Організаційні засади управління комунікаціями

Організаційні засади управління комунікаціями

План:

1. Специфіка формування внутрішніх комунікаційних систем.

2. Особливості зовнішніх комунікаційних систем.

3. Напрямок комунікацій в організації.

4. Методи розвитку комунікаційних систем організації.

 

1. Специфіка формування внутрішніх комунікаційних систем.

 

Для нормальної, ефективної організації праці, для управління спільної координованої діяльністю велике значення мають прийом, передача та обробка інформації. Багато чого залежить від самої організації - як побудована її комунікаційна структура, наскільки ефективні комунікаційні системи і зв'язку.

Комунікаційна структура  може бути представлена ​​як мережа каналів  чи шляхів, по яких в організації  відбувається обмін інформацією  та думками.

Внутрішні комунікації в організації є результатом здійснення функції внутрішньої самоорганізації, управління. У практичному плані це обмін ідеями, досягнення угод, розпорядчо-підзвітні відносини, обмін інформацією з приводу реалізації цілей і завдань організації, взаємовідносини з персоналом і між членами колективу. Процес внутрішніх комунікацій повинен завершуватися досягненням згоди контрагентів і реалізується у формі міжособистісних і організаційних відносин.

Міжособистісні комунікації - це зв'язки між окремими особистостями. Вони не обмежені статутним регламентом, поширюються за його межі.

Організаційні комунікації - це комунікації, які протікають в  рамках завдань та інтересів конкретної організації.

В ході комунікаційної взаємодії  всередині організації досягаються  наступні цілі:

• забезпечується створення  інформаційних каналів між працівниками і структурними підрозділами, за допомогою  яких створюється система інформаційного обміну в організації, співробітники  та керівники якої планують і координують  свою діяльність;

• розвиваються і удосконалюються міжособистісні відносини, завдяки чому персонал перетворюється в працездатний колектив;

• забезпечується створення  повних виробничих процесів і циклів по реалізації завдань організації;

• регулюються і оптимізуються  внутріінформаціонние потоки;

• створюється комунікаційна  основа для розвитку ефективної системи  зовнішніх зв'язків.

В рамках організації  взаємодію між співробітниками  здійснюється за допомогою різноманітних  засобів системи внутрішніх комунікацій (табл. 1).

Таблица 1.

Средства внутренней системы коммуникации

Усні кошти	1. Персональні бесіди (як при прийомі на роботу, так  і регулярні бесіди керівник - підлеглий). 2. Групові бесіди. 3. Зборів окремих підрозділів,  відділів, загальні збори
Письмові засоби	1. Внутріфірмова газета. 2. Поширення внутрішньої  інформації. 3. Дошка оголошень. 4. Брошури для співробітників. 5. Річні звіти підприємства. 6. Річні соціальні  звіти
Візуальні та аудіовізуальні засоби	1. Відеокасети. 2. Магнітофонні касети. 3. Компакт-диски
Соціальні засоби	1. Подарунки до персональних  подіям. 2. Фінансування виробничого  кафе. 3. Фінансування внутрішніх  фітнес-програм. 4. Соціальна допомога  окремим співробітникам. 5. Спонсорство. 6. Внутрішня пенсійна  каса. 7. Знижки при придбанні  продукції підприємства
Спільні заходи	1. Ювілеї підприємства. 2. Дні відкритих дверей  для членів сімей співробітників  підприємства. 3. Спільні різдвяні  та ін свята. 4. «Кавові тури», пікніки,  гриль, виїзди на природу і  пр. 5. Одноденні екскурсії. 6. Культурно-розважальні  програми. 7.Спортівние програми

 

2. Особливості зовнішніх комунікаційних систем.

 

Будь-яка структура чи організація володіє внутрішніми і зовнішніми комунікаційними потоками: зовнішні задають її відношення з громадськістю, внутрішні - з власними співробітниками.

Зовнішня Середа для організації являє складну сукупність суб'єктів, систем і їхніх взаємин, як між собою, так і з організацією.

Структура суб'єктів, взаємодіючих з організацією має наступний  вигляд.

