Вторичный отбор документов в процессе формирования библиотечного фонда: роль, критерии и методика

Работа по вторичному отбору литературы производится с учетом статуса библиотеки как депозитария, профиля комплектования, степени и использования литературы, экземплярности, хронологических и других критериев. Если мы говорим о депозитарии, то это налагает особую ответственность за сохранность малоспрашиваемой литературы, поэтому существует настоятельная необходимость в систематическом уточнении критериев ценности тех или других видов изданий.

Что касается тематики, то наибольшую заинтересованность в ретроспективном комплектовании, то, например, среди библиотек сети БАН проявляют гуманитарные библиотеки. А среди отделов ЦБ лидером является отдел фондов обслуживания, т.к. продолжают восполняться лакуны, образовавшиеся после пожара 1988 года.

Иной подход к морально устаревшей, многодублетной и дефектной литературе. Она исключается из фонда и подвергается утилизации. Порядок исключения устанавливается соответствующими организационно-распорядительными документами. Эта литература поступает на рассмотрение комиссии. Руководители подразделений, представившие картотеки-предложения, должны присутствовать на заседаниях комиссии, где рассматривается их литература. Комиссия контролирует не только списание литературы по содержанию, но и порядок оформления актов и списков на эту литературу.

При списании литературы особенно тщательно прорабатывается вопрос, не является ли предложенное издание  единственным экземпляром. Для страховки сверка производится не только по каталогам, но и визуально в фонде.

Большое значение для эффективности  вторичного отбора имеет организация обменно-резервного фонда. Его сабильный объем говорит об активной работе по перераспределению дублетной, непрофильной и малоспрашиваемой литературы.

Для отдела ретроспективного комплектования и обменно-резервного фонда БАН характерна координация  работы по передаче литературы с библиотеками-депозитариями Санкт-Петербурга. От 12 до 15 тысяч экз. различных изданий отдел передает в другие библиотеки. Регулярно пополняют свои фонды из обменно-резервного фонда БАН крупнейшие библиотеки страны и города: РГБ, ЦНСХБ, РНБ, Центр медицинской профилактики, ВГБ и др.

Крупные библиотеки активно помогают в докомплектовании фондов библиотекам вузов, школ, гимназий, лицеев. Например, БАН поддерживает постоянные связи по комплектованию фондов поддерживаются с крупнейшими университетами и академиями СПб: Санкт-Петербургским государственным университетом, Балтийским университетом, Техническим университетом и др. Большое внимание БАН уделяет формированию фондов новых вузов. Так в последнее время около 3000 экз. книг выдано Крестьянскому университету (г. Луга), более 1000 экз. получил Областной университет (г. Пушкин).

В условиях работы централизованной системы БАН, действующей на основе единого книжного фонда и централизованных процессов комплектования и обработки, существующий порядок организации и использования депозитарного хранения и обменно-резервного фонда до сих пор себя оправдывал. Установленный в БАН порядок вторичного отбора и перераспределения литературы регламентирован орагнизационно-распорядительными документами и выдержал проверку временем, доказав свою целесообразность. Однако для повышения эффективности вторичного отбора большое значение имеют вопросы внутриведомственной и межведомственной координации этой работы с библиотеками и учреждениями информации. Особую важность для обеспечения эффективности вторичного отбора приобретает проблема информационной обеспеченности перераспределения литературы. В настоящее время в БАН рассматривается возможность размещения на Internet сайте БАН предложений литературы обменно-резервного фонда вместо исчерпавших себя форм информационного обеспечения вторичного отбора по указателям литературы.

Тема вторичного отбора имеет  большое значение для улучшения  качества формирования фондов, имеет перспективы, но для ее развития требуются новые более мобильные средства и современные технологии.

Критерии и методики вторичного отбора

Вторичный отбор проводится по истечении определённого времени  эксплуатации документов и предшествует исключению документов из фонда. Вторичный отбор должны проводить компетентные специалисты, владеющие знаниями о сроках хранения документов в фонде, о причинах исключения документов, представляющие ценность изданий, знающие потребности своих пользователей, умеющие прогнозировать спрос, чтобы не допустить изъятия из фонда ценных, нужных и необходимых пользователям документов.

