Совершенствование информационных потоков в системе управления предприятием

Все современные CASE-средства могут быть классифицированы в основном по типам и категориям. Классификация по типам отражает функциональную ориентацию CASE-средств на те или иные процессы жизненного цикла. Классификация по категориям определяет степень интегрированности по выполняемым функциям и включает отдельные локальные средства, решающие небольшие автономные задачи (tools), набор частично интегрированных средств, охватывающих большинство этапов жизненного цикла информационной системы (toolkit) и полностью интегрированные средства, поддерживающие весь жизненный цикл информационной системы и связанные общим репозиторием. Помимо этого, CASE-средства можно классифицировать по следующим признакам: применяемым методологиям и моделям систем и БД; степени интегрированности с СУБД; доступным платформам.

Классификация по типам в основном совпадает с компонентным составом CASE-средств и включает следующие основные типы:

• средства анализа (Upper CASE), предназначенные для построения и анализа моделей предметной области (Design/IDEF (Meta Software), ВРwin (Logic Work));
• средства анализа и проектирования (Middel CASE), поддерживающие наиболее распространенные методологии проектирования и использующиеся для создания проектных спецификаций (Vantage Team Builder (Сауenne), Designer/2000 (ORACLE), Silverrun (СSА), РRО-IV (МсDonnell Douglass), САSЕ.Аналитак (МакроПроджект)). Выходом таких средств являются спецификации компонентов и интерфейсов системы, архитектуры системы, алгоритмов и структур данных;
• средства проектирования баз данных, обеспечивающие моделирование данных и генерацию схем баз данных (как правило, на языке SQL) для наиболее распространенных СУБД. К ним относятся ERwin (Logic Works), S-Designor (SDP) и DataBase Designer (ORACLE). Средства проектирования баз данных имеются также в составе САSЕ-средств Vantage Team Builder, Designer/2000, Silverrun и РRО-IV;
• средства разработки приложений. К ним относятся средства 4GL (Uniface (Compuware), JAM (JYACC), PowerBuilder (Sybase), Developer/2000 (ORACLE), New Era (Informix), SQL Windows (Gupta), Delphi (Borland) и др.) и генераторы кодов, входящие в состав Vantage Team Builder, РRО-IV и частично - в Silverrun;
• средства реинжиниринга, обеспечивающие анализ программных кодов и схем баз данных и формирование на их основе различных моделей и проектных спецификаций. Средства анализа схем БД и формирования ERD входят в состав Vantage Team Builder, РRО-IV, Silverrun, Designer/2000, ERwin и S-Designor. В области анализа программных кодов наибольшее распространение получают объектно-ориентированные САSЕ-средства, обеспечивающие реинжиниринг программ на языке С++ (Rational Rose (Rational Software), Object (Сауеnnе)).

Вспомогательные типы включают:

• средства планирования и управления проектом SE Companion, Microsoft Project и др.);
• средства конфигурационного управления (PVCS (Intersolv));
• средства тестирования (Quality Works Segue Software));
• средства документирования (SoDA (RationalSoftware)) [5, с. 123-131].

В разряд CASE-систем попадают как относительно дешевые системы для персональных компьютеров с ограниченными  возможностями (такие, как редакторы диаграмм), так и дорогостоящие системы для больших ЭВМ.

Обычно к CASE-средствам относят любое программное средство, автоматизирующее ту или иную совокупность процессов жизненного цикла ПО и обладающее следующими основными характерными особенностями:

• мощные графические средства для описания и документирования ИС, обеспечивающие удобный интерфейс с разработчиком и развивающие его творческие возможности;
• интеграция отдельных компонент САSЕ-средств, обеспечивающая управляемость процессом разработки ИС;
• использование специальным образом организованного хранилища проектных метаданных (репозитория).

Современные CASE-системы охватывают обширную область поддержки различных  технологий проектирования и программирования: от простых средств анализа и  документирования информационной системы  до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл информационной системы [15, c. 43].

На сегодняшний день Российский рынок программного обеспечения  располагает следующими наиболее развитыми CASE-средствами:

• Vantage Team Builder (Westmount I-CASE);
• Designer/2000;
• Silverrun;
• ERwin+BPwin;
• S-Designor;
• САSЕ. Аналитик [5, c. 5].