 

1. Зв'язки і відносини  організації, встановлені з:

• партнерами по бізнесу;
• споживачами;
• конкурентами;
• операторами ринкової інфраструктури;
• інвесторами, аналітиками (фінансові зв'язки).

 

2. Зв'язки і відносини  організації, встановлені з органами  влади.

• органи законодавчої влади;
• органи виконавчої влади;
• органи муніципальної влади;
• господарські державні організації;
• регулюючі і контролюючі державні органи;
• правоохоронні органи;
• організації соціального розвитку;
• державна інфраструктура;
• міжнародні організації.

 

3. Бізнес-системи:

• ринкова інфраструктура;
• національні ділові традиції.
• державна політика в ключових питаннях економіки, фінансів та бізнесу;
• державна ресурсна політика;
• нормативно-правове середовище бізнесу;
• міжнародна і національна системи контролю та моніторингу.

 

4. Комунальні та екологічні  зв'язку встановлені з:

• інформаційними системами;
• засобами масової інформації;
• впливовими журналістами та аналітиками.

 

Розглянемо  специфіку взаємодії з представленими суб'єктами.

Взаємодія з партнерами по бізнесу. До класу партнерів по бізнесу відносяться всі організації, що складаються з суб'єктом бізнес-відносин в стійких контрактних зв'язках з приводу будь-яких процедур або етапів ведеться їм бізнесу. Це постачальники сировини, напівфабрикатів, комплектуючих виробів чи послуг, необхідних для випуску своєї продукції; партнерами є також організації-суміжники, що працюють в рамках єдиного технологічного циклу або зв'язаних з ним процесів - субпідрядники.

Взаємодія зі споживачами. До клієнтурі організації відносяться споживачі готової продукції або послуг, які отримують їх безпосередньо з організації - суб'єкта бізнес-відносин. Взаємодія зі споживачами є важливим напрямком маркетингових комунікацій підприємства. З усього комплексу маркетингових заходів в даному випадку виділяється пряме інформування споживачів про товари або послуги, про саме підприємство. До цього ж напрямку відносяться різні види прямих і опосередкованих комунікацій із споживачем, відповіді на листи, пропозиції, скарги та ін Підприємства та організації за допомогою проведення заходів, спрямованих на взаємодію з споживачами, прагнуть використовувати самі різні форми прямих контактів зі своїми кінцевими клієнтами. В результаті розвитку комп'ютерних систем та електронних технологій такі контакти встановлюються не тільки за допомогою традиційних поштових розсилок і пр., Але також з використанням Інтернету, електронної пошти, телефону, СМС, телетексту.

Заходи взаємодії зі споживачами  дозволяють виробникам звертатися безпосередньо  до покупців, минаючи продавців і  торгових посередників. У розглянутому напрямку використовуються такі комунікаційні засоби і інструменти, які дозволяють виробникові отримати негайний відгук про товар або послугу, активно мотивувати споживача, швидко реагувати на споживчу поведінку.

Взаємодія з операторами  ринкової інфраструктури. Оператори ринкової інфраструктури відрізняються від партнерів і споживачів в основному невпорядкованістю, стихійністю зв'язків.

Взаємодія з конкурентами. Непростими і в комунікаційно-психологічному сенсі, і в організаційному, і в структурному побудові є відносини з конкурентами. У їх масиві можна виділити агресивних конкурентів, конфлікт з якими максимальний, а змагання за ринкову нішу - жорстке, і дружньо змагаються, що працюють в умовах незадоволеного попиту.

Взаємодія з інвесторами  і фінансові зв'язки. Даний напрямок орієнтовано на фінансове співтовариство, інвесторів, державні фінансові органи, що регулюють діяльність акціонерних товариств. Комунікації в фінансовій сфері забезпечуються широким спектром інформації про фінансову діяльність, проведенні тієї чи іншої фінансової операції, зміні курсу акцій та інше. У складі аудиторії, на яку спрямована дана активність відділів корпоративних комунікацій - фінансові аналітики та аналітики ринку цінних паперів, ті, хто формує думку і дає компетентний аналіз фінансової ситуації.

