Пресс-конференция - это серьезнее, чем вы думаете. Опыт подготовки и проведения

Тщательно проанализируйте свой материал, сжимайте, редактируйте, совершенствуйте. Проверьте всю орфографию и пунктуацию. Дайте кому-нибудь прочитать его. Попросите высказать свое мнение (желательно, критическое).

СОВЕТ БЫВАЛОГО: никогда не отсылайте пресс-релиз в редакцию до того, как его одобрят на всех бюрократических ступеньках в Вашей Компании. Не просто покивают, лишь бы Вы отвязались, а поставят подпись. Опыт показывает, что просьба поставить подпись заставляет прочитать Ваше нетленное творение более внимательно. И потом, после того, как подпись поставлена, ответственность Вы уже делите на двоих. Пресс-релиз, кстати, может быть составлен и после пресс-конференции (в прошедшем времени) и направлен всем журналистам, в первую очередь тем, кого не было.

ШАГ ЧЕТВЕРТЫЙ.  ПРИНИМАЕМ ГОСТЕЙ

Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников назначают в группу по приему и регистрации гостей и участников. Группа размещается за столом с надписью “Регистрация участников” у входа.

Функции группы:

поприветствовать пришедшего;

попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;

выдать комплект раздаточных материалов и сувениры;

представить (при необходимости) директору предприятия или ответственному за проведение пресс-конференции;

указать дорогу или даже проводить в конференц-зал.

Здесь негативных примеров хоть отбавляй. Часто руководство назначает сотрудников в “группу приветствия” исходя из внешних данных. Среди контингента с хорошими параметрами встречаются девушки со "сложным" характером. Нервность и необычность обстановки, неопределенность функций выступают катализатором его проявления. Формы проявления самые разнообразные. Бывает и гипертрофированная стеснительность. Сотрудница при этом притворяется элементом интерьера и молчит, как на допросе. Эффект соответствующий. Однажды щедрые организаторы на стол регистрации выгрузили россыпью гору копеечных ручек и зажигалок (даже без логотипа) и пригласили “уважаемых журналистов” угощаться “кто желает, если не возражаете”. Почему-то никто не "угостился". Атмосфера неловкости устойчиво сохранялась на протяжении всей акции.

Для представителя СМИ пресс-конференция начинается уже тогда, когда он отправляется по указанному в Вашем приглашении адресу. Понятно, что место встречи он непременно найдет. Однако от того, как долго он будет искать, зависит настроение журналиста, которое, в свою очередь, может отразиться на характере материала. Изготовьте указатели: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелки с текстом: “Пресс-конференция” - внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указатели “Регистрация” на столе, где фиксируется прибытие журналистов.

Уместен указатель “Гардероб”, особенно если он расположен не на виду. В противном случае журналисты будут проходить в зал одетыми и развешивать одежду на стульях. Это придает помещению, которое Вы так тщательно готовили, неопрятный вид и создает нежелательную для Вас атмосферу. Будьте настойчивы.

Нагрудные указатели (бэджи) с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, ФИО сотрудника должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по процедурным и другим вопросам. Не вставляйте в бэдж визитку - слишком мелко, достаточно одного имени, но написанного крупно.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания будущих материалов. Такой набор может включать в себя:

Пресс-релиз;

Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;

Копии речей, произнесенных на пресс-конференции;

Буклет о компании или о спонсоре события;

Фотографии.

Все это укладывается в специальную папку с двумя кармашками. Можно ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом компании. В одном из кармашков - визитная карточка. Основной элемент такого комплекта - буклет. Он обычно включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы). Положите также, если есть, копии предыдущих статей о вас. Это поможет сделать журналистам расширенный материал. Помогайте друг другу!

На стол, за которым будут сидеть участники, поставьте таблички. Фамилия, имя, отчество ньюсмейкеров должны быть указаны полностью, достаточно крупно и повторены на обратной стороне (чтобы он без труда смог найти свое место за столом). Не стоит указывать там же и прочие данные об этих уважаемых людях. Во-первых, этого все равно не будет видно. Во-вторых, имя придется писать мельче. Таким образом, не будет видно уже вообще ничего.

На стене за столом участников повесьте Ваш логотип, в этом случае он с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения видеокамер. Даже если камер нет - его стоит повесить. Невнятная ксерокопия не годится. Изготовьте его на заказ и размером не меньше чем 40 х 60 см.

Желательно каждого участника обеспечить:

Микрофоном;

Бутылкой минеральной воды;

Стаканом;

Бумагой и ручкой для записей.

ШАГ ПЯТЫЙ. ВСТРЕЧАЕМ НЬЮСМЕЙКЕРОВ

Честно, я очень старался найти аналог этого слова в русском языке. Его просто нет. В ряде случаев репортеры используют слово "хедлайнер". В любом случае, речь здесь идет о тех, кому предстоит отвечать на вопросы.

Если до пресс-конференции не дойдут несколько журналистов, будет досадно, но не смертельно. Если ее не найдет ньюсмейкер - дело дрянь. Встретьте его у входа в здание. Ему это даже положено по статусу, как кортеж президенту. Предусмотрите помещение, где он мог бы присесть перед началом, выпить чашку кофе, поговорить с организаторами. Необходимо четко прояснить продолжительность вступительной речи, последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Такая прелюдия помогает снять напряжение, установить первичный раппорт между ньюсмейкером и ведущим, настроиться на нужную волну.

Сколько человек должно сидеть в президиуме?

Чем меньше, тем лучше, чтобы не было похоже на торжественное заседание. На моей памяти был случай, когда количество сидящих в президиуме и в зале совпадало. Комичное зрелище.

Распределение ролей на пресс-конференции.

Ньюсмейкер и ведущий. Первая роль предполагает ответственность за информацию, как таковую. Вторая - за процедуру ведения пресс-конференции. Ведущий приветствует собравшихся, представляет участников, регулирует поступление вопросов, следит за регламентом и, наконец, прерывает деловую часть, чтобы пригласить всех на фуршет. Часто на эту роль приглашают профессиональных актеров и свадебных заводил. Хорошо, если у них уже есть опыт участия в бизнес-акциях, плохо, если нет. Любите рисковать?

Пресс-конференция началась.

Можно ли затягивать открытие пресс-конференции? Да, отступление от объявленного времени на 5-10 мин допустимо и даже желательно. За этот период подтянутся опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут чреват осложнениями: аудитория начинает раздражаться.

Как долго проводить пресс-конференцию?

Планируемая продолжительность - 30-60 минут. К исходу часа внимание журналистов ослабевает, ощущение солидности постепенно утрачивается. Поэтому, даже если вопросы не иссякли, имеет смысл прекратить пресс-конференцию искусственно. Но сделайте это искусно, без грубостей. Пусть все участники еще раз почувствуют то уважение, которое Вы к ним испытываете.

ШАГ ШЕСТОЙ.  НАЧИНАЕМ ГОВОРИТЬ

Итак, начнем. Некоторые начинают выступление на пресс-конференции без обиняков: “Здравствуйте, я готов отвечать на ваши вопросы”. Э-э-э, так не пойдет. Вы все-таки на сцене. А разогревать публику кто будет? Вступительная речь минут на 10 необходима. У нее скорее задача задать эмоциональную тональность, чем снабдить информацией. В этом смысле самой важной является первая минута выступления. То, как она прошла, определит ход всей пресс-конференции.

Первые фразы называют "зачином". Зачином может служить обращение непосредственно к интересам собравшихся, оригинальная цитата, интересный факт, впечатляющая цифра, вопрос или цепочка вопросов, прием сопереживания (“недавно я стал свидетелем такого разговора…”, или “когда я шел на сегодняшнюю пресс-конференцию...”), шутка или остроумное замечание. Другой беспроигрышный вариант - заговорить о своих чувствах по поводу сегодняшней встречи, этого события и т.п. Можно рассказать и анекдот. Но только по теме.

ДЕСЯТЬ ПРАВИЛ ПРАВИЛЬНОГО ВЫСТУПЛЕНИЯ

Соберитесь (прежде чем говорить, ответьте на 4 вопроса: кому вы будете говорить, что говорить, где и когда).

Держитесь темы (какова ваша главная идея, что вы хотите доказать).

Будьте логичны (держите в голове какую-то логику, не перебегайте с темы на тему).

Запишите (перед вами на всякий случай должен быть текст).

Говорите, а не читайте (потренируйтесь в говорении, поскольку чтение говорит о неподготовленности).

Предполагайте возражения (следует заранее подумать и учесть возможную критику сказанного).

Будьте понятны (говорите конкретно и ясно, чтобы люди могли вас понять).

Разумно используйте графику (она должна только поддерживать, а не заслонять собой выступление).

Будьте убедительны (следует быть живым, интересным, чтобы доказать значимость произносимого для собравшихся).

Вовремя остановитесь.

Еще Достоевский в романе “Бесы” отмечал: “Разве можно продержать на одной статье такую публику, как наша, целый час? Вообще я сделал замечание, что будь разгений, но в публичном легком литературном чтении нельзя занимать собою публику более двадцати минут безнаказанно”. Это в литературном, а в деловом чтении, так и подавно. Таким образом, ограничьте свой триумф двадцатью минутами. Это примерно 6 страниц текста.

Поскольку во время устного выступления слушатели не могут, как при чтении, возвращаться к его началу, следует отдельные моменты повторять. То же касается и окончания речи: следует заранее предупредить слушателей: “Перед тем, как перейти к вопросам…”, “В завершение” и т.п. Постарайтесь избежать нашей любимой фразы: “И последнее…”, которую мы повторяем неоднократно, убивая в слушателях всякую надежду дожить до окончания выступления.

Помещение для выступления.

Лучше, если маленькое помещение совершенно заполнено, чем наполовину пустое большое. Большое количество сидящих далеко друг от друга слушателей не позволяет создать в зале нужную атмосферу. В этом случае лучше усадить слушателей поплотнее. Дружески пригласите сидящих на “галерке” пересесть вперед. Лучше, если это сделает ведущий. Вероятно, в первые секунды никто не шевельнется. Будьте вежливы, но настойчивы.

ФИНАЛ

Простое и бездарное: “Ну что ж, у меня все” - гасит эффект. Вообразите, если бы в финале захватывающего художественного фильма герои вместо фраз: “Так не доставайся же ты никому!” или “Асталависта, бейби!” -промямлили что-нибудь подобное. Как Вы знаете, последнее впечатление самое сильное, и если заключения нет, суть выступления ускользает от слушателей. Если обстановка подразумевает эмоциональную сдержанность, в качестве финала допускается краткое повторение сказанного.

Заключение должно быть непосредственно связано с главной идеей выступления, быть естественным, мажорным, оптимистичным по духу. В идеале, заключение должно быть сюрпризом для слушателей, вызвать эмоциональный всплеск. Он должен быть таким, чтобы слушателям рефлекторно захотелось зааплодировать.

Но все-таки пресс-конференция - не выступление с броневичка. Главный критерий успешного выступления здесь не эмоции, а информативность. Если Вы уж вышли к микрофону, то обязаны выдавать информацию. Но знайте меру. Перегружать информацией вредно. Не стоит приводить большой перечень цифр и имен. Либо дайте журналистам эту информацию в письменном виде, либо приведите только два-три примера, иначе в прессе появятся искажения. Старайтесь не высказываться по вопросам, в которых Вы некомпетентны.

Можно ли читать по бумажке?

Можно. Но это уже не модно. И не современно. И даже смешно. Так что - нельзя.

ШАГ СЕДЬМОЙ.  ГОВОРИМ и ПОКАЗЫВАЕМ

Спросите себя: могу я что-либо показать слушателям? Картинки, таблицы, графики, схемы, рисунки, карты, наглядное представление итогов по годам и т.д. Визуальные вспомогательные средства вносят в ход пресс-конференции разнообразие, позволяют удерживать внимание, повышают запоминаемость.

Сейчас весь цивилизованный деловой мир использует мультимедийные проекторы. Они стоят сумасшедших денег, но в каждом городе есть места, где их можно взять напрокат. Весь материал готовится в программе “Power Point” или аналогичной. Фотоснимки сканируются и обрабатываются. Это несложно. Изображение получается четким, смена кадров управляется компьютером. Зрелище впечатляющее. Впрочем, и обычный слайдпроектор не устарел. И оверхед (кодоскоп) годится. Все это называется визуальной презентацией. Но, подбирая материал для нее, располагайте его таким образом, чтобы последовательность зрительных образов обеспечивала повышение эмоционального напряжения. Только не затемняйте при этом помещение полностью: оставьте собравшимся возможность что-то записывать.

Изображения комментируйте кратко и точно, связывая текстом одну картинку с другой. Нельзя сначала показывать картинки, а потом делать доклад. Должно быть все наоборот. Или параллельно. После того как показаны картинки, самый хороший доклад воспринимается тяжело. “Слово - плохой конкурент изображению”.