Особенности работы пресс-службы ГУ МЧС России по Хакасии: связи с общественностью и PR

Необходимо постоянно вести  и обновлять список получателей материалов, чтобы пресс-релизы распространялись без задержки. Большинству организаций требуется несколько списков, отдельный по каждому типу релизов. Список должен постоянно быть точным. Один из способов заключается в том, чтобы иметь заранее составленный список получателей, чтобы при необходимости сразу можно было отправить текст. Обычно, если речь идет о центральных газетах, пресс-релизы адресуются заведующему редакции новостей, что же касается прочих изданий, материалы можно направлять главному редактору либо на общую редакционную почту. В некоторых случаях целесообразно направлять пресс-релиз редактору отдела финансовых новостей, редактору женского отдела, социального или фотоотдела и т.д.

При составлении пресс-релизов  следует помнить, что они будут конкурировать с огромным количеством подобных материалов, которые ежедневно получают редакторы. Поэтому было бы целесообразно печатать шапку, по которой можно сразу определить источник пресс-релиза. Такие шапки часто делаются в цвете, причем они должны быть выполнены в типичном для организации стиле, если такой существует. Если нет, то броская, хорошо продуманная шапка будет весьма эффективной.

При этом необходимо помнить, что, если сообщения регулярно пишутся  «корявым» языком и не содержат ценной информации, броская шапка и реквизиты организаций могут также служить ориентиром для отправки в мусорную корзину редактора.

Необходимо четко указывать  имя и адрес отправителя вместе с именем лица и номером его  телефона (основным и добавочным), которое может при необходимости дать дополнительную информацию. Также следует указать номер телефона, по которому можно позвонить в ночное время, поскольку редакции центральных газет работают круглосуточно.

На пресс-релизе нужно указывать  дату и ставить пометку «к публикации» или указать время, когда материал должен быть опубликован. Если дается изложение речи, которая будет произнесена в определенное время, необходимо ставить пометку «срочно», однако, как правило, прибегать к этому не следует без особой на то необходимости. Пресса считается с такими пометками, когда они отвечают ее собственным интересам; когда же пометка «срочно» накладываются на относительно маловажные сообщения, некоторые газеты вообще игнорируют эти сообщения. Поэтому гораздо целесообразнее помечать пресс-релиз «к публикации» и передавать его с таким расчетом, чтобы он попал в печать в подходящий момент.

Когда пресс-релизы выпускаются консультантом  от имени клиента, это необходимо четко отразить, указав имя и адрес  клиента, а также сообщив, где можно получить дополнительную информацию.

Пресс-релиз должен быть отпечатан  через два интервала с широкими полями, однако допускается и иной формат. Главное, чтобы текст легко  воспринимался читателем.

 

1.3. Специальные мероприятия пресс-службы

Пресс-службы могут использовать различные формы работы со СМИ, в том числе и проводя специальные мероприятия – пресс-конференции, брифинги, презентации, круглые столы и т.д. Многие пресс-службы чаще всего используют не все виды специальных мероприятий, ограничиваясь лишь пресс-конференциями и брифингами. Поэтому в разделе «Специальные мероприятия пресс-службы» мы ограничимся лишь характеристикой наиболее распространенных из них - пресс-конференций и брифингов.

1.3.1. Пресс-конференция

Пресс-конференция – это собрание представителей средств массовой информации, проводимое официальными лицами с целью информирования по актуальным вопросам; встреча государственных, общественных деятелей, ученых и др. с журналистами для беседы и ответов на их вопросы [БЭС, 2008: 902].

Основное назначение пресс-конференций состоит в адресном распространении информации (новостей, документации, фотографий) среди редакций СМИ. А потому, чтобы созвать пресс-конференцию, необходим повод, важная тема, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.

Подготовка пресс-конференции предусматривает  согласование ряда организационно-технических  и творческих вопросов.

Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет и выпусков новостей, а также с учетом важных событий, которые могут проводиться в это же время и привлечь журналистов гораздо больше.

Приглашения на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за день. Иногда пресс-секретари делают предварительную рассылку о проведении пресс-конференции за неделю, а затем повторяют за день до события. Приглашения высылаются по электронной почте. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда работники пресс-служб обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах.

В приглашении необходимо четко  указывать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Обычно пресс-конференции назначают  на 10:00 – 11:00. Во второй половине дня, как правило, проводятся лишь внеплановые пресс-конференции. Если речь идет о какой-то технической теме, то, возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящий день. В некоторых случаях выбора нет, поскольку заявление должно быть сделано в определенный день. Там же, где есть возможность выбора, нужно позаботиться о том, чтобы не произошла накладка и пресс-конференция не совпала с каким-нибудь другим важным событием, которое может отвлечь внимание журналистов и затмить сообщения о вашей пресс-конференции в печати. Пятница - всегда неудачный день для организации подобного рода встреч.

Каждая пресс-конференция имеет  свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи  с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; выступления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции не должна превышать 30-50 минут.

Выступления на пресс-конференции  готовятся заранее. Они могут  быть просто зачитаны, выучены наизусть или произнесены в импровизированной форме. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки. В пакет документов входят пресс-релизы, тематические обзоры печати по теме пресс-конференций, справочные материалы, официальные документы, относящиеся к теме встречи, комментарии экспертов. «Неплохо было бы посадить выступающих на возвышении (хотя и необязательно). Однако важно, чтобы перед выступающими стояли таблички с их именами, причем буквы должны быть достаточно большими, чтобы можно было прочитать с задних рядов. Все сотрудники, задействованные на пресс-конференции, должны иметь значки со своими именами (об этой немаловажной детали часто забывают)» [Невзлин, 1993: 89].

