Модель діяльності кафе-піцерия "Celentano"

Як бачимо, ієрархічна модель є не досить розгалуженою, а  також чітко упорядкованою –  це полегшує делегування повноважень  та частково делегування відповідальності. Коротко опишемо головні посадові обов’язки основних працівників.

Генеральний директор. Здійснює управління всіма видами діяльності, виконує представницькі функції, виступає від імені підприємства. Координує роботу основних підрозділів, визначає базову стратегію та вирішує конкретні економічні і фінансові завдання функціонування підприємства. Доручає виконання окремих організаційно-господарських функцій іншим відповідним посадовим особам. Керує підприємством, спілкуючись безпосередньо тільки зі своїми прямими підлеглими, тобто своїм замісником та бухгалтером.

Заступник директора. Організовує і координує роботу та взаємодію всіх працівників. Аналізує та оцінює проблеми і тенденції розвитку організації. Забезпечує та контролює виконання наказів з боку генерального директора.

Бухгалтер. Повинен забезпечувати дотримання на підприємстві встановлених єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, складання і подання у встановлені строки фінансової звітності. Керує бухгалтерією, є відповідальною особою за достовірність звітностей, вчасність їх подання та порядок ведення бухгалтерського обліку в кафе. Якщо ширше визначати обов’язки бухгалтера, то, фактично, він (вона) визначає, формулює, планує, здійснює і координує організацію бухгалтерського обліку господарсько-фінансової діяльності підприємства, здійснює контроль за ефективним використанням матеріальних, трудових і фінансових ресурсів. Його основними обов’язками є нарахування заробітної плати, нарахування відпусток, лікарняних, оперативний облік і упорядкування первинних документів, введення необхідної інформації до електронної БД.

Менеджер по закупівлях. Слідкує за наявністю продукту для приготування страв та готової продукції на складі, та у продажу, складає звітність про товари, які необхідно замовити у постачальника. Займається підготовкою договорів на закупку виробів.

Керівник відділу доставки. Прийом замовлень, забезпечення приготування та доставки готових продуктів. Надання рекомендацій та адрес водію. Забезпечення вчасності доставки.

Адміністратор–технолог. Керує персоналом кафе, серед яких такі: бармен, старший офіціант, офіціант, шеф-кухар, кухарі, прибиральниця. Слідкує за якістю наданням послуг та приготуванням страв в кафе-піцерії «Chelentano». Контролює стан санітарно-гігієнічних умов в приміщеннях.

Також в кафе працює водій, бармен, прибиральниця, офіціанти на чолі з старшим та кухарі на чолі з шеф-кухарем.

Проаналізувавши адміністративну  організаційну діаграму та коротко  ознайомившись з посадовими інструкціями працівників кафе-піцерії «Chelentano», ми виявили деякі недоліки. Наприклад, недоречно вводити посаду заступника директора, коли його обов’язки може виконувати і сам директор, спираючись на підтримку адміністратора. Тобто, генеральний директор може роздавати завдання та контролювати їх виконання, координовувати діяльність персоналу. Тому цю посаду у цілях економії доречно ліквідувати.

Якщо розглядати дане підприємство на зовнішньому рівні діяльності, тобто за використанням необхідних ресурсів для функціонування, то можна  представити її у вигляді фізичної діаграми (Рис. 1.3).

Рис. 1.3. Фізична організаційна діаграма підприємства

Головною складовою є постачальники, що забезпечують безперервний процес надання послуг клієнтам кафе-піцерії  за рахунок відправки продуків своєчасно.

Підписання договору з охоронним  агентством необхідно для забезпечення порядку в закладі та уникнення розкрадання майна за рахунок встановлення системи охоронної сигналізації.

Також продукцію можуть заказувати юридичні особи в більших об’ємах  та з наданням послуг по доставці. Тому доречно ще використовувати транспортну компанію, для здійснення перевезень.

1.3. Функціональна організаційна  діаграма

Розглянемо інший тип  організаційної діаграми, – функціональну. Фактично це адміністративна організаційна  діаграма, яка застосовується для  обраного бізнес-процесу. Для її побудови слід вибрати бізнес-процес, у якому адміністративне підпорядкування може порушуватися і замінюється функціональним підпорядкуванням, яке будується задля досягнення головної мети цього бізнес–процесу. На чолі нової ієрархії може тепер бути людина, яка є відповідальною за цей процес, а у партнерських відносинах можуть виступати як підлеглі (по адміністративних відносинах – співробітники), так і замовники результату процесу. Бізнес–процесом, що досліджується, оберемо процес обслуговування клієнтів кафе–піцерії. Фактично, функціональні зв’язки в рамках цього процесу відрізняються від адміністративних (Рис. 1.4).