Кроме того, на рынке постоянно  появляются как новые для отечественных  пользователей системы (например, CASE /4/0, PRO-IV, System Architect, Visible Analyst Workbench, EasyCASE), так и новые версии и модификации перечисленных систем.

3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ ОАО «ЭЛЕКТРОАГРЕГАТ»

3.1 Диагностический анализ информационных  связей между функциональными подразделениями предприятия

Анализ потоков информации –  важнейший этап в рационализации существующей системы управления, который должен обеспечить выполнение целевых задач проектирования и уяснения особенностей существующей практики планирования.

Анализ существующих процессов  управления может быть осуществлен  прежде всего на базе исследования информационной системы предприятия, которая характеризуется наличием существующей схемы документооборота, системы экономических показателей деятельности предприятия, структурным составом подразделений, участвующих в процессе управления, и интенсивностью потоков данных, циркулирующих между ними.

Обработанные материалы обследования позволяют провести анализ системы планирования и управления как в отдельных подразделениях управляющей системы, так и на предприятии в целом, а также создать предпосылки для построения стройной системы обработки данных.

Деятельность любого подразделения, связанная с управлением, выражается в создании различных форм документов и показателей.

Получение необходимых материалов для анализа информационных потоков  весьма трудоемкий процесс и требует для облегчения и ускорения этих работ использования различных вычислительных средств. Однако даже при использовании вычислительных машин сложно спроектировать и проанализировать информационную систему ОАО «Электроагрегат» ввиду специфики отрасли, в которой действует предприятие. Поэтому проведем анализ движения документов между функциональными подразделениями предприятия для одного бизнес-процесса - от заключения договора до сбыта готовой продукции, а затем исследуем информационные потоки в планово-экономическом отделе в рамках этого бизнес-процесса.

В самом начале определим общий  перечень циркулирующих на предприятии документов. В результате обработки материалов обследования было выявлено, что в подразделениях ОАО «Электроагрегат» для бизнес-процесса циркулирует около 270 форм документов.

В приложении представлено распределение форм документов по подразделениям с выделением из общего количества документов, разрабатываемых в каждом подразделении и поступающих в него. Анализ этих данных показывает, что количество форм документов, разрабатываемых и поступающих в подразделения, в сумме составляет значительно больше. Это объясняется наличием повторяемости одних и тех же форм документов, циркулирующих в подразделениях в процессе деятельности предприятия.

В таблице так же можно выявить  взаимосвязи подразделений и  маршруты движения документов, что  позволяет сделать вывод о  наличии тесной связи между функциональными подразделениями.

Эта таблица построена в шахматной  композиции, где по строкам дается распределение входящих или создаваемых в подразделениях форм документов, а по строкам – распределение исходящих. Итоговая строка показывает общее количество форм документов, получаемых каждым подразделением. Итоговый столбец – общее количество форм документов, поставляемых другим подразделениям. Сопоставление данных итоговой строки с данными итогового столбца, отображающих «вход» и «выход», соответственно, показывает, что они различны. Это объясняется тем, что в подразделения могут поступать одинаковые формы документов. Так в Матрице движения документов в бизнес-процессе от заключения договора до сбыта продукции «входит» 269 форм документов, а «выходит» - 268. Здесь можно предположить, что  некий документ остается в том подразделении, в которое его направили или несколько форм документов объединяют в одну общую форму.

На данной стадии анализа важно  отметить, что создаваемые и циркулирующие внутри предприятия формы документов, могут быть подвергнуты изменениям по виду, содержанию и маршрутам движения.

Для данного бизнес-процесса наиболее загруженными являются следующие функциональные подразделения:

• финансовый отдел – входит – 35 форм, выходи - 34 формы документов, что составляет 13 % на входе и 12,7 % на выходе;
• планово-экономический отдел – входит – 32 формы, выходи – 32 формы, что составляет 12 % на входе и 12 % на выходе;
• отдел маркетинга - входит – 44 формы, выходи – 41 форма, что составляет 16 % на входе и 15 % на выходе;
• производственно-диспетчерский отдел – входит – 31 форма, выходит – 22, что составляет – 12 % на входе и 8 % на выходе.

Схемы движения документов в данных подразделениях представлены в приложении .

