Закупочная логистика как элемент логистических систем

Подготовка  бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения.

При этом определяют следующие виды затрат:

затраты на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;

затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;

затраты на грузопереработку;

затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;

затраты на приемку  и проверку материальных ресурсов;

затрат на поиск  информации о потенциальных поставщиках.

      В рамках проведения экономических  расчетов к задачам закупочной логистики следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов.

 Координация  и системная взаимосвязь закупок  с производством, сбытом, складированием  и транспортированием, а также  с поставщиками. Эта специфическая  задача закупочной логистики, решаемая, как было отмечено выше, посредством организации системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.

Закупочная  логистика есть процесс обеспечения предприятий материальными ресурсами, размещения ресурсов на складах предприятия, их хранения и выдачи в производство.

Целью логистики  закупок является удовлетворение потребностей производства в материалах с максимально  возможной экономической эффективностью. При этом решаются задачи:

-Выдерживание обоснованных сроков закупки сырья, материалов и комплектующих изделий.

-Обеспечение точного соответствия количества поставок потребностям в них.

-Соблюдение требований производства по качеству сырья, материалов и комплектующих изделий.

-Без закупочной логистики невозможна нормальная деятельность предприятия. Она является связующим звеном между разными товаропроизводителями и координаторами их работы.

Логистика закупок  выполняет следующие функции:

-формирование стратегии приобретения материальных ресурсов и прогнозирование -потребности в них;

-получение и оценка предложений от потенциальных поставщиков;

-выбор поставщиков;

-определение потребностей в материальных ресурсах и расчет количества заказываемых материалов и изделий;

-согласование цены заказываемых ресурсов и заключение договоров на поставку;

-контроль за сроками поставки материалов;

-входной контроль качества материальных ресурсов и их размещение на складе;

-доведение материальных ресурсов до производственных подразделений;

-поддержание на нормативном уровне запасов материальных ресурсов на складах.

Охарактеризованные  функции реализуются службой  материально-технического снабжения (отдел  закупок) в тесной взаимосвязи с  другими подразделениями предприятия: отделом маркетинга, производством, службой подготовки производства, бухгалтерией, финансовым и юридическим отделами.

Возрастание роли закупочной логистики в современных  условиях.

Переход к рыночной экономике определяет роль и возрастающее значение закупочной логистики в общественном производстве. Рыночные условия вызвали к жизни ряд существенных изменений в сфере материально-технического обеспечения производства.

 Среди них  особенно важными оказались: 

-давление быстро растущего ассортимента продукции, запрашиваемой рынком;

-сокращение времени внедрения в производство новой продукции, ускоряющей расширение ассортимента;

-сокращение длительности производственного цикла;

-обострение конкуренции между производителями на фоне насыщения рынка нужными товарами.

Все эти изменения  привели к тому, что различные  виды деятельности предприятия –  производство, экономика, финансовая деятельность стали все больше зависеть от состояния  материально-технического снабжения. Выяснилось, что в системе снабжения есть обширные зоны неэффективности, рационализация которых может дать большую экономию. Возникла необходимость реализации новых подходов к организации процессов материального обеспечения производства и управления им.

 

2.1.2. Процесс приобретения материалов и его основные стадии

Процесс приобретения материалов включает в себя ряд логически  взаимосвязанных видов работ. Выделяются следующие стадии процесса приобретения материалов:

- составление  заявок;

- анализ заявок;

- выбор поставщиков;

- размещение  заказов;

- контроль за выполнением заказов;

- завершение процесса приобретения.

Составление заявок. Заявки на приобретение материалов подготавливаются соответствующими сотрудниками функциональных подразделений предприятия. Они  содержат информацию о том, какие виды и какое количество материалов требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества материалов опережали фактические потребности в них.

Время между  размещением заявок и получением материалов называется временем опережения. Работники, ответственные за составление  заявок, должны устанавливать сроки  поставки материалов с минимальным  опережением, учитывая возможности  поставщика и потребности потребителя материалов.

Анализ заявок. Заявки на потребление материалов подвергаются анализу в службе материально-технического снабжения с участием специалистов из других подразделений.

Цель анализа  – обеспечение минимальных издержек по каждому виду материалов, конкретные потребительные свойства которых предполагается использовать в производстве продукции. Методами исследования являются функционально-стоимостный анализ и конструирование стоимости.

В процессе анализа  должны быть получены ответы на следующие вопросы:

Могут ли более  дешевые материалы удовлетворить  потребности производства?

Оправданы ли эти  потребности?

Могут ли другие виды материалов удовлетворить означенные потребности?

Можно ли упростить  конструкцию производимого изделия?

В состоянии ли поставщик снизить цены на материалы, участвуя вместе с потребителем в разработке изделия или анализируя полученные спецификации?

Служба снабжения  не имеет права заменять материалы, указанные в заявках. Работники  отдела должны анализировать поступающие заявки и предлагать такие варианты приобретения материалов, которые могут привести к снижению стоимости заказов.

Выбор поставщиков. При выборе поставщиков основными  критериями являются: надежность поставщика, способность поставлять необходимые  ресурсы должного качества и в нужные сроки, поставка материальных ресурсов по возможно минимальным ценам, удаленность поставщика от потребителя, наличие у поставщика свободных мощностей и т.д.

Основными источниками сведений о поставщиках и материалах являются личные контакты с «продавцами», объявления в рекламных изданиях, описания товаров, которые даются в каталогах и проспектах, посещение предприятий и изучение практики поставки продукции, информация, получаемая от банков, торговых ассоциаций, государственных учреждений и т.д.

