Особенности официально-делового стиля речи

 

 
Введение

 

1. Особенности официально-делового стиля.
2. Культура делового общения.
3. Условия успешной деловой коммуникации.
4. Национальные особенности делового общения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 
Введение

Основной сферой, в которой функционирует официально –деловой стиль русского литературного языка, является административно-правовая деятельность. Этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной , общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения.

Тексты этого стиля представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор и др.,   а также множество деловых жанров (например автобиография, анкета и др.)

Жанры официально-делового стиля выполняют информационную, предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Особенности официально-делового стиля.

 

Деловой стиль — это совокупность языковых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений,т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих жанров документов. Из этого могут быть выведены как минимум пять следствий.

1. Широта этой сферы  позволяет различать, по меньшей  мере, три подстиля (разновидности) делового стиля:

1) собственно официально-деловой (канцелярский, как его часто именуют),

2) юридический (язык законов  и указов) и 

3) дипломатический. При ряде различий эти подстили близки друг к другу по своим основным характеристикам. (Официально-деловые и дипломатические документы сближает то, что они ориентированы на достижение договоренности между двумя сторонами или на формулирование позиций сторон, при особо “этикетной” природе дипломатических формул; в отличие от них для “языка законов” характерно стремление к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность.) В данной главе мы будем обращаться почти исключительно к материалу собственно официально-деловой речи: не только потому, что в канцелярской речи наиболее четко и последовательно выражены специфические черты официально-делового стиля в целом, но и потому, что по масштабам своего распространения и проникновения в речевую практику любой деятельности официально-деловая речь в наибольшей мере затрагивает массу говорящих.

2. Соотношение “официально-деловая ситуация — соответствующий жанр документа” означает, что содержание документа покрывает множество реальных деловых обстоятельств, соответствуя не отдельному обстоятельству, а целому их типу — ситуации. Вследствие этого форма и язык документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизованные (соответствующие единому образцу), и само требование стандартизации пронизывают всю сферу деловой речи.

3. В сфере деловой речи  мы имеем дело с документом, т. е. с деловой бумагой, обладающей  юридической силой, и сам этот  факт обусловливает письменный  характер реализации языковых  средств официально-делового стиля. В то же время сугубо письменный характер делового документа не может не влиять на его язык: письменная речь — речь в отсутствии собеседника, требующая развернутости и полноты изложения, ибо “ситуация должна быть восстановлена во всех подробностях, чтобы сделаться понятной собеседнику.

4. В лингвистике принято  противопоставлять два типа текстов: информативный (научный, деловой) и  экспрессивный (публицистический, художественный). Принадлежность деловой речи к первому типу объясняет некоторые ее особенности , прежде всего — ее стилистический характер. Предельная информативная предназначенность делового текста находит свое отражение в стремлении пишущего к максимально строгому и сдержанному характеру изложения, а тем самым и в стремлении к использованию стилистически нейтральных и/или книжных элементов. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле , — все это противоречило бы требованию точности деловой речи.

5. Сказанное определяет  и требование однозначности, характерное  для деловой речи. (Отметим в  этом плане различие между  научной и деловой речью: в первой однозначность необходима, а во второй просто недопустима неоднозначность). Это требование предопределяет использование в деловой речи терминов, или тер-минизированных (близких к однозначным) специальных средств языка (ясно, что эта тенденция органически связана с юридической силой документа, не терпящей двусмысленности или, как говорил Л. В. Щерба, “кривотолков”); таковы, например: постановление, резолюция — в канцелярском подстиле, истец, ответчик — в юридическом подстиле, свидетельствовать кому-либо свое глубокое уважение — в дипломатическом. Не случайно исследователи отмечают, что “Профессиональные идиомы, сложившиеся в деловой письменной речи, выполняют ту же функцию, что и термины в научной речи” . По той же причине характерно стремление не употреблять в деловых текстах лично-указательные местоимения он(она, оно, они), поскольку их использование в контексте — при наличии в нем более одного существительного того же рода — может противоречить требованиям точности и ясности изложения.

Главные требования к устной речи делового человека следующие:

• точность и ясность (употребление слов в правильном значении, исключение иностранных слов, употребляемых без необходимости),
• краткость (без повторов, тавтологии),
• конкретность,
• правильность,
• нормативность,
• логичность,
• аргументированность,
• стандартность речевых формулировок.

 Деловое общение может  быть необходимым (когда без межличностных  контактов осуществление совместной  деятельности невозможно), желательным (определённые контакты способствуют  более успешному осуществлению задач), нейтральным, нежелательным (затрудняет достижение цели).

Деловым людям приходится постоянно общаться с людьми, стоящими на разных ступенях служебной лестницы. Поэтому говорят о вертикали и горизонтали отношений. По вертикали - это субординационные отношения, они обусловлены социальным статусом, административно-правовыми нормами и характеризуются  подчинением младшего старшему по чину.

В России исторически сложился вертикальный диалог.

Горизонтальные отношения предполагают участие в совместной деятельности на принципах сотрудничества, взаимопонимания, с учётом общих интересов.