Рис. 1.4. Функціональна організаційна діаграма бізнес–процесу роботи з клієнтами кафе–піцерії «Chelentano»

Цей процес здійснюється за двома ймовірнісними сценаріями, – коли клієнта знаходиться в  закладі та за його межами за рахунок  послуги доставки готової продукції. Можна розширити бізнес–процес  «Обслуговування клієнта в кафе», що виконується поетапно:

1. зустріч та розміщення клієнта;
2. отримання заказу;
3. приготування їжі;
4. сервіровка стола;
5. обслуговування клієнта;
6. отримання оплати від клієнта;
7. прощання з клієнтом.

РОЗДІЛ 2. Функціональне моделювання IDEF0

В кінці 90-х років, коли на ринку в належній мірі з'явилася конкуренція і рентабельність діяльності підприємств почала різко падати, керівники відчули величезні складнощі при спробах оптимізувати витрати, щоб продукція залишалася одночасно і прибутковою і конкурентноздатною. Якраз у цей момент абсолютно чітко виявилася необхідність мати перед своїми очима модель діяльності підприємства, яка відображала б всі механізми і принципи взаємозв'язку різних підсистем в рамках одного бізнесу.

Само ж поняття "Моделювання  бізнес–процесів" з’явилося в  побуті більшості аналітиків одночасно з появою на ринку складних програмних продуктів, призначених для комплексної автоматизації управління підприємством. Подібні системи завжди мають на увазі проведення глибокого до проектного обстеження діяльності компанії. Результатом цього обстеження є експертний висновок, в якому окремими пунктами виносяться рекомендації по усуненню "вузьких місць" в управлінні діяльністю. На підставі цього висновку, безпосередньо перед проектом впровадження системи автоматизації, проводиться так звана реорганізація бізнес-процесів, іноді достатньо серйозна і хвороблива для компанії. Подібні комплексні обстеження підприємств завжди є складними завданнями, що істотно відрізняються один від одного. Для вирішення подібних завдань моделювання складних систем існують добре обкатані методології і стандарти. До таких стандартів відносяться методології сімейства IDEF. З їх допомогою можна ефективно відображати і аналізувати моделі діяльності широкого спектру складних систем в різних розрізах.

Найпершим етапом вивчення будь–якої системи є стандарт IDEF0. Він представляє собою методологію функціонального моделювання. Функціональна модель будується у відповідності до техніки структурного аналізу і проектування (Structured Analysis & Design Technique, SADT) у нотації IDEF0. За допомогою наочної графічної мови IDEF0, система, що вивчається, постає перед розробниками і аналітиками у вигляді набору взаємозв'язаних функцій (функціональних блоків – мовою IDEF0).

2.1. Основні поняття функціонального моделювання

В основі методології лежать чотири основні поняття. Першим з них є поняття функціонального блоку (Activity Box). Функціональний блок графічно зображується у вигляді прямокутника (Рис 2.1) і втілює в собі деяку конкретну функцію в рамках даної системи.

 

 

 

 

 

 

 

 

Другим поняттям методології IDEF0 є поняття інтерфейсної дуги (Arrow). Також інтерфейсні дуги часто називають потоками або стрілками. Інтерфейсна дуга відображає елемент системи, який обробляється функціональним блоком або робить інший вплив на функцію, відображену даним функціональним блоком. Графічним відображенням інтерфейсної дуги є однонаправлена стрілка. Кожна інтерфейсна дуга повинна мати своє унікальне найменування (Arrow Label). На вимогу стандарту, найменування повинне бути оборотом іменника.

Третім основним поняттям стандарту IDEF0 є декомпозиція (Decomposition). Принцип декомпозиції застосовується при розбитті складного процесу на складові його функції. При цьому рівень деталізації процесу визначається безпосередньо розробником моделі. Декомпозиція дозволяє поступово представляти модель системи у вигляді ієрархічної структури окремих діаграм.

Останнім з понять IDEF0 є глосарій (Glossary). Для кожного  з елементів IDEF0 – діаграм, функціональних блоків, інтерфейсних дуг існуючий стандарт передбачає створення і підтримку набору відповідних визначень, ключових слів, описових викладок і так далі, які характеризують об'єкт, відображений даним елементом.

2.2. Побудова контекстної діаграми А-0

IDEF0-модель будується  у AllFusion Process Modeler і являє собою ієрархію діаграм (Рис. 2.2), верхня із яких має назву контекстної (індекс A-0) і складається із одного блока, який перетворює входи на виходи за допомогою механізмів та під впливом керування.

 
Рис. 2.2. Ієрархічна IDEF0-модель

Виділимо декілька основних бізнес-процесів, що протікають на підприємстві:

- приготування страв(піци);

- обслуговування клієнтів.

