Вторичный отбор документов в процессе формирования библиотечного фонда: роль, критерии и методика

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРЫ И ИСКУССТВ»

 

Библиотечно-информационный факультет

Кафедра

 

Дисциплина:

 

 

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

на тему: «Вторичный отбор документов в процессе формирования библиотечного фонда: роль, критерии и методика»

 

 

Выполнил:

студент ___курса ____гр.

К. ___ Дмитраченков

 

Проверил:

_____

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Санкт-Петербург

2013 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение 3

Формирование библиотечного  фонда 5

Роль вторичного отбора документов 10

Критерии и методики вторичного отбора 13

Заключение 22

Список литературы 24

 

 

Введение

 

 

Библиотечный фонд является важным элементом социальных институтов, осуществляя накопление документированных человечеством знаний, обеспечивая сохранение информации, и транслируя документированное знание во времени и пространстве. В информационном обществе библиотечные фонды можно поставить по значимости в один ряд с сырьевыми и энергетическими ресурсами.

Определение «библиотечного фонда» звучит следующим образом: «упорядоченная совокупность документов, собираемых в библиотеке в соответствии с ее функциями и задачами для хранения и представления их читателям. Для того чтобы эта совокупность документов постоянно соответствовала задачам библиотеки и интересам читателей, необходима постоянна работа над фондом. Комплектование фонда сложный процесс который включает следующие процессы: выявление, отбор, заказ, приобретение, получение и регистрацию документов.

На формирование библиотечного фонда влияет много внутренних и внешних факторов. К первым относятся квалификация библиотечных работников, смета на содержание и развитие фонда, наличие помещений для его хранения, средства для механизации процессов обработки фондов и др. Контингент читателей, поток запросов, экономический и социальный профиль обслуживаемой зоны, состояние информационных потоков и рынков, фондов близлежащих библиотек и т.д. относятся ко второй группе факторов влияния на формирование БФ.

Отбор документов в фонд библиотеки является основной и наиболее ответственной задачей, он буквально пронизывает всю библиотечную работу.

В основе отбора документов лежат определенные критерии, которыми руководствуется комплектатор и которые дают ответ на вопрос, почему, для какой цели, исходя из каких соображений именно эти, а не какие – либо другие документы были извлечены, отчуждены от общей совокупности, а остальные отвергнуты. ”В отборе литературы мы видим основу основ современного комплектования библиотечных фондов всех библиотек”, - писал классик фондоведения Ю.В. Григорьев.

Отбор составляет самое существо моделирования, комплектования, размещения, однако не тождественен им полностью. Так, комплектование, кроме отбора, включает в себя заказ документов, их приобретение, учет, первичную обработку.

В данном реферате мы рассмотрим отбор в целом и особенно обратим  внимание на значение и методики вторичного отбора, так как именно он представляет собой непрерывный процесс.

 

Формирование библиотечного фонда

 

 

В научной литературе можно  встретить несколько определений  процесса формирования библиотечных фондов. В учебнике Ю.Н.Столярова "Библиотечный фонд" дается следующее определение: "Под формированием понимают создание, постоянное развитие библиотечного фонда и поддержание его в рабочем состоянии".

Понятие "формирование библиотечного  фонда" было сформулировано в конце 1960-х годов Ю.В.Григорьевым для  обозначения всех технологических  процессов по превращению документов в систематизированное собрание, т.е. в библиотечный фонд. Оно сыграло  большую роль в системном видении  библиотечного фонда, создании целостного учения о библиотечном фонде вместо суммы существовавших до того времени  теорий и методик частных процессов, относящихся к созданию и развитию библиотечного фонда. Благодаря этому понятию возникла и стала быстро развиваться теория формирования библиотечного фонда.

В настоящее время, в терминологическом  словаре по библиотечному делу понятию формирование библиотечных фондов" дается более емкое определение: "Совокупность процессов, направленных на создание и развитие библиотечного фонда, состоит из комплектования, организации и управления фондом, а также исключения произведений печати и других материалов; зависит от вида библиотеки, состава, численности и интересов читателей, от выпуска читательской продукции развития информационных потребностей науки и производства".

Формирование библиотечных фондов - непрерывный процесс. Однажды  начавшись, оно не прекращается до тех  пор, пока существует библиотека. Работа по формированию фонда составляет основное содержание деятельности многих сотрудников библиотеки, по мере возрастания величины ее фонда все более специализирующихся на отдельных технологических процессах и операциях его формирования.

Технологически формирование библиотечных фондов начинается с определения идеального образа фонда, или его модели. Следующий этап - отбор, приобретение (исключение) документа, или комплектование. За ним следуют учет, обработка, размещение, хранение, доставка документа по требованию абонента. Информация о ходе этих процессов постоянно анализируется, и по итогам анализа в них вносятся коррективы.

Значение формирования библиотечных фондов для системы "библиотечных фондов" состоит в том, что буквально все характеристики фонда создаются именно и только в результате его формирования. А качество и величина фонда предвосхищают и обуславливают всю дальнейшую деятельность библиотеки.

О результативности формирования фонда можно судить, выбрав для  этого соответствующий критерий, который, в свою очередь, состоит  из комплекса показателей и величин - первостепенной, второстепенной и т.д. важности.

О качестве библиотечного  фонда судят по заранее рассчитанной степени его соответствия общественно  значимому эталону - количеству пользующихся им абонентов и доле их безотказного обслуживания в нормативные сроки.

