Загальні відомості про форми

У діалоговому вікні Диспетчер  правил умовного форматування натисніть кнопку Створити правило.

У діалоговому вікні Нове правило  форматування в області Виберіть тип правила виберіть потрібне значення.

Щоб створити правило, яке обчислюватиметься  для кожного запису окремо, виберіть значення Перевірити значення в поточному  записі або використати вирази.

Щоб створити правило, яке порівнюватиме  записи між собою за допомогою  гістограм, виберіть значення Порівняти  з іншими записами.

 

 Примітка   У веб-базах  даних значення Порівняти з  іншими записами недоступне.

 

В області Змініть опис правила вкажіть правило, яке визначатиме, коли слід застосовувати форматування, а також форматування, яке слід застосовувати, коли виконується умова правила.

Натисніть кнопку ОК, щоб повернутися  до діалогового вікна Диспетчер  правил умовного форматування.

Щоб для елемента керування або  набору елементів керування створити додаткове правило, повторіть цю процедуру, починаючи із кроку 4. В  іншому разі натисніть кнопку ОК, щоб  закрити це діалогове вікно.

 

 На початок сторінки

Створення професійного вигляду за допомогою тем

 

До бази даних Access тепер можна  застосовувати теми Office 2010. Це дає  змогу використовувати той самий  стиль у всіх документах Office.

 

 Увага!    Застосування  теми, шрифту або кольору Office впливає  на всі форми та звіти в  базі даних (а не лише на ті, з якими ви зараз працюєте).

Відкрийте звіт у режимі розмічування, клацнувши звіт правою кнопкою миші в області переходів і вибравши пункт Режим розмічування.

На вкладці Конструктор у  групі Теми виберіть тему, шрифт  або колір:

 

 

У колекції Теми виберіть один із наборів попередньо створених кольорів і шрифтів.

У колекціях Кольори та Шрифти кольори  та шрифти можна вибирати окремо.

 

 На початок сторінки

Додавання зображень  

 

У програмі Access зображення завжди пов’язувалися  з окремими елементами керування зображеннями у формах або звітах. Щоб змінити зображення, яке зазвичай використовувалося в кількох формах або звітах, потрібно було вручну змінювати кожен елемент керування. У програмі Access 2010 рисунок додається до бази даних один раз, а потім його можна використовувати в кількох об’єктах. Оновлення одного рисунка призведе до його оновлення в усіх об’єктах бази даних, у яких він використовується. Ця функція надзвичайно корисна, коли потрібно змінити щось на кшталт емблеми компанії або зображень тла, які використовуються в усій базі даних.

Додавання зображення

В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, до якого потрібно додати зображення, і виберіть пункт  Режим розмічування.

Клацніть місце у звіті, куди слід вставити зображення.

На вкладці Конструктор у  групі Елементи керування натисніть  кнопку Вставити зображення.

Виконайте одну з наведених нижче  дій.

Використайте наявне зображення.    Якщо в колекції є потрібне зображення, додайте його до звіту.

Завантажте нове зображення.    У нижній частині колекції виберіть пункт Огляд. У діалоговому вікні Вставлення зображення вкажіть потрібний рисунок і натисніть кнопку Відкрити.

 

Виділений рисунок додасться до звіту.

Додавання зображення тла

 

 Примітка   Зображення тла  у веб-сумісних звітах не використовуються.

В області переходів клацніть правою кнопкою миші звіт, до якого потрібно додати зображення тла, і виберіть пункт  Режим розмічування.

На вкладці Конструктор у  групі Тло натисніть кнопку Рисунок  тла.

Виконайте одну з наведених нижче дій.

Використайте наявне зображення.    Якщо в колекції є потрібне зображення, додайте його до звіту.

Завантажте нове зображення.    У нижній частині колекції виберіть пункт Огляд. У діалоговому вікні  Вставлення зображення вкажіть потрібний  рисунок і натисніть кнопку Відкрити.

 

Виділений рисунок додасться до звіту.

