Совершенствование информационных потоков в управление предприятием

систему ОАО «Электроагрегат» ввиду специфики отрасли, в которой действует

предприятие. Поэтому проведем анализ движения документов между

функциональными подразделениями  предприятия для одного бизнес-процесса - от

заключения договора до сбыта готовой  продукции, а затем исследуем

информационные потоки в планово-экономическом  отделе в рамках этого бизнес-

процесса.

В самом начале определим общий  перечень циркулирующих на предприятии

документов. В результате обработки  материалов обследования было выявлено, что

в подразделениях ОАО «Электроагрегат» для бизнес-процесса циркулирует около

270 форм документов.

В приложении представлено распределение форм документов по

подразделениям с выделением из общего количества документов, разрабатываемых  в

каждом подразделении и поступающих в него. Анализ этих данных показывает, что

количество форм документов, разрабатываемых  и поступающих в подразделения, в

сумме составляет значительно больше. Это объясняется наличием повторяемости

одних и тех же форм документов, циркулирующих в подразделениях в процессе

деятельности предприятия.

В таблице так же можно выявить  взаимосвязи подразделений и  маршруты движения

документов, что позволяет сделать  вывод о наличии тесной связи  между

функциональными подразделениями.

Эта таблица построена в шахматной  композиции, где по строкам дается

распределение входящих или создаваемых  в подразделениях форм документов, а по

строкам – распределение исходящих. Итоговая строка показывает общее

количество форм документов, получаемых каждым подразделением. Итоговый

столбец – общее количество форм документов, поставляемых другим

подразделениям. Сопоставление данных итоговой строки с данными итогового

столбца, отображающих «вход» и «выход», соответственно, показывает, что они

различны. Это объясняется тем, что в подразделения могут  поступать одинаковые

формы документов. Так в Матрице  движения документов в бизнес-процессе от

заключения договора до сбыта продукции  «входит» 269 форм документов, а

«выходит» - 268. Здесь можно предположить, что  некий документ остается в  том

подразделении, в которое его направили или несколько форм документов

объединяют в одну общую форму.

На данной стадии анализа важно  отметить, что создаваемые и циркулирующие

внутри предприятия формы документов, могут быть подвергнуты изменениям по

виду, содержанию и маршрутам движения.

Для данного бизнес-процесса наиболее загруженными являются следующие

функциональные подразделения:

-         финансовый  отдел – входит – 35 форм, выходи - 34 формы документов,

что составляет 13 % на входе и 12,7 % на выходе;

-         планово-экономический  отдел – входит – 32 формы,  выходи – 32 формы,

что составляет 12 % на входе и 12 % на выходе;

-         отдел  маркетинга - входит – 44 формы,  выходи – 41 форма, что

составляет 16 % на входе и 15 % на выходе;

-         производственно-диспетчерский  отдел – входит – 31 форма,  выходит –

22, что составляет – 12 % на  входе и 8 % на выходе.

Схемы движения документов в данных подразделениях представлены в приложении .

Таким образом, видно, что на входе  в отделы информационные потоки более

загружены, чем на выходе. Это свидетельствует о том, что функциональные

подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно, упрощая ее. Для

того, чтобы проследить, как подразделения  обрабатывают и используют,

поступающую к ним информацию более  подробно, исследуем информационные потоки

в планово-экономическом отделе.

    

      3.2 Построение графической и матричной модели документооборота

Система документооборота на предприятии  является отображением его

производственно-хозяйственной деятельности. По мере совершенствования

производства меняется документооборот. Это изменение выражается в появлении

новых (или ликвидации существующих) форм документов и изменение маршрутов  их

движения.

Для проведения анализа системы  обработки данных представляется целесообразным

разделить все циркулирующие на предприятии документы на три  основные группы:

плановые, фактические (отчетные), нормативные.

Матричная модель (см. приложение) движения информации в

планово-экономическом отделе ОАО «Электроагрегат» по формам документов

показывает, что основная деятельность подразделения в данном бизнес-процессе,

связанная с планированием, направлена на выработку основных документов, которые

передаются в финансовый отдел  и бухгалтерию, отдел внешних  связей, ООТиЗ и

ОИХиО.

Например, в финансовый отдел поступает - 4  формы плановых документов, в

бухгалтерию – 3, в отдел внешних  связей – 3, в ООТиЗ – 3, в ОИХиО – 3 формы

документов.

Для проведения более дательного анализа  документооборота для ПЭО необходимо на

основе Матрицы движения документов в бизнес-процессе от заключения договора до

сбыта продукции см. приложение построить таблицу движения

информации см. приложение.

Хотя между подразделениями  и существуют тесные взаимосвязи, которые  усложняют

(запутывают) процесс движения документации  при решении задач, все же  основной

поток данных поступает из ПЭО в  финансовый отдел. Важно отметить, что

необходимо наличие не только связей между функциональными подразделениями, но

и так называемых обратных связей. Это объясняется следующими факторами:

-         обособленностью  подразделений в решении планово-экономических  задач;

-         децентрализованным  использованием нормативов для  решения задач

различных уровней планирования.

