Оганизация выставочных мероприятий

Нет времени и фантазии на необычный антураж и промо-персонал, подготовь грамотных стендистов, которые будут всеми силами заполнять недостаток визуальных эмоций. Лукьянец Анна Сергеевна - студент НГУЭУ, группа - ССО-62Сервис на выставке должен быть безупречным, ведь стендист - это лицо компании, голос компании, уши компании. Компания «Место под солнцем», о которой я писала ранее, вообще себя никак не проявила на «ТурСиб-2009». Хотя, являясь свидетелем того, как они к ней готовились(они живут в офисе по-соседству), я понимаю почему. За полторы недели до выставки их европейские друзья согласились профинансировать это мероприятие. Все, что успел сделать Птушкин Иван - директор этой компании, так это найти дизайнера, разработать полиграфию, заказать простейший стенд и утрясти все формальные вопросы. Даже дизайн каталога оказался крайне неудачными - нечитабелен, неудобен в пользовании, ощущение, что дизайнер всеми силами пыталась втиснуть на лист формата А4 все виллы Европы сразу (см. Приложение 2). Итог - выставка не принесла вообще никаких результатов. А все почему? Потому-что не было подготовки, не было планирования, не было поставлено достижимых целей, не было предпринято действий к их достижению.

Выставка - это творчество и общение, общение и творчество, однако замешанное на четкой технологии. На выставке не бывает мелочей! Поэтому готовиться к этому событию нужно серьезно и заранее. Быть может, я очень критично описала «ТурСиб-2009», однако это было самое вялое мероприятие из всех, которое я видела в своей жизни. Как раз ниже описаны все главные этапы подготовки, выполнение которых должно привести к результативному участию в выставке. Лукьянец Анна Сергеевна - студент НГУЭУ, группа - ССО-62

3.2 Этапы подготовки к выставке

План подготовки к выставке составляется на основе двух ключевых моментов: цель участия и бюджет. Определив два этих важнейших момента, Вы можете составить список всего, что Вам потребуется. Этот список может выглядеть странно. В нем будут соседствовать такие записи: «заказать стенд стоимостью в… тысяч долларов» и «не забыть тряпочку для вытирания пыли». И это правильно: на выставке не бывает мелочей. Даже если Вы выставляете самую лучшую продукцию на самом лучшем стенде, но у Ваших стендистов закончились визитные карточки или прайс-листы - выставка будет вами проиграна. Целесообразно составить максимальный список необходимых мероприятий и предметов, а уже потом присвоить каждому наименованию «индекс значимости». Значимость оценивается одновременно в трех единицах измерения: 1)важность для реализации выставочной концепции; 2)стоимость; 3)временные затраты.

Таким образом, Ваш список мероприятий по подготовке к выставке параллельно может использоваться и как обоснование выставочного бюджета, и как временной график. Очевидно, что первым пунктом этого списка станет установление контактов с организаторами выбранной Вами выставки: получение полной информации о выставке, выбор павильона, расположения стенда в павильоне, конфигурации стенда, подача заявки на участие. ITE «Сибирская ярмарка» предлагает следующий порядок действий:

1)Связаться с Дирекцией  выставки по телефону, факсу или  электронной почте и запросить  Заявку-договор и План экспозиции.

Тел.: +7 (383) 210-62-90; факс: +7 (383) 225-98-45, e-mail: syro@sibfair.ru

При выборе места для выставочного стенда важно знать: месторасположение входов на выставку и въездных ворот, технические характеристики выставочной площадки на которой проводится мероприятие (высота потолков, наличие колонн, подвесных систем , балок или балконов), возможность подвода коммуникаций( электричество, вода, интернет и т.п.). Не помешает выяснить, кто из участников располагается рядом, где находятся конкуренты или партнеры. www.sibfair.ru - ITE «сибирская ярмарка» Далее Вам нужно определиться, какую площадь арендовать - оборудованную или необорудованную.

Оборудованная площадь представляет собой выставочный стенд (модуль) из стандартных конструкций и, обычно, состоит из: коврового покрытие; стен; стола и стульев; ламп освещения и фризовой панели с название участника. В большинстве случаев, этой комплектации не хватает для грамотного и полного представления компании на выставке. Оборудованная площадь может быть интересна для небольших стендов ( 4-15 кв.м.), когда есть большое кол-во эффектных экспонатов, своих оформительских материалов, и важна - экономичности, а не имидживая составляющая. Необорудованная площадь - это место на выставке («голый» пол), которое необходимо оформить самостоятельно или с помощью дизайнерских и строительных компаний. При аренде необорудованной площади необходимо заказать у Организаторов подвод электричества к стенду, а также других коммуникаций (если нужно), т.к. они не в ходят в стоимость аренды.

