Совершенствование закупочной деятельности предприятий оптовой торговли (на примере ООО «Дженерал Лайт»)

Организационная структура предприятия «Дженерал Лайт» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Организационная структура компании "Дженерал Лайт"

Из рисунка 1 видно, что организационная структура  достаточно простая имеет линейный характер, где каждый сотрудник организации имеет только одного непосредственного начальника. Сотрудники четко выполняют свои функции, прописанные в их должностных инструкциях, не касаясь работы других отделов.

На предприятии «Дженерал Лайт» небольшой штат сотрудников. Характеристика персонала представлена в таблице 3.

Таблица 3

Характеристика персонала  интернет - магазина "Линзы мигом"

Показатель	2011 г.		2012 г.		2013 г.
	Численность, чел.	Удельный вес, %	Численность, чел.	Удельный вес, %	Численность, чел.	Удельный вес, %
Среднесписочная численность	11	100	11	100	11	100
В том числе: женщины мужчины	7 4	63,6 36,4	7 4	63,6 36,4	7 4	63,6 36,4
По возрасту:  18 -25 лет 26 -36 лет 37 – 50 лет старше 50 лет	2 3 6 0	18,2 27,3 54,5 0	2 3 6 0	18,2 27,3 54,5 0	2 3 6 0	18,2 27,3 54,5 0
По уровню образования: высшее неоконченное высшее среднее	8 1 2	72,7 9,1 18,2	8 1 2	72,7 9,1 18,2	8 1 2	72,7 9,1 18,2
По занимаемой должности:                         директор заместитель директора директор по развитию главный бухгалтер старший менеджер менеджер по закупкам менеджер по продажам секретарь администратор кладовщик	1   1 1 1 1 1   1 1 2 1	9,1   9,1 9,1 9,1 9,1 9,1   9,1 9,1 18,2 9,1	1   1 1 1 1 1   1 1 2 1	9,1   9,1 9,1 9,1 9,1 9,1   9,1 9,1 18,2 9,1	1   1 1 1 1 1   1 1 2 1	9,1   9,1 9,1 9,1 9,1 9,1   9,1 9,1 18,2 9,1

Из данных представленных в таблице видно, что на протяжении года в качественном и количественном составе сотрудников изменения отсутствуют. Следовательно, сотрудники держатся за место, нет текучки кадров, благодаря чему система работает без сбоев и на максимально высоком уровне. Большинство сотрудников молодые квалифицированные специалисты. Это говорит о том, что начальник магазина дает шанс работать молодым специалистам и предоставляет возможность карьерного роста.

В настоящее время «Дженерал Лайт» осуществляет реализацию товаров розничным торговым предприятиям, расположенным в городе Пермь. Предприятие «Дженерал Лайт» продаёт только качественный и сертифицированный товар от всемирно известных производителей. Основные виды реализуемой продукции представлены в приложении 1.

Проведение SWOT-анализа позволило выявить сильные и слабые стороны, а также возможности и угрозы предприятия «Дженерал Лайт». Данные анализа представлены в таблице 4.

Таблица 4

SWOT-анализ предприятия «Дженерал Лайт»

Сильные стороны	Слабые стороны
Устойчивые связи с поставщиками Эффективная ценовая политика Благоприятная деловая репутация Высококвалифицированный персонал	Узость географического рынка Затоваривание на складе Ненадежность поставщиков
Возможности	Угрозы
Работа с государственными заказами Стимулирование инновационной деятельности Альянс с конкурентами Выход на региональный рынок	Снижение доходов населения Возрастающая конкуренция

Проведенный анализ говорит о том, что предприятие имеет возможность роста, для этого предприятию необходимо  преодолеть свои слабые стороны.

2.2. Анализ организации закупочной деятельности на предприятии ООО «Дженерал Лайт»

Закупочная работа является основой коммерческой деятельности в торговле. С неё, по существу, начинается коммерческая работа. Чтобы продать товар покупателю и получить прибыль необходимо располагать товаром.

Закупкой товаров на данном предприятии занимается менеджер по закупкам. Он занимается подбором наиболее выгодных поставщиков продукции по всей Российской Федерации.

Основанием для определения спроса на исследуемом предприятии являются:

а) запросы и поступление заказов от покупателей;

б)  статистика по сбыту (статистика по продаже), которая дает справки о предыдущем обороте, а также обороты по отдельным группам товаром или товарам (по большей части по областям сбыта и группам покупателей).

