Особенности официально-делового стиля речи. Составление личной документации

 

3.СОСТАВЛЕНИЕ  ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ

 

Объяснительная  записка — один из видов деловой  переписки внутри учреждения или  компании. Объяснительная записка является документом, который содержит объяснения причины какого-то события, поступка, факта либо сопровождает основной документ и содержит пояснения его отдельных  положений. При составлении объяснительной записки необходимо придумать убедительный и содержательный текст.

 

Предназначена объяснительная записка для прояснения конкретной ситуации с точки зрения виновника событий, ее цель — разобраться  в причинах тех или иных событий.

Как правило, работодатель предлагает сотруднику написать объяснительную в случае предполагаемого  совершения тем дисциплинарного  проступка — обязанность запросить  у работника объяснение в таком  случае прямо возложена на работодателя статьей 193 ТК РФ.

При этом у  работника нет обязанности писать объяснительную записку, но если он этого не сделает, то работодатель может просто составить акт об отказе и применить дисциплинарное взыскание и без объяснений работника. Поэтому в ряде случаев дать объяснения все-таки стоит: возможно, никакой вины на работнике и нет.

Объяснительная  записка пишется в произвольной форме с указанием даты ее составления  и адресата (руководителя организации) и подписывается работником.

Обязательными реквизитами объяснительной записки  являются:

наименование  организации;

данные получателя записки, с указанием ФИО должностного лица;

само наименование — «Объяснительная записка»;

дата составления  и зарегистрированный номер документа;

подзаголовок  к тексту записки (например: «О …», «Касательно …»);

непосредственно текст пояснения;

составитель и подпись.

 

4.СОСТАВЛЕНИЕ  РАСПИСКИ

 

     Расписка — это документ, удостоверяющий  получение чего-нибудь. Схематически  расписку можно представить следующим  образом:    

1. Наименование  документа,    

2. Фамилия,  имя, отчество, должность автора  документа (того, кто дал расписку).    

3. Наименование  организации (или лица), передающих что-нибудь. Если расписка выдается лицу, то указывается фамилия, имя, отчество, должность.    

4. Точное наименование  передаваемого — количество указывается и цифрами, и прописью.    

5. Дата, подпись  получателя. Если расписка имеет  особенно важное значение, то подпись лица, давшего расписку, заверяется в учреждении или у нотариуса.

 

5. РЕЗЮМЕ КАК ОСОБЫЙ ВИД ДОКУМЕНТА

   

     Основное  правило при составлении  резюме - это изложение более подробной   и полной информации о Ваших  личных качествах и профессиональной  деятельности, совпадающей с требованиями  организации  к претендентам  на определённую должность. Именно  от резюме будет зависеть первое  впечатление потенциального работодателя  о Ваших профессиональных и  личных данных, и именно от  резюме будет зависеть пригласят Вас на собеседование или нет.

     В связи с этим, если резюме  отправляется в несколько организаций,  на соискание  разных должностей, корректируйте резюме в каждом  конкретном случае в соответствии  с той вакансией, на которую  Вы претендуете. В резюме нужно  постараться  обратить внимание  работодателя, что  биография  Вашей трудовой деятельности  полностью соответствует и совпадает   с желаемой и заявленной должностью.

     Если  резюме пишется в адрес  конкретного  сотрудника организации,  то в заголовке  необходимо  указать, например, "г-жи Ивановой" или "г-на Иванова".

     Ещё раз подчеркнём, что основная  цель резюме - как можно лучше  представить Ваши личные данные, профессиональный опыт и знания  работодателю, и он захотел пригласить  Вас лично для беседы. Если  же после отправки резюме обратного  звонка не последовало - значит указанная в нём информация не сработала. В этом случае необходимо провести анализ изложенной информации в резюме и внести изменения, для укрепления вашего имиджа в глазах работодателя или изменить резюме для большего соответствия интересующим вакансиям.

     Обычно  кадровики на ознакомление  с резюме тратят мало времени.  Поэтому информация в резюме  должна быть изложена так, чтобы  сразу привлечь внимание. Исходя  из этого максимальный объём  резюме - две страницы. Самый оптимальный   вариант - одна страница.

     В случае трудоустройства в  зарубежную организацию, резюме  отправляется на русском  и  иностранном языке, знание которого  является преимуществом претендента   на соискание должности в данной  компании.