Каковы причины изъятия  документов из фондов? На сегодняшний  день их несколько и они объединены в группы:

1. Документы, непригодные для использования:
1. Непрофильные документы:
• выявленные в текущем комплектовании, в т. ч. излишние экземпляры документов;
• ставшие непрофильными вследствие изменения профиля деятельности библиотеки, предприятия, учреждения;
• избыточные экземпляры документов;
• экземпляры документов, безвозмездно переданные библиотеке;
• экземпляры документов из состава обязательных экземпляров.
2. Документы, сроки хранения которых закончились в связи с устареванием информации или носителей информации:
• неиспользуемые и малоиспользуемые издания;
• избыточные экземпляры;
• устаревшие носители информации документов;
• устаревшие базы данных.
3. Ветхие (при невозможности восстановления) документы и документы, утратившие физическую целостность вследствие указанных причин:
• естественное старение материала носителя информации (химическое разложение, угасание текста, утрата качества изображения и т. п.);
• активное использование документа: механические повреждения (разрывы, обломы, трещины и т. п.);
• преднамеренная порча (вырывание страниц, хакерская атака, вирусное заражение и др.);
• хранение в условиях, не соответствующих нормативным требованиям.
4. Контрафактные документы.
5. Экземпляры документов с типографским браком.
2. Документы, недостача которых является следствием чрезвычайных ситуаций:
• стихийное бедствие;
• техногенная катастрофа;
• вооружённый конфликт.
3. Документы, утраченные читателями (при подтверждении факта выдачи документов читателю). Подразумевается замена утраченного издания другим равноценным изданием читателем, как лицом, виновным в нанесении ущерба библиотеке.
4. Документы, недостача которых установлена при инвентаризации и отнесена за счёт виновных лиц. Недостача установлена:
• в фонде открытого (свободного) доступа;
• в закрытом фонде.
5. Документы, недостача которых выявлена в связи с неустановлением виновных лиц:
1. Похищенные документы (выездные выставки, пункты выдачи летних лагерей и т. д).
2. Недостающие документы:
• в фонде открытого (свободного) доступа;
• в закрытом фонде;
• утраченные при пересылке (почтой) МБА;
• не поступившие по подписке.
6. Документы, переданные безвозмездно другим юридическим лицам:
1. По указаниям, постановлениям компетентных органов.
2. Передача фондов с баланса на баланс. Исключаются документы с учёта одного балансодержателя и ставятся документы на учёт другого балансодержателя. Возможно при закрытии библиотеки и передаче фонда другому юридическому лицу.

Решение о выбытии документов из фонда принимается, в первую очередь, на основе реальной потребности пользователей конкретной библиотеки, а также рекомендуемыми сроками хранения документов в силу закономерности устаревания информации (см. Приложение 1). При исключении документов из фонда следует руководствоваться «Инструкцией об учёте библиотечного фонда», утверждённой МК РФ от 02.12.1998 г. № 590, которая устарела и находится в переработке, но на сегодняшний день она не отменена. А также Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 г. № 174н «Об утверждении Плана счётов бухгалтерского учёта бюджетных учреждений и Инструкции по его применению» (далее: Инструкция к приказу).

Инструкция к приказу  предусматривает создание постоянно  действующей комиссии, назначаемой руководителем учреждения, которая составляет и подписывает акт о списании. Инструкция приводит форму акта «Акт о списании исключенной из библиотеки литературы (код формы 0504144)» (Приложение № 2), которая является обязательной для исключения литературы из библиотечных фондов любых форм собственности и ведомственной принадлежности. Если причина списания отличается от указанной в форме, ненужная фраза зачёркивается и вписывается формулировка, соответствующая причине списания данной группы изданий, например: «Комиссия […] произвела проверку фактов утраченной читателями литературы и установила, что перечисленная в списке литература подлежит списанию и исключению из учёта».

Указания по составлению  акта строго регламентируют раздельное составление списков исключенной литературы по разным причинам исключения.

Итак, акты подготовлены и  сданы в бухгалтерию. Мы остались с документами, исключенными из фонда. Каков их дальнейший путь? Документы, исключенные из фонда, передаются организациям, занимающимся заготовкой вторсырья, или предлагаются к книгообмену. Книги и другие материалы, утратившие значимость и потребительские качества для одной библиотеки, могут сохранять свою ценность для других библиотек. Необходимо только помнить, что принятие ФЗ от 06.10.2003 г. № 131 – ФЗ (ред. от 27.12.2009 г.) «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» и других нормативных правовых актов, регулирующих имущественные отношения организаций, которые основаны на разделении бюджетов и имущественных прав между организациями управления федерального, регионального и муниципального уровней, привело не только к усложнению процедуры перераспределения исключенной литературы, но и отказу библиотек от ведения книгообмена. Однако Федеральный закон «О библиотечном деле» предоставляет библиотекам право изымать и реализовывать издания из своих фондов с обязательного согласия на это учредителей библиотеки и в соответствии с действующими нормативными правовыми актами. Следовательно, библиотеки обязаны разработать документ, регламентирующий этот порядок, – с учётом статуса библиотеки и структуры фондов.

Согласно Налоговому кодексу, реализация может осуществляться на возмездной основе, взаимоприемлемой для покупателя и библиотеки. Покупателем может быть как физическое, так и юридическое лицо.