В настоящее время в деловой жизни России наблюдается переход к субординационно-партнёрским отношениям.

 

 

2. Культура делового общения.

Специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчинение установленным правилам и ограничениям. Регламентированность (протокол)  предполагает соблюдение норм делового этикета, который отражает накопленный опыт, нравственные установки определённых социальных групп и людей разной национальности. Протокол предписывает, как вести себя в деловой обстановке, на совещании, переговорах, а также как одеваться, что дарить, как вести деловую переписку и многое другое. Очень важное место уделяется при этом речевому этикету. В настоящее время создана целая система речевых формул для каждой речевой ситуации.

Регламентированность  делового общения означает и ограниченность его временными рамками. Деловые встречи имеют строгий регламент. Для этого заранее намечается круг обсуждаемых  проблем и проводится тщательная подготовка к встрече.

При общении очень важно создать благоприятный психологический климат. Для этого рекомендуется:

-Приветствовать собеседника  искренней улыбкой, доброжелательным  взглядом, обращаться к нему по имени-отчеству или используя принятые в той или иной стране обращения.

-Показывать своё желание  понять позицию собеседника, ориентироваться  на ожидаемый собеседником результат.

-Стараться выявлять положительные  качества собеседника.

-Учитывать эмоциональное состояние собеседника.

-Подчёркивать равенство  позиций, вести себя спокойно  и уверенно.

-Эмоционально поддерживать  разговор.

-Выражать искреннее одобрение (все люди любят, когда их хвалят, говорят о достоинствах).

-Говорить комплименты. Любую деловую беседу, коммерческие переговоры можно начать с них. Чем больше делает человек комплиментов, тем больше он их получает.

Важная особенность делового общения – строгое соблюдение его участниками ролевого амплуа: начальник – подчинённый, партнёры, коллеги и др.

Как считают психологи, каждый из нас в общении представляет тот или иной тип. В зависимости от роли в общении, типа характера выделяют различные группы. В настоящее время созданы целые системы определения типа личности исходя из различных признаков.

Все мы так или иначе, чаще или реже сталкиваемся в своей жизненной практике с необходимостью подать заявление, составить доверенность и т. п. Но при этом каждый раз мы, как правило, наталкиваемся на трудности, связанные со знанием (или, вернее, незнанием) формы документа. Таким образом, выясняется, что содержание культуры речи применительно к деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и еще чего-то большего.

1. Пишущий (пока еще будущий пишущий), оказываясь связанным со сферой официально-деловых отношений, сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере деловых отношений, прежде всего должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация и диктует выбор соответствующего документа: если вам необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужный документ оказывается заявлением; если вы проделали для этой организации какую-то работу и хотите, чтобы вам ее оплатили, это будет счет и т. д. Итак, первый этап в деятельности пишущего в сфере делового общения: уяснение характера официально-деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

2. Выбор жанра документа  обусловливает необходимость знания формы (схемы) соответствующего документа. Предполагается (в идеале), что пишущему она знакома (в силу его профессиональной подготовки, из какого-либо справочника или благодаря тому, что кто-то подсказал нужный ему образец). А выбрав соответствующий ситуации жанр документа, он выбрал тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа. Что же такое форма документа?

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные:

1) об адресате (кому адресован  документ?);

2) об адресанте (кто является  автором документа — заявителем, просителем и т. д.?);

3) наименование жанра  документа (в некоторых документах  название обязательно, скажем: Заявление, Докладная записка, Доверенность, а в некоторых оно не ставится, например в деловых письмах);

4) опись документальных  приложений (если они имеются);

5) дата;

6) подпись автора документа  и др.

В сфере культуры деловой речи действуют — наряду с языковыми нормами или, вернее, до них — нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа , а точнее — нормы “совокупности или совокупностей текстов” , обладающих “предрешенной смысловой сеткой отношений” . Здесь такие текстовые нормы регулируют закономерности реализации семантико-информационной структуры и правил линейного развертывания схемы жанра документа как особого семиотического феномена, т. е. определяют семантическую и формальную организацию текста документа и его частей.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Автономность этих двух типов норм доказывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других, ср.: возможность языковых ошибок в правильно построенном документе и, напротив, ошибочно построенный документ при общей языковой правильности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Условия успешной деловой коммуникации.

 

Успешное деловое взаимодействие определяется тем, как поставлена цель, определены интересы партнёров, выбраны стратегия и тактика.

В деловом общении ценятся такие качества, как обязательность, верность слову, организованность, соблюдение нравственных норм.

В практической деятельности существуют разные формы делового общения: беседа, переговоры, совещания, презентации, телефонные переговоры, брифинги. Все они имеют свои особенности и сферу применения, но процесс протекания примерно одинаков.

Как правило, в деловом общении выделяют следующие этапы: установление контакта, ориентация  в ситуации, обсуждение вопросов, принятие решения, достижение цели, выход из контакта.

Очень важным является установление контакта. Иногда в установлении контакта человеку мешают:

Эффект ореола – человеку положительному приписывается всё хорошее, при отрицательном отношении к человеку – всё плохое, даже его положительные поступки расцениваются в этом случае как отрицательные;