     Оформление  резюме должно быть  выдержано строго в едином, деловом  стиле, то есть без излишеств в шрифтах, цветах, каких-либо эффектах.

     Теперь  более подробно рассмотрим  обязательные поля и блоки,  без которых не может обойтись  ни одно резюме.

1. Личные данные:

ФИО

дата рождения;

контактная  информация (всевозможные телефоны, e-mail);

семейное  положение.

 

2. Цель предоставления  резюме:

 Указание  должности или вакансии, на которую  претендуете. Обычно пишут (например): "соискание должности системного  администратора".

3. Образование  соискателя:

основное  образование (среднее, средне-специальное, высшее, незаконченное, учёная степень, второе высшее), с указанием названия учебного заведения, факультета, специальности и годов обучения;

дополнительное  образование (стажировки, курсы, тренинги и т.д.), с указанием периода  обучения, названия и специализации  дополнительного образования.

4. Опыт работы:

 Описание  Вашей трудовой деятельности. Предыдущие  места работы принято указывать  в обратном хронологическом порядке,  начиная с последнего. Синтаксис  следующий: 

месяц и год  начала работы - месяц и год увольнения;

название  организации;

сфера деятельности компании - данный пункт необходимо описать развёрнуто, то есть например "ОАО "Телеком ЛТД" - телекоммуникации" будет неправильно. Нужно обязательно раскрыть с какими видами телекоммуникаций работала данная организация и с каким видом телекоммуникаций работали именно Вы.

занимаемая  должность (либо должности), с перечнем выполняемых обязанностей.

   Большой  ошибкой при описании в резюме  трудового опыта является дословное   копирование записей из трудовой  книжки. Это недопустимо в том   случае, если реальная трудовая  деятельность не совпадает с описанной в трудовой книжке. Потенциальный работодатель интересуется реальным опытом, а не формальным. Ему необходимо чётко  представлять Ваши возможности для выполнения той или иной работы.

5. Профессиональные  навыки:

 Здесь  указывается перечень Ваших знаний  и умений, приобретённых в процессе  трудовой деятельности. Если, поменяв  работу, Вы не изменили сферу  деятельности, данный пункт необходимо  выделить отдельно. В противном  случае, достаточно будет указать  краткий перечень основных обязанностей  для каждого места работы. 

6. Владение  иностранными языками: 

 Необходимо  указать языки и соответствующие  степени владения ими (базовый,  разговорный, свободно, в совершенстве).

7. Знание компьютера:

 Указывается  степень владения компьютером,  программами, операционными системами,  языками программирования, базами  данных.

8. Дополнительная  информация:

 В данном  разделе указываются сведения, которые  по вашему должны быть известны  работодателю. Например: наличие водительского  удостоверения, автомобиля, личные  качества, увлечения, интересы, желаемый  уровень заработной платы и  так далее. 

            Очень важно понимать особенности  желаемой должности и ставить  на первый план навыки и  опыт, связанные именно с указанной  в резюме работой. 

           Нет и не может  быть единого образца резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В данной работе мною были изучены общие характеристики официально-делового стиля речи, его  признаки и языковые формулы официальных  документов.

Итак, подводя  итог можно сказать, что официально-деловой  стиль - это стиль, который обслуживает  правовую и административно-общественную сферы деятельности. Он используется при написании документов, деловых  бумаг и писем в государственных  учреждениях, суде, а также в разных видах делового устного общения. К языковым признакам официально-делового стиля речи относят следующие:

· Лексические  признаки

· Морфологические  признаки

· Синтаксические признаки.

Официально-деловой  стиль - это стиль документов разных жанров: международных договоров, государственных  актов, юридических законов, постановлений, уставов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг и т.д.

 

7. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

 

Желаю занимать  должность   менеджера по продажам коммерческой фирмы

Образование: высшее

График: полный рабочий день

Место жительстваПрофессиональная сфера:

Торговля

  Продажи  / Работа с клиентами 

Опыт работы

ООО  ТД «Меркурий»

 с марта  2011 по сентябрь 2011.

руководитель  отдела развития продаж

Компания  занимается оптовыми продажами антисептического геля «Санитель»,

В крупные  торговые сети и более мелкие Ритейлы. В обязанности моего отдела входило поддержание

и обслуживание старых клиентов, поиск и работа с рекламными агенствами, которые под своим логотипом размещали производство сувенирной продукции, изготовленной ООО «Бентус лаборатории»

ООО «Альфа Маркетинг"»

 с сентября 2008 по декабрь 2010.

