Організаційні засади управління комунікаціями

Важливість добросусідських  відносин визначається, в тому числі, прагненням до запобігання територіальних конфліктів, можливих конфліктів через  кризові та аварійних ситуацій. Для підприємств, що виробляють товари широкого попиту, населення прилеглих територій є також зацікавленим і особливо мотивованим шаром споживачів. Відомо, що продукція підприємств, розташованих у зоні проживання, користується підвищеною увагою покупців.

Екологічні зв'язку звернені до вирішення питань екологічного балансу  та подання підприємства в дискусіях  про дії в області охорони  навколишнього середовища. Для виробників товарів народного споживання та виробників продовольчих товарів додатковою проблемою є екологічна безпека виробленого продукту. Вимоги до екологічної безпеки викликані не тільки активно мінливим суспільною свідомістю, але також великими промисловими і технологічними аваріями і катастрофами.

Класифікація зовнішнього середовища - важлива умова розуміння її особливостей і структури, але не єдине, що необхідно знати менеджеру для планування і здійснення успішного управління комунікаціями з нею. Зовнішнє середовище є не тільки джерелом комунікаційного потенціалу і розвитку бізнесу організації, але й вогнищем ризиків для неї. З зовнішнім середовищем відбувається не лише обмін інформацією та ідеями, але й ресурсами, включаючи людські. Чим більше відкрито суспільство, тим інтенсивніше відбувається спілкування, тим вище ймовірність отримання підтримки від зовнішнього середовища, але тим більше і ризики, які несе спілкування з нею. Зовнішня Середа, як і кожен сектор людської життєдіяльності, представляє досить автономне простір для існування, активності та розвитку.

 

3. Напрямок комунікацій в організації.

 

Комунікації, як і їх класифікація, являють собою абстрактне побудова. Але якщо структуру зв'язків внутрішнього середовища організації представити  у вигляді ієрархічної конструкції, відповідної загальноприйнятій  стереотипу владних повноважень і функціональних навантажень, то можна говорити про переміщення інформації між службовими рівнями в рамках орієнтованих комунікацій, які бувають вертикальними і горизонтальними.

Вертикальний напрямок комунікацій, в свою чергу, підрозділяється  на спадний і висхідний.

Зменшення. Комунікативний потік, який переміщається від одного рівня в групі або організації  до іншого, більш низького рівня, є  низхідним. Він використовується керівниками  груп для постановки задач, описи  робіт, інформування про процедури з тим, щоб виділити проблеми, які потребують уваги, запропонувати варіанти зворотного зв'язку за результатами роботи. При цьому, чим більше рівнів проходить інформація, тим менша ймовірність того, що вона не буде спотворена. Найбільш характерним прикладом є взаємодія, спілкування керівника зі своїми підлеглими. Низхідна інформація характерна для формальних зв'язків (вказівки, директиви, доручення, запити і т.д.). Таким шляхом повідомляється підлеглим рівням інформація про стратегічні та поточні завдання, функціональних змінах і ін

Висхідний напрям. Висхідна інформація в організаціях переміщується  від більш низького до більш високого рівня. Вона використовується для зворотнього  зв'язку підлеглих з керівництвом з метою інформування про результати роботи та поточних проблемах, служить засобом доведення до відома керівників думки працівників. Керівники покладаються на дану інформацію при аналізі того, як поліпшити стан справ в організації. У деяких організаціях висхідна інформація використовується керівниками нижчої ланки для інформіpoванія середніх і вищих керівників (наприклад, підготовка звітів), при проведенні обговорень, де працівники отримують можливість розглядати проблеми зі своїм керівником або з представниками вищого керівництва.

Інформація, переважно йде «наверх», характерна і для формальних зв'язків, і для неформальних. Зазвичай вона піднімається (або опускається) на той рівень, до компетенції співробітників якого входять повноваження адекватно і повноцінно відреагувати на інформацію, що надійшла. Так, повідомлення з описом ідеї інновації направляється вищому керівникові, а наказ - конкретному виконавцю на нижньому рівні.

Горизонтальний напрямок комунікацій. Коли спілкування відбувається між членами однієї групи або  робочих груп одного рівня, між керівниками або персоналом одного рівня, то такий комунікаційний процес називається горизонтальним.

Дане комунікаційне  напрямок необхідно, так як дозволяє заощадити час і забезпечити  координованість дій. В одних  випадках таке спілкування є формальним і обов'язковим, в інших - відбувається спонтанно, на неформальному рівні. Крім службових причин, комунікації по горизонталі є найбільш уживаною формою особистих відношенні неформального спілкування. Такі комунікації згуртовують колектив, зміцнюють рівноправні відносини, позитивно впливають на задоволеність працівників своєю працею.