Таким образом, видно, что на входе  в отделы информационные потоки более загружены, чем на выходе. Это свидетельствует о том, что функциональные подразделения перерабатывают входящую информацию, возможно, упрощая ее. Для того, чтобы проследить, как подразделения обрабатывают и используют, поступающую к ним информацию более подробно, исследуем информационные потоки в планово-экономическом отделе.

3.2 Построение графической и матричной модели документооборота

Система документооборота на предприятии  является отображением его производственно-хозяйственной  деятельности. По мере совершенствования  производства меняется документооборот. Это изменение выражается в появлении новых (или ликвидации существующих) форм документов и изменение маршрутов их движения.

Для проведения анализа системы  обработки данных представляется целесообразным разделить все циркулирующие на предприятии документы на три основные группы: плановые, фактические (отчетные), нормативные.

Матричная модель (см. приложение) движения информации в планово-экономическом отделе ОАО «Электроагрегат» по формам документов показывает, что основная деятельность подразделения в данном бизнес-процессе, связанная с планированием, направлена на выработку основных документов, которые передаются в финансовый отдел и бухгалтерию, отдел внешних связей, ООТиЗ и ОИХиО.

Например, в финансовый отдел поступает - 4  формы плановых документов, в  бухгалтерию – 3, в отдел внешних связей – 3, в ООТиЗ – 3, в ОИХиО – 3 формы документов.

Для проведения более дательного анализа  документооборота для ПЭО необходимо на основе Матрицы движения документов в бизнес-процессе от заключения договора до сбыта продукции см. приложение построить таблицу движения информации см. приложение.

Хотя между подразделениями  и существуют тесные взаимосвязи, которые  усложняют (запутывают) процесс движения документации при решении задач, все же основной поток данных поступает  из ПЭО в финансовый отдел. Важно отметить, что необходимо наличие не только связей между функциональными подразделениями, но и так называемых обратных связей. Это объясняется следующими факторами:

• обособленностью подразделений в решении планово-экономических задач;
• децентрализованным использованием нормативов для решения задач различных уровней планирования.

Это приводит к тому, что в процессе функционирования каждому подразделению приходится решать плановые задачи. Однако основные задачи деятельности предприятия определяются планом производства на год и планом производства на месяц.

Для разработки и утверждения производственного  плана в ПЭО представляют информацию:

• Управление маркетинга и сбыта (УМиС) – проект номенклатурного плана производства,
• Техническое управление (ТУ) – проекты планов по реконструкции и техническому перевооружению, подготовке производства и освоению новых и модернизируемых видов изделий; техническому перевооружению и приобретению оборудования; охране окружающей среды; смете по расходу на энергоносители, водоотведению, услуги связи и ремонт оборудования,
• Управление качеством (УК) – сметы расходов по лицензированию и сертификации продукции и СК,
• Управление по кадрам и режиму (УКиР) – сметы расходов на техническое обучение и расходов по содержанию ВОХР,
• Отдел капитального строительства (ОКС) – проект плана капительного строительства и ремонта.

Годовой и месячный план производства предоставляется:

• Исполнительной дирекции (ИД),
• Техническому управлению (ТУ),
• Производственному управлению (ПУ),
• Управлению маркетинга и сбыта (УМиС),
• Финансово-экономическому управлению (ФЭУ).

Схема выполнения работ при разработке и утверждении плана производства представлена в приложении.

В процессе разработки и утверждения  производственного плана используется 13 форм документов, которые поставляют функциональные подразделения и службы, названные выше.

Документы, используемые при разработке плана производства:

• проект плана производства,
• план освоения новых и модернизированных изделий,
• план реконструкции, технического перевооружения и приобретения оборудования,
• справка о планировании затрат на охрану окружающей среды по отделу ООТ,
• смета расходов на энергоносители, водоотведение, услуги связи, ремонт оборудования подрядными органами,
• план предполагаемых затрат на проведение сертификации работ,
• смета расходов по профессионально-техническому обучению кадров головного завода ОАО «Электроагрегат»,
• смета расходов на содержание ВОХР,
• проект плана капитального строительства и ремонта зданий и сооружений,
• план по основным технико-экономическим показателям,
• проект плана (месячный),
• цена на изделие заводов конкурентов.