуры. Преодоление этого препятствия находится полностью в Ваших руках и зависит только от Вашего желания.