На данном предприятии администраторами постоянно проводятся устные опросы постоянных покупателей, далее вся информация передаётся в менеджеру по закупу, на основе чего формируется необходимый ассортимент, и определяются поставщики, у которых можно приобрести желаемые товары.

Первым этапом выбора поставщика является поиск потенциальных поставщиков необходимых товаров. Одним из главных источников поиска является выставки светотехнической продукции, проводимые в городе Пермь. Также при поиске поставщиков работниками фирмы изучаются специальные книги и журналы, проводится активный поиск через Интернет.

После того как менеджер по закупу составил обзор возможных источников закупок, выбираются те, которые в наибольшей степени соответствуют требованиям предприятия.

Исследуемое предприятие, при выборе тех или иных поставщиков руководствуется следующими основными критериями их отбора:

а) цена;

б) уровень качества товара;

в) условия платежа;

г) возможность внеплановых поставок;

д) финансовое состояние поставщика;

На протяжении нескольких лет работы предприятие осуществляло поставку товаров от различных производственных и оптовых торговых предприятий. И в конечном итоге путем выбора наиболее оптимальных источников поставки товаров выбор был остановлен на таких поставщиках, как: ЗАО «Энергосистемы и технологии», ООО «Электропрофит», ООО «Электростандарт», OOO «Юниел».

Для мониторинга поставщиков, проводился анализ их деятельности с помощью метода рейтинговых оценок, представленный в таблице 5.

Таблица 5

Рейтинг поставщиков ООО «Дженерал Лайт»

Критерий выбора	Удельный вес критерия	ЗАО «Энергосистемы и технологии»		ООО «Электропрофит»		ООО «Электростандарт»		OOO «Юниел»
		Баллы	Произведение	Баллы	Произведение	Баллы	Произведение	Баллы	Произведение
1. Надежность поставки	0,30	5	1,5	4	1,2	5	1,5	2	0,6
2. Цена	0,25	4	1	5	1,25	5	1,25	4	1
3. Качество товара	0,15	3	0,45	4	0,6	4	0,6	4	0,6
4. Условия платежа	0,15	4	0,6	4	0,6	5	0,6	3	0,45
5. Возможность внеплановых  поставок	0,10	4	0,4	5	0,5	4	0,4	4	0,4
6. Финансовое состояние  поставщика	0,05	5	0,25	5	0,25	5	0,25	5	0,25
ИТОГО:	1		4,2		4,4		4,6		3,3

Высчитывается значение рейтинга по каждому критерию путем произведения удельного веса критерия на его экспертную балльную оценку ( по 5-бальной системе) поставщиков. Далее суммируют полученные значения рейтинга по всем критериям и получают итоговый рейтинг для конкретного поставщика. Сравнивая полученные значения рейтинга для разных поставщиков, определяют наилучшего партнера. Если рейтинговая оценка дает одинаковые результаты для двух и более поставщиков по основным критериям, то процедуру повторяют с использованием дополнительных критериев

По итоговым оценкам поставщиков выявлены лучший поставщик – ООО «Электростандарт» (4,6) и худший -  ООО «Юниел» (3,3).

Следующим этапом работы по закупочной деятельности является заключение договоров с потенциальными поставщиками.

Предприятие своевременно и правильно заключает договора с поставщиками, а также устанавливает рациональные прямые договорные связи по поставкам товаров, как правило, на один год.

В договоре предусмотрены следующие условия:

а) дата заключения договора;

б) полное наименование сторон, заключивших договор;

в) предмет договора;

г) цена и общая сумма договора;

д) порядок расчетов и поставки;

е) порядок приемки и возврата залоговой тары;

ж) права и обязанности сторон;

и) ответственность сторон;

к) форс-мажор;

л) разрешение споров;

м) срок действия договоров;

н) заключительные положения;

п) юридические адреса и платежные реквизиты сторон;

Для торгового предприятия «Дженера Лайт» вопрос выбора поставщиков является важным фактором своевременного удовлетворения потребительского спроса. От выбора поставщика зависят: издержки, качество, своевременность поставок и др., а следовательно и объем товарооборота.

Еще одним ключевым звеном закупочной деятельности является формирование торгового ассортимента.

Закупка товара осуществляется мелкими партиями – определенной периодичности не существует.

Эффективность использования товарных запасов определяется с помощью таких показателей, как время товарного обращения и скорость товарного обращения.

Время товарного обращения (Ов) рассчитывается по следующей формуле (1):

Ов = (ТЗ х t) / Р,   (1)

где ТЗ – средний товарный запас, тыс. руб.;

Р – объем товарооборота предприятия, тыс. руб.;

t – количество дней в периоде, дни.