Официально-деловой стиль

Документ – это текст, управляющий действиями людей и  обладающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей иного толкования, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности.

Составителю деловой бумаги и служебного документа следует  всегда помнить, что понятность и  максимальная точность – это основное требование к их оформлению и содержанию. Именно требование точности и понятности письменной деловой речи приводит к  языковому единообразию и стандартности  служебных документов. Языковая точность предполагает, прежде всего, однозначность  понимания содержания, изложенного  в тексте. Адекватность восприятия текста автором и его адресатом  чрезвычайно важна в деловом  общении на всех этапах управленческой деятельности.

Помимо требования денотативной точности (денотат – предмет или  явление окружающей нас действительности, с которыми соотносится данная языковая единица), к языку документов предъявляется  требование коммуникативной точности – адекватного отражения действительности, отражения мысли автора в речевом фрагменте (предложении, тексте). В документах поэтому используются клишированные стандартные фразы.

Стандартизация языка  деловых бумаг обеспечивает ту степень  коммуникативной точности, которая  придает документу юридическую  силу. Любая фраза, любое предложение  должны иметь только одно значение и толкование. Чтобы достичь такой  степени точности в тексте, приходится повторять одни и те же слова, названия, термины. Подробность изложения  в официально-деловом стиле сочетается с аналитизмом выражения действий, процессов в форме отглагольного существительного.

Подчеркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весьма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Устная речь чаще всего бывает эмоционально окрашенной, асимметричной по принципу текстовой организации. Подчеркнутая логичность устной речи указывает на официальность обстановки общения. Деловое устное общение должно протекать на фоне положительных эмоции – доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения.

Информацию в документе  несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, –  реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным  стандартом – ГОСТом.

Высокая степень унификации, стандартизация как ведущая черта  синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной спонтанной официально-деловой диалогической речи. В отличие от других стилей речи языковые штампы деловой письменной речи и особенно языка документа – явление объективно необходимое, поскольку употребление одних и тех же конструкций способствует ускорению и облегчению понимания текста, предостерегает от возможных ошибок в управленческой практике. Владение деловым стилем – это в значительной степени знание языковых формул, штампов, клише и умение их употреблять. Языковой стандарт в документе проявляется во всем: в употреблении одних и тех же слов и словосочетаний, в однотипном построении предложений, в четкой и повторяющейся структуре текста.

Стандартизация языка  документов выработала особые типы текстовой  организации: такие как  трафарет, анкета, таблица.

Данные типы текстовой  организации могут использоваться в различных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснительные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график отпусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, деловые письма.

Процесс стандартизации и  унификации охватывает все уровни деловых  документов языка – лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию  – и определяет своеобразие и  специфику официально-делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассуждение) модифицируются в деловом стиле, превращаясь  в типы изложения утверждающе-констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая однородность речи, высокая повторяемость слов.

Типизация деловых документов позволяет моделировать текст любой  разновидности, ситуации. При этом составляющий текст оперирует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это –  представление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и  права сторон, срок действия договора).

Регулирование отношений  между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля. Письменный официально-деловой стиль отличает:

- высокую степень терминированной лексики: юридических терминов, экономических терминов, экономико-правовых терминов;

- именной характер речи, выражающийся в высокой частотности глагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие;

- формально-логический принцип текстовой организации, выражающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и которые обозначаются арабскими цифрами;

- отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии;

- максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболезнование, благодарность).

Лексику языка официально-деловых  документов отличает:

1. Высокая степень терминированности.

2. Высокая частотность. 

Однородность стилистической окраски лексики деловой письменной речи достигается и за счет высокой  частотности так называемой процедурной лексики (это лексика с обобщенным значением), представляющей в тексте документа конкретное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпретации.

Термины и процедурная  лексика составляют опорную, стилеобразующую  лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

Важнейшей особенностью процедурной  лексики является то, что слова  используются в тексте в одном  возможном значении. Однозначность  контекстного употребления обусловлена  тематикой документа.

К грамматическим нормам официально-делового стиля, представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосочетания, словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста.

В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых  бумаг является то, что они в  документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения.

Предложение в официально-деловой  письменной речи часто осложняется  однородными членами, причастными  и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда – страницы, т.е. до нескольких сотен слов.

Порядок слов предложения  в официально-деловом стиле отличается строгостью и консерватизмом. Свойственный строю русского предложения так  называемый прямой порядок слов заключается  в предшествовании подлежащего  по отношению к сказуемому (товар  отпускается ...); определения – по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова – по отношению к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать  цены, выделить кредит, направить в  министерство). У каждого члена  предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения, способом синтаксического  выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые  непосредственно с ним связаны.

