Пресс-конференция - это серьезнее, чем вы думаете. Опыт подготовки и проведения

Нужно тщательно продумать технические детали. И провести репетицию с использованием всей техники. Технические сбои всех видов вызывают раздражение публики. Многие из нас были свидетелями таких случаев: только хотят показать слайды, как выясняется, что соединительный шнур слишком короток, проекционный аппарат установлен слишком далеко, изображение не соответствует экрану, три слайда вставлены неправильно, нельзя найти выключатель света и т.д.

Некоторые ораторы начинают обстоятельно заниматься наладкой аппаратуры уже после приветствия. Следует все обдумать заранее. Необходимо также провести пробу: как действует договоренность с помощником о последовательности показа слайдов, включении/выключении света и т.д. Можно договориться об условных сигналах.

Наглядные материалы предъявляются только тогда, когда они нужны. Нельзя их развешивать или проецировать на экран заранее. Сразу убирайте то, о чем уже сказано.

Безусловно, если есть возможность показать сам объект - замечательно. Но и здесь не обходится иногда без курьезов. Мне приходилось принимать участие в подготовке презентации марки “Motorola”. Организаторы привезли огромный надувной пейджер. Он не поместился в помещении, и его пришлось выставить в саду. Он полностью оттянул на себя внимание собравшихся, но это было в те годы, когда у нас о пейджерах (биперах) еще и не слыхивали. На законный вопрос участников: “А что это?” - несчастные организаторы пытались ответить: “Ну, это пейджер, ну, это такая маленькая штука” и т.п. Короче, у публики осталась твердая убежденность, что пейджер - это “большое надувательство”. Занятно, что у организаторов не нашлось ни одного настоящего прибора.

ШАГ ВОСЬМОЙ.  ОТВЕЧАЕМ на ВОПРОСЫ

Вопросы - ответы - это такая игра, в которой не должно быть проигравших. И пострадавших. Но как быть, если у Вас возникает ощущение, будто на Вас нападают. Вам, естественно, хочется защищаться и дать сдачи. Увы, если Вы решили стать звездой публичных выступлений, Вам придется отказывать себе в этом удовольствии.

Что делать, если, например, кто-то с Вами не соглашается? Выслушайте его внимательно. “Слушайте глазами”, чтобы он чувствовал, что вы серьезно взвешиваете его точку зрения. И никогда не возражайте в открытую (тут обязательно начнется катавасия, на которую Вас, возможно, и провоцируют). Действуйте осторожно. Не показывайте смущения от возражений или провокационных вопросов (согласен, это легче сказать, чем сделать, но выработка такого навыка реальна и достигается на специальном тренинге). Начните ответ на них с фразы: “Спасибо за острый вопрос” или “Проблема, о которой Вы говорите, действительно существует”. А дальше… применяете банальный студенческий прием: говорите на ту тему и выдавайте ту информацию, которую знаете, или которую считаете нужной, например: “Но чтобы разобраться в вашем вопросе квалифицированно, нужно рассказать вот о чем…” Вы много раз наблюдали, как этот прием применяют звезды политики и шоу-бизнеса.

Но что делать, если у Вас нет ответа? Вообще нет. Никакого. Вариант ответа: “У меня сейчас нет данных” или “Не знаю” - значительно лучше, чем “Без комментариев” или “Не хочу отвечать”. Если не знаете ответа, так и скажите. Запишите вопрос и скажите тому, кто его задал, что ответите ему через определенное время (например, в течение 24 часов - это всегда хорошо звучит). Записывая вопрос на виду у всех, вы показываете, что считаете вопрос важным. Если в чем-то ошиблись и Вас засекли, сразу признавайте ошибки и приносите извинения, в противном случае ошибки с наслаждением будут смаковать журналисты.

Бывает и так, что из-за волнения или из-за отсутствия навыка изъясняться устно, журналист задает маловразумительный вопрос. В каждом конкретном случае, в зависимости от ситуации, Вы можете выбрать один из вариантов:

Попросите повторить вопрос - скорее всего, он станет короче и вразумительнее.