 

 На початок сторінки

Попередній перегляд і друк звіту

Попередній перегляд звіту

Відкрийте звіт, який потрібно переглянути  або просто виділіть його в області  переходів.

На вкладці Файл перейдіть до вкладки Друк і натисніть кнопку Попередній перегляд.

 

За допомогою команд на вкладці  Попередній перегляд можна виконати такі дії:

надрукувати звіт;

змінити розмір сторінки або макет;

збільшити або зменшити масштаб  зображення або одночасно переглянути кілька сторінок;

оновити дані у звіті;

експортувати звіт до файлу іншого формату.

Щоб повернутися до робочої області  бази даних, на вкладці Попередній перегляд у групі Закрити натисніть  кнопку Закрити вікно.

Друк звіту

 

Звіт можна надрукувати, працюючи з ним у режимі попереднього перегляду. Однак, його також можна надрукувати, не активуючи цей режим.

Відкрийте звіт, який потрібно переглянути  або просто виділіть його в області  переходів.

На вкладці Файл перейдіть до вкладки Друк.

Щоб надіслати звіт безпосередньо на принтер за промовчанням, не змінюючи параметри друку, натисніть кнопку Швидкий друк.

Щоб відкрити діалогове вікно, у  якому можна вибрати принтер, указати кількість копій тощо, натисніть кнопку Друк.

 

Тема: Поняття, створення та використання форм та звітів в MS Access.

 

 

Мета :

 

Охарактеризувати поняття форми  і звіту в програмі для роботи з базами даних MS Access;

Розглянути команди створення  форм і звітів в MS Access;

Формувати вміння створювати форми  і звіти в СУБД MS Access.

 

 

 

 

 

Студенти повинні знати:

 

Призначення форм і звітів в СУД MS Access;

Основні команди роботи з формами  і звітами в MS Access.

 

 

 

 

 

Студенти повинні вміти:

 

 Створювати прості запити, форми  і звіти у СУБД MS Access.

 

 

 

 

 

Перелік понять:

 

 

форма, майстер форм, конструктор форм, автоформа, звіт, майстер звітів, конструктор звітів, автозвіти.

 

 

 

 

 

План.

 

 

1.  Способи подання даних з  бази даних для візуального  огляду.

 

 

2.  Принципи використання форм.

 

 

3.  Додаткові можливості форм.

 

 

4.  Способи створення форм.

 

 

5.  Майстри форм.

 

 

6.  Поняття про звіт.

 

 

7.  Засоби створення звітів.

 

 

8.  Структура звіту.

 

 

9.  Створення звіту за допомогою  майстра.

 

 

10. Зміна структури звіту.

 

 

 

 

 

            Форми.

 

 

Є два основні способи подання  даних з БД для візуального  огляду:

 

 

1) у вигляді таблиці; 

 

 

2) у вигляді форми.

 

 

Форми в СУБД Microsoft Access використовуються для виведення значень таблиць  у вигляді, що відповідає вимогам  поставленої задачі, а також для  редагування, додання значень у  форму.

 

 

Форма подібна до бланка чи карточки . Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, карточка з  досьє чи бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці.

 

 

У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм.

 

 

 

 

 

Принципи використання форм:

 

Форми можуть відображати тільки один запис за один раз, звичайно у простому форматі;

Форми можуть відображати як поля, що можна редагувати, так і незмінні поля;

Форми можна розробити схожими  на звичайні паперові бланки;

Форми дозволяють змінити порядок  дотримання полів, щоб полегшити  введення даних;

Форми можуть містити дані з декількох  таблиць;

Форми можуть містити графіки і  діаграми;

Форми дозволяють автоматизувати задачі введення і створювати меню користувача.

 

 

Додаткові можливості форм полягають  у тому, що на формі можна зручно розташувати:

 

 

•  поля типу OLE з картинками, фотографіями тощо;

 

 

•  елементи керування: кнопки, перемикачі тощо.

 

 

•  Надписи, заголовки форми;

 

 

•  обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення результатів обчислень, виконаних на базі наявних полів;

 

 

•  закладки (багатосторінкові форми, де поля групують за змістом на різних закладках);

 

 

•   підпорядковані форми тощо.

