Загальні відомості про форми

 

 На початок сторінки

Настроювання форми в режимі конструктора

 

У базах даних для настільного  комп’ютера макет форми можна  настроювати в режимі конструктора. Ви можете додати нові елементи керування  та поля до форми, додавши їх до бланка. Вікно властивостей надає доступ до численних властивостей, за допомогою яких можна настроїти форму.

 

Щоб перейти до режиму конструктора, в області переходів клацніть правою кнопкою миші ім'я форми  та виберіть пункт Конструктор.

 

 Примітка   Режим конструктора  недоступний під час роботи  з веб-базою даних.

 

Програма Access відображає форму в  режимі конструктора.

 

Щоб змінити властивості форми, її елементи керування та розділи, можна  скористатися вікном властивостей. Для  відображення вікна властивостей натисніть  клавішу F4.

 

Щоб додати поля з основної таблиці або запиту до макета форми, можна використати область Список полів. Щоб відобразити область Список полів, виконайте наведені нижче дії.

на вкладці Конструктор у  групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.

 

Сполучення клавіш  Натисніть  сполучення клавіш ALT+F8.

 

Потім можна перетягнути поля безпосередньо  з області Список полів до форми.

Для додавання одного поля клацніть його двічі або перетягніть з  області Список полів до розділу  форми, у якому воно має відображатися.

Для одночасного додавання кількох полів виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу CTRL. Потім перетягніть вибрані поля до форми.

 

Загальні відомості про звіти

 

Під час роботи з базою даних  ви зазвичай користуєтеся звітами для  перегляду, форматування та підсумування даних. Наприклад, ви створюєте звіт у вигляді списку, у якому будуть представлені номери телефонів усіх ваших контактів, або зведений звіт, у якому підсумовуються дані збуту в різних регіонах і за різні часові проміжки.

 

У цій статті наведено огляд звітів у програмі Microsoft Access 2010, а також відомості про нові та вилучені функції звітів. У ній також пояснюється, як створювати, переглядати й друкувати звіти та як сортувати, групувати й підсумовувати дані.

 

Створювати змістовні звіти  набагато простіше, коли база даних має добре спроектовану структуру таблиці та правильно визначені зв’язки. Для отримання основних відомостей про планування та розробку бази даних див. статтю Основи розробки баз даних.

У цій статті

Огляд

Що нового

Створення нового звіту

Групування, сортування та підсумовування

Виділення значень за допомогою  умовного форматування

Створення професійного вигляду за допомогою тем

Додавання зображень

Попередній перегляд і друк звіту

Огляд

 

Звіт – це об’єкт бази даних, який використовується для відображення та підсумування даних. Звіти використовуються для розповсюдження або архівації знімків даних через друк, перетворення на файли формату PDF або XPS чи експортування в інші формати файлів.

 

 

 

 

Звіт може містити докладну інформацію про певний запис, зведені дані з багатьох записів або одне та друге разом. Звіти програми Access також можна використовувати для створення поштових етикеток та інших цілей.

 

Можна створювати вільні звіти, які  не містять даних. Однак для цілей  цієї статті ми використовуватимемо  звіт, пов’язаний із джерелом даних, наприклад із таблицею або запитом.

Звіти клієнтської програми та веб-звіти

 

У програмі Access 2010 з’явилася можливість створення "веб-бази даних". Для  цього базу даних Access публікують на сервері SharePoint, на якому розгорнуто служби Access Services. Звіти програми Access із веб-бази даних відображаються у браузері за допомогою служб звітування SQL Server. У наслідок цього у звітах, які переглядаються у браузері, доступні не всі функціональні можливості. Однак, якщо можливість переглядати звіти у браузері для вас не принципова, ви можете працювати з ними та користуватися всіма пов’язаними функціями в конструкторі звітів програми Access.

Частини звіту

 

Звіт програми Access складається  з кількох частин. Щоб побачити ці частини у клієнтській базі даних, звіт потрібно відкрити в режимі конструктора. У режимі конструктора ці частини не настільки очевидні, однак вони є та їх можна вибирати в розкривному списку на вкладці Формат у групі Виділення. Щоб звіт приносив користь, ви повинні розуміти, як працює кожна його частина. Наприклад, частина, у якій розміщується обчислюваний елемент керування, визначає, як у програмі Access обчислюються результати. У наведеному нижче списку описуються типи частин і їх призначення.