Повторите сами вопрос так, как вы его поняли.

Попросите несколько минут на размышление (продолжая параллельно отвечать на другие вопросы) - за это время о том вопросе могут просто забыть.

Что делать, если задают сразу по 2-3-4 вопроса? Удержать в голове сразу несколько вопросов невозможно даже для опытного оратора. Позаботьтесь о том, чтобы этого не случилось, заранее. Ведь организаторы пресс-конференции вправе объявить любой регламент ее проведения. Если вы предполагаете большое количество вопросов, скажите в самом начале: “Мы знаем, что количество журналистов, желающих задать вопросы, велико, а время пресс-конференция ограничено, потому просим вас задавать только по одному вопросу”. Впрочем, в нашем городе подобный шквал вопросов я наблюдал только на пресс-конференции Бориса Гребенщикова, которую сам и организовал. Это была одна из первых моих пресс-конференций, и такой развязки я не предусмотрел. В зал набилось огромное количество народу, все отношение которого к средствам массовой информации исчерпывалось чтением телепрограммы на неделю. Половина "журналистов" разместилась на полу, и каждый норовил задать вопросов по десять, охватив максимальное количество аспектов бытия. В общем, Борису пришлось несладко. Впрочем, он хорошо держался и не подвел организаторов. Так вот, когда обнаружатся попытки нарушить регламент, Вы будете нейтрализовывать их фразой: “Мы договорились задавать по одному вопросу”. Как правило, хватает двух раз.

Как поступить, если вместо вопроса следует “самовыражение” журналиста или другого участника пресс-конференция, например такое: “Пользуясь случаем, я хотел бы вам сказать…”? Можно прервать монолог разъяснением того, что форма проведения пресс-конференции не предполагает дискуссию или даже обмен мнениями. Еще лучше произнести короткую фразу: “Формулируйте, пожалуйста, Ваш вопрос!”. Как правило, хватает одного раза.

Порядок вопросов регулируется очередностью поднятых рук.

Бывает и такое, что вопросов нет. Причина в Вас. Произошло что-то одно:

Вы слишком затянули свое выступление.

Где-то в своем выступлении Вы задели какое-то больное для аудитории место.

Вы так и не смогли их увлечь, заинтересовать.

Где-то в середине Вашего выступления слушатели потеряли нить.

Моя личная статистика показывает, что чаще всего случается первое и последнее. Не пытайтесь "замести проблему под ковер", оправдываясь тем, что, видимо, тема не так интересна. Любую тему можно подать как актуальную, увязав ее с теми событиями, которые в этот момент беспокоят публику. Спорим?

Что же в этом случае делать? Можно попросить знакомых журналистов задать какие-нибудь вопросы для затравки. Можно то же самое поручить сотрудникам Вашей организации. Наконец, можно произнести фразу: “Перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (поступило несколько звонков) с вопросами” и т.д. Вы говорите: “Хитрость”? Я отвечаю: ”Стратегия”.

Старайтесь предвидеть, какие вопросы Вам будут заданы. Запишите их на листке цветной бумаги, оставляя после каждого по 6 строк. Можно угадать 70%. Подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов. В администрации президента США работает специальная команда, которая накануне конференции обобщает информацию об аккредитованных журналистах (их семейное положение, послужной список, их высказывания и поведение на других пресс-конференциях, их позицию по тому или иному вопросу). И на основании этих данных делает прогноз возможных вопросов. Сколько они вопросов угадывают в процентах? - до 80!!! На них заготовлены и отрепетированы ответы. Подготовлены остроты и отточена мимика. А у нас создается впечатление, что президент невозмутимый, но в то же время находчивый и остроумный человек.

Вернитесь к началу и ответьте на все вопросы, записывая ответы на диктофон.

Теперь прослушайте то, что Вы наговорили.