 

4. Методи розвитку комунікаційних систем організації.

 

Будь-яка організація  зацікавлена ​​в підвищенні ефективності комунікацій. Підвищення ефективності можливо на основі детального аналізу використовуваної технології комунікацій і баченні розривів, нестиковок або провалів в комунікаційному процесі. Майже для всіх організацій регулювання інформаційних потоків залишається досить проблематичним явищем: інформація не завжди потрапляє саме до тієї особи, до якого вона повинна потрапити, а якщо і до того, то не завжди своєчасно.

Крім того, в ряді організацій  існує проблема нерівномірного інформаційного навантаження: хтось страждає від  її надлишку, а хтось відчуває «інформаційний голод». Дуже важливим і найбільш часто використовуваних напрямком в удосконаленні комунікаційного процесу виступає оптимізація системи зворотного зв'язку, усунення комунікаційних бар'єрів, підвищення точності переданої інформації.

В якості шляхів поліпшення комунікації можна виділити наступні методи.

• Управлінське регулювання:

• чітке визначення та формулювання завдань;
• формування чіткого уявлення про потреби в інформації начальника і підлеглих;
• планування, реалізація, контроль в напрямку поліпшення інформаційного обміну;
• обговорення планів, завдань, шляхів їх вирішення.

• Удосконалення системи  зворотного зв'язку:

• переміщення людей з одного підрозділу організація в інше з метою обговорення;
• опитування працівників, в середовищі яких необхідно виявити: чи чітко доведені до них цілі їх діяльності, інформовані вони, з якими потенційними і реальними проблемами стикаються або можуть зіткнутися стратегії змін, чи отримує їх керівник для пропозицій.

• Удосконалення системи  збору інформації з метою зниження тенденції фільтрації ідей або їх ігнорування на шляху знизу вгору.

• Створення каналів інформаційних  повідомлень (статті, радіо і т.п.)

• Впровадження сучасних інформаційних  технологій (електронна пошта, відеоконференція та ін.)

 

Управління комунікаціями необхідно  будувати на принципах, що визначають увагу керівника до цієї стороні його діяльності як менеджера, а також науковий підхід до формування системи комунікацій в організації. Розглянемо дані принципи:

• принцип формування структури  комунікацій, яка відповідає потребам співпраці, партнерства і компетентності;

• принцип регулювання масштабів  комунікацій для певних посадових  осіб і підрозділів;

• принцип раціонального використання робочого часу керівника;

• принцип інформаційного забезпечення комунікацій, розподіл інформації для  встановлення і підтримки необхідних комунікацій;

• принцип повноважень і відповідальності;

• принцип регулювання комунікативної навантаження різних ланок організації;

• принцип врахування неформальних комунікацій і використання їх в  процесі управління.

Сучасні засоби комунікації, які можуть використовувати організації, являють собою: електронну пошту, голосову пошту, факс, телеконференцію, відеоконференцію, електронний обмін даними, інтрамережі.

Точні комунікації знизу вгору  сповіщають менеджера про стан підлеглих, допомагають йому правильно визначити якості працівників та відкривають шлях для більш ефективних комунікацій зверху вниз. У той же час існує проблема спотворення комунікацій, що надходять знизу вгору, тому що працівники частіше будуть говорити начальнику те, що він хоче почути, а не те, що є насправді.

Для поліпшення висхідних потоків  можна використовувати ряд допоміжних систем.

• Система дій, що позначається терміном «політика відкритих дверей», являє  собою готовність керівника будь-якого  рангу вислуховувати пропозиції рядових працівників.

• Система дій, звана «виведенням  управління за межі кабінету». Обхід  керівником підприємства - хороший  спосіб познайомитися з положенням справ безпосередньо. Однак не рекомендується робити це занадто часто.

Неформальні комунікації пов'язані з неформальними групами та неслужбових питаннями, а також поширенням чуток. Система чуток добре працює, так як використовує багато каналів. Інформація може дійти до величезного числа людей за короткий проміжок часу. Необхідно навчитися користуватися системою чуток і не перешкоджати неформальній комунікаційної мережі. Неформальні комунікації можуть виникати не тільки між членами неформальних груп. Гарні особисті взаємини між тими чи іншими працівниками полегшують неформальну передачу інформації. Головна перевага системи неформальних комунікацій - в її більшої гнучкості, що нерідко сприяє якнайшвидшому поширенню інформації.