Организациооные структуры логистической информациооной системы на различных уровнях управления

В рассматриваемой подсистеме широко применяются интерактивные (диалоговые) процедуры информационной поддержки  принятия решений логистическим  менеджментом.

Подсистема генерирования выходных форм и отчетов может быть представлена как выходной интерфейс с остальными компонентами.

Логистическая информационная система – это интерактивная  структура, включающая персонал, оборудование и процедуры, которые объединены информационным потоком, используемым логистическим менеджментом для  планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической  системы.

В отличие от понятий «система»  и «логистическая система» информационная логистическая система включает не только организацию процесса, но и его эксплуатацию. Схематично это  может быть представлено следующим образом:

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.2 – Логистическая информационная система и ее компоненты

 

Компонентами логистической  информационной системы являются компьютерные средства, функционирующие на базе определенных программных средств, управляемые соответствующим управленческим персоналом. Все эти компоненты объединены в систему, и логистическая информационная система в идеальном варианте обеспечивает их системную эксплуатацию.

Основным объектом логистики является материальный поток, объектом информационной логистики – информационный поток. Это второе принципиальное отличие логистической системы и информационной логистической системы. Если материальный поток – это материальные ресурсы, незавершенное производство, готовая продукция, к которым применяются логистические операции или функции, то информационный поток – поток сообщений в речевой, документной и других формах, генерируемый исходным материальным потоком в рассматриваемой логистической системе, между звеном логистической системы или логистической системой и внешней средой и предназначенный для реализации управляющих функций.

Любая логистическая система состоит  из совокупности элементов-звеньев, между  которыми установлены определенные функциональные связи и отношения.

Отличительными особенностями  звена информационной системы является то, что данный обособленный объект не подлежит дальнейшей декомпозиции в рамках действующей информационной системы и выполняет свою цель, связанную с определенными информационными  функциями или операциями. Звеном информационной системы может быть автоматизированное рабочее место  управленческого персонала, информационные подразделения системы управления организацией.

Наряду с логистической системой в зарубежной и отечественной  экономической литературе повсеместно  используется понятие логистической  цепи. Информационная цепь представляет собой множество звеньев информационной системы, упорядоченное по информационному  потоку с целью анализа и проектирования информационных функций и процедур.

Более широким и в известной  степени обобщающим понятием является сеть. Применительно к понятию логистической и информационной сети следует отметить, что уже сложилось и достаточно давно действует понятие вычислительной сети, которое соответственно может быть применено и к понятию «информационная сеть».

Информационная сеть – это совокупность компьютерных и программных средств, объединенных единым информационным пространством  и соответствующими человеческими  ресурсами для обработки информационных потоков.

Подводя итог вышеизложенному, следует  отметить, что в настоящее время  в практической производственно-хозяйственной  деятельности организации логистические  и информационные компоненты систем зачастую неразделимы. Это связано  с повсеместным внедрением современных  информационных технологий и компьютеров. Они перевернули многие аспекты  бизнеса и изменили многие традиционные пути взаимодействия как внутри, так  и вне организации. Специалисты  по логистике контролируют некоторые  из самых важных данных, так как  их деятельность имеет отношение  к продажам и закупкам. И сразу  после бухгалтерского учета, логистика  – вторая область функционирования фирмы, где данные и функции в  высшей степени компьютеризированы. Поэтому необходимо уделить должное  внимание принципам построения информационных систем.

 

2. Уровни логистической информационной системы

 

Вне зависимости от того, сколько  существует уровней управления, руководителей  традиционно делят на три категории. Социолог Талкотт Парсонс рассматривает эти три категории с точки зрения функции, выполняемой руководителем в организации. Согласно определению Парсонса на техническом уровне в основном занимаются ежедневными операциями и действиями, необходимыми для обеспечения эффективной работы без срывов в производстве продукции или оказании услуг. Лица, находящиеся на управленческом уровне, в основном заняты управлением и координацией внутри организации, они согласовывают разнообразные формы деятельности и усилия различных подразделений организации. Руководители на институциональном уровне заняты в основном разработкой долгосрочных (перспективных) планов, формулированием целей, адаптацией организации к различного рода переменам, управлением отношениями между организацией и внешней средой, а также обществом, в котором существует и функционирует данная организация. Более общеупотребимый способ описания уровней управления состоит в выделении следующих категорий руководителей (управляющих):

• руководители низового звена, или операционные управляющие;
• руководители среднего звена;
• руководители высшего звена.

Руководители  высшего звена отвечают за принятие стратегически важнейших решений для организации в целом или для основной части организации. Если высшее руководство фирмы решает перевести корпорацию на выпуск продукции, которая не в состоянии бороться с конкуренцией, то руководители среднего и низового звеньев мало что могут сделать, чтобы препятствовать крупному провалу. Сильные руководители высшего звена накладывают отпечаток своей личности на весь облик компании. Поэтому успешно действующие руководители высшего звена в больших организациях ценятся очень высоко, и их труд оплачивается очень хорошо.

Высший организационный  уровень – руководство высшего звена – гораздо малочисленнее других. Даже в самых крупных организациях руководителей высшего звена – всего несколько человек. Типичные должности руководителей высшего звена в бизнесе – это председатель Совета, президент, вице-президент корпорации и казначей корпорации. В армии их можно сопоставить с генералами, в среде государственных деятелей – с министрами, а в университете – с ректорами.

Работа младших  начальников координируется и контролируется руководителями среднего звена. За последние десятилетия среднее звено управления значительно выросло и по своей численности, и по своей значимости. В большой организации может быть столько руководителей среднего звена, что возникает необходимость в разделении данной группы. И если такое разделение происходит, то возникает два уровня, первый из которых называется верхним уровнем среднего звена управления, второй – низшим. Таким образом образуется четыре основных уровня управления: высший, верхний средний, низший средний и низовой. Типичными должностями руководителей среднего звена управления являются: заведующий отделом (в бизнесе), декан (в колледже), управляющий сбытом по региону или по стране и директор филиала. Армейские офицеры от лейтенанта до полковника, священники в сане епископов считаются руководителями среднего звена в своих организациях. Руководитель среднего звена часто возглавляет крупное подразделение или отдел в организации.

Младшие начальники, которых также называют руководителями первого (низового) звена или операционными руководителями — это организационный уровень, находящийся непосредственно над рабочими и другими работниками (не управляющими). Младшие начальники (или супервайзеры) в основном осуществляют контроль за выполнением производственных заданий для непрерывного обеспечения непосредственной информацией о правильности выполнения этих заданий. Руководители этого звена часто отвечают за непосредственное использование выделенных им ресурсов, таких как сырье и оборудование. Типичным названием должности на данном уровне является мастер, мастер смены, сержант, заведующий отделом, старшая медсестра, заведующий кафедрой управления в школе бизнеса. Большая часть руководителей вообще — это руководители низового звена. Большинство людей начинают свою управленческую карьеру в этом качестве.

3. Виды и принципы построения современных информационных систем

 

Функционирование системы автоматизации  логистики возможно лишь при параллельном функционировании информационной системы  логистики предприятия и физической логистической системы.

Наличие информации обеспечивает гибкость логистической системы, указывая, где, когда и как нужно использовать ресурсы фирмы для получения  конкурентных преимуществ.

Логистические информационные системы  подразделяются на три группы:

• плановые;
• диспозитивные (диспетчерские);
• исполнительные (оперативные).

Логистические информационные системы, входящие в разные группы, отличаются как своими функциональными, так  и обеспечивающими подсистемами. Функциональные подсистемы различаются  составом решаемых задач. Обеспечивающие подсистемы могут состоять из разных элементов, то есть отличаться друг от друга техническим, информационным и математическим обеспечением.

Плановые информационные системы  создаются на административном уровне управления и служат для принятия долгосрочных решений стратегического  характера. Среди решаемых задач  могут быть следующие: создание и  оптимизация звеньев логистической  цепи; управление условно- постоянными, то есть малоизменяющимися данными; планирование производства; общее управление запасами.

Диспозитивные информационные системы  создаются на уровне управления складом  или цехом и служат для обеспечения  отлаженной работы логистических систем. Они способствуют решению следующих  задач: детальное управление запасами; распоряжение внутрискладским транспортом; отбор грузов по заказам и их комплектование, учет отправляемых грузов и другие задачи.

Исполнительные информационные системы  создаются на уровне административного  или оперативного управления. Обработка  информации в этих системах производится в темпе, определяемом скоростью  ее поступления в ЭВМ. Этими системами  могут решаться разнообразные задачи, связанные с контролем материальных потоков, оперативным управлением  обслуживания производства, управлением перемещениями.

В соответствии с концепцией логистики  информационные системы, относящиеся  к различным группам, интегрируются  в единую информационную систему. Различают  вертикальную и горизонтальную интеграцию.

Вертикальной интеграцией считается  связь между плановой, диспозитивной  и исполнительной системами посредством  вертикальных информационных потоков.

Горизонтальной интеграцией считается  связь между отдельными комплексами  задач в диспозитивных и исполнительных системах посредством горизонтальных информационных потоков.

• В целом преимущества интегрированных информационных систем заключаются в следующем:
• возрастает скорость обмена информацией;
• уменьшается количество ошибок в учете;
• уменьшается объем непроизводительной, «бумажной» работы;
• совмещаются разрозненные информационные блоки.

При построении логистических информационных систем на базе ЭВМ необходимо соблюдать  определенные принципы:

1. Принцип использования аппаратных и программных модулей. Под аппаратным модулем понимается унифицированный узел радиоэлекторонной аппаратуры, выполненный в виде самостоятельного изделия. Соблюдение данного принципа позволит обеспечить совместимость вычислительной техники и программного обеспечения на разных уровнях управления; повысить эффективность функционирования логистических информационных систем; снизить их стоимость; ускорить их построение;
2. Принцип возможности поэтапного создания системы. Логистические информационные системы, построены на базе современных электронных систем, как и другие автоматизированные системы управления, являются постоянно развивающимися системами.
3. Принцип четкого установления мест стыка. В местах стыка материальный информационный поток переходит через границы правомочия и ответственности отдельных подразделений предприятия или через границы самостоятельных организаций. Обеспечение плавного преодолевания мест стыка является одной из важных задач логистики;
4. Принцип гибкости системы с точки зрения специфических требований конкретного применения;
5. Принцип приемлемости системы для пользователя диалога «человек – машина».

Управление закупками – это  сбор, учет, обработка заказов на материальные ресурсы, выбор поставщиков, размещение заказов, оплата и контроль оплаты. В случае необходимости –  возврат товаров поставщикам.

Управление запасами – определение  оптимальных структур и объемов  запасов, оперативный учет и контроль уровня запасов на складах материальных ресурсов и готовой продукции.

Управление физическим распределением – выбор каналов распределения, контроль оплаты заказов и контроль исполнения заказов, обеспечение, в  случае необходимости, возврат готовой продукции от потребителей.