Основные пути снижения издержек в бизнес-процессе на складе

Например, издержки (% от величины общих логистических затрат) корпорации Volvo, связанные с управлением складскими товарными запасами автомобильных запасных частей в дилерской сети стран Скандинавии: капитальные затраты – 15; складские операции – 4; страхование логистических рисков – 1; амортизация складов и оборудования – 8; затраты, связанные с устареванием запасов на складах – 4 (всего – 32) [18].

Капитальные затраты характеризуют  капитал компании, отнесенный на создание запасов, с позиций альтернативных путей его использования (например, для целей рекламы и продвижения товара, улучшения сопутствующего сервиса и т.п.). Эти издержки составляют обычно наибольшую часть затрат на создание и поддержание складских запасов. Определение этих затрат, как правило, заключается в расчете минимальной нормы процента возврата на вложенный в складские запасы капитал.

Издержки на хранение запасов включают расходы на операции грузопереработки на складе, арендную плату (за арендуемые складские помещения и оборудование), эксплуатационные затраты (плату за электроэнергию, тепло, водоснабжение, на текущий ремонт зданий и складского технологического оборудования), заработную плату складского персонала и амортизационные отчисления. Эти расходы зависят от уровня запасов, причем структура их различна в зависимости от того, собственные или склады общего пользования использует фирма. На рисунке 4 изображена модель управления запасами, данная модель сведена к определению объема заказа (Q) и частоты выполнения заказов за планируемый промежуток времени. Что в свою очередь рассчитывается посредством балансирования между затратами, связанными с выполнением одного заказа (О), и затратами на хранение единицы запасов (С), затраты по заказу определяются как произведение затрат на один заказ и количество заказов за отчетный период (S/Q), где S - это потребность в материалах или готовой продукции за отчетный период, a Q - объем заказа. Размер заказа следует увеличивать до тех пор, пока снижение затрат на заказ превышает увеличение затрат на хранение.

     Рисунок 4 – Зависимость размера заказа от издержек на выполнение и хранение заказа

Издержки  на текущее обслуживание запасов в основном состоят из налогов и страховых платежей. Их размер зависит от ассортимента и цены товаров, а также степени защищенности продукции от повреждений и вредного влияния окружающей среды. Как правило, налоги на запасы начисляются по состоянию на день их оценки или на их средний уровень в течение определенного периода времени.

Возможные ущербы от рисков содержания складских запасов связаны с потерями в результате физического и морального устаревания (износа) товаров при хранении, которые сказываются в конечном итоге на их цене. Особенно, это важно учитывать при хранении скоропортящейся сельскохозяйственной продукции. Потерю качества товаров, связанную с их хранением, можно оценить как прямую потерю некоторого объема товарного запаса и,  следовательно, продаж и т.д. Различают два вида таких потерь: прямые потери объема продаж и потери вследствие дефицита. Несмотря на формальное сходство, эти потери отличаются по способу определения и отношению к конкретному потребителю.

Прямые потери продаж возникают в ситуации, когда покупатель не видит нужного ему товара на полке магазина. В этом случае потери означают недополученную прибыль из-за отсутствия актов продажи.

Рассмотрим издержки, связанные с работой складских систем, которые играют важную роль при выборе логистической стратегии. На логистический процесс складирования влияют только те издержки, которые изменяются с изменением стратегии функционирования логистической системы. К ним можно отнести следующие издержки:

1. поставки (закупки) товаров на склад;
2. содержание товарных запасов;
3. выполнение заказов потребителей;
4. вызванные дефицитом товарных запасов;
5. сбора и обработки данных и управления складской системой.

Расходы на поставку (закупки) определенного объема товаров на клад оптового предприятия можно разделить на две части. Первая часть составляет сумма, которую следует уплатить поставщику и издержки самой складской системы на оформление и осуществление поставок: расходы на бумагу и бланки, заработная плата работников, затраты на телефонные переговоры, электронную почту, информационно-компьютерные и другие расходы.

Издержки, которые  не зависят от размера заказа, включают расходы на бумагу, бланки, почту, телефон, факс и т.д., расходы на обработку заказов, а также че части издержек поставки и издержек на контроль, которые не зависят от размера заказа. Постоянные затраты подачи заказа обозначим через А. Общие издержки подачи заказа на Q единиц составят в этом случае А+С(Q).

К издержкам содержания запасов относятся капитальные затраты, издержки, связанные с грузопереработкой и хранением партий товаров, затраты на текущее обслуживание запасов страховка, налоги), потери от логистических рисков при складировании и др.

Издержки старения запасов можно оценить стоимостью товара, который может быть списан по причине устаревания. Эти издержки равны разнице между начальной (плюс некоторая прибыль, которая могла быть получена с момента покупки за время старения, если бы фонды, выделенные на закупку товара, использовались иным образом) и ликвидационной стоимостью товара. Издержки старения приходится нести всегда, но указать точную дату заранее зачастую невозможно. Если со временем происходит существенное старение товара и его учет важен при хранении, следует применять математическую модель издержек, которая явно бы учитывала факт наличия издержек старения в фиксированные моменты времени [7].

