Жанры официально-делового стиля

Приводим   образец объяснительной записки:

                                                                      

                                                                  Заведующему кафедрой

                                                          русского языка

                                                           Н. В. Петрову 

                                                                                    Смирновой А. Н.,

                                                                            студентки группы N1125

                                                                                   гуманитарного факультета

Объяснительная записка

Я, Смирнова Анна Николаевна, отсутствовала на занятиях по русскому

языку и культуре речи с 14.03.03 по 18.04.03 в связи с вынужденным отъездом к заболевшей матери в город Новгород. Справку о болезни матери из районной поликлиники № 4 Новгорода прилагаю.

15 апреля 2003 г.                                            ____________А. Н.Смирнова

 

Итак, для того чтобы правильно составить деловую бумагу, следует

сначала уяснить характер деловой ситуации, выбрать соответствующий жанр

документа, а затем составить его с учётом необходимых реквизитов и языкового наполнения. Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, чётко и недвусмысленно – это основное требование письменной деловой речи.

 

I. Деловое письмо – документ, который подготавливает заключение сделок, важные встречи, содержит служебную информацию, претензии, предложения и т.д. Таким образом, деловое письмо – письменный диалог юридических лиц, в котором решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организации.

Деловое письмо должно соответствовать конкретному типу письма

(письмо-запрос, письмо-ответ, сопроводительное письмо и т.д.).

Выделяют несколько типов деловых писем и характерные для них

языковые стандартные формулы:

1. Письмо-запрос (или  просьба) – это письмо, содержащее просьбу о присылке образцов товара, каталогов, какой-либо другой информации.

Языковые формулы:

– Обращаемся к Вам с просьбой прислать …

– Прошу (просим) Вас выслать …

– Мы просили бы Вас направить (нам) …

– Не могли бы Вы сообщить …

– Мы хотели бы получить …

– Желательно было бы ознакомиться с …

– Сообщите нам, пожалуйста, …

 2. Письмо-ответ – это письмо, являющееся реакцией на полученное ранее письмо (или имевший место телефонный разговор) и содержащее согласие или отказ от чего-либо.

3. Языковые формулы:

– В ответ на Ваше письмо (на Ваш факс) извещаем (сообщаем, информируем), что …

– В продолжение телефонного разговора уведомляем, что …

 4. Гарантийное письмо – письмо, обеспечивающее исполнение изложенных в нём обязательств. В нём адресату обычно гарантируется оплата или

предоставление чего-либо (места работы, проведение исследований и т. п.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно чётким и ясным.

Языковые формулы гарантийного письма:

– Оплату гарантируем …

– Качество изделий гарантируем …

– Сроки выполнения гарантируем …

5. Сопроводительное (препроводительное) письмо – письмо, которое

информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму.

Языковые формулы:

– Направляем (посылаем, высылаем, препровождаем) (Вам) …

– Мы рады направить (послать, выслать, препроводить, переслать, отправить)

(Вам) …

6. Письмо-рекламация (претензия) – письмо, представляющее собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту

обязательства, и требование возмещения убытков.

Языковая формулы:

– В связи с изложенным просим Вас возместить понесённые нашей фирмой

убытки в размере …

– Товар получил серьёзные повреждения … . Постарайтесь возместить нам

убытки, которые мы понесли …

– Мы пользуемся своим правом потребовать от Вас возмещения убытков за

задержку в поставке, как оговорено в контракте.

– Мы не сомневаемся, что вы примете нашу претензию как вполне обоснованную, и нам не придётся передавать дело на рассмотрение в арбитраж .

7. Письмо-благодарность – письмо, содержащее благодарность за что-либо (за полученные образцы товара, каталоги, информацию, приглашение, оказанное гостеприимство и т. д.)

Языковые формулы:

– Благодарим Вас за …

– Мы признательны Вам за то, что …

– Выражаем благодарность за …

– Заранее благодарим Вас за то, что …

– Мы получили Ваш факс от… , за который (Вам) очень благодарны.

Существуют строгие правила написания деловых писем:

1. В левой стороне листа располагается штамп торговой фирмы (её

наименование, адрес, телефон, телекс, дата).

2. В правой стороне  листа указывается имя и адрес лица, которому адресуется письмо. Если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем фамилия и инициалы и только потом адрес предприятия:

Директору АО «Златоуст»

Голубеву С. Н.

Россия, 191011, Санкт-Петербург,

ул. Инженерная, д. 13, ком. 29

4. Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается

почтовый индекс и адрес, потом фамилия и инициалы получателя:

194156, Санкт-Петербург,

Лесной проспект, д. 37, кв. 107

Васильеву П. Р.

5. В переписке с официальным или частным лицом – иностранными гражданами – перед фамилией пишется г. или г-ну (господину). Это обращение всё шире распространяется и при переписке с отечественными партнёрами.

6. Употребление обращения гражданину допускается только в сфере

правовых и административных отношений (в судебных, правоохранительных

органах и т. д.).

7. В заголовке к тексту письма, который располагается в левой стороне листа под штампом организации, употребляется только конструкция с предлогом о/об (например, О создании совместного предприятия).

