Оганизация выставочных мероприятий

2 Глава. Анализ рекламных мероприятий в торгово-выставочном центре «Сибирская ярмарка» на специализированной выставке «ТурСиБ-2009» на примере компании «Место под солнцем»

2.1 ITE «Сибирская ярмарка», «Турсиб-2009» и компания «Место под солнцем»

«ITE Сибирская Ярмарка» - крупнейшее региональное выставочное общество России, известное в деловых кругах всего мира. По официальной статистике Российского Союза выставок и ярмарок, компания входит в пятерку лидеров отечественного экспобизнеса, по количеству проводимых выставок «ITE Сибирская Ярмарка» занимает первое место, а по числу экспонентов и посетителей стоит на втором.

«ITE Сибирская Ярмарка» занимается организацией и проведением в Новосибирске международных специализированных выставок на протяжении двух десятилетий. Компания учреждена в 1989 году как региональный коммерческий центр Ассоциации Сибирских городов, тогда же была проведена Первая Всесибирская Универсальная выставка, собравшая 750 участников. В 1991 году выставочное общество выступает одним из инициаторов и учредителей объединения ведущих выставочных компаний России - РСВЯ, который сегодня насчитывает 87 членов. В 1993 году выставочное общество зарегистрировано Международным Союзом выставок и ярмарок UFI (Париж). За годы работы компания провела более полутора тысяч промышленных выставок в Новосибирске, Москве, Санкт-Петербурге, других городах России и за рубежом; участниками выставок стало около ста тысяч компаний, из них более десяти тысяч - зарубежные фирмы. Общая площадь экспозиций выставок за все эти годы составила около полутора миллионов квадратных метров, выставочные павильоны «Сибирской Ярмарки» посетили более шести миллионов человек. В апреле 2008 года выставочное общество «Сибирская Ярмарка» стало частью ITE Group - одной из крупнейших международных выставочных компаний, имеющей офисы практически во всех странах мира. В настоящее время годовой календарь «ITE Сибирской Ярмарки» насчитывает свыше 70 выставочных мероприятий, среди которых - ведущие отраслевые события года, выставки местного значения. Девять выставок отмечены Знаком Союза выставок и ярмарок России, «МедСиб» и «СтройСиб» - удостоены Знака UFI. Большинство специализированных международных выставок проводится по заказу и при поддержке отраслевых Министерств РФ, аппарата полномочного представителя Президента в Сибирском федеральном округе, администрации Новосибирской области, мэрии Новосибирска, Ассоциации сибирских и дальневосточных городов, Новосибирской торгово-промышленной палаты, Ассоциации руководителей предприятий.

В период с 15 по 17 апреля 2009 г. была проведена 20 туристическая выставка «ТУРСИБ-2009». Общее количество участников со стендами - более 240 компании из 15 стран мира: России, Греции, Египта, Вьетнама, Италии, Монголии, Туниса, Таиланда, Турции, Казахстана, Китая, Киргизии, Хорватии, Чехии, Швейцарии. Несмотря на то, что «Турсиб-2009» проходил в условиях мирового социально-экономического кризиса, количество участников выставки осталось на уровне 2008 года, а число посетителей выросло на 10% и составило более 3700 человек (50% профессионалы туриндустрии). Официальная поддержка: Федеральное агентство по туризму; Российский союз туриндустрии, Администрация Новосибирской области, Комитет по международному сотрудничеству и внешнеэкономическим связям мэрии Новосибирска.

Соустроители: Комитет внешнеэкономического сотрудничества и туризма администрации Новосибирской области, Новосибирская Ассоциация Туристских Организаций (НАТО). На выставке были представлены:

Государственные органы управления, Туристские организации и ассоциации, Турагентства, туроператоры, Авиакомпании, Круизные компании, Санатории, курорты, Пансионаты, дома отдыха, турбазы, Туристические клубы.

Гостиницы, гостиничные цепи, Страховые компании, Детские, молодёжные лагеря

Национальные парки, Музеи, картинные галереи, Компании по прокату автомобилей

Транспортные компании, Рекламные услуги, Специализированные издания, Путеводители, сувенирная продукция, Грузовые и таможенные компании, Информационные технологии,

Образовательные услуг; обучение, консультации, SPA-ТУРИЗМ, SPA-курорты, SPA-центры,

SPA-отели, Турфирмы, представляющие SPA-отдых, Специализированные издания по SPA-отдыху, компании по продаже недвижимости за рубежом. www.sibfair.ru - ITE «сибирская ярмарка»

Начинающая компания по продаже недвижимости за рубежом «Место под солнцем» выставлялась на «ТурСиб-2009» впервые. Решение об участии принимала спонтанно в считанные дни до выставки. Компания «Место под солнцем» имеет многолетний опыт работы в сфере зарубежной недвижимости как в России так и за рубежом. На российском рынке представляет крупнейших застройщиков и агентства недвижимости из различных стран, проверенных и отобранных по результатам многолетнего сотрудничества. Каждая из этих компаний является лидером в своей стране. Компания имеет свои офисы в Москве и Новосибирске. Партнерские офисы расположены: В Болгарии: Бургас, Варна; В Черногории: Будва; В Турции: Кушадасы; На Кипре: Пафос, Лимассол; В Испании: Торревьеха, Ллорет де Мар. Услуги компании:

- консультации по всем  вопросам приобретения недвижимости;

- индивидуальный подбор  вариантов, в зависимости от ваших запросов;

- ознакомительные поездки  по выбранным объектам;

- полное юридическое сопровождение  сделок;

- регистрация юридических  лиц;

- консультации по вопросам  пребывания иностранцев за рубежом;

- помощь в получении  ВНЖ или ПМЖ;

- консультации и помощь в осуществлении инвестиционных проектов.

На «ТУРСИБЕ-2009» планировали заявить о своей компании, познакомиться с конкурентами, найти партнеров и клиентов. www.i-san.ru «Место под солнцем»

2.2 Анализ современных методов рекламы, применяемых на выставке «ТурСиб»-2009г. на примере компании «Место под солнцем».

Рекламные мероприятия осуществляются на всех стадиях выставочной деятельности фирмы:

1. На стадии подготовки  это предварительная реклама  с упором на рекламные мероприятия  и связи с общественностью.

2. На стадии работы ярмарки или выставки: реклама с упором на связи с общественностью. 3. На стадии послеярмарочного или послевыставочного периода: «послерекламные» мероприятия с упором на связи с общественностью.

Особенно важную роль играют рекламные мероприятия на стадии подготовки.

Предвыставочная реклама

Рассылку приглашений и публикацию рекламы в СМИ рекомендуется делать в несколько этапов, первый из которых начинается примерно за 90 дней до начала выставки. А что делать, если до выставки остался месяц? Использовать все возможности для привлечения посетителей на Ваш стенд!

Реклама через Интернет является довольно эффективным методом. Если у вас есть собственный сайт - необходимо срочно разместить на нем информацию о вашем участии в выставке (хорошим тоном считается размещение на сайте плана павильона с указанием вашего стенда). Это не потребует дополнительных затрат, а посетителям будет легче вас найти. Параллельно можно разместить анонс новых образцов вашей продукции на ведущих выставочных порталах и тематических сайтах вашей отрасли.

Целесообразно обратить внимание на электронные рассылки. За месяц вы можете повторить рассылку приглашений на свой стенд два раза (например, первый раз - общая информация о вашем участии в выставке, второй раз - анонс продукции, которую вы планируете выставлять и информацию о специальных скидках). «Достоинство рекламы в электронных рассылках - оперативность и низкая (по сравнению с другими СМИ) стоимость, а также точность фокусировки - по географии и портрету подписчика. Это особенно важно, если выставка - специализированная или проходит в другом городе», - считает С.Павлова, начальник отдела по работе с корпоративными клиентами компании «Интернет-Проекты». Екатерина Михайлова, ЗАО “Мобильные выставочные технологии” http://www.mdt-expo.ru

Включение фирмы участницы в официальный каталог ярмарки/выставки. Но нужно ли закупать место под рекламу в выставочном каталоге спорный вопрос. Название фирмы и стенда обязательно будут указаны в каталоге и издатели наверняка предоставят возможность дать краткое описание своих экспонатов в его редакционном разделе. При осмотре выставки у посетителей наверняка не будет времени для подробного изучения каталога и объявление, вероятно, не принесет никаких выгод до окончания мероприятия. Обычно выставочные каталоги хранят целый год в качестве справочников. (Компания «Место под солнцем» не посчитала нужным закупать специальное место под рекламу в выставочном официальном каталоге) Публикация в отраслевых периодических изданиях и в экономической печати, ориентированные на «целевые группы». Эта реклама должна быть использована таким образом, чтобы максимально побудить деловых людей посетить ваш стенд. Для этого рекламное объявление достаточно большого размера следует публиковать в течение семи последних дней перед открытием выставки, ярмарки. (Компания «Место под солнцем», в периодике не печатается)

Использование наружной рекламы. Наружная реклама это стандартный щит, установленный на дороге, ведущей к выставке или ярмарке. Его рекомендуют устанавливать за 2 недели до открытия и держать до конца работы выставки\ярмарки. (Компания «Место под солнцем» не использует наружную рекламу). Рекламные мероприятия на радио и телевидении. Очень важно в этом случае купить эффективное время: примыкающее к новостям деловой жизни и передачам о биржевой ситуации. (Компания «Место под солнцем» не делала рекламу на радио и телевидении). Использование символов ярмарки / выставки, образцами которых администрация снабжает экспонентов, на проспектах, в публикациях, на пресс-конференциях, что усиливает действие рекламы и связывает с участием в конкретном мероприятии. (Компания «Место под солнцем» символы ярмарки не использовала) Эпистолярное общение (direct mail) считается наиболее подходящим средством привлечения посетителей при условии, что письма оформлены должным образом и отправлены заблаговременно (за 2 недели). В письма необходимо вложить план подъезда к выставке\ярмарке и план местоположения вашего стенда на выставке. (Посредством direct mail было отправлено 20 приглашений для потенциальных клиентов компании «Место по солнцем»).