руководитель  отдела по работе с салонами красоты

Организация отдела по работе с салонами красоты  «с нуля», подбор персонала, организация  работы

менеджеров  по активным продажам, развитие базы и  привлечение новых клиентов, организация  и подготовка маркетинговых мероприятий, проведение обучающих семинаров  с выдачей сертификатов,

Планирование  продаж и затрат на проведение рекламных  акций в салонах красоты. Контроль оплаты и дебиторской задолженности. Имею аналитический склад ума  и способность к самостоятельному принятию решений.

ООО «Сета  МТ»

 с декабря  2006 по ноябрь 2008.

начальник отдела региональных продаж

Оптовые продажи  итальянского постельного белья. Развитие клиентской базы‚ работа с дилерами‚  развитие продаж региональных дилеров, заключение договоров. Организация  эффективной работы с клиентами. Разработка мотивационных программ‚  разработка компенсационного пакета для сотрудников отдела продаж. Обеспечение плановых показателей продаж компании. Расширение и укрепление бизнеса с уже существующими клиентами компании. Привлечение новых клиентов для достижения поставленных целей. Организация сервисного обслуживания клиентов. Предложение клиентам новой продукции и технологий‚ в дополнение к уже существующим. Переговоры на уровне первых лиц компаний. Заключение договоров поставок.

ЗАО «Император-ТА»

 с января 1996 по январь 2002.

Генеральный директор (собственный бизнес)

(В подчинении 7 – 15 чел.) Выработка программы  продвижения ТНП в регионе‚  работа с дилерами. Планирование  закупок‚ выбор ассортиментного  ряда. Заключение договоров. Управление  процессом продаж‚ развитие бизнес  процессов. Управление персоналом  фирмы. Причина увольнения –  кризис 1998 года.

с января 1992 по декабрь 1996.

индивидуальный  предприниматель

торгово-закупочная деятельность в области товаров  народного потребления – кожа, трикотаж, текстиль, обувь, кожгалантерея.

Организация распространения ТНП в регионах и открытие розничных торговых точек  в Москве. Личные продажи, работа в VIP-клиентами

ТОО "Сигма"

 с января 1990 по январь 1992.

Администратор торгового зала

управление  персоналом торгового зала. Анализ объема продаж. Составление ассортимента закупаемого товара.

Образование

Основное: высшее

Школа менеджеров, 2003-2003 г., курсы переподготовки

Специальность: менеджер по продажам

Знание компьютера Windows‚ MS OFFICE‚ Internet‚ 1С

Международная академия сотрудничества, 1998-1999 г., второе высшее

Специальность: менеджер высшего звена

(топ- менеджер)

Профессиональные  навыки

Организовывала  работу отдела продаж с нуля‚ вела переговоры по введению товара во всех крупных сетевых магазинах города Качканара. Имею большой опыт ведения переговоров‚ а также активного прямого поиска клиентов. Одной из сильных сторон считаю телемаркетинг. Имею опыт работы по организации сетевой и региональной дилерской сети по продаже товаров ТНП.

Дополнительные  сведения

Семейное  положение: не замужем

Личный автомобиль: есть

Возможность командировок: есть

О себе: Коммуникабельна‚ энергична‚ активна‚ высоко мотивирована на получение бизнес-результатов‚ целеустремленна. Готова к самосовершенствованию и росту. Обладаю представительной внешностью.

Рекомендации  по необходимости,

2).

Краткие сведения

Город: Дата рождения: Семейное положение:  не замужем

Гражданство: РФ

Образование/Квалификация: 1994 - 1999:г. Екатеринбург

экономист

Языки: Русский - родной

Английский - бегло

Должность: ООО "Роксэт-С"

 Желаю  занимать  должность  экономиста  торгового предприятия

Опыт работы более 5 лет

04/2011 - 04/наст. вр. 

ООО "Рябинушка", ТЦ "Глобус", кондитерский отдел

продавец

Выкладка  кондитерских изделий (торты, пирожные), контроль качества и сроков реализации продукции, консультация покупателей, выдача кондитерский изделий. Подчинение старшему продавцу и товароведу.

11/2010 - 04/2011