Если Вас устраивает оборудованная площадь со стандартным комплектом, то подписываете с Организаторами мероприятия договор на аренду застроенной площади. В этом случае, Организаторами стоимость застройки будет добавлена в цену аренды вашей площади.

2)Заполнить Заявку-договор и выслать ее по факсу в Дирекцию выставки.

3)Заполнить Заявку на  внесение информации в официальный  каталог выставки.

Срок подачи информации в каталог выставок уточняется у Дирекции выставки;

Для подачи информации в каталоги выставок необходимо использовать только высланную нами в электронном виде интерактивную форму;

Заполненная заявка принимается только в электронном варианте и только в установленной организатором форме ;

4)Информация о деятельности  фирмы предоставляется на двух  языках: русском и английском;

Если заявка подачи информации в каталог выставки не поступит до установленного срока, организатор оставляет за собой право поместить информацию об организации в «Дополнениях к официальному каталогу выставки»;

Информационные варианты, высланные по факсу, не рассматриваются.

5)Согласовать с дирекцией  выставки и зарезервировать расположение  стенда на плане.

6)Произвести оплату в  соответствии с выставленным  счетом.

Наиболее затратными как с финансовой, так и с временной точки зрения являются создание дизайна выставочного стенда и предвыставочная рекламная кампания, поэтому эти две важнейшие составляющие успеха должны стать вторым и третьим пунктами плана подготовки к выставке, после оформления заявки на участие. Далее необходимо разработать программу пристендовых и околовыставочных мероприятий (проведение лотерей, презентаций и конкурсов, участие в семинарах и круглых столах, другие рекламные и PR акции). Следующий этап - разработка и изготовление раздаточных материалов и подготовка команды стендистов.

О чем экспоненты иногда забывают (практические советы по основным пунктам Вашего плана)

Общаясь с организаторами выставки, Вы можете запросить не только общие условия участия в выставке, но и дополнительную информацию: «сетку» застройки интересующего Вас павильона (это поможет Вам выбрать удобное место для Вашего стенда и покажет, насколько серьезно намерены выставляться Ваши партнеры и конкуренты); список околовыставочных мероприятий (семинары, презентации, круглые столы); программу рекламной кампании выставки и список СМИ - информационных партнеров выставки (Вы сможете оценить, как рекламируется выставка, и можно ли ожидать достаточного количества посетителей, а также разместить свою рекламу в тех СМИ, которые рекламируют выставку, это очень эффективно). www.sibfair.ru - ITE «сибирская ярмарка» Семенов Б.Д. Рекламный менеджмент. Минск. ИП «Экоперспективы». 1999.

Формируя дизайн своего стенда, целесообразно помнить о главной цели участия в выставке, это поможет сделать дизайн максимально эффективным.

Существует несколько вариантов выставочных стендов:

Стенд из выставочного конструктора. Стенд выполняется из из готовых модулей (конструктора) и, как правило, состоит из : коврового покрытие, стеновых панели, стола, стульев , электрических розеток, освещение, переговорные комнаты, а также витрин, подиумов, информационных стоек и т.д. Индивидуальность в оформлении достигается за счет использования различных технологий: аппликации самоклеющимися пленками, полиграфической и широкоформатной печати, изготовление объемных букв и световых коробов, мультимедийного оборудования и т.д.

Эксклюзивный выставочный стенд: При строительстве таких выставочных стендов используются специальных конструкций, оригинальные световые и динамически решений, эксклюзивно изготовленные элементы оформления из различных материалов ( ДСП, МДФ, пластик, пенопласт, текстиль и т.п.). Всё это дает возможность реализовать проекты любой сложности с учетом всех пожеланий и требований. Если Ваша задача - формирование имиджа Вашего предприятия и заключение оптовых контрактов - не обязательно показывать все образцы продукции. Важнее сделать стенд стильным и удобным для проведения переговоров;

Если Вы планируете проведение дефиле, конкурсов, презентаций - необходимо предусмотреть место на стенде, чтобы посетители не толпились в проходе;

Если вы планируете прямые розничные продажи со стенда - особенно важно продумать дизайн, чтобы стенд не был похож на ларек на вещевом рынке. Посетителям должно быть удобно, а ваша задача - заставить их запомнить название вашей фирмы;

В дизайне, как и в выставке в целом, не бывает мелочей. Пустые коробки из-под образцов продукции и верхняя одежда, висящая на спинках стульев, может безвозвратно испортить даже самый «креативный» дизайн;

Сейчас в дизайнерском решении стендов актуален минимализм: элегантный стенд из дорогих конструкционных материалов, качественное освещение, стильный полноцветный плакат на задней стенке и минимум декоративных элементов.

Поскольку дизайн и строительство стенда - не только дорогое, но и сложное мероприятие, экономить опасно. Заказывая выставочный стенд, проверьте, как долго работает ваш застройщик стенда на рынке, имеет ли он собственное производство (или является просто посредником), готов ли он предоставить вам необходимые сертификаты, гарантийное обслуживание, техническое сопровождение.