Верхній колонтитул звіту.    Ця частина друкується лише один раз, на початку звіту. У ній використовуються дані, які зазвичай розміщуються на титульній сторінці, наприклад емблема, назва або дата. Якщо у верхньому колонтитулі звіту розмістити обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для всього звіту. Спочатку друкується верхній колонтитул звіту, а потім – верхній колонтитул сторінки.

Верхній колонтитул сторінки.    Ця частина друкується у верхній частині кожної сторінки. Наприклад, він використовується для повторення заголовка звіту на кожній сторінці.

Верхній колонтитул групи.    Ця частина друкується на початку кожної нової групи  записів. Він використовується для  друку назви групи. Наприклад, у  звіті, згрупованому за товарами, верхній колонтитул групи використовується для відображення назви товару. Якщо у верхньому колонтитулі групи розмістити обчислюваний елемент керування, у якому використовується агрегатна функція Sum, сума обчислюватиметься для поточної групи. Залежно від кількості рівнів групування звіт може містити кілька частин із верхнім колонтитулом групи. Докладніше про створення верхніх і нижніх колонтитулів групи див. в розділі Групування, сортування та підсумовування.

Подробиці.    Ця частина друкується один раз для кожного рядка  у джерелі записів. Саме тут розміщуються елементи керування, які становлять тіло звіту.

Нижній колонтитул групи.    Ця частина друкується в кінці  кожної групи записів. Нижній колонтитул групи використовується для відображення зведених даних для групи. Залежно від кількості рівнів групування звіт може містити кілька частин із нижнім колонтитулом групи.

Нижній колонтитул сторінки.    Ця частина друкується наприкінці кожної сторінки. Вона використовується для друку номерів сторінок або даних, які стосуються кожної сторінки.

Нижній колонтитул звіту.    Цей розділ друкується лише один раз  наприкінці звіту. Він використовується для друку підсумків або інших  зведених даних для всього звіту.

 

 Примітка    У режимі конструктора нижній колонтитул звіту розташовується під нижнім колонтитулом сторінки. Але під час друку або попереднього перегляду нижній колонтитул звіту розташовуватиметься над нижнім колонтитулом сторінки, відразу після нижнього колонтитула останньої групи або після рядка з подробицями на останній сторінці.

 

 На початок сторінки

Що нового

 

Процес створення звіту у  версії Access 2010 дуже схожий на процес створення  звіту у версії Access 2007. Утім, у  версії Access 2010 є кілька нових функцій, пов’язаних із таблицями:

Колекція спільних рисунків.    У програмі Access 2010 до бази даних можна  додавати рисунки, які відтак можна  використовувати в кількох об’єктах. Оновлення одного рисунка призведе до його оновлення в усіх об’єктах бази даних, у яких він використовується.

Теми Office.    У програмі Access 2010 за допомогою стандартних тем Microsoft Office можна застосовувати професійно створені набори шрифтів і кольорів одразу до всіх звітів і форм Access.

Додаткові можливості умовного форматування.    Програма Access 2010 містить потужніші знаряддя для виділення даних у звіті. Для кожного елемента керування або групи таких елементів можна додавати до 50 правил умовного форматування, а у звітах клієнтської програми – гістограми для порівняння даних усіх записів.

Гнучкіше розмічування.    Для створення звіту у програмі Access 2010 за промовчанням використовується спосіб, коли елементи керування розміщуються в макетах. Ці сітки дають змогу  швидко вирівнювати елементи керування  та змінювати їхній розмір, і використовуються в усіх звітах, які переглядаються у браузері. Макети й раніше використовувались у програмі Access, але у версії 2010 змінено спосіб їх використання для переміщення, вирівнювання та змінення розміру елементів керування.

 

 На початок сторінки

Створення нового звіту

Крок 1. Вибір джерела записів

 

У ролі джерела записів може виступати  таблиця або іменований чи вбудований запит. Джерело записів має містити  всі рядки та стовпці, дані з яких необхідно додати до звіту.

Якщо потрібні дані містяться в наявній таблиці або запиті, виберіть цю таблицю або цей запит в області переходів і перейдіть до кроку 2 (вибір засобу для створення звітів).

Якщо джерело записів ще не створено, виконайте одну з таких дій:

Перейдіть до кроку 2 (вибір засобу для створення звітів) і скористайтеся засобом Порожній звіт.

Створіть таблицю (таблиці) або  запит із потрібними даними, виберіть цю таблицю або цей запит в  області переходів і перейдіть  до кроку 2 (вибір засобу для створення  звітів).

 

Докладніше про створення таблиць і запитів читайте у статтях Загальні відомості про таблиці або Основні відомості про запити.