До числа цільової аудиторії  в даному випадку відносяться  також: персонал та адміністрація агентств, що працюють з цінними паперами, фінансові посередники, оглядачі з  фінансів та інвестицій, інвестиційні банки, комерційні банки, департаменти депозитів цінних паперів, співробітники консалтингових фірм, що займаються аналізом ринку цінних паперів, радники по капіталовкладеннях, страхові компанії і пенсійні фонди, які купують котируються цінні папери, інвестиційні фонди, фінансові статистичні організації.

Важливими напрямками роботи, здійснюваної в рамках фінансових зв'язків і  характерною для комунікаційних служб підприємств та організацій, є видання щорічних фінансових звітів та спільна з керівництвом підготовка і проведення акціонерних зборів.

2. Зовнішня система комунікацій представлена ​​також взаємодією організації з органами влади. Даний напрямок звернено до економічному, соціальному та політичному оточенню підприємства. Завданням комунікативної взаємодії з органами влади є забезпечення спільної роботи з державними структурами, суспільством, дією в структурі загальної економічної системи.

Безліч зв'язків і відносин бізнесу  з владою та державними структурами  представляє тісне переплетення різноманітних контактів, інших  форм взаємодії, що утворюються в  ході розвитку організації. Вони представляють як обов'язкові і довгострокові відносини (з регулюючими та контролюючими організаціями, державними партнерами), так і необов'язкові зв'язки, що виникають з конкретного приводу. Частина з них регламентується нормами і правилами, частина - традиції, що склалася, частина - ініціюється бізнесом, частина - державними контрагентами.

Важливим і делікатним напрямком  взаємодії з органами влади є  лобіювання. Під лобіюванням традиційно розуміється вплив зацікавлених груп або організацій на прийняття рішень владними структурами, як правило, законодавчими органами. Термін походить від англійського слова коридор, кулуар, так як історично тиск на владу часто здійснювалося в парламентських коридорах.

3. Бізнес-системи ділового середовища вносять в неї регулюючий і впорядкує початок: на основі їх норм і правил формується структура ділового середовища і будується вся система її внутрішніх відносин. Прийняті і діючі нормативні документи формують те, що прийнято називати ринковою інфраструктурою бізнесу.

Другим специфічним видом бізнес-систем ділового середовища є комплекс ділової  культури - традиції, історичний досвід, ділова активність і етика, суспільні  цінності та установки щодо ведення  бізнесу, властиві даному народу в цілому, нації або етнічної групи населення держави або окремому державному, історичному або адміністративному територіальному утворенню. У народній свідомості існує масив накопичених і породили історичний досвід спостережень та історичних висновків, він відіграє помітну роль у розвитку ділової культури та навичок бізнесу. Інша особливість - тісний ув'язка обох видів. Інфраструктура формується під впливом національно-культурних традицій, а та, у свою чергу, відчуває їх вплив. (Дах, хабарі)

4. В рамках зовнішнього  середовища організації також  мають місце комунальні та  екологічні зв'язку.

Комунальні зв'язки - це зв'язки, орієнтовані на проживаючих  в місці розташування підприємства (організації) і націлені на формування добросусідських відносин.

Розвиток комунальних  зв'язків визначається не тільки економічними інтересами підприємства або організації. Відстороненість підприємства від  соціальних проблем, його орієнтація виключно на виробничий процес вже є реаліями минулого. Сучасне підприємство визначає своє місце не тільки в економічній, але і соціальному житті суспільства. Конкретними і реальними напрямками соціальних інтересів підприємства є не тільки його співробітники і спонсорські об'єкти. Соціальна роль підприємства активно проявляється в місці розташування його виробничих структур. Комунікаційна політика, орієнтована на прилеглі до підприємства території, обумовлена ​​і кадровими інтересами. У населених пунктах, розташованих поблизу підприємства, проживають, як правило, його співробітники і члени їх сімей. Таким чином, муніципальна активність підприємства є також чинником взаємодії з персоналом.