Во время стадии работы ярмарки\выставки связи с общественностью являются одним из наиболее действенных механизмов поддержки участия, который дает предприятию возможность, воспользовавшись случаем, параллельно усовершенствовать свой имидж и развить деловые отношения в широком плане. В рамках осуществления этой деятельности обычно проводятся такие мероприятия, как: 1) раздача различных рекламных материалов, которые придают стенду индивидуальность, 2) бесплатная раздача мелких сувениров, 3) раздача образцов товаров, 4) организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации), 5) передача музыкальных программ, 6) демонстрация видеофильмов, слайдов, 7) проведение пресс-конференций, коктейлей для журналистов, клиентов.

Роль персонала в этом случае невозможно переоценить, к принципам его подбора следует отнестись с должным вниманием. Существует три категории работников, которые должны присутствовать на экспозиции: Технические работники раздают рекламные материалы у входа, разносят их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом. Специалисты по «public relations», которые должны легко входить в контакт, останавливать, «завлекать» посетителей на стенд. Специалисты, глубоко знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции. На стенде вообще нельзя работать в одиночку. Обязательно необходимы два стендиста на 2 метра, еще один на каждые последующие 3 метра и один на каждые 12 кв. метров общей площади. Краеугольным камнем эффективной работы стенда предприятия является периодическая проверка предпринятых действий и переоценка данных на основе динамики развития событий. Ежедневный контроль «обратной связи» (feedback), т.е. информации, поступающей «извне» предполагает: 1) проверку хода выполнения целей участия, состоящую в качественной оценке результатов, 2) изучение соотношения между результатами усилий по привлечению посетителей и тем, какой ценой они были достигнуты, 3) качественный анализ содержания информации, полученной от посетителей и конкурентов, 4) оценку замечаний, реакций и общей критики со стороны посетителей. (Компания «Место под солнцем» пользовалась услугами промоутеров, которые приглашали посетителей на стенд, один из них стоял около входа, второй работал в зале на втором этаже. На 6 кв.м. стенда работали два стендиста, которые проводили консультации и дарили каталоги. Ежедневный анализ работы проведен не был).

Послеярмарочная (послевыставочная) стадия. На этой стадии, начинающейся с момента закрытия выставки и длящейся затем не один месяц, выполняется следующая работа:

1) Анализ контактов, осуществленных  за период работы стенда

2) Проверка результатов  участия

3) Составление отчета  об участии. Поскольку во время  работы экспозиции невозможна  общая глобальная оценка осуществленных контактов, эта работа начинается сразу же после закрытия ярмарки / выставки и включает в себя:

- классификацию и оценку  соглашений, которые, возможно, были  заключены,

- непосредственную проверку  «личности» посетителей,

- активизацию предприятия для выполнения полученных заказов в установленные сроки,

- своевременную подготовку  и рассылку образцов, согласно  принятым обязательствам,

- немедленное предоставление  запрошенных дополнительных данных,

- направление благодарственных  писем всем посетителям, содержащих дополнительные сведения о предприятии, его продукции и планируемых мероприятиях (участие в ярмарках/выставках, организация показов и т.д.) и соответствующие приглашения к участию в них. (Анализ компания «Место под солнцем» показал, что проделанная работа не была эффективной. В общей сложности на стенде побывало 37 человек, из них шесть могли быть потенциальными партнерами, 3 потенциальными заказчиками, проведенная с ними послевыставочная работа не дала результатов).

Торгово-выставочный комплекс «Сибирская ярмарка» предлагает всем участникам выставки покупку своего продвижения в виде, так называемого спонсорского пакета. Для потенциальных спонсоров выставки "ТУРСИБ-2009" предусмотрено 3 спонсорских пакета: Генеральный спонсор (Генеральный информационный спонсор), Спонсор (Информационный спонсор), Спонсор фуршета. Всеобъемлющим является пакет Генерального спонсора, дающий наиболее широкий спектр возможностей для рекламы на выставке. www.sibfair.ru - ITE «сибирская ярмарка»

Генеральный спонсор:

· Размещение логотипа генерального спонсора на рекламных носителях выставки.

· Размещение логотипа генерального спонсора со ссылкой на официальном сайте выставки www.toursib.sibfair.ru на первом по отношению к другим спонсорам месте.

· Размещение баннера генерального спонсора в выставочном зале.

· Размещение логотипа генерального спонсора в официальном каталоге выставки на первом по отношению к другим спонсорам месте.

· Размещение полноцветной полосы рекламы генерального спонсора в официальном каталоге выставки.

· Размещение регистрационной статьи о генеральном спонсоре в официальном каталоге выставки.

· Предоставление представителю генерального спонсора слова на церемонии открытия выставки.