Крок 2. Вибір засобу для створення  звітів

 

Засоби для створення звітів розміщені на вкладці Створити у  групі Звіти. У наведеній нижче  таблиці стисло описано кожний із цих засобів.

Веб-сумісні звіти

 

Звіти, створені за допомогою цього  засобу, сумісні з функцією публікування у службах Access Services і відображатимуться  у браузері. Веб-сумісні об’єкти  позначені піктограмою глобуса.Зображення кнопки Засіб Опис

  

Звіт Створює простий табличний звіт, який містить усі поля вибраного в області переходів джерела записів.

  

Порожній звіт Відкриває пустий звіт у режимі розмічування та відкриває область завдань "Список полів". Під час перетягування полів зі списку завдань до звіту створюється запит джерела записів.

 

 

Докладніше про функцію публікування у службах Access Services див. у статті Створення бази даних для спільного  використання в Інтернеті.

Звіти клієнтської програми

 

Звіти, створені за допомогою цих  засобів, не можна публікувати у службах Access Services. Якщо додати такий звіт до веб-бази даних, базу даних усе одно можна буде опублікувати, однак звіти клієнтської програми не відображатимуться у браузері. Ці звіти можна використовувати лише у програмі Access.Зображення кнопки Засіб Опис

  

Звіт Створює простий табличний звіт, який містить усі поля вибраного в області переходів джерела записів.

  

Конструктор звітів Відкриває пустий звіт у режимі конструктора. До цього звіту можна додавати лише потрібні поля й елементи керування.

  

Пустий звіт Відкриває пустий звіт у режимі розмічування та відкриває область завдань "Список полів". Під час перетягування полів зі списку завдань до звіту створюється вбудований запит, який зберігається у властивості "Джерело записів" звіту.

  

Майстер звітів Запускає покроковий майстер, у якому можна вказати поля, рівні групування/сортування та параметри макета. На основі вказаних у майстрі параметрів створюється звіт.

  

Етикетки Запускає майстер, у якому можна вибирати стандартний або настроюваний розмір етикеток, а також указувати, які поля потрібно відображати та як їх слід сортувати. На основі вказаних у майстрі параметрів створюється етикетка.

 

Крок 3. Створення звіту

Натисніть кнопку потрібного звіту. Якщо запуститься майстер, виконайте його вказівки та на останній сторінці натисніть кнопку Готово.

 

Відобразиться звіт у режимі розмічування.

Відформатуйте звіт так, як вам потрібно:

Змініть розмір полів і етикеток, перетягуючи їхні краї.

Перетягніть поле (і, за наявності, його підпис) в інше місце.

Клацніть правою кнопкою миші поле та виберіть у контекстному меню відповідну команду, щоб розділити або об’єднати  клітинки, видалити або вибрати поля чи виконати інше форматування.

 

Крім цього, за допомогою описаних у наступних розділах функцій звіт можна зробити ще привабливішим і читабельнішим.

 

 На початок сторінки

Групування, сортування та підсумовування

 

Найшвидший спосіб додати до звіту  групування, сортування або підсумовування – це клацнути правою кнопкою миші потрібне поле та вибрати в контекстному меню відповідну команду.

 

Групування, сортування та підсумовування також можна додавати за допомогою  панелі "Групування, сортування й  підсумок", коли звіт відкрито в режимі розмічування або конструктора:

Щоб відкрити цю панель, перейдіть на вкладку Конструктор і у групі Групування та підсумки натисніть кнопку Групування та сортування.

Натисніть кнопку Додати групу або  Додати сортування, а потім укажіть  поле, за яким потрібно виконати групування або сортування.

Щоб указати додаткові параметри та додати підсумки, у рядку групування або сортування натисніть кнопку Розгорнути.

 

 На початок сторінки

Виділення значень за допомогою  умовного форматування

 

Програма Access 2010 містить потужніші  знаряддя для виділення даних  у звіті. Для кожного елемента керування або групи таких елементів можна додавати до 50 правил умовного форматування, а у звітах клієнтської програми – гістограми для порівняння даних усіх записів.

 

Додавання умовного форматування

Відкрийте звіт у режимі розмічування, клацнувши звіт правою кнопкою миші в області переходів і вибравши пункт Режим розмічування.

Виділіть усі елементи керування, до яких потрібно застосувати умовне форматування. Щоб вибрати кілька елементів керування, виділяйте  потрібні елементи, утримуючи натиснутою клавішу Shift або Ctrl.

На вкладці Формат у групі  Форматування елементів керування  натисніть кнопку Умовне форматування.

 

Відкриється діалогове вікно Диспетчер  правил умовного форматування.