Таким образом, общий коэффициент, учитывающий издержки содержания запасов, будет равен сумме коэффициентов капитальных затрат, издержек хранения (в части, пропорциональной инвестиции в запасы), затрат, связанных с налогами и страховкой, а также ущерба от старения запасов.

Издержки выполнения заказов потребителей состоят обычно из издержек на транзакционные, учетные и складские операции (прием и оформление заявки, отбор товара, подготовка к отправке, документальное оформление заказа и т.п.), заработной платы работников склада, занятых обработкой заказов, и издержек на упаковку и транспортировку, если они оплачиваются складской системой.

Логистические издержки, связанные с отсутствием  запасов существуют двух видов: случаи учета и потерь неудовлетворенных требований. Все требования, поступающие в складскую систему в период отсутствия запасов, ставятся на учет. К данным издержкам относятся расходы по уведомлению потребителя об отсутствии конкретного товара и о том, что заказ будет поставлен на учет, плюс расходы на выяснение возможного времени выполнения заказа, плюс стоимость передачи этой информации. Если каждый раз требования поступают на одну единицу запаса, то издержки составят стоимость учета каждой единиц. Рассмотрим ситуацию потери требований. Когда в системе нет запасов, издержки от потерь требований не зависят от времени, так как несостоявшаяся сделка не сопровождается расходами. Наиболее важной составляющей издержек в связи с потерей требований клиентов является потеря интереса и предпочтений потребителей, что вызывает потерю доходов от продажи других товаров или от продажи в будущем дефицитного товара, так как потребитель временно или постоянно будет вести дела с другой компанией. Издержки от потери требования включают также расход на специальные меры информации потребителя о невозможности немедленно удовлетворить его заявку и прибыль, недополученную от несостоявшейся сделки.

 

 

 

 

 

2 Анализ издержек в бизнес-процессе на складе                  ООО «Монлибон»

 

2.1 Организационно-экономическая  характеристика предприятия

 

Начиная  с  1994  года  компания  «Монлибон» осуществляет оптовые поставки автомобильных   запасных  частей  в  Республику  Беларусь.

Качественный   сервис   и   широта  ассортимента является залогом успеха уже на протяжении более 17 лет  работы. Партнеры со всей  страны   доверяют   компании,   отдавая предпочтение    закупкам    в    компании «Монлибон».  Несмотря на высокую конкуренцию на рынке Республики Беларусь  компания с  уверенностью  смотрим   в   будущее.  Европейский   менеджмент,  лучшие   топ-менеджеры и  стабильная  практика управления персоналом  помогли  достичь  высокого уровня развития предприятия. 

География  поставок продукции  представляет собой весь  земной  шар. Предлагая  широкий   ассортимент  автомобильных  запасных  частей компания старается удовлетворить  все запросы своих  клиентов.  Более  сорока поставщиков  помогают  компании сформировать ассортимент, позволяющий  с уверенностью сказать, что компания «Монлибон» является одним  из  самых  успешных  оптовых операторов на рынке Республики Беларусь, соответственно она имеет сеть розничных магазинов,   на сегодняшний день это 10 торговых точек в г. Минске [16].

Детали двигателя, тормозной   системы,  фильтры,   части   подвески,   запасные части   для   КПП,  сцепление,   моторные  и  трансмиссионные масла –  вот далеко не  полный  перечень   продукции, предлагаемый компанией «Монлибон»  своим  партнерам со всех концов страны.  Компания   является  официальными   представителями   таких   компаний как   AE,    ATE,    BERU,    BILSTEIN,   DOLZ,  ELRING,  GOETZE,  FEBI, FENOX, FLENNOR, K+F,   KOLBENSCHMIDT,    MANN,  MOOG,  NAKAMOTO,  PIERBURG,  WAHLER.

Сегодня в команде  компании около 190 сотрудников –  профессионалы в области финансов и экономики, продаж, внешне-экономической  деятельности, юриспруденции, маркетинга, информационных технологий, сбыта, опытные  водители и логисты. Опыт и профессионализм специалистов делает компанию конкурентоспособной, прогрессивной, позволяет находить оптимальные, неожиданные, ключевые решения в работе с клиентами [16].

 

Таблица 1 – Основные сводные технико-экономические показатели деятельности ООО «Монлибон» за 2010-2012 года

Показатель	2010	2011	2012
Выручка от реализации продукции, услуг, млн. руб.	5094	8108	11806
Налоги из выручки, млн. руб.	896	1394	1943
Полная себестоимость  реализованной продукции, услуг, млн. руб.	2534	4186	5151
Стоимость основных средств, млн.руб.	3688	5797	8501
Среднегодовая стоимость оборотных средств, млн. руб.	1706	2349	4116
Среднесписочная численность ППП, чел.	95	101	105
Среднемесячная  заработная плата, тыс. руб.	1500	3000	4500
Прибыль от реализации продукции, услуг, млн. руб.	1664	2528	4712
Рентабельность  продукции, услуг, %	32,6	31,2	39,9

 

Как видим из таблицы компания «Монлибон» не только не потеряла темпов роста  экономической эффективности, но и  нарастила их. Рентабельность работы в 2012 году выросла до 39,97 % тогда как в 2011 году она составляла 31,2 %. Заработная плата с 2010 года до 2012 года выросла в 3 раза с 1,5 млн. рублей до 4,5 млн. рублей. Это подтверждает тезис о росте спроса на автомобильные запасные части. Как видно из таблицы предприятие значительно снизило затраты на приобретение основного капитала. Если в 2011 году они выросли по отношению к 2010 году на 57,2%, то в 2012 году по отношению к 2011 году только чуть более чем на 40%. То есть предприятие практически достигло уровня технической оснащённости, который позволяет реализовывать цели и задачи которые оно выполняет сегодня. То же касается и персонала. Его численность практически не менялась в течение указанного периода, она стабилизировалась на уровне 100-110 человек. Несколько иная картина представлена финансовыми результатами. Из таблицы видно, что выручка от реализации продукции, то есть услуг компании растёт завидными темпами в 2011 году на 59,2%, в 2012 году 45,6%. При этом себестоимость реализации услуг весьма отстаёт в темпах своего роста так на пример в 2012 году она выросла только на 23%. Полные издержки производства продукции, услуг выросли в 2012 году до 39,9%.

Тип структуры ООО «МОНЛИБОН» можно  отнести к линейно-функциональному, так как наблюдается наличие  линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу, а так же специализированных обслуживающих функциональных подразделений (Приложение А).

Складской комплекс общей  площадью 1600 м², находится в 4 километрах от МКАД, относится к классу «В»: одноэтажное здание прямоугольной формы реконструированное, высота потолков 7 м. Пол – бетон без покрытия. Пожарная сигнализации и система пожаротушения. Наличие площадок для отстоя и маневрирования большегрузных автомобилей.  Охрана по периметру территории. Телекоммуникации. Система охранной сигнализации и система видеонаблюдения. Офисные помещения при складе, система учета и контроля доступа сотрудников.

Основной объем входящих товарных потоков приходит в виде грузовых единиц (коробок укрепленных  стрейч-пленкой на паллете), массой от 200 кг до 800 кг, средним объемом около 1,4м³.

На складе используются следующие методы комплектации заказов: позаказный отбор, волновой отбор, пакетный отбор, редко применяется встречный  отбор.

На складе установлена информационная система 1С «Торговля и склад» версии 8. Имеется система штрихового кодирования накладных и личные штрих-коды всех сотрудников склада участвующих в переработке грузов.

Склад работает в 3 смены  режим работы круглосуточный, всего  на складе для выполнения различный функций задействовано 24 человека, из них 16 человек складского персонала. Имеется один бензиновый погрузчик, две гидравлические тележки и один штабелер.

Как общеизвестно компании,  которые останавливаются в своём  развитии, пользуясь сложившейся благоприятной конъюнктурой рано или поздно теряют свои конкурентные позиции и могут не только войти в ситуацию несения потерь, но и дойти до банкротства. Поэтому перед ООО «Монлибон», на мой взгляд, сегодня стоит вопрос определения стратегии своего развития и нахождении основных путей снижения издержек в бизнес-процессе на складе.

 

2.2 Оценка основных бизнес-процессов на складе

 

Организация работ на складе предприятия предусматривает  осуществление следующих основных бизнес-процессов: приемка товара и  его размещение на хранение, хранение товара, сбор заказа, упаковка и маркировка скомплектованного заказа, отгрузка, а также учет движения материалов в информационной системе (рисунок 5). Остановимся на данных бизнес-процессах более подробно.

Приемка товара. До поступления товара на склад проводятся подготовительные мероприятия: устанавливаются места разгрузки транспортных средств; определяются места хранения поступившей продукции; устанавливается с помощью каких механизмов и оборудования будет разгружаться и перемещаться поступивший товар; определяются необходимое количество работников склада и складского оборудования. Когда товар поступают на предприятие вместе с ними приходит товарно-транспортная накладная. В ней указываются вид транспорта, заказчик, грузоотправитель, грузополучатель, пункт погрузки, разгрузки. Кроме того, в документе имеется таблица, где содержаться следующие данные: наименование товара, страна ввоза, цена за единицу, стоимость, вид тары, масса брутто. Поступающие на склад материалы проходят количественную и качественную приемку. Количественная приемка заключается в проверке соответствия фактического наличия материалов указанному в сопроводительных документах. Первоначальная проверка поступающих извне грузов производится заведующим складом. Здесь проверяется число прибывших мест, целость упаковки, иногда вес груза. Поступление материалов на склад оформляется приходным ордером, который подписывается заведующим складом и экспедитором, доставившим груз. Учет материалов на складе ведется с помощью карточки складского учета.