8. Текст письма должен также включать этикетную рамку: приветствие адресата и слова прощания. Например, Уважаемый господин директор! (Помещается на левой стороне письма под заголовком к тексту, выносится в отдельную строку).

9. Заключительная формула вежливости помещается на правой стороне

письма: С уважением, С пожеланием успехов…

R.S. Допустимо иногда не указывать заголовок к тексту письма, а указать вежливое приветствие:

Уважаемый г. Павлов !

6. Реквизит «Подпись»  состоит из указания на должность  лица,

подписывающего письмо, его личной подписи и её расшифровки:

Директор АО «Златоуст» Подпись С. Н. Голубев

В случае особой важности документа, например, относящегося к

финансовым или другим обязательствам организации, на письме ставятся две

подписи – её руководителя и главного бухгалтера.

7. Если автор – лицо  юридическое, то действия передаются:

а) от 3-го лица ед. числа:

–Завод «Прогресс» не возражает …

–Кооператив «Поиск» гарантирует …

б) от 3-го лица мн. числа:

– Дирекция, профсоюзный комитет з-да «Прогресс» убедительно просят …

в) от 1-го лица мн. числа:

– Просим …

–Сообщаем …

–Подтверждаем …

8. Если автор – лицо  физическое, то действия передаются:

а) от 1-го лица ед. числа:

–Прошу …

–Довожу до Вашего сведения …

б) от 1-го лица мн. числа:

–Поздравляем …

–Одобряем …

–Мы получили Вашу телеграмму …

Текст любого письма состоит из следующих частей:

1) обращения, 2) вводной части, 3) основной части, 4) заключения.

Деловое письмо имеет строгую структурную схему:

1. Обращение.

Используется стандартное обращение (должность, фамилия, имя,

отчество). Если не предполагается конкретное лицо, обращение можно

опустить.

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемые господа!

2. Вводная  часть.

Излагается повод для письма.

– В связи с ...

–Согласно контракту от 21.01.02. №15/10...

–Нами рассмотрены Ваши предложения...

3. Основная  часть.

Формулируется главная цель письма: сообщение; предложение; отказ;

ответ; запрос; просьба; гарантия; напоминание; приглашение; благодарность;

рекламация.

Суть дела излагается от первого лица в ед.ч. или мн.ч., а также от

третьего лица. Необходимо чёткое деление на абзацы.

– Рады сообщить Вам...

– Информируем Вас о том, что...

– Извещаю, что...

– Прошу ответить...

– Просим выслать...

– Направляем Вам...

– Высылаем Вам...

– Напоминаем Вам...

– Подтверждаю, что...

4. Заключение.

Выражается надежда на ответ, на положительное решение вопроса,

выражается признательность, пожелание, чтобы переписка была продолжена и т. п.

– Надеемся получить ответ в ближайшее время...

– Просим ответить в двухнедельный срок...

– Ожидаем Вашего согласия...

– Выражаем надежду (надеемся) на дальнейшее сотрудничество (продолжение нашего сотрудничества)...

–Заранее благодарны...

–Искренне Ваш...

–С уважением.

Итак, язык делового письма должен соответствовать традициям

официально-делового стиля литературного языка, основными признаками

которого являются точность и стандартизированность используемых языковых средств. Кроме того, деловое послание должно отвечать требованиям информационной достаточности, лаконизма и объективности.

III. Деловые переговоры – это обсуждение с целью заключения соглашения

между кем-либо по какому-либо вопросу. Переговоры являются важным видом делового общения.

Задачи переговоров:

1. Установление деловых  связей.

2. Заключение договоров.

3. Принятие важных решений.

4. Подписание ответственных  документов.

5. Координация совместной  деятельности.

6. Разрешение конфликтов, спорных вопросов, установление доброжелательных отношений и налаживание сотрудничества.

Каковы же важнейшие условия успеха деловых переговоров?

1. Владение информацией. Диалог может быть плодотворным только в том случае, если обе стороны хорошо разбираются в обсуждаемой проблеме, компетентны в данной области.

2. Умело разработанный  план ведения переговоров. Не  нужно жалеть 

времени на подготовку к деловым переговорам, необходимо тщательно

продумать все тонкости и детали предстоящего обсуждения, подобрать

возможные аргументы для обоснования своей позиции, наметить, как лучше

использовать те или иные приёмы воздействия на оппонента.

3. Учёт интересов сторон. Основной вопрос состоит в  том, как разрешить 

противоречия интересов и в наиболее полном объёме реализовать их

совпадения.

Когда говорят о переговорах, то, как правило, рассматривают подготовку к

ним и сам процесс их ведения.

Подготовительный этап включает в себя отработку как организационных

моментов, так и содержательной стороны переговоров. В процессе подготовки необходимо решить следующие организационные вопросы:

• кто возглавит делегацию,
• кто будет принимать участие в переговорах,
• распределить обязанности между членами делегации,
• определить место, время встречи,
• составить программу переговоров,
• уточнить регламент работы,
• дать поручения сотрудникам, обслуживающим переговоры и т.д.