 

 

 Є декілька способів створення форм, а саме:

 

 

•   автоматично за допомогою  команди Автоформа;

 

 

•   за допомогою майстра форм;

 

 

•   вручну за допомогою конструктора форм;

 

 

•   комбінованим способом.

 

 

Для створення форми в основному  вікні БД треба відкрити вкладку  Форми і натиснути кнопку Создать.

 

 

Виконавши команду Автоформа/У  стовпець, отримаємо форму, в якій усі поля з таблиці будуть розташовані  в стовпець і вирівняні до лівого краю.

 

 

Використання майстра форм дає  змогу швидко відібрати потрібні поля з таблиці для розміщення на формі або розташувати на одній формі поля з різних таблиць. Для створення стандартних баз даних: адресних книжок, телефонних довідників тощо — також є майстри. Достатньо виконати вказівки майстра і структура бази даних готова (часто їх недоліком є надлишкова кількість полів).

 

 

Початківцям створювати форму вручну не рекомендують. Спочатку варто створити форму командою Автоформа або  Майстер форм, а пізніше зробити  зміни у формі за допомогою  конструктора форм. Такий спосіб називається  комбінованим.

 

 

 Звіти.

 

 

Звіти призначені для оформлення потрібних  даних з бази даних згідно з  вимогами стандартів чи замовника і  виведення їх на папір.  Їх можна  побудувати на основі значень таблиць  і запитів і розрахувати проміжні підсумки для груп значень.   

 

 

Є такі засоби створення звітів:

 

 

1) конструктор (не для початківців);

 

 

2) майстер звітів;

 

 

3) автозвіти.

 

 

Як і у випадку форм оптимальним  є комбінований спосіб: звіт створюють  за допомогою майстра звіту, а  пізніше дооформляють вручну за допомогою  конструктора.

 

 

Складові частини звіту(не всі  обов’язкові):

 

Заголовок. Інформація на початку  першої сторінки.

Верхній колонтитул. Інформація на початку  кожної торінки(заголовки стовпців таблиць)

Область даних. Відображення даних  із таблиць або запитів

Примітка групи. Інформація в кінці групи даних(підсумок за групою)

Нижній колонтитул. (Інформація в  кінці кожної сторінки(номер сторінки)

Область приміток звіту. Інформація  в кінці останньої сторінки звіту (підсумкові обчислення по всім записам  звіту).

 

 

За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об'єкти. Дані редагувати у звіті не можна.

 

 

Для створення  звіту у вікні бази даних активізують  вкладку Отчеты, вибирають Создать\Мастер отчетов. У наступному вікні Таблицы  и запросы вибирають ім’я потрібної таблиці чи запита. Після цього  з групи Доступные поля за допомогою кнопок вибирають потрібні поля, які переміщуються автоматично в   групу Выбранные поля й активізують кнопку Далее.

 

Структуру звіту можна змінити у режимі конструктора. В цьому режимі всі об’єкти звіту можна перетягувати в інше місце за допомогою миші, змінювати розмір об’єктів, різні структурні частини можна розмальовувати різними кольорами, змінювати шрифти і Ії розмір.  Перемикаючи режими Конструктор і Образец можна оглянути результати кожного кроку при зміні структури звіту.

 

 

 

 

 

Література:

 

 

1.     В.Д.Руденко, О.М.Макарчук, М.О.Патланжоглу 

 Практичний  курс інформатики / За ред.Мадзігона  В.М. – К.:Фенікс,1997.-304с., стор.265-279

 

 

2.     Л.М.Дибкова

 

 

Інформатика та комп’ютерна техніка: Посібник для студентів вищих навчальних закладів.– К.: - Видавничий центр „Академія”,2002. -320 с. (Альма-матер), стор.176-202

 

 

3.     Глинський Я.М. 

 Практикум  з інформатики. Навч. Посібник. 6-те  вид. – Львів: Деол, СПД Глинський, 2003. – 224 с.