Из списка поставщиков, имеющих  прочную репутацию, выбираются те, кто  предлагает наиболее выгодные условия  с точки зрения цены и сроков поставки. Крупные заказы целесообразно распределять между двумя и большим количеством  поставщиков с тем, чтобы проверить конкурентоспособность основного поставщика и оградить себя от возможных неожиданностей.

Размещение заказов. Приобретение материалов осуществляется разными  методами в зависимости от вида материалов и комплектующих изделий. Основными  методами закупок являются:

- оптовые закупки (одна большая партия за один раз);

- регулярные закупки материалов (покупатель заказывает необходимое количество материалов, которые поставляются ему мелкими партиями в течение определенного периода);

- ежедневные (ежемесячные) закупки (используется при закупках дешевых и быстро используемых материалов);

- получение материала по мере необходимости;

- единичные закупки (материал заказывается в том случае, если он требуется и вывозится со складов поставщиков в случаях, когда невозможно получать материал по мере необходимости).

Документально заказ оформляется посредством  заключения контракта между поставщиком  и потребителем материала.

Основные элементы контракта.

Предложение и  принятие предложения. Контракт составляется в случае, если одна сторона предлагает какую-то партию товаров по назначенной цене, а другая сторона принимает это предложение. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость, т.е. он становится контрактом в юридическом смысле только тогда, когда в нем оговорены финансовые условия. Право заключать контракты. Такое право имеют только определенные должностные лица (директор, генеральный директор), уполномоченные предприятием и действующие от его имени. Законность. Контракт обязан быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Структура контракта предусматривает определение предмета контракта, указание качества и количества товара, сумму контракта, порядок поставки и приемки товара, ответственности сторон порядок разрешения споров. Контроль за выполнением заказов. Размеры заказов и продолжительность периода, в течение которого эти заказы выполняются, контролируются отделом материально-технического снабжения. При этом возможна корректировка графиков поставки материалов и соответствующие уточнения графиков выпуска продукции. Завершение процесса приобретения. Получение заказанных материалов в точном соответствии с условиями контракта – необходимый признак завершения сделки. Важное значение имеет приемка продукции, в процессе которой необходимо удостовериться, что поставлен материал:

нужного качества;  в нужном количестве;  в обусловленное время;  за оговоренную цену.

Купля-продажа  соответствующим образом документально  оформляется. Документальное оформление поставок предполагает получение от поставщика уведомления об отгрузке и сопроводительного письма, в которых указывается количество товаров и время поставки. Поступление материалов на склад оформляется соответствующими накладными и фиксируется в книге регистрации товаров.

 

2.1.3. Определение потребности в материалах  и Виды потребностей в материалах

  Под потребностью в сырье и материалах понимается их количество, необходимое к определенному сроку на установленный период для обеспечения выполнения заданной программы производства или имеющихся заказов.

Потребность в  материалах на определенный период называется периодической потребностью. Она складывается из первичной, вторичной и третичной.

Под первичной  понимается потребность в готовых  изделиях, узлах и деталях, предназначенных  для продажи, а также в покупных запасных частях. Расчет первичной  потребности осуществляется с помощью методов математической статистики и прогнозирования, дающих ожидаемую потребность. Риск неправильной оценки или неточного прогноза потребностей компенсируется соответствующим увеличением страхового запаса.

Первичная потребность является основой управления материальными потоками на предприятиях, работающих в сфере торговли. Для промышленных предприятий первичную потребность следует раскладывать на вторичные составляющие.

Под вторичной  понимается потребность в комплектующих узлах, деталях и сырье, необходимых для выпуска готовых изделий.

Пример 2.1.1. Мебельная  фабрика выпускает рабочие столы  для комплектования кухонной мебели. В столе размещается мойка, которая, в свою очередь, комплектуется смесителем холодной и горячей воды. Потребность в мойке и смесителях именуется вторичной, поскольку она может быть определена из первичной потребности (количества рабочих столов). Если мойки и смесители поставляются в торговую сеть в качестве необходимых запасных частей, то имеет место и первичная, и вторичная потребность в этих изделиях.

При расчете  вторичной потребности предполагаются заданными: первичная потребность, включающая сведения об объемах и  сроках; спецификации или сведения о применяемости; возможные дополнительные поставки; количество материалов, находящихся в распоряжении предприятия. Поэтому для определения вторичной потребности используются детерминированные методы расчета. Если такой способ установления потребности невозможен из-за отсутствия спецификаций или незначительной потребности в материалах, то ее прогнозируют, используя данные о расходе сырья и материалов. Под третичной понимается потребность производства во вспомогательных материалах и изнашивающемся инструменте. Она может быть определена исходя из вторичной на основе показателей использования материалов путем проведения стохастических расчетов на основе расхода имеющихся материалов или экспертным путем. В зависимости от учета наличных запасов различают брутто- и нетто-потребности в материалах.

Под брутто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период без учета запасов на складе или в производстве. Соответственно под нетто-потребностью понимается потребность в материалах на плановый период с учетом наличных запасов. Она определяется как разность между брутто-потребностью и наличными складскими запасами к определенному сроку.

На практике суммарная потребность в материалах увеличивается относительно показателя брутто на дополнительную потребность, обусловленную браком в производстве и проведением работ по техническому обслуживанию и ремонту оборудования. После сопоставления с величиной наличных складских запасов остаточная потребность корректируется на величину текущих запасов. Соотношение различных видов потребностей в материалах показано на рис. 2.1.1.