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь  или ответственный за это мероприятие  сотрудник. Следует упомянуть и о том, что пресс-секретарь – это ключевая фигура пресс-службы или пресс-центра. Пресс-секретарь или ответственный за проведение пресс-конференции обычно призывает присутствующих соблюдать тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается регламент, а в дальнейшем он и следит за его соблюдением.

Что касается выступлений представителей компании или организации, то они должны быть информационно емкими, лаконичными и четкими, особенно если предполагается, что будет много вопросов. Довольно часто выступления сопровождаются показом слайдов.

В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на несколько видов.

Оперативные пресс-конференции проводят в спешном порядке, на месте событий или происшествий, вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и т.д. «Летучие пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при согласии их «визави». Специально оговаривается неофициальный характер подобных пресс-конференций, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют ее новыми фактами, подробностями, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.д.). Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций: микрофоны на столе и в зале; ТВ камеры, осветительные приборы и т.д. [Блажнов, 1994: 85].

Ответы выступающих на вопросы  журналистов согласуются с их компетенций. По ходу встречи ведется  определение, кому из ораторов более всего «подходит» вопрос.

Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать и о том, что на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов. Здесь нужно избегать таких фраз, как: «Без комментариев», «Не для печати» и т.д. Если затронут вопрос, не подлежащий пока освещению, лучше сказать, что информация по нему будет сообщена позднее.

1.3.2. Брифинг

Брифинг (англ. briefing от англ. brief — короткий, недолгий) —информационное сообщение, которое делается обычно официальным лицом, представителем правительства, международных организаций, коммерческих структур и других высоких инстанций с представителями средств массовой информации, в целях информирования их о важных событиях, ходе международных переговоров, конференций, симпозиумов, семинаров, о позициях и взглядах участников и достигнутых результатах [Чумиков, 2003: 89].

Словарь С.И. Ожегова определяет брифинг  как короткую пресс-конференцию [Ожегов, 1997: 556].

Брифингом также называют встречу  официальных лиц с представителями средств массовой информации [Райзберг, 2007: 226].

От пресс-конференции брифинг отличается главным образом отсутствием презентационной части. То есть практически сразу идут ответы на вопросы журналистов. Обычно проводится для пост-PR мероприятий.

Например: доматчевая пресс-конференция  и послематчевый брифинг для журналистов. Брифинг позволяет донести до СМИ интерпретацию произошедших событий, найти в них отклик, повлиять на общественное мнение.

 

 

 

 

Вывод по первой главе

Таким образом, рассмотрев теоретические  основы работы пресс-службы, мы выяснили, что пресс-служба – это группа людей, занятая сбором информации, ее хранением, обработкой и распределением в СМИ.

Также мы определили ряд основных задач пресс-службы и ее основные функции. Нами было установлено, что  в некоторых случаях пресс-служба, помимо оперативного распространения информации о деятельности компании и мониторинга СМИ, также осуществляет оперативное взаимодействие со СМИ в качестве представительских мероприятий – пресс-конференций, брифингов, круглых столов, презентаций и т.д.

Кроме того, мы выяснили, что совмещение функций PR-отдела и отдела по связям с общественностью и СМИ характерно для пресс-служб провинциальных компаний, как частных, так и государственных. В отдельных компаниях эти функции выполняет и вовсе один специалист.

В ходе анализа специальной литературы нами сформулированы основные правила сотрудничества пресс-службы со СМИ, правила написания пресс-релизов, правила проведения пресс-конференций и брифингов.

Опираясь на данные теоретические  основы, далее мы рассмотрим особенности работы пресс-службы ГУ МЧС России по Хакасии. Кроме того, мы попытаемся проанализировать пресс-релизы ведомства, написанные в разные периоды времени, в том числе и во время освещения чрезвычайных ситуаций. 

 

 

 

 

 

Глава 2. Особенности работы пресс-службы ГУ МЧС России по Хакасии

2.1. Цели и задачи отдела пропаганды и связи с общественностью МЧС

Совмещение функций PR-отдела и отдела по связям с общественностью официально закреплено в ГУ МЧС России по Хакасии. Так, например, комплекс задач пресс-службы разделяют на несколько основных этапов, а именно: пропаганда мер противопожарной и личной безопасности среди населения округа посредством телевидения, радиовещания, печати, а также освещение работы  ГО и ЧС; повышение имиджа и популяризация профессии пожарного и спасателя  в сознании общественности; оперативное и объективное информирование окружных и городских СМИ  о случившихся пожарах и ЧС, а также профилактических мероприятий.

Эти задачи включают в себя как  создание социальной рекламы об опасности неосторожного обращения с огнем, в быту и на производстве, так и создание видеосюжетов, фильмов, разъясняющих функции и задачи ГУ МЧС России по Хакасии.

Также пресс-служба ГУ МЧС России по Хакасии занимается формированием сознания общественности о трудности и почетности профессии пожарного и спасателя, о моральном облике и высокой физической подготовке сотрудников ГУ. Иными словами – выполняет функции PR-службы.