Формы организации закупочной деятельности

СОДЕРЖАНИЕ:

 

Введение……………………………………………………………………3

1. Закупочная деятельность: понятие, цели и функции...………...……..4

2. Существующие формы организации  закупочной деятельности…….8

2.1 Закупка товара одной партией……………………………………….11

2.2 Периодические закупки небольшими партиями……………………11

2.3 Получение товара по мере необходимости………………………….12

2.4 Ежедневные или ежемесячные закупки по котировочным

ведомостям………………………………………………………………...13

2.5 Закупка товаров с немедленной  сдачей……………………………..13

Заключение………………………………………………………………..15

Список литературы……………………………………………………….16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее время благополучие и коммерческий успех предприятия всецело зависят от того, насколько эффективна его деятельность, которая должна быть ориентирована только на рентабельное, прибыльное функционирование, ведь предприятие несет всю полноту экономической ответственности за принятые решения и действия.

Осуществление закупок – это одна из важнейших функций на каждом предприятии. В стратегическом плане закупочная деятельность направлена на процесс управления закупками, а также связи и взаимодействие с внешними поставщиками и другими подразделениями компании, на запросы и потребности конечных покупателей, на планирование и разработку новых закупочных форм, схем и т.д. В тактическом плане она направлена на избежание дефицита или отсутствия необходимой продукции.

Потенциал закупочной деятельности очень велик, его развитие и использование зависит как от теоретических знаний, так и от практической организации. Именно поэтому в данной работе рассматривается закупочная деятельность, а именно формы организации закупочной деятельности, изучив которые можно эффективнее построить закупочную деятельность предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ЗАКУПОЧНАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ: ПОНЯТИЕ, ЦЕЛИ И ФУНКЦИИ

 

Работа любого предприятия зависит от наличия сырья, материалов товаров и услуг, которые поставляют ему другие организации. Даже самому небольшому офису для выполнения своих функций необходимы помещения, тепло, свет, средства связи и офисное оборудование, мебель и различные другие предметы. Ни одна организация, предприятие, учреждение не являются самодостаточными.

Управление закупками – область деятельности, в результате которой фирма приобретает необходимые товары и услуги. Процесс закупки представляет собой организованное приобретение продукции для дальнейшей переработки или для перепродажи. Приобретаемая для промышленных предприятий продукция в основном – это материальные ресурсы, необходимые для производства, а для торговых компаний – готовая продукция для последующей продажи.

Закупочная логистика – управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами1. Однако стоит отделить понятие закупок от закупочной деятельности.

Ниже приведено определение, которое рассматривает закупочную деятельность относительно ее целей, то есть, как «получение материалов требуемого качества в требуемом количестве из требуемого источника, доставляемых в требуемое место и по требуемой цене»2.

В более широком смысле закупочная деятельность – это процесс, выполняемый организационной единицей, которая в качестве функций отвечает за получение материалов требуемого качества в требуемом количестве в требуемое время и по требуемой цене, и за управление поставщиками, тем самым внося свой вклад в конкурентное преимущество предприятия и реализацию корпоративной стратегии. [1]

Закупки представляют собой процесс получения требуемого по количеству и качеству сырья в нужное время в нужном месте от надежного поставщика с хорошим сервисом и по выгодной цене.

Выходит, что закупочная деятельность более широкое понятие, чем закупки. Все предприятия, как производственные, так и торговые, имеют службу, которая осуществляет доставку, закупку и временное хранение полуфабрикатов, сырья и товаров народного потребления.

Процесс приобретения товаров (материальных ресурсов) в производственной деятельности и в государственном секторе обычно называют снабжением, в складском хозяйстве и в розничной торговле – закупками.

В иностранной логистической науке и практике тоже нет единой терминологии в этой области. В частности, Д. Дж. Клосс и Д. Дж. Бауэрсокс указывают: «Снабжение включает закупки и организацию внешних поставок материалов, производственных компонентов и/или готовых продуктов от поставщика на производственные или сборочные предприятия, склады промышленных и торговых предприятий или в розничные магазины»3.

Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что предприятие должно получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по свои обязательствам, с хорошим сервисом и по выгодной цене. Одной из основных коммерческих функций является закупка товаров  для их последующей реализации. Правильно  организованная закупочная работа не только способствует удовлетворению потребительского спроса, но и позволяет уменьшить  вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта  товаров.

Целью закупочной деятельности является организация закупок сырья и материалов, которые будут отвечать установленным требованиям.

Функции закупочной деятельности разделяют на:

- внешние - определяют взаимоотношения предприятия с снабженческо-сбытовыми  организациями, предприятиями-поставщиками и органами государственного  управления;

- внутренние - описывают взаимодействие службы  снабжения с аппаратом управления и производственными цехами, которые обеспечивают производство изделиями, материалами, сырьём и покупными полуфабрикатами, связано с выполнением  таких функций, как: закупка,  транспортировка, складская переработка  и т.д.

Все операции контролируются  и осуществляются как службами снабжения, так и другими структурными подразделениями. Эффективность функционирования  любого предприятия и повышение его конкурентоспособности на рынке зависит именно от правильной организации работы  закупочной деятельности предприятия.

