Разработка системы коммуникативных мероприятий в организации

Наше  восприятие никогда не бывает точным и полным, в нём всегда скрыты неожиданные ракурсы и свойства объекта. Социальное восприятие - система  гораздо более сложная. Она связана  с тем, что в каждый конкретный человек является носителем обобщенных свойств других людей, присваивая которые  он постоянно изменяется. Кроме того, это определяется ещё и тем, что:

а) сам  воспринимаемый человек находится  в постоянном изменении (возраста, уровня физических возможностей, интеллектуальности, социальных, нравственных, эмоциональных, сексуальных изменений и прочих);

б) человек  всегда осознанно или неосознанно  защищается от попыток раскрыть его  сущностные особенности или "слабые места", так как психологически открытая личность незащищена и может  стать жертвою стороннего вторжения  в ее пространство;

в) часто  человек не может дать объективную  информацию о себе самом, так как  не знает себя. А иногда, не осознавая  этого, хочет казаться таким, каким  ему выгодно быть в социуме.

При стремлении человека показать себя с лучшей стороны, необходимо учитывать  любые управленческие решения. Для этого полезно использовать следующие подходы к людям:

- любой  человек к чему-то обязательно  предрасположен. Если у него что-либо  не получается, значит он занят  не своим делом (принцип универсальной  талантливости); 
- любой человек имеет возможности развития, а скорость и эффективность развития у всех различны (зависят от способностей); 
- любой человек неисчерпаем – то есть ни одна оценка данная ему при его жизни не может считаться окончательной.

   3) Закон  неадекватности самооценки. Самооценка  является основным компонентом  самосознания человека. Она свидетельствует  о гармоничности развития личности, её возможностях и своеобразии.  При попытке оценить самого  себя человек сталкивается с  теми же внутренними барьерами  и ограничениями, что и при  анализе других людей.

Людям свойственно  либо переоценивать себя в чем-либо, или недооценивать. Этот феномен  прямо влияет на процесс принятия управленческих решений. Необходимо помнить, что человек далеко не рациональное и разумное логически мыслящее существо. Человек в большей мере существо алогичное, эмоциональное и иррациональное, то есть в психике человека широко представлено неосознаваемое (90-95%), эмоционально-интуитивное  начало. Поэтому логический, рассудочный  самоанализ никогда не бывает вполне адекватным [4].

Чем более  адекватно удаётся человеку оценить  свои возможности, систему ценностей, предпочтений, отношений, тем более  эффективным будет управляющее  воздействие, которое он оказывает  или воспринимает. 

Специалисту в сфере управления необходимо формировать  ситуацию управления, в которой самооценка подчиненных будет объективизироваться, приближаясь к уровню адекватности.

4) Закон  искажения информации. Любая информация, функционируя в системе управления  имеет тенденцию искажения. Это  заметно и при движении информации "сверху-вниз", и при движении  её "снизу-вверх". Изменяются смыслы, значения, образы, понятия. Психологи  выявили прямо пропорциональную  зависимость степени изменения  информации числу звеньев ее  движения. Происходит это даже  не по чьей-то злой воле, а  по следующим обстоятельствам:

а) в силу многозначности и синонимичности языка, используемого в передаче информации, сложности его понятийной базы (например, часто устная информация воспринимается с точностью до 50%);

б) в силу домысливания в ситуации неполного  информационного сообщения или  неудовлетворительной его оперативной  фактологии. Человек дополняет информацию собственной - непроверенной, недостоверной, субъективно окрашенной и фактологически не корректной. В результате - объём  информации увеличивается, а достоверность  снижается;

в) в силу существования зависимости искажения  информации от уровня образования, интеллектуального  развития, потребностей, а также  от физического, психического состояния  человека.

5) Закон  самосохранения. Выражается в том,  что одним из ведущих мотивов,  отражающих поведение человека, является мотив сохранения личностного  статуса, социальной состоятельности,  собственного достоинства. Прямое  или косвенное ущемление этого  чувства формирует отрицательную  реакцию. Это снижает творческий  потенциал сотрудников, они перестают  неформально решать задачи организации  по принципу - "как бы чего  не вышло", "как бы во что-нибудь  не попасть".

Управляющему  необходимо вести предварительную  работу, анализировать проблематику деятельности организации, обговаривать меру и специфику ответственности  сотрудников.

6) Закон  компенсации. Как осознанно, так  и неосознанно человек стремится  компенсировать недостатки, сложности,  проблемы в одной сфере деятельности  успехами, достижениями и результатами  в другой. При высоком уровне  стимулов к делу или высоких  требованиях к самому человеку, недостаток какой-либо способности  к данному виду деятельности  компенсируется, возмещается способами,  навыками и умениями работать. Поэтому в сферу компетентности  эффективного управления обязательно  должна входить практика оценки, подготовки и переподготовки  кадров организации [6].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ коммуникационного процесса на примере ООО «Аквасфера»

1. Общая характеристика ООО «Аквасфера»

 

ООО «Аквасфера»  работает на Нижегородском рынке  с февраля 2008 года.

Основными видами деятельности ООО «Аквасфера» являются:

1. оптово-розничная продажа кулеров для воды и систем фильтрации;
2. гарантийное и послегарантийное сервисное обслуживание, а так же ремонт аппаратов для нагрева и охлаждения питьевой воды (кулеров) в собственном сервисном центре;

Общество  имеет главный офис в городе Нижний Новгород, а также филиал в городе Казань.

В Нижнем Новгороде существует всего несколько  компаний данной сферы деятельности. Аквасфера является лидером по продаже  и установке  различных аппаратов  и систем по очистке воды для муниципальных  и коммерческих организаций, а так  же для населения.