Сделайте под вопросами пометки, зафиксируйте яркие фразы и т.п.

Снова запишите ответы на пленку, подглядывая в листок с пометками.

Прослушайте пленку перед пресс-конференцией.

Помните, что ответы на вопросы могут исправить или испортить впечатление от выступления. Исходя из этого несколько инструкций для того момента, когда Вы уже стоите перед микрофоном:

Уяснив вопрос, не спешите отвечать на него, не пытайтесь сообщить слушателям все, что Вам известно по данному поводу. Нельзя превращать свой ответ в дополнительную лекцию. Ответ на вопрос должен быть предельно кратким.

Если вопрос задан четко, но тихо, его необходимо повторить для всех.

Никогда не уходите от вопросов, которые звучат, как своеобразный вызов, и связаны с желанием проверить позицию оратора. Ответ обязателен! Только сохраняйте выдержку и чувство юмора.

Если слушатель воспользовался правом задать вопрос для того, чтобы высказаться, нужно, спокойно выслушав его, сказать примерно следующее: “Спасибо за ценное дополнение!”

Польстите себе тем, что любые вопросы свидетельствуют о том, что выступление слушали.

ШАГ ДЕВЯТЫЙ. ПОДВОДИМ ИТОГИ

Когда ведущий говорит журналистам: “Спасибо и до свидания”, пресс-конференция не заканчивается - журналисты, как правило, подходят к ньюсмейкеру, чтобы получить какую-либо дополнительную информацию. Нормально. Даже в условиях отсутствия времени найдите возможность сказать настойчивому репортеру пару слов, а, в крайнем случае, дайте контактные телефоны для связи в перспективе.

В день мероприятия (максимум - утром следующего дня) отправьте материалы заинтересованным журналистам, которые не смогли прийти. Отправьте благодарности соответствующим лицам. Организуйте заседание с целью анализа сильных и слабых сторон прошедшей пресс-конференции. Как бы ни прошло мероприятие - никого не ругайте. Постарайтесь сконцентрироваться на том, как максимально использовать полученный опыт для улучшения работы в будущем. Причем полученные уроки можно использовать не только на пресс-конференциях.

Теперь, внимание! Велик соблазн, облегченно вздохнув, забыть обо всем. Но это было бы непрофессионально. Вам предстоит сделать то, что у нас вообще не делает почти никто. Вы проводите пресс-клипинг - анализ вышедших в СМИ материалов, который крайне необходим как для определения степени эффективности акции, так и для формирования планов на будущее. Если Вы проводите пресс-конференцию по заказу, это становится Вашим главным оправдательным документом. Что бы ни произошло в ходе подготовки и проведения акции, если будет достаточное количество нужных отзывов, Вам все спишут и Вы сохраните клиента. Так что лучше сохраните копии статей.

Теперь, когда мы вместе прошагали весь этот нелегкий путь, Вы получаете

15 контрольных вопросов, задаваемых заранее себе самому, если ньюсмейкер - Вы сами:

Каков состав и размер аудитории?

Какова их компетентность в вопросе?

Какова продолжительность моего выступления?

Кто будет руководить пресс-конференцией?

Кто и каким образом представит меня?

Требуется ли от меня использование видеоматериалов, слайдов?

В каком помещении состоится встреча?

Нужен ли мне микрофон?

Буду я выступать из-за стола, кафедры или со сцены?

Буду ли я говорить по написанному плану или воспроизводить по памяти?

Как я могу с самого начала вызвать интерес к своему выступлению?

Репетировал ли я свое выступление?

Могу ли я сократить длинные фразы?

Могу ли записать свое выступление для последующего анализа?

Что мне надеть?

Последнее перечитайте еще раз. Просто для удовольствия.

Не сомневаюсь, что Вы проведете блестящую пресс-конференцию и мы еще о Вас услышим.

Список литературы

Гандапас Р. Пресс-конференция - это серьезнее, чем вы думаете.