Закупочная деятельность включает в себя:

- планирование размещения закупки;

- разработка документации для проведения процедуры закупки;

- размещение закупки;

- заключение договора по результатам процедуры торгов и запросов котировок;

- контроль исполнения договоров.

Основу экономической эффективности закупочной логистики составляют поиск необходимых материалов удовлетворительного качества и закупка их по минимальным ценам.

Вопрос цен – главный в изучении рынка, проводимом соответствующими подразделениями предприятий, но анализ возможных логистических расходов и сроков поставок тоже играет не последнюю роль. Для оптового покупателя требуется точный расчет издержек. Расчет затрат на приобретение сырья и материалов зачастую определяет дальнейшую стратегию производства и сбыта конечной продукции.

Успешное осуществление закупок предполагает использование обширной информации о рынках, где они осуществляются. Оптимизация звена логистической цепи закупок влияет не только на внешние факторы, но и на внутренние приоритеты, связанные с разностью понимания оптимальности работы и значением иных звеньев, что инициирует важность в поиске экономических компромиссов между различными структурными подразделениями. Эффективности процесса способствует соблюдение этических норм партнерства. В основе находятся оптимизированные отношения между производителем, кредитором и поставщиком.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. СУЩЕСТВУЮЩИЕ ФОРМЫ ОРГАНИЗАЦИИ  ЗАКУПОЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Всем организациям необходимо учитывать типы закупаемых материалов для того, чтобы варьировать степенью проработанности своих процедур по снабжению. То есть, чем выше затраты на материалы, а также чем сложнее к ним требования, тем больше усилий и времени необходимо сотрудникам отдела снабжения.

Существуют различные типы материалов, которые требуют различные подходов к закупке [2]:

– простые процедуры закупок используют для материалов, которые не относятся к важным, обеспечивающим низкую прибыль и создающим небольшой риск при поставках;

– установления долгосрочных контактов с альтернативными источниками, чтобы избежать потенциально возможных проблем требуют материалы, отсутствие которых приведет к различным затруднениям в работе, а наличие обеспечит низкую прибыль и создаст более высокий риск при поставках;

– заключения более формальных отношений с поставщиками на более долгий срок или даже создание объединений и партнерств требуют стратегические материалы, которые обеспечивают высокую прибыль.

Выбор метода закупок очень важен, ведь именно от него зависят: оборачиваемость запасов предприятия и капитала, расходы на закупку материальных ресурсов, на хранение запасов, на оформление заказов, складские площади и т.п. Выбор метода закупок зависит от политики управления запасами, значимости и сложности для предприятия конечного продукта, состава материалов и комплектующих изделий [3].

Закупки можно осуществлять в нескольких формах. Выбор определенной формы зависит от ряда характеристик, которые приведены ниже:

1)   сложности конечного производимого  продукта;

2)   особенностей производимого продукта и используемого материала;

3)   состава комплектующих изделий и используемых материалов;

4)   величины партии единовременного заказа;

5)   периодичности заказа;

6)   уровня постоянных затрат;

7)   объема закупки;

8)   от уровня затрат на формирование и содержание запасов.

9)   службы снабжения и ее организации.

В закупочной логистике выделяют три основных формы закупок [4]:

- оптовые;

- периодические закупки небольшими партиями;

- закупки по мере необходимости.

Помимо названных форм, возможны различные их комбинации: ежедневные или ежемесячные закупки по котировочным ведомостям, закупка товара с немедленной сдачей и др. (рисунок 1).

Более детальную классификацию форм закупок можно представить следующим образом:

- прямые закупки – это закупки материальных ресурсов прямо у производителей;

- лизинг – представляет собой аренду, к примеру, складского оборудования;

- встречные закупки – данная форма закупочной деятельности представляет собой закупки у поставщиков, которые одновременно являются и потребителями;

- новая закупка – это когда покупатель совершает покупку данной продукции впервые, что может потребовать проведения серьезных исследований;

- измененная повторная закупка - предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований;

- обычная повторная закупка;

- комплексная закупка – данная форма осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений.

Рисунок 1 – Основные формы организации закупочной деятельности

У каждой формы есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки. Поэтому далее рассмотрим некоторые формы подробнее, описав их преимущества и недостатки.

 

 

2.1 Закупка товара одной партией.

 

При закупках товаров одной партией (оптовых закупках) предполагается осуществление поставок товаров одной большой партией.

Преимуществами такой формы организации закупочной деятельности являются:

– простота оформления документов;

– повышенные торговые скидки;

– гарантии поставки всей партии;

– небольшой документооборот, связанный с заказом.

Недостатками формы организации закупочной деятельности является большая потребность в запасах, а также складских помещениях. Кроме того, происходит медленная оборачиваемость капитала, как эффект замораживания финансовых средств, большие потери от порчи материала при хранении, негибкость ценового фактора.      

 

2.2 Периодические закупки небольшими партиями.

 

При такой форме организации закупочной деятельности, как периодические закупки небольшими партиями покупатель заказывает только необходимое количество товара. Это количество в течение определенного отрезка времени поставляется ему партиями.

Преимущества такой формы закупки следующие:

– ускорение процесса оборачиваемости капитала, в связи с тем, что товар оплачивается по мере его поступления;