Чистая  питьевая вода – это далеко не роскошь, это простая необходимость каждого  человека, который следит за собой  и за своим здоровьем. На сегодняшний  день сложно найти современный офис, где бы изысканно в интерьер не вписывался кулер с водой. Многие фирмы заботятся о состоянии  здоровья своих сотрудников, и именно для этого эта часть интерьера  на сегодняшний день пользуется такой  бешеной популярностью.

Компания  работает, как с оптовыми, так  и с розничными покупателями.

Для оптовых  покупателей разработана полная система скидок, кроме того доставка продукции по Нижнему Новгороду  осуществляется совершенно бесплатно.

В компании работают высококвалифицированные  специалисты по системам очистки  воды, а так же команда профессиональных менеджеров по работе с клиентами. Штат  фирмы составляет 10 человек, данная цифра не велика, но на сегодняшний  день ее вполне достаточно для рентабельной деятельности фирмы.

Обществом заключены договоры на установку  и постгарантийное обслуживание систем фильтрации с крупнейшими  предприятиями города.

Миссия ООО  «Аквасфера» - долгосрочная деятельность на оптовом и розничном рынках по продаже и обслуживанию оборудования для очистки воды.

  Главная задача Общества - эффективная деятельность фирмы в качестве поставщика систем фильтрации. Получение максимальной прибыли.

Цель - удовлетворение потребности потребителей города Нижнего  Новгорода и Нижегородской в  обеспечении чистой питьевой водой. Ведь, только если мы употребляем чистую питьевую воду, мы оказываем нашему организму огромнейшую пользу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Анализ коммуникационного процесса в организации

2.2.1 Внешние коммуникации  фирмы

Внешние коммуникации - это обмены информацией  между организацией и ее внешней  средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и  т.д.) оказывают наибольшее влияние  на работу организации и ее результаты, зависят характер и способы ее коммуникаций.

Основной  задачей внешних коммуникаций компании ООО «Аквасфера»  является создание неповторимого, индивидуального имиджа, определенное позиционирование на рынке  услуг, что способствует не только выделению  его, как лучшей фирмы города из числа  конкурирующих фирм, но и признанию  со стороны потребителей.

Фирма «Аквасфера»  позиционирует себя, как предприятие  универсал, то есть указывает на разнопрофильность  предоставляемых услуг. Ищет индивидуальный подход к каждому клиенту.

Процесс коммуникации с внешней средой, главным  образом с потенциальным потребителем, происходит еще до непосредственной встречи в офисе. Речь идет о рекламе, телефонных звонках в организации  и т.д.

Что касается рекламы, то деятельность данного предприятия  освещается на местном радии, а так  же контактная информация располагается  на стенде информации, в непосредственной близи от самой фирмы и на сайте  компании.

Так же для  выявления проблем и недостатков  своей работы проводит опросы у покупателей  - физических и юридических лиц.

С людьми, уже воспользовавшимися слугами  данной фирмы проводится постсервисное  обслуживание (обзванивание менеджером покупателей, которые приобрели  системы водоочистки), а так же предоставление скидок постоянным клиентам.

В городе Нижнего Новгорода и Нижегородской  области, несмотря на конкуренцию, фирма  ООО «Аквасфера» удерживает первенствующие позиции на протяжении длительного  времени. Но все же пока не занимает лидирующее положение. Исходя из опросов, проводимых самим предприятием, фирма  обладает все же недостаточно высоким  уровнем обслуживания. В чем же проблема? Для этого проанализируем внутренние коммуникации на предприятии.

 

2.2.2 Внутренние коммуникации  фирмы

Внутренняя  коммуникация - это поток информации интеллектуального или эмоционального содержания, цель которого ослабление негативных моментов во взаимоотношениях руководства и служащих и усиление позитивных. То есть, внутренние коммуникации предполагают установление добропорядочных  отношений между сотрудниками, между  сотрудниками и руководителем, кроме  этого они способствуют обеспечению  условий эффективного и эмоционального соучастия.

ООО «Аквасфера» - имеет линейную структуру управления, а так в штат сотрудников входит довольно большое количество людей, что способствует с одной стороны:

1)    четкому и простому взаимодействию  между подразделениями;

2)    компетентности руководителя в  вопросах фирмы; а с другой  стороны является причиной:

-   возникновения конфликтных ситуаций  внутри организации из-за разобщенности  мнений;

    -       безответственности некоторых субъектов  организационной структуры за  результаты своих действий вследствие  недоработки руководителя

Рис. 4. Линейная структура управления фирмы «Аквасфера» 

 

Л1-линейный руководитель высшего уровня;

Л2- линейный руководитель среднего уровня;

И- исполнитель.

Установление  действенного механизма организации  внутренних коммуникаций, является одной  из наиболее важных задач рассматриваемого предприятия. Этому способствует применение ряда основных коммуникативных принципов:

а) взаимоуважение (позволяет избегать конфликтных  ситуаций и способствует повышенной деловой активности).

б)    поощрение и одобрение (является показателем уважения, и каждый сотрудник  желает его получить).

в)    признание положительного вклада сотрудников  в успехи предприятия (выступает, как  действенный механизм стимулирования работников и привитию им рабочей  инициативы).

г)    объективная оценка сотрудников (является сильнейшим стимулом для самосовершенствования).

Предприятия социально-культурной сферы базируются на постоянном контакте с клиентами  и именно данная область наиболее сильно зависима от адекватного понимания  и применения коммуникативных моделей. Именно с благоприятного климата  в коллективе, начинается проектирование успешного взаимодействия на внешнюю  среду.

Среди наиболее важных аспектов внутреннего общения  в организации можно отметить следующие: