Официально-деловой стиль речи

 Языковые формулы отказа от предложения:

• к сожалению, удовлетворить вашу просьбу не предоставляется возможным, т.к. организация не имеет возможности выполнить данную задачу, т.к.;
• ваше распоряжение не может быть выполнено в виде;
• мы не можем предоставить вам, т.к.;

 Языковые формулы, выражающие гарантии:

• гарантируем, что;
• организация обязуется;
• безопасность гарантируется;
• конфиденциальность информации гарантируется;

 Языковые формулы, выражающие сообщение или уведомление:

• сообщаем, что;
• извещаем вас о том, что;
• считаем необходимым поставить вас в известность;
• докладываю о;
• доводим до вашего сведения, что;
• нам приятно сообщить, что;

 

Языковые формулы, выражающие приказ, распоряжение:

• приказываю назначить на должность;
• обязать руководителей всех подразделений;
• обеспечить доставку;
• утвердить временное положение о;
• контроль за исполнением возложить;
• назначить расследование по факту;

 В тексте документа заметную роль играют устойчивые обороты речи. Например:

• произвести проверку;
• организация не возражает;
• обеспечить выполнение;
• руководитель считает возможным;
• оказать помощи;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Культура  составления деловых писем

 

Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль  должен удовлетворять определенным требованиям.

Текст письма не должен допускать  нескольких толкований. Официальный  язык должен отличаться точностью и  красотой математической формулы. Отсюда общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и  точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной  унификацией. Стандартизированные словосочетания облегчают восприятие текста, ускоряют подготовку официального письма. Так, например, для деловых писем типичны следующие начала предложений:

Ввиду срочности заказа…

 В связи с уточнением плана  прибыли…

 Согласно вашей просьбе…

 Согласно распоряжению  начальника управления….

В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дело, соблюдая нейтральность  тона.

Деловые письма юридических  лиц (предприятия, фирмы, кооператива, общественной организации…) излагаются:

от третьего лица единственного  числа (фирма “уведомляет”, “сообщает”, “просит”, “предупреждает”, “примет  меры”…)

или

от первого лица множественного числа (“сообщаем”, “предупреждаем”, “направляем”, “отказываемся”, “просим”...).

 

 

Технический составитель и автор официального письма не всегда одно и то же лицо. Не случайно согласно ГОСТУ требуется указание на документе его исполнителя.

 Деловые письма  рекомендуется составлять лишь  по одному какому-то вопросу.  При составлении письма следует  сначала “набросать” логическую схему его содержания. В качестве аналога можно использовать образцы уже имеющейся деловой переписки.

Наиболее рациональной представляется структура текста, состоящая  из двух частей:

в первой излагаются мотивы, послужившие поводом для составления письма,

во второй части –  предложения, просьбы, решения, распоряжения.

Пример сопроводительного  письма

“Направляем проектную  документацию по объекту “Волоконно-оптическая сеть г.Сызрань. II-ой этап строительства”.

Получение просим подтвердить.”

Изложение каждого аспекта  содержания следует начинать с нового абзаца. Разбивая текст официального письма на абзацы, мы облегчаем его  восприятие адресатом. Считается, что  средняя длина абзаца должна составлять 4-5 предложений. Однако в текстах  официальных писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Но какова бы ни была длина абзаца, всегда следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей.

Порядок слов при составлении  официальных писем зависит от их информационной роли. Несмотря на то, что в русском языке порядок слов относительно свободный (то есть члены предложения не имеют фиксированного места, как, например, в английском), все же существуют определенные правила расположения слов. В зависимости от того, где располагается то или иное словосочетание, меняется смысл предложения.

 

Пример 

1-й вариант:

“На основании письма заказчика незавершенный объем II-ого  этапа строительства на объекте  “Волоконно-оптическая сеть г.Сызрань” переносится на 2-й квартал 2000 года.”

Цель высказывания  – указание срока, на который переносится  выполнение объема строительных работ.

 

2-й вариант:

“На второй квартал 2000 года незавершенный объем II-ого этапа  строительства на объекте “Волоконно-оптическая сеть г.Сызрань” переносится на основании письма заказчика от 20.01.2000 исх. № 235.”

Цель высказывания  – обоснование причины переноса срока выполнения строительных работ.

Из приведенного примера  видно, что продуманное расположение слов позволяет пишущему привлечь внимание адресата к той или иной мысли, оттенить важные моменты высказывания.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство  слов в письменной деловой речи употребляется  только с одним словом или с  ограниченной группой слов.

 Например, приказ - издается,

 контроль – возлагается  на какое-либо лицо

 или осуществляется  кем-то,

 должностные оклады  – устанавливаются,

 выговор – объявляется, и т.д.

Деловые письма пишутся  на специальных бланках, соответствующих  стандарту и имеющих установленный  комплекс обязательных элементов –  реквизитов.

 

 

Рекомендуется следующий  их состав: наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, номер  факса, банковские реквизиты, дата и номер документа, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.

Официальное письмо - единственный документ, на котором не ставится его название (в отличие от других документов: “Приказ”, “Распоряжение”, “Положение”, “Устав” и т.д.)

Ссылка на исходящий  номер и дату поступившего документа  в обязательном порядке указывается  на документах-ответах.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности.

Рекомендации по составлению  деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности. C этой целью необходимо руководствоваться: ГОСТ Р 6.30-97

 Государственный стандарт  Российской Федерации

Унифицированные системы  документации

 Унифицированная система

 организационно-распорядительной  документации

 Требования к оформлению документов

 

6. Язык и стиль деловой беседы

 

Деловое общение –  это такое взаимодействие людей, которое подчинено решению определенной задачи (производственной, научной, коммерческой и т. д.), т. е. Цель делового взаимодействия лежит за пределами процесса общения (в отличие от личностно ориентированного общения, предметом которого выступает именно характер отношений между его участниками).

Деловая беседа – это  разговор преимущественно между  двумя собеседниками, соответственно ее участники могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности, мотивов, речевых характеристик друг друга, т. е. общение носит во многом межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

В теории управления беседа рассматривается как вид  делового общения, специально организованный предметный разговор, служащий решению  управленческих задач. В отличие  от деловых переговоров, которые  значительно более жестко структурированы  и, как правило, ведутся между представителями разных организаций (или подразделений одной организации), деловая беседа, хотя всегда имеет конкретный предмет, более личностно ориентирована и чаще происходит между представителями одной организации.

К числу целей, требующих проведения деловой беседы, можно отнести стремление одного собеседника посредством слова оказать определенное влияние на другого, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы, а также необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

В сравнении  с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает следующими преимуществами:

• Быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.
• Повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.
• Возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

Деловая беседа благодаря эффекту обратной связи, который наиболее ярко проявляется именно в непосредственном межличностном взаимодействии, позволяет руководителю реагировать на высказывания партнера в соответствии с конкретной ситуацией, т. е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

В то же время деловую  беседу как непосредственное взаимодействие двух ее участников нужно строить  на основе следующих важных принципов:

• Сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.
• Рациональная организация процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация усложняют усвоение самого существенного.
• Простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.

 

 

 

Беседа не монолог, а  диалог, т. е. двустороннее общение, целью которого является либо стремление лучше понять характер возникшей проблемы, либо воздействие на одного из собеседников с учетом его интересов и мнения по обсуждаемому вопросу. Поэтому необходимо так формулировать вопросы, определения, оценки, чтобы они прямо или косвенно приглашали собеседника выразить свое отношение к изложенному мнению.

Так как диалог контролирует спрашивающий, то с помощью вопросов он может направить процесс передачи информации в русло, соответствующее  его планам и пожеланиям; перехватить и удержать инициативу в беседе; активизировать собеседника, переходя от монолога к диалогу, дать возможность собеседнику проявить себя. Следовательно, умение задавать вопросы становится ключевым инструментом для быстрого и точного получения необходимой информации.

Вопросы можно классифицировать по разным основаниям. В управленческой деятельности проводить различия между  следующими категориями вопросов: по характеру ожидаемых ответов; по заключенному в них содержанию; по функциям, которые они выполняют.