Это приводит к тому, что в процессе функционирования каждому подразделению

приходится решать плановые задачи. Однако основные задачи деятельности

предприятия определяются планом производства на год и планом производства на

месяц.

Для разработки и утверждения производственного  плана в ПЭО представляют

информацию:

-         Управление  маркетинга и сбыта (УМиС) – проект номенклатурного плана

производства,

-         Техническое  управление (ТУ) – проекты планов  по реконструкции и

техническому перевооружению, подготовке производства и освоению новых и

модернизируемых видов изделий; техническому перевооружению и приобретению

оборудования; охране окружающей среды; смете по расходу на энергоносители,

водоотведению, услуги связи и ремонт оборудования,

-         Управление  качеством (УК) – сметы расходов  по лицензированию и

сертификации продукции и СК,

-         Управление  по кадрам и режиму (УКиР) – сметы расходов на

техническое обучение и расходов по содержанию ВОХР,

-         Отдел  капитального строительства (ОКС)  – проект плана капительного

строительства и ремонта.

Годовой и месячный план производства предоставляется:

-         Исполнительной  дирекции (ИД),

-         Техническому  управлению (ТУ),

-         Производственному  управлению (ПУ),

-         Управлению  маркетинга и сбыта (УМиС),

-         Финансово-экономическому  управлению (ФЭУ).

Схема выполнения работ при разработке и утверждении плана производства

представлена в приложении.

В процессе разработки и утверждения  производственного плана используется 13

форм документов, которые поставляют функциональные подразделения и  службы,

названные выше.

Документы, используемые при разработке плана производства:

-         проект  плана производства,

-         план освоения  новых и модернизированных изделий,

-         план реконструкции,  технического перевооружения и  приобретения

оборудования,

-         справка  о планировании затрат на охрану  окружающей среды по отделу

ООТ,

-         смета  расходов на энергоносители, водоотведение,  услуги связи,

ремонт оборудования подрядными органами,

-         план предполагаемых  затрат на проведение сертификации  работ,

-         смета  расходов по профессионально-техническому  обучению кадров

головного завода ОАО «Электроагрегат»,

-         смета  расходов на содержание ВОХР,

-         проект  плана капитального строительства  и ремонта зданий и сооружений,

-         план по  основным технико-экономическим  показателям,

-         проект  плана (месячный),

-         цена на  изделие заводов конкурентов.

    

      3.3 Обоснование направлений совершенствования информационных потоков

Для более детального анализа информационных потоков в ПЭО отделе вычислим

коэффициент непрерывности информационных потоков для составления месячного

плана производства.

Коэффициент непрерывности информационных потоков 

(1), где t_у.нор, t_у.факт  - длительность управленческого

цикла, рассчитанного по сроку прохождения  документа, нормативная и фактическая.

Месячный план производства должен быть составлен до 25 числа предшествующего

планируемому месяцу месяца. Однако на практике возникают определенные

трудности при разработке очередного плана производства. Например,

постановления вышестоящих организаций.

К_нур на январь=30дней/34дней=0,89,

К_нур на февраль=31дней/35дней=0,89,

К_нур на март=31дней/35дней=0,89,

К_нур на апрель=31дней/32дней=0,97.

К_нур за I квартал=(0.89*3+0.97)/4=0.91.

Исходя из определенного коэффициента непрерывности информационных потоков  для

каждого месяца, видно, что он более  или менее стабилен для первых трех месяце,

хотя близок к 1, но не равен. Это  в целом благоприятная тенденция, так как

информационный поток является непрерывным, хотя и ПЭО, как видно, запаздывает с

принятием плана производства на следующий  месяц (

). Однако уже в апреле месяце  план принят всего на 1 день  позже положенного. Это

говорить о том, что, возможно, с  начала года были внесены некоторые  изменения в

методику составления плана, которые  вызывали затруднения в течение 3 месяцев.

Но эти вопросы были успешно  разрешены. В целом за квартал  коэффициент

непрерывности информационных потоков  имеет вполне приемлемое значение.

Коэффициент оперативности управления

     (2), где –

D₁,D_2,D₃ – установленный срок исполнения для соответствующих документов;

К₁,К₂,К₃ – отставание от принятого срока исполнения документов в днях;

d₁,d₂,d₃ – удельный вес документов конкретного вида.

За год для составления годового плана разрабатывается 13 форм документов в год.

Периодичность заполнения документов

(3), где Д – количество документов, разрабатываемых для составления годового

плана производства в год; d_ij – кол-во i-го документа j-й

периодичности, разрабатываемый за период; n_j – количество периодов в

году. Таким образом, количество документов, разрабатываемых для составления

плана производства равно 13.