Качество отражает сумму  всех потребительских свойств библиотечных фондов, т.е. оно проявляется в  надежности фонда, которое определяет:

"Способность фонда  обеспечивать полное удовлетворение  профильных запросов читателей.  Показателем надежности фонда  является коэффициент удовлетворения  запросов за анализируемый период (месяц, квартал, год), определяемый отношением числа удовлетворенных запросов к общему числу поступивших запросов. Надежность фонда проявляется в его полноте, готовности к эксплуатации, безотказности функционирования, долговечности, пригодности ремонту."

А слагаемые надежности, по Ю.Н.Столярову - это полнота и оперативность, которые измеряются собственными критериями фонда: исчерпывающая и относительная указывают на полноту представленности в фонде документов из документального потока, а избыточная и недостаточная - насколько полно фонд удовлетворяет читательские потребности (избыточная полнота фонда характеризуется наличием в ней большого количества не используемыми читателями документами, а недостаточная - неудовлетворенностью читательского спроса).

В качестве критерия оценки документа при принятии решения  о включении его в библиотечный фонд выступает соответствие документа профилю фонда.

Полнота выступает как  качественная категория библиотечного  фонда, указывает на его соотношение  с документальным потоком и позволяет  обеспечивать при отборе наличие в фонде документов, соответствующих его профилю.

Для измерения полноты  учеными - библиотековедами было предложено понятие "степень полноты", которое выражается отношением документов, имеющихся в поступлениях или разделе фонда к документам в документальном потоке, необходимым библиотеке, получаемое в процентах.

По степени достижения полноты различают: исчерпывающую - по разделу (типу издания) приобретаются все выходящие документы - 100%; максимально релевантную (или достаточную) - по разделу приобретаются документы, несущие две трети необходимой библиотеке профильной информации - 75%, ядерную - комплектуются самые значительные (для ядра фонда) документы несущие не менее одной трети профильной информации по конкретному разделу - около 30% и справочную - комплектуются документы высшей степени обобщения информации (справочники, учебники) - до 20%.

Каждая степень полноты  применима только к части фонда, но ни в коем случае не ко всему фонду.

Различные степени полноты  характеризуют фонд с точки зрения его соотношения с документальным потоком. Для определения уровня соответствия фонда общественной информационной потребности, закрепленной в профиле конкретного библиотечного фонда, специалистами было предложено использовать понятие "соответствие".

Профиль фонда отражается в его модели, в которой отражены информационные потребности читателей данной библиотеки. Следовательно, соответствие - качественная категория библиотечного фонда, определяющая уровень его соответствия читательским потребностям, отраженным в модели фонда. При этом возможны три характеристики: фонд превышает читательские потребности, фонд недостаточен для удовлетворения потребностей и фонд оптимален. Согласно этим характеристикам установлены следующие уровни соответствия фонда читательским потребностям:

• оптимальный - документы представлены с необходимой полнотой в соответствии с профилем фонда при оптимальной экземплярности;
• избыточный - фонд превышает читательские потребности за счет непрофильной и дублетной литературы;
• недостаточный - в фонде имеются лакуны, недостаточно количество экземпляров документов повышенного спроса.

Комплектование  фонда, являясь составной частью его формирования, представляет собой отбор, заказ и приобретение документов, соответствующих функциям библиотеки, информационным потребностям и читательскому спросу ее абонентов.

Существуют три вида комплектования:

1. текущее— предполагает пополнение фонда выходящими в свет изданиями;
2. ретроспективное — приобретение недостающих документов прошлых лет издания;
3. рекомплектование — освобождение фонда от устаревших по содержанию, ветхих, непрофильных и излишних дублетных экземпляров.

Комплектование библиотечного  фонда проходит следующие этапы:

1. анализ внешнего документного потока;
2. отбор документов из него;
3. заказ отобранных документов для приобретения;
4. приобретение документов и включение их в фонд.

Один из принципов комплектования фондов  это селективность. Согласно этому критерию основу современного комплектования составляет отбор документов, т. е. определение в процессе комплектования библиотечного фонда целесообразности приобретения и хранения уже имеющихся документов. Критериями отбора являются научная, историческая, художественная ценность документа, его практическая значимость; степень его соответствия профилю фонда, задачам библиотеки и потребностям ее читателей.

Различают отбор:

• первичный — отбор во внешнем потоке  необходимых для приобретения документов;
• вторичный — осуществляемый в фонде библиотеки по результатам изучения его состава и использования с целью докомплектования и освобождения от непрофильных и устаревших документов;

Вторичный отбор определяется целым рядом причин: устареванием литературы прошлых лет и утратой актуальности некоторых новых изданий, перепрофилированием фонда, связанным с изменением направлений научной деятельности учреждений, появлением ветхих изданий, наличием изданий, попавших ошибочно, а также малоиспользуемых изданий.

 

Роль вторичного отбора документов

 

 

Основой вторичного отбора является изучение фонда: ознакомление с его содержанием, знание запросов читателей, владение методами анализа  и оценкой разделов фонда, установление соответствия содержания фонда профилю комплектования. В отделах и секторах определяются последовательность и сроки изучения разделов фонда и его использования, производится анализ использования изданий и принимается решение. Работу осуществляют сотрудники, имеющие высокую квалификацию, четкое представление о своей библиотеке, ее профиле, перспективах развития, научных интересах читателей. В ней также принимают участие библиотечные советы и ученые этих институтов.

Результатом работы по вторичному отбору могут быть картотеки-предложения, которые передаются в отдел ретроспективного комплектования и обменно-резервного фонда. Если малоспрашиваемая литература может представлять ценность для других библиотек, она также принимается в обменно-резервный фонд с целью последующей передачи заинтересованным в данной литературе.