Для кожного процесу встановимо мету і точку зору, як того вимагає стандарт. Мета визначає для яких цілей робиться побудова контекстної діаграми, адже в залежності від цілей істотно може відрізнятися і сама діаграма. Точка зору показує ніби від якої особи ми намагаємося будувати модель. Наприклад бачення директора підприємства. Вони будуть істотно відрізнятися між собою.

Метою обох процесів є виявлення недоліків та пошук шляхів покращення. Точка зору: директор. Була побудована функціональна бізнес-модель діяльності кафе-піцерії «Chelentano», контекстна діаграма якої показана на Рис. 2.3.

Рис 2.3. Контекстна діаграма А-0

З побудованої контекстної діаграми видно, що розглядається основний вид  діяльності підприємства, що зорієнтований  на задоволення потреб клієнта, за рахунок  яких кафе отримуватиме прибуток. Починаючи  від замовлення до оплати клієнтом. В кінці клієнт може бути задоволений наданими послугами, або ні, якщо вона була надана неякісно(н-д: страви пересолені, грубість з боку офіціантів і іншого персоналу).

Було використано граничні стрілки для побудови контекстної  діаграми, що представлені в Таблиці 2.1.

Таблиця 2.1. Стрілки контекстної діаграми

Arrow Name	Arrow Definition	Arrow Type
Рецепти	Інструкції по виробництву, рецепти, тобто основні вимоги до приготування страв.	Control
Нормативні документи	Нормативні документи, закони, накази, тобто документально оформлені вимоги до стану приміщення, умов приготування страв, необхідні форми для складання звітності, оформлення договорів з постачальниками та інші нормативні документи, необхідні для успішної діяльності господарського суб’єкта	Control
Меню кафе	Перелік продукції кафе-піцерії  з посиланням на ціну за кожну одиницю, яку може надати споживачу.	Control
Працівники кафе	Працівники підприємства, які займаються виготовленням та забезпеченням  продукції, а також обслуговуванням клієнтів.	Mechanism
Обладнання	Обладнання з використанням  якого виготовляється продукція.	Mechanism

2.3. Декомпозиція IDEF0. Недоліки та шляхи вирішення

Слідуючим етапом побудови моделі діяльності кафе-піцерії є декомпозиція процесу, яка означає розбиття складного процесу на складові – більш дрібні, що дозволяють краще дослідити процеси. Декомпозиція А0 зображена на Рис. 2.4, блоки діаграми якої наведені у Таблиці 2.2.

Таблиця 2.2. Блоки діаграми декомпозиції А0

Activity Name	Activity Definition
А1. Наявність продуктів	Перевірка наявності необхідних продуктів  для приготування страв та задоволення потреб клієнтів.
А2. Постачання компонентів	Дослідження ринку, пошук постачальників, аналіз пропозицій, укладання договорів.
А3. Приготування страв	Виготовлення страв за спеціальними рецептами. В даному випадку розглянуто випічку піци.
А4. Обслуговування клієнтів	Прийом заказів, розміщення, надання  меню, допомога у виборі бажаної  страви, обслуговування клієнтів та отримання  оплати.

 

Рис. 2.4. Діаграма декомпозиції А0

 

Всі процеси зв’язані між собою. При перевірці наявності продукції на складі, можливо лише тоді говорити про кількість і категорію товару, який потрібно замовити. Тому і приготування страв залежить від наявної сировини, і в свою чергу сприяє результату наданої послуги клієнту. Якісне обслуговування залежить від кваліфікації персоналу і налагодженій системі управління на підприємстві, починаючи  з ієрархічної моделі категорій працівників і закінчуючи отриманням прибутку від функціонування підприємства взагалі.

В свою чергу нижче представлені діаграми із індексами А3, А4       (Рис. 2.5–2.6), які є декомпозиціями кожного із блоків другого рівня та глосарії функціональних блоків цих діаграм, наведених в Таблиці 2.3–2.4.

Рис. 2.5. Діаграма декомпозиція А3 «Приготування  страв(піца)»

Таблиця 2.3. Блоки діаграми декомпозиції А3

Activity Name	Activity Definition
А31. Кількісний відбір	Відваження необхідної кількості  компонентів для приготування страви (піци).
А32. Заміс та відстоювання тіста	В окремій посудині за допомогою  міксера, оснащеного насадкою для тіста, змішується борошно з іншими компонентами, повільно доки тісто не почне відставати від днища та країв посудини. Тісто має бути гладким та щільним. Накрити тісто чистим вологим рушником та залишити в теплому місці.
А33. Приготування начинки	Нарізка компонентів для начинки піци.
А34. Формування основи для піци	Розкатка тіста, можливо з використанням  скалки, приплюснення, з наданням відповідної  форми коржа.
А35. Викладання начинки	Розміщення компонентів начинки  на уже сформований шматок тіста.
А36. Випічка	Відправлення до духовки начиненої форми.