Формируя список необходимых раздаточных материалов, учитывайте, что Вам предстоит встретиться с разными типами посетителей выставки: каждый посетитель выставки имеет право получить ваше коммерческое предложение (или краткий перечень продукции с прайс-листом) и визитную карточку. Поэтому этих видов раздаточных материалов у вас должно быть в избытке; на выставке время дороже денег, и самый простой способ избавиться от нецелевых посетителей вашего стенда - дарить всем карманный календарь с вашим логотипом (и при этом говорить: «Спасибо, что посетили наш стенд. До свидания»); необходимо иметь достаточное количество папок с подобранными материалами и цветных буклетов для V.I.P. посетителей, журналистов и приглашенных вами потенциальных партнеров; информационные материалы, которые вы раздаете важным для вас партнерам, должны выглядеть так, чтобы «клиент их не только не выбросил, но и потерять боялся» (С.В. Сычев, ООО «Сычев и Ко»);

Необходимо заранее продумать методологию обработки результатов выставки и обеспечить стендистов всем необходимым для сбора информации. После выставки бывает трудно вспомнить, о чем вы говорили с каждым посетителем, и какие материалы он запрашивал. Помочь может «карточка посетителя» (краткая анкета). Имеет смысл заранее подготовить достаточное количество таких карточек.

Выставочный бизнес стремительно развивается, и используя только собственный практический опыт прошлых выставок, вы можете отстать от конкурентов. Чтобы быть в курсе современных тенденций и повысить эффективность вашего участия в выставке, целесообразно использовать дополнительные ресурсы:

Интернет-маркетинг, позволяющий получить не только всю информацию по интересующим вас выставкам, но и необходимый выставочный сервис: доставку грузов, заказ билетов и гостиницы, заказ выставочного оборудования;

Долгосрочное и краткосрочное обучение выставочному бизнесу, от навыков эффективного системного управления выставочным проектом до тренинга по подготовке команды стендистов;

Компьютерные экспертные программы и программы-консультанты. На Западе стало уже обычным использование таких программ, на российском рынке пока что единственным их представителем является программа «EXPO: 1001 Рекламоноситель» разработки петербургской фирмы «ТРИЗ-ШАНС», помогающая при поиске идей для выставочных стендов, выборе рекламоносителей, разработке промоушн-акций.

После того, как проект и смету утвердили, подписали договор, начинается работа по закупке материалов и изготовлению элементов оформления стенда.

· участнику выставки в это время необходимо

· получить разрешение на ввоз экспонатов и организовать их доставку.

· заказать бейджи-пропуска на персонал стенда.

· получить и распределить приглашения на выставку.

В день завоза экспонатов, обычно за 1-2 дня, до открытия выставки вы приезжаете на место проведения мероприятия и «принимаете» построенный выставочный стенд. После чего расставляете экспонаты, распределяете персонал, раскладываете раздаточный материал и т.п.

Правильное планирование работы на каждый день выставки позволит увеличить объем продаж в будущем. Презентации новых брендов, шоу-программы удобнее проводить в середине дня, что обеспечит наибольшее привлечение внимания посетителей. В последний день выставки необходимо продумать время вывоза экспонатов и договориться с застройщиком о времени для сдачи стенда и всего оборудования, взятого в аренду. Выставочный и ярмарочный бизнес динамичен. В этом смысле Интернет самый удобный для потенциальных экспонентов и посетителей способ обмена информацией. На сайте выставочной компании можно поместить такую полезную информацию, как план выставок, координаты и имена ответственных лиц за каждую выставку или ярмарку, планы экспозиций; условия участия, списки участников, с которыми ведутся переговоры и с которыми подписаны документы; программы семинаров, конференций, пресс-конференций для каждой выставки.

Участие в ярмарке и выставке является для предпринимателя своего рода инвестицией, поэтому и возникает необходимость сравнения его стоимости (затрат) с полученными результатами. Оценка участия обозначает методическое проведение сравнения между целями и полученными результатами и, в частности, проверки того, что сделано, что необходимо было сделать и, безусловно, что еще нужно сделать, и представляет собой длительную и многостороннюю процедуру, которая охватывает все экономические и внешнеэкономические цели. Основными элементами, на сравнении которых должна быть сосредоточена проверка результатов участия, являются: 1) сметные и реальные расходы по участию, 2) расходы на рекламу пропаганду и вызванный ими резонанс, как он проявляется в реакции посетителей, 3) впечатление, произведенное стендом, и соответствующий отклик на равноценные стенды конкурентов, участвующих в ярмарке\выставке, 4) эффективность работы персонала и соответствующие результаты по другим стендам, 5) оценка состава посетителей, 6) заказы, полученные в результате работы стенда, в сравнении с ожидавшимися.