Формально-логический тип  текстовой организации проявляется  в рубрикации простого предложения, т.е. в членении текста на составные  части графически. Как правило, рубрикацией  разбиваются однородные члены предложения, нередко они осложняются причастными  и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, вводными словами.

В качестве логических текстовых  скреп в тексте документа выступают  вводные слова: следовательно, таким  образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документов выступают  указательные местоимения и причастия, которые замещают в тексте номенклатурные наименования, термины: указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т.п.

Текст объединяет логика развития темы, которая дробится на микротемы, каждая из которых рассматривается самостоятельно. При этом неизбежным оказывается использование параллельных синтаксических конструкций.

Особенность текстовой организации  постановлений, распоряжений, резолюций  заключается в том, что этот текст  – одно развернутое предложение  директивного характера с инфинитивными  конструкциями в качестве однородных членов. Нанизывание этих конструкций  создает открытый ряд.

Для деловой речи чрезвычайно  важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность  делового общения. Одно из них –  грамотность. Оно подразумевает  не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей  предложения, но и разграничение  сфер использования языка. Современный  русский язык обладает большим количеством  вариантных форм. Одни из них используются в книжно-письменных стилях речи, другие – в разговорно-бытовой речи. В официально-деловом стиле и  шире – в официальном деловом  общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации. Нарушения грамматических норм литературного языка относятся  к грубым речевым ошибкам и, к  сожалению, к самым частотным  в письменной деловой речи (около 60% всех нарушений языковых норм): неправильный выбор формы слова, нарушения  в структуре словосочетания, предложения.

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Языковые формулы официальных документов

За многолетнюю практику деловых  отношений были выработаны многочисленные языковые нормы (формы) позволяющие  ясно и лаконично излагать различную  информацию. Начало документа, как правило, представляет собой изложение мотивов, причин и целей создания документов.

Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:

…в подтверждении нашей договоренности…

…в ответ на ваш запрос о…

…в соответствии с письмом заказчика…

…согласно постановлению (приказу)…

…в порядке оказания помощи…

Языковые формулы, выражающие причины создания документа:

…в виду особых обстоятельств…

…в связи с нарушением срока  поставки…

…по причине задержки оплаты…

…в связи с проведением совместных работ…

…в связи с финансовыми трудностями…

Языковые формулы, выражающие цели создания документа:

…в целях обмена опытом…

…в целях увеличения товарооборота…

…во избежание конфликтных ситуаций для согласования вопросов…

Языковые формулы, выражающие просьбу, требование, распоряжение:

…прошу рассмотреть возможность…

…обращаюсь к вам с просьбой…

…убедительно прошу решить вопрос о…

…прошу направить в мой адрес…

Языковые формулы, выражающие напоминание или предупреждение:

…напоминаем, что срок соглашения истекает…

…организация уведомляет вас о  том, что…

…считаем необходимым ещё раз  напомнить о том, что…

…вторично ставим вас в известность…

Языковые формулы, выражающие предложения:

…по вашей просьбе предлагаем вам…

…в ответ на ваш запрос мы можем  предложить вам…

…просим вас принять заказ на…

…подтверждая получение вашего запроса, предлагаем вам…

Языковые формулы отказа от предложения:

…к сожалению, удовлетворить вашу просьбу не предоставляется возможным, т.к. организация не имеет возможности  выполнить данную задачу, т.к…

…ваше распоряжение не может быть выполнено в виде…

…мы не можем предоставить вам, т.к…

Языковые формулы, выражающие гарантии:

…гарантируем, что…

…организация обязуется…

…безопасность гарантируется…

…конфиденциальность информации гарантируется…

Языковые формулы, выражающие сообщение или уведомление:

…сообщаем, что…

…извещаем вас о том, что…

…считаем необходимым поставить  вас в известность…

…докладываю о…

…доводим до вашего сведения, что…

…нам приятно сообщить, что…

Языковые формулы, выражающие приказ, распоряжение:

…приказываю назначить на должность…

…обязать руководителей всех подразделений…

…обеспечить доставку…

…утвердить временное положение  о…

…контроль за исполнением возложить…

…назначить расследование по факту…

В тексте документа заметную роль играют устойчивые обороты речи. Например:

…произвести проверку…

…организация не возражает…

…обеспечить выполнение…