Подготовка к продаже  включает разработку и согласование с учредителем порядка реализации документов. Это может быть положение о продаже или инструкция.

Библиотека вправе самостоятельно устанавливать первоначальную цену продаваемых книг и корректировать её.

Разрешается продавать исключенные  из фондов устаревшие по содержанию, дефектные, ветхие и по другим причинам списываемые издания по все отраслям знаний, в том числе художественную литературу.

Окончательное решение о  целесообразности продажи списанных  документов или их утилизации вправе принимать комиссия по исключению.

Порядок подготовки отобранных к реализации книг предусматривает  погашение специальным штемпелем. Формы продажи – разнообразные: на лотках, на выставках-продажах, ярмарках.

Учёт проданных книг проводится в соответствии с «Инструкцией об учёте библиотечного фонда» (1998 г.).

Таким образом, реализация исключенных  из фондов библиотек книг имеют безусловные  плюсы: она вовлекает в «общественное  обращение» большое число неиспользуемых в библиотеке изданий; население  имеет возможность покупать литературу по доступным ценам, а библиотека получает дополнительные внебюджетные средства на восполнение фонда, обеспечение его сохранности и безопасности.

Работа по изъятию документов из фонда и подготовка их к списанию – процесс довольно длительный, но он регламентирован. Нормы утверждены постановлением Министерства труда  и социального развития РФ от 03.02.1977 г. № 6 и рекомендованы для применения в библиотеках независимо от форм собственности и организационно-правовых форм. Ежегодно должно исключаться 8–10 % от общего объёма, в том числе 6 % в связи с устареванием и 2 % по ветхости. Что касается вводимых новых документов, то их число должно составлять до 10 % от имеющего объёма фонда.

Но правомернее будет  руководствоваться рекомендациями планирования выбытия от книговыдачи, так как чем больше книговыдача, тем фонд более подвержен износу и требует замены.

Исключая одни документы  библиотечный фонд пополняется другими, так как полнота библиотечного  фонда всегда должна соответствовать  задачам и спросу.

Наряду с-полнотой, существует еще и критерий оперативности, который, в свою очередь, слагается из группы частных показателей, отражающих время прохождения документа в отделах комплектования, обработки и хранения в процессе его обработки, но главным образом доставки абоненту. Время ожидания заказанного документа отсчитывается с момента подачи письменного требования или устной заявки на транспортировку требования, поиск документа и его доставка абоненту.

Этот критерий находится  в теснейшей взаимосвязи и  взаимозависимости с политикой  удовлетворения потребностей читателей.

На его значимость обратили внимание библиотековеды США еще в 1911 году. И сегодня, спустя 90 лет, коэффициент оперативности признана важнейшим фактором уровня удовлетворенности читательских запросов, ведущим показателем культуры обслуживания, главным критерием всей постановки библиотечного дела.

Подобные исследования по поводу универсальности данного  критерия были предприняты Ю.Н.Столяровым, Н.С.Карташовым, И.М.Фруминым и др.

С одной стороны, наших  библиотековедов привлекает в нем возможность количественного измерения, простота и надежность расчетов. С другой стороны, этому критерию мешают быть универсальным ряд причин: непроизводительное время, затраченное на поиск информации, разыскание документа, оформления заказа, получение и сдачу издания.

В связи с этим более 10 лет назад методическим центрам  было предложено позаботиться о разных типах и видах библиотек, разработать для них приемлемые нормативы ожидания нужного документа. В настоящее время некоторые библиотеки стремятся осуществить это самостоятельно. Однако далеко не все имеют возможность проводить крупные, фундаментальные исследования, еще меньшая часть из них знает или представляет собственный коэффициент оперативности обслуживания.

Для этого силами самих  библиотек любого ранга может  быть создана простейшая элементарная методика, приемлемая не только для  библиотекарей, но и для читателей. Ее главное отличие от прежних подходов должно состоять в возможности сравнивать мнения и читателей, и библиотекарей по всем интересующим аспектам.

Здесь следует также отметить, что полнота фонда и оперативность  обслуживания непосредственно связаны между собой. Если профильный документ в фонде отсутствует, это отразится на времени его ожидания из другой библиотеки.

С другой стороны, установление очереди на получение документа, сокращение срока пользования им позволяет в несколько раз снизить экземплярность.

Произведение количества экземпляров на среднее время  занятости каждого из них свидетельствует о необходимости перевода документа на более пассивный режим хранения, а высокая - выше оптимальной - о необходимости либо повысить экземплярность, либо сократить срок пользования документом. Полнота должна быть достаточной, но не избыточной; оперативность тоже должна находиться в оптимальных границах, определяемых финансовыми, кадровыми возможностями библиотеки, ее типом и видом, но, прежде всего полнотой фонда.